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1、ICS 27.140CCS P 59NB中华人民共和国能源行业标准NB/T11095-2023水电工程档案信息化导则Guideforarchivesinformatizationofhydropowerprojects20230206发布20230806实施国家能源局发布中华人民共和国能源行业标准水电工程档案信息化导则GuideforarchivesinformatizationofhydropowerprojectsNBT11095-2023主编部门：水电水利规划设计总院批准部门：国家能源局施行日期：2023年08月06日中国水利水电出版社2023北京国家能源局公告2023年第1号根据中华人
2、民共和国标准化法能源标准化管理办法，国家能源局批准高压直流保护测试设备技术规范等168项能源行业标准（附件1）、CodeforDesignofUndergroundSteelBifurcatedPipewithCrescentRibofHydropowerStations等20项能源行业标准外文版（附件2）、防水材料用沥青1项能源行业标准修改通知单（附件3）,现予以发布。附件：1.行业标准目录2 .行业标准外文版目录3 .行业标准修改通知单国家能源局2023年2月6日附件:行业标准目录序号标准编号标准名称代替标准采标号批准日期实施日期45NB/T11095-2023水电工程档案信息化导则202
3、3-02-062023-08-06目次前言Ill引言IV1范围12规范性引用文件13术语和定义24总则54.1 总体要求54.2 职责65业务系统与电子档案管理系统65.1 业务系统65.2 电子档案管理系统75.3 系统部署和衔接75.4 系统安全76电子文件形成76.1 基本要求76.2 电子文件形成和流转86.3 声像电子文件形成87电子文件收集87.1 收集范围与要求87.2 鉴定98电子文件整理98.1 基本要求98.2 分类98.3 组件与组卷108.4 排序与命名1008.5 编目1109电子文件归档1109.1 归档要求1109.2 归档时间Ill9.3 归档Ill10电子档案
4、保管与维护12110.1 电子档案存储12110.2 电子档案备份12210.3 审计跟踪13210.4 电子档案元数据维护133H电子档案利用与统计13311.1 电子档案利用13311.2 电子档案统计13312电子档案处置14312.1 电子档案转换与迁移14312.2 电子档案鉴定与销毁14413传统载体档案数字化155附录A（资料性）档案用表式样16表A.1电子文件归档登记表16表A.2电子档案离线存储介质管理登记表17表A.3电子档案格式转换与迁移登记表18表A.4电子档案销毁登记表19参考文献20-JLXIa刖g本文件按照GBT1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结
5、构和起草规则的规定起草。本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。木文件由国家能源局负责管理，由水电水利规划设计总院提出并负责日常管理，由能源行业水电勘测设计标准化技术委员会(NEATC15)负责具体技术内容的解释。执行过程中如有意见或建议，请寄送水电水利规划设计总院(地址：北京市西城区六铺炕北小街2号，邮编：100120)O本文件起草单位：中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司、雅碧江流域水电开发有限公司、中国长江三峡集团有限公司、华能澜沧江水电股份有限公司、国网新源控股有限公司、中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司、中国电建集团中南勘测设计研究院有限公司、中电建
6、建筑集团有限公司、深圳市云图华祥科技有限公司。本文件主要起草人：王立群、米彪、何世斌、巨维富、汪卫兵、张壮志、陈宜坪、王蕾、赵磊、安永发、朱治龙、张辉、王卫华、陈建军、张悦、王吉垒、刘诗娟、马琳、李娅、罗钢、于勇、李胜利、赖竹斌。为有序推进水电工程档案信息化工作，规范水电工程各阶段电子文件的形成、收集、整理、归档和电子档案的保管与维护、利用与统计、处置等工作，根据国家能源局综合司关于下达2018年能源领域行业标准制（修）订计划及英文版翻译出版计划的通知（国能综通（2018）100号）的要求，经深入调查研究，认真总结实践经验，并在广泛征求意见的基础上，制定本文件。水电工程档案信息化导则1范围本文
7、件明确了水电工程档案信息化总体要求和相关职责，规定了水电工程业务系统与电子档案管理系统、电子文件形成、收集、整理、归档和电子档案接收、保管与维护、利用与统计、处置，以及传统载体档案数字化等工作要求。本文件适用于水电工程电子文件归档与电子档案管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于木文件。GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范GB/T20988信息安全技术信息系统灾难恢复规范GB/T22240信息安全技术网络安全等级保护定级指南G
