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1、浅析秘书工作重点变通艺术绪论1二 .秘书工作的特点1（一）被动性与主动性1（二）事务性与思想性2（三）机要性与群众性2（四）突然性与经常性3（五）综合性与专业性3三 .秘书工作的原则4（一）秘书工作的不变原则4（二）秘书工作的变通原则5四 .秘书工作的策略7（一）主动构建积极的变通思维7（二）熟练掌握有效的变通方法8参考文献H一绪论当社会发展达到一定水平，就有了社会分工，秘书这一职业也就应运而生。“秘书是辅助领导层或个人实施管理和处理日常事务的人员。“因此，秘书工作主要是秘书为协助领导者更方便管理，具体表现在从事办文、办事等的事务性工作。闫华对秘书工作就定义为：“秘书工作主要包含书、办、谋、管
2、等内容。书，即文书、文字类工作；办，即包括会议在内的各类事务办理；谋，即出谋划策、参谋助手；管，即协助管理。”根据严华的解释不难看出，秘书工作的繁杂，不仅有自身内在的工作特点、原则规范，还对从业者即秘书人员能力素质提出了诸多要求。其中，秘书工作中的刚与柔，即变通艺术就是其中一种非常重要的能力素质，需要进行研究探讨。变通艺术，就是操作者所采用的一种创造性的方式，用以消除因环境或其他因素的突然变化而造成的不利影响，为保证顺利地完成任务，而改变原来的处理方式。网在秘书工作中，变通是基于对事物的正确认识和把握，不是没有目的或没有根据的。秘书应遵循正确的指导思想，不着重于某一部分，因时而变，根据趋势而为
3、取得实际效果。二.秘书工作的特点秘书工作承上启下，包含着书、办、谋、管等具体任务工作内容，具有以下五组对立统一的矛盾：()被动性与主动性秘书工作是真正意义上的从属性工作，这也是他与其他工作不同的地方。秘书服务于领导，其存在的主要目的是为了帮助领导者完成日常的工作或者组织活动，领导活动及部署的任务决定着秘书工作的方法、方向、职责范围，因此秘书工作具有很强的被动性的特点。比如，在工作性质方面，秘书是为领导工作服务的，尽管秘书对工作计划和时间管理有自己的安排，但在与领导者部署的工作目标和任务发生冲突时，必须以领导者的计划和组织安排情况为准。又如，在工作时间方面，秘书除了正常的工作时间外，还要适当地服
4、从领导、服务单位工作需要，即使是在休息的时候，只要有工作任务，一个合格或者优秀的秘书人员就应当要毫不犹豫地牺牲自己的时间。同样，秘书工作的被动性中也孕育着主动性,即秘书人员根据自身的需要、价值观等促使其主动的采取行动，而不是依靠外部力量的推动被动做事。比如，优秀的秘书在被动承接工作目标任务时，应当在工作过程中根据自己的职责表现出热情和创新等，秘书展现工作中的独立思考、创造性行为，坚持做到加班加点工作，高质量、高效率地完成领导者部署的各项工作任务，服务好整个单位组织。(二)事务性与思想性一方面，秘书部门是各级领导的办事处理机构，其主要职责是协助领导管理每日事务，每天都要处理大量的事务性工作，如起
5、草、接收和发送电报、接听电话、书写会议记录等，这些工作非常地复杂，表现出极强的事务性。另一方面，秘书部门又是领导者职能延生的一个部门。在现代化管理中，上级领导的决策，离不开背后辅助力量的支持。这个背后的力量就是为领导者服务，并起参谋作用的秘书人员。秘书人员不仅仅是在领导决策中发挥着重要作用，表现为在领导者做出决策之前，进行调查和研究，认真摸排各种具体且详细的情况，向领导人员提供基础资料信息，并在领导者决策后，及时制定合理的方案计划等，做出传达部署，再对方案计划等执行落实及成效等情况进行监督和管理，这些都具有强烈的思想意识。因此，秘书工作的事务性和思想性是互相补充、互相穿插、互相影响的，从这可以
