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1、中铁南京地铁计合（2018）14号关于印发中国中铁南京地铁七号线总包部合同管理办法（试行的通知总包部各部门、各工区：现将中国中铁南京地铁七号线总包部合同管理办法（试行）印发给你们，请遵照执行。中国中铁南京地铁七号线总包部合同管理办法（试行）第一章总则第一条为规范和加强中国中铁股份有限公司南京地铁七号线工程施工总承包D7-TA02标项目部（以下简称“总包部”）的合同管理工作，建立和完善合同风险防范和控制体系，维护各参建工区、总包部、投资公司、股份公司合法权益，根据中华人民共和国合同法等法律法规以及中铁（上海）投资有限公司（以下简称“投资公司”）合同管理的相关规定，结合总包部实际情况，制定本办法。
2、第二条本办法所称合同，是指总包部在生产经营活动中与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括各类合同、协议、意向书、备忘录等合同性文件（不含劳动合同）。本办法所称合同管理，是指总包部进行合同签订、履行、纠纷处理、基础资料管理、统计分析和监督检查等行为的统称。各工区的合同管理原则上按照其上级公司的相关管理办法执行，各工区自行建立并不断完善合同管理制度，健全合同管理机构，建立规范的合同管理业务流程，逐步提高合同管理质量和水平，各工区的合同管理不适用本办法。第三条合同管理是总包部实施过程管理的重要内容，是防范和控制总包部管理风险的基本手段。第四条合同管理工作遵循合同综合管
3、理与专项管理相结合的原则。合同综合管理部门与合同专项管理部门应当各司其职，各负其责，归口把关，互相配合，共同做好合同管理工作。第五条合同管理工作遵循合同签订前风险防范和合同履行过程中风险控制为主、合同纠纷处理为辅的原则。合同管理机构应当严格把握合同签订和合同履行环节，有效防范、控制和化解合同风险，如发生合同纠纷，要积极应对处理。第六条合同管理工作应执行投资公司合同管理相关制度，按照规定收集、整理、审查和报送投资公司相关合同信息，正确处理信息公开和信息保密的关系。第二章合同管理机构及其职责第七条总包部计划合同部归口负责工程经济合同管理工作，是合同综合管理部门，行使合同综合管理职能（不含劳动合同）
4、。总包部成立合同管理领导小组（以下简称“领导小组”）组长：总经理副组长：常务副总经理、副总经理、安全总监、总工程师组员：各部门负责人第八条计划合同部应当设置合同管理岗位。其他职能部门根据需要配备本部门合同管理人员。第九条计划合同部承担以下合同综合管理职能:（一）宣传、贯彻国家合同管理的法律法规；（二）建立健全总包部合同管理制度；（三）参与重大合同的论证、谈判、起草、评审和签订工作;（四）负责对合同的合法性、合规性、严谨性进行审查；（五）建立合同管理台帐；（六）指导、监督所属单位合同管理工作；（七）负责合同综合管理日常工作，定期汇总、分析合同管理信息。第十条总包部其他职能部门负责本部门职能范围内
5、与合同管理相关的工作，是合同专项管理部门。其他职能部门承担以下合同专项管理职能：（一）制定本部门合同管理职责和流程；（二）组织本部门业务范围内合同的可行性研究、业务洽谈、资信调查、合同起草、签约等工作；（三）负责本部门业务范围内合同的履行；（四）负责对本部门业务范围内及涉及本部门业务的合同进行评审，对合同的经济性、可行性进行审查；（五）参与处理本部门业务范围内的合同纠纷；（六）建立合同管理台帐，负责合同基础资料的收集、保管和移交；（七）办理合同变更、中止、终止等相关手续；（八）及时向上级合同专项管理部门反映合同纠纷，并及时处理本项目的合同纠纷；（九）合同履行完毕后，做好相关资料的归档和移交工作
6、。第三章合同订立第十一条合同订立应当以法律法规和政策为依据，在平等、自愿、公平和诚实信用的基础上进行。第十二条合同形式和内容应当符合法律规定。除即时清结的合同和虽非即时清结但属于零星办公用品的购置合同之外，必须采用书面形式签订合同。合同要内容完整齐备、文字表述准确、权利义务明确、法律责任清晰、主要风险可控。法律规定的必备条款必须签订，法律规定的选择性条款可根据需要签订，合同起草应采用股份公司发布的合同范本文件。除特殊情况外，禁止事后补签合同。第十三条合同签订前，合同履约责任部门或人员应当详细了解、调查、掌握合同对方基本情况，审查合同主体是否适格、是否具有履约能力等。对方是法人单位或组织的，要求
7、出具法人单位或组织的资格证明、资质证明、资信证明、授权委托书等，并予以留存。第十四条在签订重大合同之前，应开展技术、财务和法律等方面的尽职调查，尽职调查报告作为合同可行性论证的依据之一。尽职调查可以选择重点事项和问题开展。第十五条在总包部分管领导的领导下，各部门负责本部门职能范围内相关合同的协商、谈判。重大、复杂合同的谈判，总包部应组织相关部门人员组成谈判小组。第十六条在合同协商和谈判过程中，应当遵守法律对要约和承诺的规定。对协商、谈判过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料，要妥善保存。如有不同意见，应当及时回复对方，以免因拖延造成损失。第十七条由负责合同协商
