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1、时间管理狄振鹏课程讲义第一讲时间管理的四个进展（上）时间管理概述时间管理的必要性时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，因此时间是最不为人们懂得与重视的,也正由于如此,时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍,也更为严重。因此，当人们无所事事，或者者忙得晕头转向却不见成效时，应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率，审视一下自己在时间中所处的角色，寻找一条更为合适的途径，实现自己的目标，追求自己的人生价值。在经理人的所有管理技能中，时间管理最容易被忽略，对中国的经理人而言，这又是一个急需解决的问题。初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位，比较容易忽略管理的角
2、色与时间管理的技能，而中、高级管理者的工作时间更忙碌，工作任务更多，时间效率的管理也就显得更加重要。【案例1】非洲大草原的狮子与羚羊非洲大草原上的羚羊与狮子，冬天都要展开一场生命的竞赛，也能够看作是一场生命的奥运会，假如竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾。因此，每天早晨，羚羊与狮子酹来时，它们的脑子里都闪过同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要快假如狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死：假如羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。【案例2】冠军与亚军的区别在赛场上，速度是决定用时多少的重要参数，比如香港的赛马，冠军与亚
3、军的区别，也就是第一匹马与第二匹马之间的差别，可能相当微小，往往用肉眼看不出来，要借助电脑等先进设备的帮助，两匹马之间的时间差距可能仅为0.05秒。但是，头马与第二匹马的奖金却是不一样的，要差到几十万港币。关于比赛结果，人们关心与记住的从来都是冠军，很少记住亚军，比如中国奥运，打破冠军零记录的是许海峰，而第二住得金牌的则很少有人记得，这就是第一与第一之外的区别，奥林匹克运动的口号“更高、更快、更强”,其含义所追求的也就是速度。【案例3】三枚硬币一财富、健康、时间，哪一个更重要？为什么假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一枚硬币代表时间，这三枚硬币哪一个最重要呢
4、？通常人们都趋向于追求财富，假如在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，则表示这个人有足够多的健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。假如在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，则他能够花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少能够拖延一定的时间，或者借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。假如把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的身体，但是生命留给他的只有一刹那，他无法用1亿美元去换10分钟，这就好比无数的。前面没有了1,是
5、没有任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富与健康对他也变得毫无意义了。点评：关于所有的人，特别是经理人、企业家，他们有大量的金钱，但是他们感到最缺的还是时间，因此对时间的要求就更高，这就需要良好的时间管理。时间管理的内涵1 .时间管理那么什么是时间管理呢？在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有的时候间的合
6、理利用与支配。2 .主管在时间管理中存在的误区很多主管在时间管理上普遍存在下列一些认识误区：，宁愿去做情况，而不是去做正确的事；，宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法；，宁愿去保持原先的做法与手段，而不是去优化、优选工作的流程与方法；，宁愿去被动地执行服从与遵守职务，而不是主动积极地进行创新与求得最佳的结果；，宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，特别是在投资理财的观念方面，国人习惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入。表IT半理时间的自我评估宁愿而不是正确地做事做正确的事解决问题有创意的选择保持手段优化手段遵循义务求得结果降低成本增加利润3.传