8、B/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求GB/T33481党政机关电子印章应用规范GB/T50328建设工程文件归档规范DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T28建设项目档案管理规范DA/T31纸质档案数字化规范DArr38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R.DVD+R技术要求和应用规范DA/T42企业档案工作规范DA/T48基于XML的电子文件封装规范DA/T54照片类电子档案元数据方案DArr58电子档案管理基本术语DArr63录音录像类电子档案元数据方案DArr70文书类电子档案检测一般要求DA/T74电子
9、档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范DA/T75档案数据硬磁盘离线存储管理规范NBT11095-2023DA/T88产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范DA/T92电子档案单套管理一般要求NB/T10239水电工程声像文件收集与归档规范NB/Txxxxx水电工程生产运行文件收集与归档规范DL5278水电水利工程达标投产验收规程DL/T1396水电建设项目文件收集与档案整理规范CJJ/T117建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T187建设电子档案元数据标准3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1水电工程文件hydropowerprojectdocu
10、ments水电工程在前期、建设期、运行期等过程中形成的各种形式的信息记录。3.2水电工程档案archivesofhydropowerprojects经过鉴定、整理并归档的水电工程文件。3.3档案信息化archivesinformationization运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。来源：DA/T42-2009,3.43.4电子文件electronicdument国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景信
11、息组成。来源：DA/T92-2022,3.13.5电子档案electronicrecord;archivalelectronicrecord具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。来源：DA/T92-2022,3.23.6电子档案管理electronicrecordsmanagement对电子档案进行接收、整理、保管、利用、统计、鉴定和处置的活动。来源：DA/T88-2021,3.43.7业务系统businesssystem形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。初：项目管理系统、办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源管理系统、产品数据管理系统、工程管理系统、生产管理系统、网站
12、系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统，通常这些系统内部设置相关子系统用于形成、处理和维护电子文件。来源：DA/T92-2022,3.5,有修改3.8电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem对电子文件、电子档案进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统。注：电子档案管理系统通常用于电子档案形成单位，更注重对电子档案的管理。系统通过维护元数据及电子档案之间的联系，支持电子档案作为证据的价值。来源：DA/T92-2022,3.63.9j单位projectCWner指对项目实施进行组织管理，并在项目建设过程中负总责的组织。来源：DA/T28-2018
13、,3.43.10参建单位projectparticipant指参与项目建设并承担特定法律责任的所有单位，主要包括勘察、设计、施工、总承包、监理、设备制造、第三方检测等单位。来源：DA/T28-2018,3.53.11元数据metadata描述电子文件、电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。来源：DA/T92-2022,3.73.12electrcnicsignature以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。来源：DT92-2022,3.83.13电杂障electrcnicsealNB/T11095-2023一种由制作者签名的包括持有者信息和图形化内容