6、看出，事务性工作是办公室秘书工作的基础，处于整个工作系统的核心地位，思想性是秘书工作的灵魂。但在具体的事务性工作中，思想性工作是居于主导地位的，事务性工作相应的居于从属位置，思想性决定了事务性工作的质量和高度，并在事务性工作中折射出来。(三)机要性与群众性秘书从属于领导者，就从本质上决定了秘书人员必须绝对忠诚可靠，具有较强的保密意识，并且必须严守所有的保密纪律和各项秘书工作纪律；同时又要求了秘书人员必须能够广泛接触群众、融入群众，招领导者的命令、工作安排部署下达，并督促其执行落实到位。因此，古今中外的领导人在选择和录用其秘书时是一丝不荀的，党和国家在秘书人员的选拔和任用上是非常严格的。比如，在
7、秘书工作中，领导能够看到文件和电报，秘书都能够看到，并且有时候在领导看到之前，秘书就掌握了机密。秘书每日要接收到来自社会各界的消息，接受群众的到电话和来访，秘书人员还要前往群众基地进行调研等，为领导决策提供依据。故秘书人员只关注到前者就会脱离群众，而只有后者没有前者，就很可能会因为走露国家机密而犯政治性错误，二者都不能偏废各谈各的。这些机密一旦泄露，揩会导致严重的泄露问题，与此同时秘书工作又具有群众性。秘书部门是政府跟人民群众联系的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口。（四）突然性与经常性突然性工作，一方面是指重大灾害、重大事故等不可预见的突发事件；另一方面是指需要临时完成突然性的任务，如临时被指
8、示调查事件、为临时决定召开的会议准备文件、为高级检查员突然到达准备有关文件资料并提供相关信息等。经常性工作是秘书人员一直从事的工作，主要以组织内部常规的日常事务性工作较多，二者有着紧密的关联、相互作用，构成秘书工作。对于秘书人员来说，既要合理安排好日常的工作，又必须要及时地处理突然发生出现的复杂情况，这并非一件简单而轻松的事。经常工作和突然性工作之间都存在着相互的内部联系。秘书做好了常规的工作，并不断思考总结自己的经验、积累数据，从而为完成突然工作做好准备、创造必要可行条件。突然性工作的实现，可以有效锤炼秘书的工作技巧、在日常工作中处理好常规问题来提高服务水平。（五）综合性与专业性秘书岗位要求
9、秘书必须站在领导的角度来观察问题，具有宏观全局的观念，并在办文、办事和办会过程中成为本系统的专家和人才。但秘书工作的领域范围和内容都是非常广泛的，有自己特定的一套专业，要求要具备较高的文字和理论水平，并且有较强的组织协调能力和业务处理的能力，同时掌握文书、文件、保密、礼仪等专业知识。例如，党委机关秘书需要熟悉掌握党务相关知识，军队文职秘书要掌握军队部队知识。其中，综合性和专业性是辩证统一的关系。综合性本身就是秘书管理工作的主体部分，专门技术性是次要的部分，两者相互渗透，彼此为补充。秘书的整体综合统筹全局的能力越高，对于整体局面的把握就越彻底，这样更有利于使得秘书管理者掌握更精准的专业知识；秘书
10、管理人员的技术和专业知识越全面，兼顾整个领域和局面的综合技术能力也就会变得更强。三.秘书工作的原则我们主张秘书职业在工作上讲究方式和方法的灵活变通，这并非是一味地抹杀秘书人员在职位上的所有规定和传统，而在某些特殊情况下，需灵活处理，辩证地看待“不变”和“变通”O(一)秘书工作的不变原则1 .遵守法律道德的原则绝不能变秘书在工作中最重要的是树立领先的服务理念，遵纪守法，提高为人民服务的职业素养。网秘书在个人行为上要遵纪守法，作为领导者的膀臂肢体，在领导身边工作，接近于权力的核心，要比普通人所需要承担的考验和诱惑多得多，这使他们更有必要保持清晰的头脑和精神品质，如忠诚、纯洁、自律，以及谦虚慎重的态
