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1、ZZZZ有限公司企业标准库存管理制度Q/ZZZZ-ZZZZ代替Q/ZZZZ-20051范围本制度规定了存货实物资产的归口管理、存货管理程序、日常管理与核算、实物资产的清查与盘点、存货盘盈、盘亏、报废审批程序、存货的计划管理与考核、合同管理等。本制度适用于集团及集团成员公司及分支机构。2存货实物资产的归口管理存货由集团公司的生产供应部、市场部（销售）、综合管理部、财务部、质量管理部分别归口管理,各成员以及分支机构分别由生产供应科、销售科、财务科具体管理。生产供应部门和产品销售部门分别对材料和产成品管理负责。财务部门和质量监督管理部门对存货的核算与质量负责。生产供应部门对库存的材料、在产品、半成品
2、等的实物形态进行管理控制，具体管理原材料等实物资产的采购、领用、委外加工和收发保管。根据电算化程序的要求，负责建立仓库管理材料台帐，对材料进行数量控制与管理；建立采购台帐对购入材料的数量、价格进行控制与管理。市场部门（销售）对库存产成品的实物形态进行管理控制，具体管理产成品等实物资产的入库、保管、出库、销售。根据电算化程序的要求，负责建立产成品管理、销售计划执行及经营商客户台帐，对产成品进行数量控制，督促生产部门月生产计划的执行。财务部门负责对存货的价值形态进行控制。建立存货总帐和二级明细帐，为考虑本公司实际，在材料核算方面派财务人员（材料会计）驻材料仓库现场按照电算化要求，对仓库材料台帐的数
3、量和采购价格进行全面控制管理。质量监督管理部门负责对入库存货的质量进行检验控制。质量检验部门要对公司需用原材料等的采购质量建立检验标准，对所有入库材料、产品的质量承担责任，确保入库实物资产的质量合格率100%,j3存货管理程序存货管理对象主要为外购材料、低值易耗品、委外加工材料、在产品、产成品等实物资产。3.1 外购材料。材料采购与入库一般程序为请购计划、询价确定供货方、呈报批准、订立供货合同、组织采购、货款支付和验收入库。3.1.1 采购计划由生产部门按照定货订单的要求，制订采购清单，经主管副总审核签发，交供应部门采购询价，经招投标或货比三家方式确定供货单位，呈报总经理批准，然后与供货方签订
4、采购合同。3.1.2 原材料采购除少量零星采购外，都必须按合同采购，所有合同原则上要求公司常年法律顾问或合同管理部门对合同的合法性进行审核签证，都必须经过生产供应部负责人和价格管理员审核、报总经理审批。合同文本应使用工商部门的标准合同，合同副本应同时送达财务及合同专管员，以便按合同付款和加强合同管理。3.1.3 采购运达物质，必须先经价格管理员和质量检验员对采购入库物资的价格与质量进行检验，由价格管理员在采购发票上审核签字，由质检员在“材料送检单”上验证签名，仓库管理人员对入库凭证和入库数量进行核准验收，确认无误后办理入库手续，登记仓库实物明细账，一经签收入库，仓库管理人员对验收入库的货物的数
5、量和质量承担责任。ZZZZ-09-08发布ZZZZ-09-28实施Q/ZZZZ-ZZZZ对于货已到达，发票未到的材料物资，按程序办理验收并估价入库。发票收到后按财务规定作会计处理，确保账账、账物相符。3.1.4 入库单中的一份随原始发票移交同级仓库材料会计，材料会计一方面稽核仓库保管员登记的数量，另一方面录入单价登记存货明细帐，与财务总帐金额核对相符，材料会计一经稽核，对录入明细帐的货款数量承担责任。3.1.5 采购付款，根据合同付款条款的规定。按照资金使用审批制度程序办理付款。一切采购付款，必须有经办人员签名，由采购负责人或价格审核员证明，经过财务付款稽核，再报经公司领导批准，最后出纳员按批
6、准金额支付。3.2 委外加工材料。委托外单位加工的材料，生产部门开具领料单，经主管副总签发同意，仓库保管员凭生产计划通知单填制出库单，办理领料出库手续。委外加工结束需重新入库的，必须经过质量验收合格，仓库管理员对数量进行验收，办理入库手续。委外加工材料应单独建立备查登记簿，对委外加工材料的领出、入库逐项登记或注销，控制其数量的正确性和合理性损耗，发生疑问及时报告生产部门负责人或主管副总处理。特别对直接投放生产的委外加工材料，也必须经过质量检验合格，办理相关委外加工费用的成本计算。3.3材料领用及控制材料领用控制主要是对生产用原辅材料、生产性共用材料利低值易耗品的领用控制。3.3.1生产用原辅材
7、料、共用材料，由生产计划部门下达发料清单，仓库保管员凭生产计划部门签发的生产计划单（发料清单）开具领料单限额发料，一般要求生产现场基本不留或少留在产品材料。领料单由车间主任依据生产计划单批准领料，领料当事人和仓库保管员在领料单上签名，填明领用材料的名称、规格型号、数量、用途、成本对象等内容。领料单一式三份，一份退回生产车间统计，登记生产车间消耗及工作量考核；一份仓库留存，登记管理卡片，交仓库记账员登记实物数量明细帐；一份递交材料会计，核对数量后登记存货数量金额明细帐。做到仓库记账员账面数量与保管员卡片数量相符；材料会计账面数量与仓库记账员账面数量相符；材料会计明细帐面金额与财务总帐额相符。3.