14、的数据，可用于签署电子文件。来源：GB/T33481-2016,3.43.14采集capture对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。来源：GB/T18894-2016,3.113.15文件格式fileformat电子文件在计算机等电子设备中组织和存储的编码方式。醐：文本格式ofd、pdf、doc、xlsppt、txt、wps、xml、html等，图像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；图形格式DWG、DXF、IGS等；音频格式Wav、mp3、mid等；视频格式avi、WITiv、flvmp、rm等。来源：DA/T58-2014f2.22,有修改3.16分类cl
15、assification依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对电子文件进行分门别类的系统标识过程。来源：CJJ/T117-2017,2.0,133.17四性fourproperties电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。来源：DA/T88-2021,3.113.18固化fixing为避免电子文件的内容、结构、背景信息等存在的动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为不可逆的只读方式的过程。它是将电子文件及其信息固定下来的操作过程。来源：CJJ/T117-2017,2.0,143.19封装encapsulation将电子文件及其元数据采用关联、嵌入等方式，按指定
16、结构打包的过程。来源：CJJ/T117-2017,2.0.153.20信息包informationpackageNB/T11095-2023包含电子文件、电子档案组件（文档）和对应元数据，按照一定的结构组织，可用于不同环节之间信息传递的信息集合对象。来源：DT882021,3.123.21登记registration电子档案进入电子档案管理系统时赋予电子档案唯一标识符的行为。来源：GB/T18894-2016,3.143.22在线归档Onlinefiling通过计算机网络，将电子文件及元数据归档的过程。来源：CJJ/T117-2017,2.0.16,有修改3.23离线归档Offlineback
17、up将电子文件及元数据存储到可脱机保存的存储媒体上归档的过程。来源：CJJ/T117-2017,2.0.17,有修改3.24转换conversion在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。来源：GB/T18894-2016,3.153.25处置disposition根据鉴定结果，按照电子文件处置规定或其他工具，对电子文件实施留存、销毁或移交的一系列过程。来源：CJJ/T117-2017,2.0,183. 26迁移migration在保证电子文件或电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的前提下，将电子文件或电子档案从一个系统转移
18、到另一个系统，或从一个存储媒体转换到另一种存储媒体的过程。来源：CJJ/T117-2017,2.0.21,有修改4总则3.1 总体要求NB/T11095-20233.1.1 水电工程建设应遵循规范性、安全性、效益性原则，开展档案信息化工作。3.1.2 水电工程电子档案应真实、完整、可用、安全，符合来源可靠、程序规范、要素合规的原则。3.1.3 建设单位应组织建立业务系统和电子档案管理系统，实现对水电工程电子文件形成、收集、整理、归档和电子档案接收、保管与维护、利用与统计、处置的全过程管理。3.1.4 业务系统宜具有电子文件整理归档功能，执行规范的工作程序，采取可靠的安全防护技术和措施，确保电子
19、文件及时、规范、安全归档。3.1.5 水电工程应按照全程管理、前端控制、集中统一的原则，建立、完善电子文件和电子档案管理制度。3.1.6 水电工程应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，保障业务系统和电子档案管理系统的正常运行及信息安全。3.1.7 电子文件在组件、归档入库及长期保管等环节，应进行四性检测。电子文件和电子档案检测可参照DRT70规定执行。3.1.8 符合DA/T92等有关规定形成（或接收）或签署了具有法律效力的电子印章或电子签名，并按照本文件管理的水电工程文件，可仅以电子形式归档保存。3.1.9 涉密水电工程档案信息化管理按照国家有关保密规定执行。3.2 职责4. 2.