7、统的时间管理观念从节约与增加收入这两方面进行比较，传统的观念喜欢节约，时间管理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。传统的时间管理观念强调下列几个方面的内容： 强调时间的重要。古人曰“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴”，这里强调了时间的价值与重要性。 强调时间流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不绝的江水，想到时间也如流水一样，不断地、快速地流淌，强调了时间的无法失而复得性。 强调时间管理的计划性。中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性，俗语常说“预则立，不预则废”，也就是说在做事之前要有充分的准备与充分的计划，强调了计划的重要性。俗语常说“一年之计在于春，一日之计在于晨”，放到当今的
8、竞争猛烈的社会中，这句俗语在依然有用的同时，能够稍加变通，改成“一年之计在于去冬，一日之计在于昨夜”，由于到了春天再开始做计划己经来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的计划，同样，一天的计划要在昨天晚上或者昨天下班的时候就做好了。也就是所有的计划都要提早做。时间管理的四个进展（一）竞赛以快趋强竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化与动荡的今天，商界讲究“快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。今天是比速度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。【案例】中华武学秘笈与跆拳道的心快、眼快、手快中华武术秘籍讲究“百法有百解，唯快招无
9、解”，也就是说任何招数，都是有接招的套路的，但是，快招无解，由于速度太快时，对方来不及作出反应。跆拳道也讲究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才能够胜于对方，才能够保持优势。(一)你有多少资本台湾有句俗语，只有今天才真正属于你。强调要在最短的时间内，更多的学习，更多的行动，获得更多的资讯。（三）72岁人的T一个人的时间到底是怎么度过的，每个人一生的时间是如何被利用的，时间哪里去了？为了回答这些问题，科学家对人群的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总，从而得出了如下的结论。假设一个人的生命时间是72岁，则他的时间使用情况能够用表1-2来表示：表1-272岁人的一生时间利用表活动内容所
10、消耗时间睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话1年找东西1年其他3年(四)效率与效能人们重视生命，乐于理财，却疏于时间管理。比如，一个人伤风感冒咳嗽了，他会到医院去治疗；一个人丢了200块钱或者股票缺失2000块，他会很着急与懊恼：但是假如他无谓耗费了2个小时的时间，浪费了1个小时，1个小时无所事事，他却不可能着急，由于时间太无形了，如空气，看不见，摸不着。鲁迅先生说，“时间像海绵里的水，想挤的话，总还是有的“，鲁迅先生本人之因此有伟大的成就,就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习与工作了，这说明了时间有很大的弹性。【案例】装瓶实验有一位教授做过一个装瓶实
11、脸，他拿出一个瓶子，拿来了好多石子，又拿来好多沙子，很多水，然后他把石头往瓶子里装，装到瓶口的时候，教授问学生“这个瓶子装满了没有”，学生们说“装满了”。于是教授又往这个瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口时，教授问学生，“这次满了没有”，学生们说“满了二教授又把水往瓶子里倒，当水倒到瓶口后，教授再一次问学生，“满了没有？”，学生们不明白教授接下来还会有如何的措施，但想到前两次的错误回答，因此都不敢回答了。点评：这个装瓶实险就揭示了时间管理的启示，大石头之间会有空隙，沙子之间还有空腺，水里面可能还有空隙。同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间的一个方法就是珍惜点点滴滴零碎的时间。此外，工作任务的完成要有程