8、3.2低值易耗品的领用。通过预算计划进行领料控制。预算计划由领用部门编制，经主管副总审核批准，按照生产材料领用程序与方法办理领料手续。生产用低值易耗品如工量具、劳保用品等，由生产供应部门统一采购，仓库根据制度规定的限额及标准领发，建立以使用人为单位的分户登记簿，消耗性工具、消耗性材料实行以旧换新。办公用低值易耗品由综合管理部门（办公室）统一编制计划、报经批准后采购入库，按实际需要批准领用，及时按使用人登记并加强管理，可以更换的要以旧换新。3.3.3生产供应部门要对仓库确定能够满足日常生产需要的日储量最低库存限量，建立日最低仓存限量的控制标准，在货架卡片上著名物资最低限额的数量，严禁超限额采购，
9、对库存限额控制建立岗位责任制。3.4产成品的入库、出库控制3.4.1产成品入库必须是质管部门验收合格的产品，仓库保管员凭产品检验合格凭证办理入库，登记实物卡片，仓库记账员登记入库产品明细帐。产成品入库单一式四份，一份交生产车间统计，登记车间生产产品明细帐，考核本车间的生产产值和报酬结算；一份递交成品会计，登记产成品入库二级明细帐，与财务总帐核对相符；一份仓库记账员留存，登记仓库产品（数量）明细帐，与成品会计二级明细帐数量核对相符；一份保管员留存，登记产品卡片，与仓库记账员库存数量核对相符。3. 4.2产品出库。仓库保管员凭销售发票或销售计划单，开具产品交货单或出（转）库单发货。交（出）货单应按
10、项目内容填写详细，一式五份，一份交销售部门，登记发货明细帐；一份交成品会计，登记销售二级明细帐；一份保管员留用，登记实物卡片；一份交仓库记账员，登记仓库明细帐，一份出门单交门卫放行。销售部门严格遵守产品销售合同的发货计划、销售政策和有关货款回笼等制度的规定，对于零星客Q/ZZZZ-ZZZZ户的销售货款未达的拒绝销售，特殊原因的须经批准。销售开票员，凭销售部门经批准的销售清单、合同和货款收达通知单以及经确认的交货单开具销售发票。开具的销售发票按制度规定的程序传递，登记有关的帐簿.4存货日常管理与核算3.1 仓库存货日常管理与核算统一采用ERP系统。每个车间的仓库设置若干个仓库保管员、仓库记账员，
11、统称仓库管理人员（简称仓管员），仓管员分别归口生产供应部和市场（销售）部领导。3.2 仓库保管员负责仓库存货的保管、清查、登记实物卡片的收、发、存数量，做到卡片数量与库存实物数量相符，并且按指定位置固定存放、排列整齐；仓库记账员负责登记日常收发数量明细帐，做到与仓库保管员的卡片数量核对相符。3.3 财务部门为便于加强对实物资产的管理与控制，特委派财务人员驻仓库现场，负责存货二级明细核算，具体核对与登记存货日常收、发、存的数量和金额，与仓库记账员的数量进行控制与核对，月末与财务总帐余额核对相符，确保账账、账卡、账实、账表相符，确保成本核算的正确性和及时性。4. 4仓库记账人员发现库存低于或超过最
12、低限额的，应及时向生产供应部门报告，确保满足生产的需要和控制超储积压等浪费现象发生。5. 5成品仓库的仓管人员，月末编制出“产成品收、发、存月报表”，反映出产成品收发存的实际动态。4.6车间在产品日常管理。在产品为停留在产品生产过程中的原辅材料、零部件和半成品等，根据本公司的习惯做法，采用月末“退货”。为使“退库”的正确性和及时性，要求车间在月末办理退库时，一定要认真地进行盘点，编制盘点清册，报仓库材料会计登记材料明细帐，并即时办理领料手续，正确进行成本核算。为避免月末盘点工作量及麻烦，平时还是要求实行限额领料制度。5存货实物资产的清查与盘点公司采用“永续盘存制”定期与不定期对存货实物资产进行