20、1建设单位4.1 1.1应将水电工程档案信息化纳入工程管理信息化建设规划，统一部署、同步实施。4.2 1.2负责水电工程电子文件管理和档案信息化的组织协调，并在招标文件、合同条款中，明确建设单位和参建单位电子文件管理责任，提出各门类电子文件及其元数据的归档范围、归档时间、归档程序和归档格式及质量等要求。4.3 1.3档案、业务、信息技术等部门建立工作协调机制，分工负责档案信息化管理工作，应符合下列要求。a）档案部门负责电子档案接收、保管与维护、利用与统计、处置等工作，并对电子文件形成、收集、整理、归档等进行指导和监督。b）业务部门负责电子文件收集、整理、归档等工作，定期向档窠部门归档。c）信息
21、技术部门负责在业务系统规划、设计、建设、运维等过程中落实电子文件归档要求，提供信息技术支持。4.2.2参建单位4.2.2. 1应建立符合建设单位要求的电子文件管理制度，报建设单位确认。4.2.2.2 宜通过自行建立或使用建设单位的业务系统、电子档案管理系统等，对所承担工程的电子文件进行收集、整理和归档。4.2.2.3 参建单位除按合同要求向建设单位归档外，还应向本单位档案管理部门进行归档。NB/T11095-20234.2.2.4 实行工程总承包的项目，总承包单位负责项目电子文件的收集、整理和归档及组织协调工作。4.2.2.5 监理单位负责对所监理项目的归档电子文件真实性、完整性、可用性、安全
22、性进行审核，形成监理审核报告。5业务系统与电子档案管理系统5.1 业务系统5. 1.1业务系统应具备电子文件流转、电子签名、安全认证等功能，具备电子文件在线归档基础条件。6. 1.2业务系统应具备完善的电子文件归档功能，支持在线完成电子文件归档。电子文件归档功能至少应包括以下内容：a）支持按照电子档案格式要求形成电子文件及其组件。b）支持在电子文件形成和流转过程中自动采集电子文件元数据，并形成规范的结构化数据。c）支持在电子文件办理完毕或业务流程结束后，按照规范开展电子文件收集工作。d）支持自动或半自动进行归档鉴定、划定分类和保管期限等整理工作。e）支持电子印章和电子签名图形化转化。f）支持生
23、成包含电子文件及其元数据的归档信息包，并完成四性检测，按照程序要求向电子档案管理系统归档。7. 1.3现有的业务系统不符合5.1.1、5.1.2规定要求的，应予以改造。5.2 电子档案管理系统5.2.1 2.1应支持从业务系统中在线接收归档信息包和对其进行正确解析及再封装，应支持各类电子文件数据导入归档。5.2.2 应具备采集、检测、登记、分类、编目、著录、电子签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、审计、移交等基本功能，支持对多种门类、多种格式电子档案进行在线管理。各项功能应按照GB/T29194、GB/T18894的要求进行设置，相关要求还可参见数字档案室建设指南。5.2.3 应具备
24、电子档案存储与备份管理功能，满足保管期限内电子档案安全保管需要。5.3 系统部署和衔接5.3 .1电子档案管理系统与业务系统应按照本单位档案资源统一管理要求进行部署，实现互联互通。5.4 .2业务系统与电子档案管理系统应通过具有可信验证机制的安全接口通信等方式交互，确保电子档案来源可靠。5.4 系统安全5.4. 1电子档案管理系统应满足网络安全等级保护要求，网络安全等级保护应符合GB/T22240相应部分的规定。NBT11095-20231.1.1 4.2业务系统和电子档案管理系统均应采取相应技术手段，确保电子文件、电子档案的安全、可靠。电子文件归档、电子档案移交等管理权转移过程应进行在线互信
25、签名，确保程序规范。5.4.3 应明确电子档案管理系统管理员、安全管理员和安全审计员的授权和职责，并实施三员管理。5.4.4 应具备对在线电子档案存储状况进行监控和警告的能力，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。5.4.5 应编制电子档案管理应急预案或处置方案，并开展定期演练。6电子文件形成6.1基本要求6.1.1电子文件应完整、准确、系统、规范、有效，其内容及深度应符合国家和行业现行有关规范的规定，能反映水电工程前期、建设期、运行期等活动实际。6.1.2电子文件形成后，不应被非法修改、获取和删除。6.1.3版式电子文件归
26、档推荐使用OFD格式，不具备使用OFD格式条件的单位可使用PDF格式或其他符合长期保存要求的版式格式。为方便解析和统计，可同步输出类XML描述文件归档。6.1.4电子文件形成、积累过程中，应根据文件内容和性质对电子文件进行分类保存，并根据电子文件重要程度，定期备份。6.2电子文件形成和流转电子文件在形成和流转过程中，应满足以下要求：a）电子文件经授权和确认的法定形成者直接办理形成或导入业务系统，并一直在系统监控下流转；b）应保存电子文件关键节点（如电子公文应包括起草、审核、签发、收发文办理、整理归档、管理等）修改痕迹和管理过程元数据；c）电子文件应以通用格式形成、收集，或在归档前转换为通用格式