12、序与顺序，装瓶实脸中假如先往瓶子里面装水，再往里面装沙子，然后再往里面放石头，就一定放不进去了。做情况也是一样，一定要有优先顺序，不能捡了芝麻丢了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有价值的情况，而不是抓鸡毛蒜皮的情况，这样生活的意义才能彰显出来。【案例】口袋书在香港地铁里，口袋书很畅销，口袋书只有巴掌大，在上、下班坐地铁的时间，好多年轻人都在看口袋书，或者者利用这段时间休息，也有很多人在看报纸，他们都在有效地利用工作时间与生活时间之间的空隙，有效地利用好这些零星时间，天长日久，就能够积少成多，使这些零头时间为个人生活增添魅力。时间管理的三大观念时间管理有三大观念，第一是时间观念，第二是效率观念，第
13、三是效能观念。对这三大观念的懂得与把握，是时间管理的关键。1 .时间观念：1小时与3年的关系建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间珍惜起来。在人们的懂得中，3年是一个很大的时间单位，而1小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，假如每天能节约出1个小时，则在人生70年的岁月中，就能够节约出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。2 .效率观念：速度能使石头漂起来所谓效率观念，就是要有速度。石头之因此能漂浮在水面上，如孙子兵法所言“疾也“，也就是速度很快的原因。3 .效能观念：始终不偏离终极目标与结果，与人生奋斗方向相吻合效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢，还
14、要考虑其他的因素。中国人习惯以效率衡量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事很有效率，却很少夸这个人非常有效能。效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低，因此效能的概念始终不偏离终极目标与结果。在时间管理中，时间的效能与人生的奋斗方向与企业的终极目标要相吻合。效率与效能的关系犹如价格与性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是价格便宜，即买这个货物所花的货币数量比较少,效能高是指单位货币
15、内所获得的回报与价值比较大,即当人们去买大宗的物件,比如买电脑、买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素，更看重性价比因素，不是越便宜越好，而是关注投入的钱与所获得的回报价值高低之间的比。同样的，在单位时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值与回报的大小就是效能。【案例】龟兔赛跑乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。由于兔子骄傲自满，在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后，发现乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批判白兔说：“兔子，你这样不行，不能够骄傲自满，要脚踏实地，要勤奋努力，懂不懂啊？”兔子说，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑只是乌龟因此它们又举行了第二次
16、赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的哥一样窜了出去，一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬，爬了很长时间，乌龟终于爬到了终点，却不见兔子的影子。裁判大象与观众就四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，兔子套拉着脑袋光顾着跑，却忘了看方向了。点评：兔子没有看准方向，它跑得越快离目标就越远，因此兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做情况的时候，尽管做事能够做得很快，效率很高，但是假如偏离了方向，最后也不可能有正确的结果。效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成本要低，效能与效率相均衡。21世纪的经理人，不但要意识到时间很重要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做