11、度，同时，做到以领导者的标准要求自己，实现道德的进步，模范遵守社会公德。最重要的是，秘书在工作上要时刻牢记执行纪律和国法，做到在纪律、国法之中没有任何“灵活性”，坚持法律道德的基本底线不变。2 .遵循求真务实的原则绝不能变“实事求是，是邓小平建设有中国特色社会主义理论的精髓，是中国革命成功的保证。变通不是意味着可以为所欲为，按主观想法随意地去做。所有事物都必须要严格地遵循客观规律，秘书在工作中亦是如此。比如撰写文稿，这是秘书工作的一项重要内容，必须反映正确的客观实际，稿件中的观点要实事求是,提出的政策和措施必须从实际出发，论证的依据、引用的事例也必须是真实可靠的；又比如秘书在向领导汇报工作方面
12、，务必要真实准确、客观全面，既不夸大事实，也不隐瞒事实，坚决反对弄虚作假。求真务实就是要求秘书不但要说实话,更要为领导、为人民做实事，提出的建议或方案要切实可行。3 .坚持恪尽职守的原则绝不能变秘书在工作中要具备随机应变的变通思维意识，但不代表秘书可以按照所想为所欲为。首先，秘书须明确自己的职责、权限、目标、任务具体是什么，在这些里面哪部分可以灵活处理，哪部分必须按照规则严格执行。对于秘书“书、办、谋、管”四方面的职能，所要坚守的内容须铭记在心。“书”是秘书工作中最基本的功能，包括日常文书和文字的处理。现代秘书工作，对语言组织表达能力提出了较高对要求。在此过程中，要遵从领导的意思,揩口头表述的
13、内容转化为规范的书面格式。“办”就是按规则办事。秘书每天要处理的事情很多，而且很繁杂，这时候就要转变方式来提高办事效率，但此时必须要找准自己的定位，明确职责范围、所要遵守的制度、规定和程序，按照规则，严格处理事情。“谋”就是在领导决策过程中提出谏言和计策。秘书具有参谋功能，李欣先生提议将参谋角色纳入日常工作中，秘书可以在领导决策前提出有创意的参谋方案，但是不能揩“参谋”等同于“实行”，最终的决定依然掌握在领导手中。“管”必须经过授权方能执行。这在本质上折射出秘书的辅助性地位，在领导授权的情况下，秘书才具有了权力，表现在秘书可以直接处理领导部署的相关任务，但这种权力是有限的。大体上看，决策务必要
14、得到领导的批准，在授权之后才能“变”O（二）秘书工作的变通原则变通是由于一般方法解决不了问题，而采取的其他措施的策略。1.坚持原则性与灵活性的统一原则性是指处理事情的准则规范，必须要坚持的法律、道德底线、规章法纪;对应的灵活性就是将抽象的、原则的问题具体化，根据不同地域、特点、形势用具体措施解决问题。秘书的本职工作要求兼备灵活性和原则性的双重标准，掌握和运用好秘书工作的内在规律，促使原则和灵活并驾齐驱。在秘书工作当中，原则性首当其冲为第一位，灵活性是基本技巧，原则性就是基本要求，在实施原则性的具体工作中同时具备高度的灵活性。秘书的工作有其职责特定的原则属性，它涵盖了法律规定、道德、专业履行、务
15、实求是等。秘书不论在哪种情形的条件和情境下都必须遵循规定的原则，在具体的实际操作中，贯彻灵活性就是区别对待不同的事物，做到具体问题具体分析。原则性对全局有普遍的指导意义，在始终坚持原则性为第一性的前提下，学会“软中带强，面中藏针”，充分发挥自己的主观能动性和聪明才智，游刃有余的处理好领导交代的任务，以达到理想的工作效果，提高服务能力。2 .坚持主观能动性与客观规律性的统一变通法则中强调的灵活性，就是要求秘书工作者和人员必须要充分的培养他们的主观能动性，但是，主动性的培养，一切都必须从社会现实的角度出发，以社会存在的各种客观规律和社会现实情况作为首选条件。秘书在工作中遇到困难时不能用一时的热情和