13、清查与盘点。存货的清查盘点，由财务部门组织实施，生产供应、市场（销售）、材料核算员、价格管理员、仓库管理员、综合管理部门和财务人员共同参加。5.1 不定期清查。财务部门应不定期组织有关人员对仓库存货和办公用低值易耗品进行抽查，每月财务部（科）材料会计、成品会计的二级明细帐数量、金额核对一次，账账核对相符；材料会计、成品会计与仓库记账员存货数量核对一次，账账数量相符；仓库记账员与仓库保管员材料卡片数量核对一次，账卡数量相符；仓库保管员卡片数量与实物核对依次，做到卡物相符；办公用低值易耗品登记簿与实际使用人核对，做到账实相符。5.2 定期清查。每年6月底和11月底，为定期清查时间。定期清查期为全面
14、盘点期，由公司财务部门统一布置安排，各存货保管部门和仓库管理人员，要根据要求和结合自己的实际，组织力量对库存物资做好全面清点的准备，事先搞清盘盈、盘亏、报废、积压等底细，找出造成的原因和责任，待公司组织清查核实后按规定程序处理。每季度为定期抽查时间，抽查面一般不少于30%,抽查工作由财务部（科）负责组织与监督。清查人员一定要严肃认真，对清查结果负责，并在清查结果和清查清册上签字，并写出清查结果的报告。6存货盘盈、盘亏、报废审批程序存货的盘盈、盘亏、报废的审批每半年一次，有实物资产归口管理部门负责提出。并说明原因和经济责任，归口管理部门的负责人签字，财务部门负责人审核汇总后，编制”材料盈亏、报废
15、审批表”，每半年累计盈亏利报废在10万元（含）以下的总经理批准，超过10万元以上的报公司董事长批准，并财务部门按规定程序办理向税务部门报批手续。7存货的计划管理与考核存货管理的计划包括采购计划、成品计划、销售计划与资金计划。Q/ZZZZ-ZZZZ7.1生产计划、材料采购计划、产品计划由生产供应部负责制订。销售计划由市场（销售）部负责制订。资金计划分为资金使用计划和资金筹措计划，由财务部根据生产供应部和市场（销售）部制订的计划进行汇总编制。7.2 计划为年度计划、月度计划和临时调整计划。年度、月度和调整计划由各职能部门编制，统一送公司综合部综合，上报总经理批准，并下发各对口职能部门组织实施。7.
16、3 计划下发后应严格执行。但由于受市场的直接影响，计划确定后，必须随市场的变化而满足市场需求，因此产品生产计划还必须随时作出应变进行适时调整。变更计划由负责计划的副总牵头召开协调会议平衡，合理组织生产。7.4 4年度计划在上年（末）制订当年初（一月份）批准，月度计划在上月的25日前制订批准，临时调整计划在调整日当日作出，协调平衡会议由牵头副总决定，作出协调平衡会议纪要，并贯彻执行。7.5 各部门严格按计划执行，计划的编制和执行情况，统一由公司综合管理部负责汇总并对各职能部门进行考核。材料仓库管理人员和成品会计由市场（销售）部负责会同财务部进行考核。7.6 经总经理授权，除现金支付以外的转帐付款
17、，委托公司财务副总按照资金用款计划授权审批，现金付款统一由总经理审批。一切付款，都必须先经过批准后按批准支付。8合同管理公司的销售合同与供应合同统一交合同专管员汇总管理，对合同的合法性负责；销售合同由市场部的销售科管理，对销售合同的正确性负责；供应合同由市场部的供应科管理，对供应合同的正确性负责；成套车间的供应合同和成套产品的销售合同由成套的专管员管理，对合同的正确性负责。涉及需要付款的合同，都必须将合同副本的一份送交公司财务部或财务科，财务部门按合同实施财务监督，凭合同监督支付款项，应有合同而无合同的付款，财务部门应当拒绝。附加说明：本标准由人力资源中心提出本标准主要起草人：ZZZZ本标准所代替标准的历次版本发布情况为Q/ZZZZ-2005