17、情况的数量与速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。第二讲时间管理的四个进展（下）时间管理的四个进展历程时间管理的进展经历了四个阶段，人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间也经历了管理方式与管理重点的转移。1 .第一代：时间增加与备忘录第一个阶段称之时间的单纯增加与备忘录。时间的增加是指当时间不够用，而工作任务比较多的时候，就单纯地加班加点，延长工作时间。备忘录就是把所有要做的项目列出来，制作成一个工作任务清单，做一件，勾掉一件，以此种方式进行时间的分配与使用管理。2 .第二代：工作计划与时间表第二个阶段称之工作计划与时间表，即在所有要做的工作任务开始之前,把清单列出来,在每
18、一项任务之前定一个时间的期限，比如早晨8点9点做什么，9点10点做什么，下午1点2点做什么，每一项任务都有开始与结束的时间，在这个时间段中完成规定的某项任务。这个方法有的时候候也称之行事历时间管理法。3 .第三代：排列优先顺序以追求效率第三个阶段的时间管理称之排列优先顺序以追求效率的时间管理。当工作任务越来越多，多到在规定的时间里面没有办法完全做完的时候，就要求对时间管理的内容进行一定的更换，第一，对工作任务要做一些取舍；第二，对工作任务要排优先顺序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重点做哪一件，非重点做哪一件；要紧做什么，次要做什么；做什么，不做什么，等等，描述这个取舍与优先顺序的办法能够通过
19、象限法进行。假如按照重要程度的轴来标记横坐标，按照紧急程度的轴来标记纵坐标，能够构成ABCD四个象限，A象限是又重要又紧急的情况，B象限是重要但不紧急的情况，C象限是紧急但是不重要的情况，D象限是不重要也不紧急的情况。如图IT所示：图1-1第三代时间管理象限示意图 A类工作：又重要又紧急的情况假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分，然后对ABCD四大类的工作做一个排序，显而易见，首先应做A类工作，由于A类是乂紧急又重要的，这类工作通常属于突发事件。当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地称之救火行动。比如119消防队接到警报，就要
20、马上去处理现场。【案例】突发事件I非典2003年中国政府面对非典事件，就属于又紧急又重要的突发事件，处理时，当时规定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力操纵本地区的非典问题，这样强有力的力度才能够把非典有效地操纵住。 B类工作与C类工作当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作，还是B类重要但不紧急的工作？有人认为C类工作很紧急，应先期处理，也有人认为B类工作很重要，应先期处理。按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家认为应先处理B类工作。为了对B类工作与C类工作完成时间进行分析，可通过分析假设不做C类工作，会导致整个时间管理出现
21、如何的状况；而假如不做B类工作，又会导致整个时间管理出现如何的状况。透过这两种状况的不一致比较，就能够清晰地看到两种选择的差别。B类工作重要但不紧急，假如不做的话，B类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定的极限，变成A类工作，因此，B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去，就会变成突发事件。C类工作假如不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，C类工作就可能由于失去时机而消失，由此就会遭受一定的缺失，承担一定的责任，工作本身也可能会医此而消失。不紧急不紧急II改进产能危机紧迫问题发展团队寻找新客户不重要III电话会议受欢迎的活动繁琐工作宿越的娱乐活