16、冲动去决定和处理什么事情，实行变通不是随着自己的主观意识想怎么变就怎么变，也不是任意方式方法盲目地变通，而是要遵循事物发展的客观规律，按照客观事物的要求来变。如果一切事物发展都没有明确提及达到需要改变的前提，反而是盲目地根据每个人的主观意志随便地进行了变通，这样就破坏了事物发展的正常发展进程，与遵循客观发展的理念背道而驰。秘书对客观情况有深度地经过调查后作出决定，确保变通方式的灵活性和可行性，拿捏分寸、掌握火候，做到因时而变，顺势而为。3 .坚持理论与实践的统一马列主义强调理论和实践的辩证统一，不是主观武断地揩两者并列联系起来，而是考察行为在实践中的效果和作用。这是一个长期的过程，秘书的工作根
17、本性和目的大致可分为“三服务”，即为党和国家服务、为全体人民服务、为领导服务。变通是为了秘书在工作中解决实际问题，有效地推进工作的执行，从而更好地实现服务而采取的措施。理论产生和指导着实践，实践对理论又具有反作用，推动着理论向前发展。因此，做任何事情都应事前顾及事后，重视方式、方法、质量和效率，努力从实际出发，及时总结经验教训，改正错误，力求做到主客观统一、理论和实践统一。坚持理论联系实际的原则，就是要求秘书人员将理论知识贯穿在工作过程中，不断提升理论联系实际的能力，从辩证法上看实际工作中的“变”和“不变”，还要正确把握“变”和“不变”的度，有理、有节、有“度”的进行变通实现思维上的畅通，才能
18、实现事业的“通达”。四.秘书工作的策略“山无常势，水无常形，事无定势。变是应运生变，就是顺应事态的变化而采取符合客观事物发展规律的举措；通是通达，通达目的，思路的畅通与豁达。”in(一)主动构建积极的变通思维随着社会经济的快速发展，秘书工作已经不再受限于传统意义上的沟通上下、协调左右，秘书工作需要改变过时的传统定式，建立有效的变通思维。1,211 .逆向思维：又叫做求异思维，是一种“反客为主”的思维方式。秘书官们有从很多资料中寻找问题，习惯性地在问题上下结论的习惯。但是，在有的情况下，如果学会了“反方向行动”，灵活地变通处理，从结论出发，从中引导启发思维，会有不一样的效果。一个优秀的秘书人员要
19、学会在生活中自觉运用逆向思维，将复杂问题简单化，从而使办事效率和效果成倍提高。2 .迂回思维：一种思维模式，即为解决问题而进行的思考活动遇到了障碍，并试图避开它或超越问题寻找解决方案。变通就是要将原来的事物在度的范围里进行创新，然而变通行为有时带有一定的模糊性，一下就能揩事物的本质看穿的情况不多见，这就要求我们一方面要保持对解决问题的毅力和耐心，另一方面采取转而进取甚至是以退为进的方式，来使问题迎刃而解。3 .发散思维：从一个固定的点开始，随意划分，没有固定的方向和范围，让思维流动起来，打破所有的界限，产生无尽的创意和信息。发散性思维其实就是利用现有的知识和记忆，在想象力丰富的信息和元素基础上
20、发展新的思维方式。新时期，秘书的参谋助手作用越来越重要，主要是利用他们有的发散性思维，提出更多有意义的创造性想法和建议，帮助领导以新的方式工作，给领导决策提供更有效的服务。4 .多元化思维：也被称为系统思维或整体思维。成大事者，一定要具备从全局观察、大处着眼的气度与能力，绝不能拘于局部和小范围。一个能力出众的秘书人员需具备多元化思维，要从不同的层面理解问题，实际上是考虑问题的多种解决方案，选择最优最适用的，更高层次能力。在实际的工作领域，秘书应该勇于突破思维定势，从单一的思维中解脱出来，超越个人局限，看待问题并寻求多种途径和方法解决问题。5 .超前思维：就是准确看待世界的能力，对未来有预见性。