27、，原格式应与符合归档要求格式的电子文件一并归档；无法转换为通用格式，以专有格式归档的，其专用软件应一并归档，且专用软件、技术文件等应齐全完整：电子文件格式应符合GB/T18894、GB/T33190、GB/T50328的规定；d）用于归档的电子文件应包含元数据，并保证文件的完整性和有效性，元数据宜符合GB/T18894、GB/T26163.1、DA/T54、DA/T63、CJJ/T187的规定；e）电子文件组件与组卷和构成要素齐全完整，电子文件与相关元数据保持关联关系。6.3声像电子文件形成声像电子文件形成应符合下列规定：a）照片拍摄不宜低于1200万像素。b）视频拍摄分辨率不宜低于1920像
28、素X1080像素，宜选择PAL制式，帧数不宜低于25fps0NB/T11095-2023c）收集的声像文件应具有典型性和代表性，内容应清晰、真实，并附相应的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、事件背景和采集者等。d）照片原始属性应完整，不应修饰、裁剪。音频、视频文件的内容和相应信息不应修改或处理。e）重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成声像电子文件。7电子文件收集7.1 收集范围与要求7. 1.1建设单位与参建单位应按照DA/T28、DLT1396水电工程生产运行文件收集与归档规范、
29、GB/T50328、NB/T10239、DL5278确定的归档范围，制定水电工程电子文件收集与归档范围。8. 1.2电子文件及其元数据的收集宜符合GBZT18894、CJJ/T187DA/T54、DA/T63相应部分的规定。元数据应由文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体等元素集组成。9. 1.3对电子文件内容信息由多个子文件或数据链接组合而成的，链接的电子文件或数据应一并收集，并保证其可准确还原；当难以保证归档电子文件的完整性与可用性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式。10. 1.4与电子文件的四性等有关的管理控制信息（如电子签名、电子印章等）必须与电子文件一同收集。
30、11. .5在收集依赖于特殊软件环境的电子文件时，宜收集其形成的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息。7.2 鉴定7.2 .1电子文件应根据其凭证、查考作用和历史研究价值来鉴定是否需要归档，并确定保管期限。7.3 .2档案保管期限分为永久和定期两种，定期宜分为30年和10年，自归档之日起算。档案保管期限应符合DL/T1396、水电工程生产运行文件收集与归档规范中的规定。8电子文件整理8.1 基本要求8. 1.1电子文件整理应按照其自然形成规律和固有特点，保持电子文件之间的有机联系，区分不同的保存价值，便于保管和利用。9. 1.2电子文件原则上宜以件为单位进行
31、整理，也可根据实际情况按卷进行整理。整理活动应保持电子文件内在有机联系，建立电子文件与元数据的关联。并应在组件前和归档时进行四性检测；经检测合格的电子文件方可进行组件、组卷和实施归档。10. 1.3电子文件组件与组卷时构成要素齐全完整，电子文件与相关元数据保持关联关系。11. 1.4电子文件整理宜包括保管期限鉴定、组件、分类、组卷、排序、命名、编目等工作。NBT11095-202312. .5文件形成单位应按照文件的归档范围判定电子文件是否归档，并确定保管期限，对具有保存价值的电子文件进行整理归档。13. .6电子文件及其元数据归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用
32、等性能，能够支持长期保存格式转换。8.1.7电子文件形成单位可基于业务系统或档案管理系统对业务系统形成的电子文件进行整理。8.1.8声像电子文件整理归档宜符合NB/T10239的规定。8.2 分类电子文件分类应与纸质档案分类一致。其分类方案宜设置在业务系统或档案系统中，通过计算机和文件办理人员的协同方式，对电子文件进行自动或半自动分类。8.3 组件与组卷8.3.1 归档电子文件一般以单份文件或一个复合文件为一件，图样以每一张图作为单独一件；编目时只能作为一条条目。8.3.2 件的构成，宜符合下列要求：a）电子公文正本、定稿、公文处理单合为一件。b）正文、附件为一件；来文与复文一般独立成件。c）
33、同一文件编号的同一版本二维图、三维图和审签文档为一件。cl）同一文件编号的同一版本原始格式和转换格式为一件。e）同一文件编号的同一版本的不同语种版本一般独立成件。f）同一文件编号的不同版本独立成件。g）同一文件编号的更改单一般独立成件。h）同批次的原材料报验单、见证取样单、复检报告及材质质量证明书等合为一件。i）同一单元或分项工程的各工序记录合为一件。j）根据文件形成规律、逻辑关系为一个整体的，宜合为一件8.3.3电子文件组卷应符合DRT28、DUT1396、水电工程生产运行文件收集与归档规范相应部分的规定。8. 3.4电子文件组卷时，目录数据应建立层级关系。8.4 排序与命名8.4.1 电子