22、动图1-2第三代时间问题分类示意图比如，下午3点4点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可得到一袋洗衣粉，假如某人因故未参加工会慰问抽奖活动，4点钟以后，这个情况可能就已结束，由此，缺勤者将缺失一袋洗衣粉。假如在B类与C类工作之间做冲突性的分析，比如下午只有一段时间，只能做一件事，要么做B类工作，要么做C类工作，两者不可兼得，那时就应该扔掉C类工作，要保住B类工作，由于B类工作的价值更大，它的重要程度更大。【案例1】热气球的难题一个胖子与两个瘦子乘热气球去做科学考察，他们带了很多食物与水，也带了很多笨更的实脸仪器。当热气球升空行驶到海面的时候，突然发生了意外，热气球开始漏气，为了成轻热气球的重
23、量，要扔掉很多东西，因此先扔掉了实验仪器，接着扔掉了食物与水，这时候，热气球还是太更，需要牺牲一个人来挽救其他人，在这种情况下，由于扔一个瘦子与扔一个胖子对热气球的影响不一致，只有按照最大可能,地减少缺失的思路来分析，即扔胖子就能够挽救两个瘦子的生命，因此必定要先扔胖子。在两者不可兼得的情况下，假如能够延长工作时间，统筹协调，进行更好的策略性的安排，即在B类工作不变成A类工作之前，先把C类工作完成，再按部就班地处理B类工作，这样就能够达到双赢的效果。但是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现，由于C类工作的数量太多，单个C类工作尽管花费的时间不多，但是C类工作的数量层出不穷，所谓“野火烧不尽
24、，春风吹又生”，很多经理人关于C类事件的处理只能疲于应付，致使时间管理者陷入了C类事件的汪洋大海之中，迷失方向，只见树木，不见森林。【案例2】抗战的泥潭在抗日战争中，200万日军被中国人民艰难卓绝的抗战拖入全民抗日的汪洋大海之中。二战以后，斯大林讲到，中国人民艰难卓绝的抗日战争，是世界反法西斯战场不可缺少的构成部分，为反击德国法西斯嬴得了时间与空间“。斯大林说，假如中华民国政府投降，结果将不堪设想。由于中国政府不投降，中国人民尽管条件非常简陋，做出了巨大的栖牲，却拖住了200万日军，让他们抽不出兵力北上配合德国夹击苏联，抽不出兵力南下侵占缅甸、印度、印度尼西亚，甚至吞并澳大利亚与新西兰，这是中
25、国人民的抗日战争把日军拖入了抗击奴役、抗击侵略的泥潭。C类事件的描述有著名的帕金森定律，也称之爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是通过膨化以后有可能会变为一号筐玉米花。由此可见，被膨胀、被扩大后的结果会导致C类工作数量庞大，以致无法完全完全地被解决。但中国经理人面对一大堆繁杂事务的时候，习惯于“急事急办”，“特事特办”，因此就会践踏原则，就会没有的时候间性，就是总把最紧急的情况拿来做，从不考虑这件情况的价值如何，不考虑时间的重要性程度。【案例3】梦筐任务测试美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是：一个蓼筐中有10件工作任务，假设下午的一段时间是没有办法完
26、成萝筐中的所有任务，请中国的经理人进行选择，并完成自己选择出来的任务。中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作，最紧急的工作完成后，又挑出了最简单的工作，由于做起来很简单，因此这些工作很快完成了：中国经理人挑的第三件工作是花费时间最短的工作，这些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作，但是这个工作还没有做完，测试的时间就到了。梦筐中剩余了6件工作任务，而且全是最重要的工作，但是这些工作都有一些类似的特点：不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。但是，这6件工作假如不做的话，它们全会变成重要且紧急的突发事件。点评：中国经理人在时间管理方面，普遍存在误区与弱点，即在
27、问题的分类概念上模糊。在工作中，属于B类工作的重要问题通常包含改进产能、进展团体、寻找新客户、提升服务品质、提升员工技能、开发新市场、提升品质概念、建立完善工作流程等。对个人而言，学习研修与职业成长问题、他康问题、休闲问题等都是很重要但是不紧急的情况，也就需要在当前多进行改善处理，比如多增加运动量、操纵饮食、调整饮食结构等。健康问题与学习的问题很重要，要把这些问题当成紧急的突发事件来处理，只有下这样的决心做事，才能避免将这些重要不紧急的情况转化为重要萦急的情况。关于紧急不重要的情况，能够把它们安排在时间使用的后面，比如关于受欢迎的活动、电话会议、工会抽奖、演唱会等，一定不能使其占用B类工作的时