8、、谈判的责任部门或者谈判小组具体承担合同起草工作，并就合同条款与对方商谈。负责合同协商、谈判的责任部门或者谈判小组要对对方起草的合同进行认真研究，然后就合同条款与对方商谈。发送给对方的合同文稿必须注明“草案”、“草稿”或“协商稿”等字样。合同条款经与对方协商一致后，要按照合同评审程序实施评审。第十八条实行签约评审制度。合同签订前，必须经过评审程序，根据合同重要性和复杂性，对合同的经济、财务、技术和法律等方面的可行性进行审查论证，不得以情况紧急等理由不经评审而签订合同。但即时清结的合同和虽非即时清结但属于零星办公用品的购置合同可除外。第十九条送审部门应当填写合同评审表，提交合同稿件及支持性材料报
9、送投资公司相关部门审核。第二十条合同的评审，须由投资公司建管部进行审查。必要时加送有关部门征求意见方可执行签订工作，否则不予签订。第二十一条加盖合同印章前，相关管理人应审查合同评审表是否已按照规定填写完整，加盖合同印章时，应加盖骑缝印。第二十二条各合同履约责任部门负责建立合同管理台账。加盖合同印章后，合同印章管理人应及时将合同基本信息及用印情况在台账上记录，并将签署的合同原件及合同评审表原件等相关资料及时整理归档。第四章合同履行第二十三条合同签订后，履约责任部门应当严格按照合同约定全面履行合同，其他相关部门配合合同履行。第二十四条履约责任部门或人员应全面、深入地了解合同，准确把握合同条款的含义
10、，严格控制合同实现环节、步骤以及履行期限，识别各风险点。第二十五条实行合同交底制度。履约责任部门或人员未参与合同签订的，签约责任部门应进行合同交底，根据需要对合同主要内容、签约过程中争议点以及其他事项进行解释和说明。在合同交底迟延时，计划合同部督促完成合同交底工作，必要时参与或直接进行合同交底。第二十六条建立合同预警机制。履约责任部门和人员发现乙方或对方可能出现违约或出现不可抗力情形，应注意收集和保存相关证据资料，及时采取应对措施，并通报其他有关部门。各部门应监督本部门业务范围内合同的履行，掌握合同履行信息，及时向总包部分管领导通报合同履行中发生的问题，提出解决问题的意见或建议。第二十七条实行
11、履约评审制度。在合同的履行过程中，履约责任部门可以报请总包部领导，组织相关部门对合同的经济、财务、技术或法律等方面的可行性进行审查论证。必要时，应与合同对方当事人协商补充、修改合同，或适时采取变更、中止、解除合同等手段，避免或减少损失扩大。第二十八条合同履行情况发生变化需要做出修改、补充或者发生合同变更、转让、中止、解除等情形时，应按照合同签订程序签订书面协议。第五章合同纠纷处理第二十九条投资公司法规部负责管理各类经济合同纠纷，各履约责任部门履行本部门的职责。第三十条合同签订、履行过程中发生的纠纷，一般通过协商或调解处理，由履约责任部门或人员具体负责。必要时，投资公司法规部提供协助。第三十一条
12、合同通过协商或调解难以处理，可能引发仲裁或诉讼的，具体负责处理纠纷的部门应立即向总包部领导汇报后报送投资公司法规部协助。第三十二条如需要仲裁或诉讼的合同按照投资公司合同管理办法执行。第三十三条本办法就合同纠纷未尽事宜，按照中铁（上海）投资有限公司合同管理办法（中铁投资公司企发（2016）46号）有关规定办理。第六章合同基础资料管理和统计分析第三十四条合同基础资料包括但不限于：法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、法定代表人和合法委托代理人的有效身份证明复印件和签字样本、企业法人营业执照等资信资料、来往函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审记录
13、、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、结算书、经济签证、变更记录、竣工验收证书、有关诉讼及仲裁资料等。第三十五条各合同管理机构还应注重搜集保管以下合同的履约基础资料：合同文件、实地考察报告、反映合同履行、变更情况的书面文件、来往函件及签收记录、影像录音资料等。书面文件应有单位印章或者经有权人员签字。相关职能部门负责收集、保管合同基础资料并建立台账。具体承办人和部门负责人是责任人。第三十六条除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，合同管理人员应当做好其他合同基础资料的保管，建立合同管理台帐，并分类存放。第三十七条已履行完毕的合同，总包部合同管理人员要对合同基础资料进行认真清
14、理，装订成册，存档。总包部合同管理人员移交的合同基础资料要认真接收，并妥善保存，防止丢失。第三十八条合同基础资料是涉及企业商业秘密的重要文件，合同管理人员应当坚持以下原则：（一）合同原件由合同管理人员保存，日常工作中应当使用复印件。如确需使用合同基础资料原件的，应建立严格的审批、借阅、归还制度；（二）禁止涂改、毁损合同基础资料；（三）禁止个人私自保管合同基础资料；（四）禁止随意出借合同基础资料；（五）禁止泄露合同基础资料中的内容。因违反以上规定，造成企业在结算过程发生重大损失的，应当追究相关人员的责任。第七章合同监督检查第三十九条总包部应对其部门的合同管理工作实施监督检查。第四十条投资公司对总包部的监督检查按照投资公司下发的相关管理办法执行。第八章附则第四十一条本办法由总包部计划合同部负责解释。第四十二条本办法自印发之日起实施。附件：经济合同会审表经济合同会审表同本况合基情单位名称工作内容合同总价会审意见计划合同部财务部工程管理部安全质量部前期部综合部安全总监总工程师副总经理副总经理常务副总经理抄送：南京地铁建设有限责任公司、中铁（上海）投资有限公司。中国中铁南京地铁七号线总包部综合部2018年3月13日印发