34、文件件内应根据文件的形成规律、逻辑关系进行排序。8.4.2 应按规则命名电子文件，命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能通过计算机文件名元数据建立电子文件与相应元数据的关联。8.5 编目8.5.1排列好的电子文件应编制档号，档号格式宜为“项目代号一分类号一案卷流水号一件号子件号”。8.5.2电子文件档号编制宜符合DL/T1396、水电工程生产运行文件收集与归档规范相应部分的规定。8. 5.3电子档案案卷目录、卷内目录的形成宜符合DL/T1396、水电工程生产运行文件收集与归档规范相应部分的规定。9电子文件归档8.1 归档要求9. 1.1组件或组卷后的电子文件应进行封装固化
35、处理，形成归档信息包。信息包封装结构应符合DA/T48的规定。10. .2电子文件归档前，应对整理成果进行四性检测。检测合格的电子文件，宜由业务系统自动转为归档状态，并赋予归档标识。9.1.3电子文件归档时应编制归档说明，包括归档内容和整理基本情况等。9.1.4电子文件及其元数据应一并归档。电子文件可采取在线归档或离线归档的方式。经信息技术手段加密的电子文件应在解密后再归档。电子文件格式转换后，应将转换前和转换后两种格式的电子文件一并归档。9.1.5 业务系统形成的电子文件归档应通过归档接口由业务系统和电子档案管理系统在线完成；不经业务系统形成的照片、录音录像等电子文件以及离线归档的电子文件宜
36、归档一式三份。9.1.6 离线归档的电子文件其存储载体应具有较好的耐久性；并在装具上应贴有标签，标签上应注明档号、名称、保管期限、密级、存入日期、套别等。存储介质为光盘的，归档标签应符合DA/T38中的规定。9.1.7 存储归档电子文件的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障。9.2归档时间9.2.1业务系统电子文件归档可选择实时归档和定期归档。9.2.2 实时归档应在电子文件办结的同时启动归档程序，实现业务系统向电子档案管理系统即时归档。9.2.3 定期归档宜与纸质文件归档时间一致。9.3归档1.1.1 1电子文件归档时，归档人应填写电子文件归档登记表，其格式宜符合附录A.1的规定。1.1
37、.2 档案人员在接收经整理的电子文件时，应对归档电子文件的四性进行检测，检测通过后方可接收，并形成保存信息包转为入库状态。NBT11095-20231.1.3 电子文件在办理归档移交时，交接双方应通过线上或线下及时办理交接手续，并签署电子文件归档登记表。10电子档案保管与维护10.1 电子档案存储1 0.1.1应建立电子档案存储与备份规划，规划时限不低于档案保管期限。电子档案存储与备份规划应随技术发展定期更新。2 0.1.2应为电子档案安全存储配置专用在线存储设备或虚拟云存储空间。电子档案存储设备（空间）应配置在具有必要安全措施的局域网或电子政务网。10 .1.3电子档案应以档号为基础命名，按
38、照档号构成项逐级建立文件夹进行存储，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。电子档案元数据应转化为XML等文件并与电子档案统一存放。11 .1.4应以独立的方式存储电子档案，在不依赖特定管理系统前提下实现归档电子文件的自包含、自描述和自证明。12 .1.5应建立电子档案目录，与电子档案建立关联和对应关系。13 .1.6电子档案应实施在线和离线存储。在线存储按电子档案管理系统运行要求实施。离线存储应以件或卷（含元数据）的保存信息包为存储单元，其存储载体应具有较好的耐久性，按优先顺序依次为一次性写光盘、磁带、硬磁盘等；并宜按照DA/T15、DAZT38、DA/T74DA/T75确定的要求进行管理
39、。14 .1.7离线存储应按照保管单位和存储载体容量进行信息组织。应支持导入后形成交接凭据，交接凭据的要求参见电子档案移交与接收办法，不能用运维备份的信息组织方式进行离线存储，更不能用系统备份文件代替离线存储文件。15 .1.8离线存储的电子档案至少应制作三套；不同套别的存储载体宜分开保存，有条件的单位应将一套置于30Okm以上、不在同一流域的地点保存，或不同的建筑物内保存。16 .1.9对离线存储电子档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,发现问题应及时采取措施。17 .1.10对磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。10
40、.2 电子档案备份10.2.1 2.1电子档案备份应结合本单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案真实性、完整性、可用性和安全性的基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。有条件的还应采取异质异地备份。10.2.2 本单位建设灾难备份中心时，应将电子档案及其元数据、电子档案管理系统的灾难备份纳入规划之中，进行同步分析、设计和建设。电子档案的灾难备份和灾难恢复应符合GB/T20988的规定。10.2.3 档案管理部门对离线存储介质管理活动应进行登记、检测与管理，填写电子档案离线存储介质管理登记表，其格式宜符合附录A.