28、间。时间就像一根橡皮筋,要设定期限，不要把工作任务变成发面团，像爆米花一样膨胀，占有你的工作时间与空间。如图1-3所示：重要】防患未然2 .身体健康3 .改进产能4 .人际关系5 .规划、休闲籁导交办A2 .危机处理3 .紧迫问题1 .某些臼常工作 D2 .某些会议3 .某些好琥南越的活动4 .烦琐的工作5 .某些电话、信件J.某些电话C2 .某些领导交办的事L不速之容4 .某些会议5 .受欢迎的事情4 .南期限压力的事紧急图1-3第三代时间管理事件分类示意图4.第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向第四代时间管理的代表是时间管理的二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物都能
29、够分为重点的少部分与通常的大部分，这就是通常所说的二八定律，即80%的结果源于20%的努力，也就是80%的结果是由于20%的关键因素所致。所谓“打蛇打七寸，擒贼先擒王，好钢用在刀刃上”，用最有效率的时间去做20%的最有效率的工作，在这些时间段，注意力要高度集中，一口气把情况干完，不要中间停止，从而达到一种高效率。同时，要调整生物钟，操纵好工作的节奏，使得效能最高。时间管理的六个概念不管是中国传统的时间管理，还是第四代时间管理，在时间管理中，下列六个概念是贯穿于时间管理中最核心的重要问题。1 .消费与投资消费与投资包含多个概念，时间假如用于工作、学习，就是一种投资，由于它是有回报的。假如用于陪家
30、人聊天、外出旅游、无所事事、完全放松，就属于消费，因此时间管理要多投资，少消费，达到投资与消费的平衡。2 .机遇与选择在时间管理中，要主动地选择，而不是被动地等待，主动能够导致机遇，等待则只能处于无奈状态，不能将人生时间使用的可能性发挥到极致。3 .应变与制变应变就是当问题发生时，去被动地做出反应；制变则是去操纵住情况，能够主动地预先做出一些预防，让情况最大可能地朝着自己把握的方向进展。4 .效率与成效在时间管理中，要有很高的时间利用率，而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的，而不是南辕北辙的结局。5 .紧要与重要处理好紧要问题与重要问题的关系，具体做法如下： 关于重要且紧
31、要的问题立即处理； 关于重要但不紧要的问题优先处理； 关于紧要但不重要的问题最后处理； 关于不重要也不紧要的问题则予以回避。6.反应与预应当问题发生后，能及时做出反应，采取必要的措施。关于未发生的问题，则防患于未然,提早做出预防，使问题有良好的预警处理机制。时间的杀手：时间缺失分析时间哪里去了？现在很多时间管理者惊呼“谁动了我的时间？”关于每天的24小时，关于每小时的60分钟，大概都特别容易逝去。时间的杀手毕竟在哪里？通常来说，时间的缺失不外乎下列几个方面的因素： 设定目标方面的时间缺失； 制定计划方面的时间缺失； 做出决定方面的时间缺失； 在工作组织方面的时间缺失； 工作开始时的时间缺失；
32、每日安排上的时间缺失； 在信息与沟通方面的时间缺失。耗时因素分析(一)外因与内因的耗时对时间缺失因素的分析，也能够按照外因与内因来分类，调查者通过对人们日常消耗时间因素的归类，大致将这些原因划归为下列几个方面：1.外在因素耗时的类型 电话干扰； 不速之客； 沟通不良： 资料不全； 文件更杂； 工作搁置等。2.内在因素耗时的类型 计划欠妥； 事必躬亲； 条理不清； 欠缺自律； 无力拒绝； 做事拖延等。(一)有形与无形的浪费在时间浪费中，有些时间是被眼睁睁地看着消耗掉的，而有些时间则是在管理者亳无知觉的情况下被浪费掉的，因此，浪费时间的现象能够按照有形浪费与无形浪费来区分。1.有形浪费 开小差；
33、资源不足； 电话； 程序繁琐； 间断； 等待。2.无形浪费 计划不周； 不懂说“不二 拖延； 不懂授权； 不分轻重缓急。时间管理困惑汇总在经理人的时间管理中，时间总是被无数的突发事件与小问题所占用；经理人做好了工作计划，但在实际的工作中，却根本不能按照自己的预定计划来完成这些工作；经理人自己总是感受时间不够用，而且这种不够用又不断地被加班与身心疲惫所加剧。时间管理的困惑能够归纳为下列几个方面： 工作无计划，忙忙碌碌不明白干了什么，总是感受时间不够用； 计划常被突发事件、会议中断或者打乱； 工作被小问题拖延； 工作时间超出原计划； 下属工作的突发事件多，无能力解决。时间管理误区(一)时间管理误区
34、在时间管理中，人们认为自己的时间属于自己的私人财富，大概今天过了还有明天、今年过了还有明年；或者者突然感受自己时日不多了，自己的很多工作都堆在一起了，自己已无所适从了。这种潜意识的循环论左右了人们的思维，也让人们在时间面前不知所措。人们常犯的时间管理错误包含下列几个方面： 不尊重时间； 没有认识到时间为不可竭尽资源；不熟悉重要性与紧急性；没有的时候间管理系统。(一)良好的时间安排要走出时间管理的误区，需要认识时间的“供给亳无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，并对自己的工作与生活进行计划性安排。良好的时间安排应做到下列几个方面： 确定情况优先顺序； 做好计划安排； 及时