41、2的规定。10.3 审计跟踪10.4 .1应建立审计跟踪制度，对电子档案管理流程操作行为、电子档案管理系统运维操作行为实施审计跟踪。操作行为应包括但不限于行为描述、行为步骤、行为对象、行为日期、行为人员等。10.3.2 应自动记录审计跟踪事件信息，并将有关审计信息按元数据方案要求同时作为电子档案的元数据加以管理。10.3.3 应规范审计跟踪日志管理，在电子档案生命周期内持续维护审计跟踪日志。审计跟踪日志和重要操作日志可按日期、人员等条件进行检索查询，保存时间不应低于电子档案保管期限，且应纳入备份恢复范围。10.4电子档案元数据维护1.1.1 1应基于电子档案管理系统在电子档案管理全过程中持续开
42、展电子档案元数据采集、备份、转换和迁移等管理活动。电子文件元数据应与电子文件一并维护。1.1.2 实施电子档案管理系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时，应自动采集新增的电子档案结构、背景及管理过程元数据，包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、技术参数等。1.1.3 应按照GB/T26163.1等标准确定的要求，持续并自动采集电子档案管理过程元数据，应记录的电子档案管理过程包括登记、格式转换、迁移、鉴定、销毁、移交等元数据。1.1.4 应通过备份、格式转换、迁移等措施管理电子档案元数据，包括电子文件归档接收的以及归档后形成的电子档案元数据。1.1.5 4.5应禁止修改电
43、子档案结构、背景及管理过程元数据，对题名、责任者、文件编号、日期、人物、保管期限、密级等元数据的修改应符合管理规定，修改操作应记录于日志文件。11电子档案利用与统计11.1电子档案利用1.1.6 1.1档案部门应制定详细的电子档案利用权限规定，权限设置应科学、合理，并在电子档案管理系统中实施。检索结果呈现应包括必要的元数据、电子全文和关联关系。11.1.2电子档案应严格按照电子档案管理权限和工作程序进行利用，采取措施保证无非法访问和超越权限的访问，保证电子档案在利用过程中不被非法篡改。11.1.3电子档案可根据授权提供在线或离线利用，利用过程应通过日志或其他方式形成记录，记录信息包括利用人、利
44、用时间、利用方式、利用电子档案名称、档号、文件编号、文件名等。利用过程信息应作为电子档案业务实体元数据的一部分进行保存。11.2电子档案统计NB/T11095-2023应按照全国档案事业统计调查制度的要求，结合工作实际需要对各门类和载体的电子档案数量及利用情况进行统计。12电子档案处置12.1 电子档案转换与迁移12.1.1 应制定、评估电子档案数据转换与迁移策略，确保转换与迁移后电子档案各组件、元数据、审计日志、配置信息之间关联关系，保持上述内容的完整性、可用性。12.1.2 电子档案保存格式不能满足长期保存需要时，应对电子档案进行格式转换。电子档案格式转换时，应自动采集相关元数据。12.1
45、.3 1.3档案部门应每年对电子档案的可读性进行评估，形成评估报告；如存在因系统软硬件或其他技术升级、更新导致电子档案不可读取的风险，应对电子档案进行迁移或转换。电子档案格式转换或迁移时应填写电子档案格式转换与迁移登记表，其格式宜符合附录A.3的规定。12.1.4 电子档案迁移前应进行迁移可行性评估，包括目标载体、系统、格式的可持续性、安全性、经济性等评估，并保证迁移过程中电子档案真实、完整，过程可控，防止迁移过程中电子档案信息丢失或被非法篡改。12.1.5 在电子档案的存储设备更新、系统扩充、应用软件升级、存储我体改变等情况发生时，应对电子档案管理系统及其数据进行相应迁移和更新操作。电子档案
46、管理系统更换时，应实施电子档案及其元数据的迁移。12.1.6 1.6服务器、网络设备、存储设备、安全管理设备等基础设施应根据迁移和更新需求及时调整、扩容、升级。12.1.7 在确信转换或迁移活动成功实施后，根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进行销毁或继续留存的处置。12.2 电子档案鉴定与销毁12.2.1 电子档案保管期限届满，应由系统自动提示并按照流程开展鉴定，形成鉴定意见书。12.2.2 电子档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织技术业务、信息、审计、纪检监察等部门或人员共同进行。12.2.3 经鉴定，仍需继续保存的电子档案，应重新划定保管期限；经鉴定可以销毁的电子档案，应先登记、编制清册，并按有关规定履行审批手续后，再将电子档案进行删除；删除时至少两人监督，销毁清单及记录需打印成纸质文件归档保存。12.2.4 需要实施销毁的电子档案应按以下程序销毁。a)对已获批销毁的电子档案、元数据及存储设备，档案管理人员