35、解决问题。经理人的时间管理，最要紧的是提高效率，要善于集中时间，切忌平均利用时间，要时刻以帕累托定律提醒自己加强时间管理的重要性，要善于处理工作时间与生活时间的关系。时间管理是经理人成功的前提，经理人的效率管理就是要明确效率的真谛一对事不对人，要熟悉自己的生活节律，让自己的时间管理与自己的生理特征相一致。【自检17】分析自己的时间使用类型。通常来说，每个人都有自己特定的时间使用特征，有人习惯在早晨工作，而且早晨工作的效率很高，这样的人被称之晨间型。有些人则习惯晚间工作，且晚间工作的效率比任何时候都高，这样的人被称之晚间型。而有些人则在任何时候都能快速进入工作状态，这样的人被称之随时型。请您根据
36、自己的实际情况分析自己属于哪一类型。【自检1-2】分配好一天的时间，不一致时间使用者对工作时间的安排应是完全不一致的，请根据上题的结论，并结合自己工作的性质与要求，尝试合理分配自己的时间曲线。1 .精力高峰时，集中精力于：工作1:工作2：2 .精力集中时，专注于下列工作:工作1:工作2：3 .低效率时，能够处理:工作1:工作2：第三讲提高个人成效的方法(上)时间管理的关键取决于个人工作的成效，每天关于每个人都是恒定不变的24小时，但不一致的人有不一致的使用方法，不一致的人在24小时的利用上截然不一致。对所有的经理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己时间的最重要因素。一、效能管
37、理法(一)象限时间管理法的分类对事件重要与紧急情况的分析，也是对效率与效能关系的阐释，因此，在由重要程度与紧急程度所构成的象限中，处理ABCD四类事件的顺序依次是：，首先处理位于A象限的情况，也就是对既重要且紧急的事件首先处理；，其次应处理位于B象限的情况，也就是对重要但不紧急的事件进行处理；，接下来处理C象限的情况，也就是对不重要但很紧急的事件进行处理；，最后再处理D象限的情况，也就是不重要也不紧急的事件。按照象限时间管理法的分类，ABCD四类事件如图2T所示：轻重急CA缓DB图2-1象限时间管理法示意图(一)象限时间管理法四类事件的分析1 .A类突发事件出现的原因在时间管理中，事件的出现总
38、是让管理者感到棘手，为什么会出现如此多的A类突发事件，是哪个环节的工作没有做好呢？通过管理专家的研究，A类突发事件通常都是由于B类事件的处理存在问题导致的，也就是说，当对重要但不紧急的事件未做妥善处理时，这些事件会随着时间的推移而不断增加紧急成分，最终，B类重要但不紧急的事件都会转换为A类重要且紧急的突发事件。而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛,使得管理者忽略了B类事件，却花了很多精力去处理C类事件了，结果B类事件会慢慢变成A类事件。在日常的经理人活动中，B类事件转化为A类事件的情况经常发生，当这些转化发生之后，经理人只能马上停下手边的任何工作，全力以赴地处理这些A类事
39、件，A类事件处理完后，经理人才又回到原先的工作上，因此这种管理不善的情况就不停地在经理人的时间表上循环出现。经理人会花50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是C类紧急但不重要的情况；又会花50%左右的时间处理A类紧急的突发事件，因此，经理人在C类事件与A类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火队员，而B类事件则被扔在一边，尽管B类事件非常重要、很有价值，但却被遗忘或者无暇顾及。【自检27】列出下图排在您的工作清单前三位的工作，认真比较其重要性与紧要性，并说明理由。排序具体工作时间理由?重要的理由是:紧要的理由是:2 .避免B类事件转化为A类事件的方法避免B类事件转化为A类事件的方法是需要对所有类事
40、件进行处理,通常能够使用的方法包含：，压缩：将事件的核心完成，或者简化完成该事件的步骤。，替代：寻找到比此事件更重要或者紧急的事件，或者以更有成效的事件代替该事件，从而使得时间利用率更高。，授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。，先做：在第三代事件管理中，先做A类突发事件：在第四代时间管理中，只依照重要性来区分所有事件，因此先做B类重要事件。总之，最重要的应该最先来处理。，舍弃：对部分事件，假如其重要程度与紧急程度都不高，则能够将之舍弃，以更多的时间来完成其他工作。，增加：对重要事件，要增加完成时间，增加工作量来全力以赴地完成，以使该类事件的处理更加完美。，改进：改进部分事件的性质，特
41、别需要将A类事件改成B类事件。，杜绝：突发事件不能杜绝，重要事件也不能杜绝，紧急事件通常也无法杜绝，因此，对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。，确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。，聚焦：安排专门的时间段，集中精力聚焦重要事件的处理。，少做：不重要事件要尽力避免。，不做：对不重要不紧急的事件能够采取不予理睬的办法，甚至以牺牲部分利益为代价而放弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时间。不一致的方法适用于不一致的事件，只有选择适合的方法处理适合的事件，才能够节约时间，将经理人从奔波于A类事件与C类事件之间的救火角色中拯救出来，但假如选择的方法不适合事件的处理，则效果必定适得其反，使得事件性质升级
42、，花费时间也将成倍增加。【自检2-2】您认为下列各类方法在ABCD四类事件的处理中，各适用于什么事件的处理。方法适用事件压缩替代授权先做舍弃增加改进杜绝确保聚焦少做不做综上所述，经理人之因此有那么多的A类突发事件，是由于B类重要不紧急的工作做得不够，因此从时间分配的角度看，对紧急与重要的突发事件需要安排20%25%的时间，且一定要操纵在25%下列，对重要不紧急的工作需要安排65%80%的时间。也就是要把绝大部分工作时间花在重要但不紧急的工作上，把重要不紧急的工作变成紧急又重要的去做，对紧急不重要的工作花15%的时间处理，不紧急也不重要的工作则能够扔掉。III15I2DN-25NIVIIIN65
43、K-8DN重要图2-2管理工作时间分配示意图3.艾森豪威尔将军的时间管理原则艾森豪威尔将军认为，面对ABCD四个象限的工作时，应该采取不一致的应对措施：，A类紧急且重要的突发事件要本人做，而且要立即做；，对重要不紧急的B类工作，要本人花大量的时间聚焦在此工作上；，对C类紧急但不重要的工作，要尽量不安排自己做，而是要委托授权给别人做。假如务必自己做，则要减少它的工作量；，对不重要且不紧急的工作，要把它扔进废纸篓。艾森豪威尔将军的时间管理原则是属于第三代与第四代时间管理之间的一个管理原则，这个原则提倡紧急又重要的突发事件由本人立即做，但按照第四代时间管理原则，每一分、每一秒都要做最有生产力的情况，
44、也就是做最重要的情况，关于紧急性程度很高又非常重要的任务，假如能够授权，也能够授权于他人来完成。紧急 C减少委派4本人立即千D废纸篓B战略规划安排时间重要图2-3艾森豪威尔原则示意图【自检2-3】1 .列出上周您所做的情况中关于生活与工作事件各3件以上。第一件：第二件:第三件:2 .将这些情况归类为A、B、C、D四类。属于A类重要且紧急的事件为：属于B类重要却不紧急的事件为：属于C类不重要但很紧急的事件为：属于D类不重要也不紧急的事件为：3 .原先的时间分配比例是多少？准备如何调整与重新规划？二、艾维李的效率法美国管理学家艾维李提出了“10分钟6件事效率法。他认为，能够先花5分钟的时间，把接下
45、来的一个阶段，也即明天、下周甚至下个月要做的6件情况列出来，然后花5分钟的时间，把这6件情况按照重要性程度优先顺序排序，将最重要事件的排为一号，次要事件排为二号，依此类推。再把这6件事写在纸上，剪成一个一个小纸条，在上班开始后，按照重要性次序一一执行，当第一件工作达到阶段性目标后，开始做第二件工作，这样就能够保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要，最有价值的工作。艾维李的效率法能够总结为下列三个步骤：，列出明天（下周、下月）要做的6件重要情况；，把这6件情况按重要程序排序：，上班开始先做1号，完成之后做2号，再做3号，依次类推，直至下班结束。在经理人的时间有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前
46、提下，要有效地利用时间，就务必有所取舍，应选取最重要、最有价值的工作来执行。艾维李的10分钟6件事的时间管理法，过去通常翻译成效率法，也叫艾维李效率法，从完成工作的性价比来看，它也能够称之效能法，由于艾维李的10分钟6件事的时间管理法最注重的是工作任务的重要性程度与价值，而不是紧急性程度。三、一周时间运筹法时间管理是从计划开始的,好的时间运筹方法,需要对过去的工作进行科学合理的记录,发现时间浪费的所在，然后找到改进的措施，修正原有的时间管理方案，并严格按照这种安排执行，一周时间运筹法即是这种时间管理方法的代表。在使用一周时间运筹法时，以星期时间为横坐标，标记礼拜一、礼拜二、礼拜三直到礼拜天，以小时时间为纵坐标，标记早晨、中午、上午、下午、晚上与备注与总结，然后在接下来的一周里，进行认真记录，并对每天的时间利用进行总结，当一周的记录结束后，再进行周总结。如表2-1所示：表2-1一周时间运筹法时间星期一星期二星期三星期上星期五星期六星期日上午中午下午晚上备注总结对中、基层的经理