21、总是在有条不紊的情况下，我们很容易产生“走一步，算一步”的懒惰想法。具体而言，领导揩要做还没有做的事，这时候就需要秘书运用超前思维，发挥参谋助手的作用进行辅助性决策。只考虑眼前的问题，而不做长远的打算，就会陷入狭隘和僵化的桎梏,秘书的超前思维有助于领导制定科学战略目标、制定决策的方案行之有效。秘书对事物的未来发展做出科学预测，才能帮助领导制定出具有科学性、创造性和前瞻性的决策方案。（二）熟练掌握有效的变通方法秘书工作旨在以一个灵活的、适应性强的经济建设为中心，以领导为导向、思想开放、打破陈规的方式，致力于突破常规定式，灵活变通。,311.审“时”而变，抓住变通时机要把握好变通的度，就必须等待合
22、适的时机。所谓“时”，不仅指时间的连续性，而且指事物变化发展的趋势和方向。所谓“机”是指正确的内部和外部环境以及国际关系。秘书每天要面对层出不穷的问题和变化，需采用机动灵活的变通思维方式应万变，要有眼观六路耳听八方的能力，省时度势打破常规，始终保持敏捷的逻辑思维。秘书的工作是相对复杂的，许多秘书每天从早到晚都在努力做同样的工作。与领导相处的时候，秘书尤其要注意灵活变通。所谓灵活变通处理，跟滑头性格与做事没有原则是不相同的。因时制宜，在某种特殊特定环境之内，配合需求，设计出最好的可行方案。灵活，是善于动脑的秘书基于工作环境和动态中的情况，审时度势而采取的及时、恰当的处事方法。如果没有超前性思维，
23、不仔细做决定，在事情即将发生再找借口寻求变通就太晚了，注定只能做一个碌碌而为的小秘书。2 .识“度”而变，掌握变通火候“不以规矩,不成方圆”。在秘书工作的变通上,秘书首先要掌握权利的“度”,遵循适当的原则，在职责权限范围内灵活变化。其次，在灵活的过程中，要根据事物变化发展的客观规律，逐步保持平衡，坚决不走极端路线。秘书的工作是被动的，要在领导的授权权限下开展业务。另外，秘书官们也可以充分发挥主观能动性，在范围内寻找解决问题的方法，在“度”的基础上发挥变通灵活性。乾卦上讲“亢龙有悔，盈不可久也。”I龙飞到了最高处,有忧悔。意思是，任何过于极端的事情都会导致困难，失去意义，并向相反的方向发展。因此
24、,秘书们对变通的进展，将是渐进的，表现在具体的操作过程中循序渐进，做到张弛有度、有理有节。亢龙有悔的哲学思想在“商鞅变法”的例子中突出化的表现出来。鉴于当今秘书的政治立场，还需要坚持有序的、按部就班的进度来解决与工作有关的事务和问题，讲究恰如其分的工作原则，掌握工作中的变通火候和关键时机，否则，太多的事情发生得太晚，事情会变得毫无意义。3 .依“理”而变，实现变而通达易经系辞云：“一阖一辟谓之变，往来不穷谓之通，见乃谓之象，形乃谓之器，制而用之谓之法，利用出入，民咸用之谓之神。I“变”的宗旨就是为了“通”o法是基于过去而产生的经验，理才代表了现在的指标，所以秘书人员最好要依理而求变。一方面，依
25、理而变绝对不是一味求新、求变，而是必须把变与不变结合起来，找到一条合理的应变途径；另一方面，依理应变要以不变为根本的思考点，只有站在不变的立场上思考变的可能，才能合理；再次，理本身是变动的，所以应变之时必须找出当前的理，而不是依照前例来处理。正如学术研究讲求执着严谨的精神，注重细枝末节。而在官场上讲究的是变通自如、灵活收放。但灵活性仅仅是一种解决实际问题的一种手段和途径，具有灵活性的最后目的还是为了继续积累摄取经验、整理规则、提取主题，要在现实工作中学会依“理”而变，实现变而通达。五.结语在行业或职业中拥有长期的职业生涯，必须与时俱进，这一点也适用于秘书行业。秘书人员虽与领导之间存在上下级关系
26、，但思想上保持相对的独立性。秘书的“变通”取决于事物性质不会改变的基础之上，能够独立的做出自我判断。一个优秀的秘书要有大智慧，在书、办、谋、管格式要求下灵活地做好工作。没有单一的“一药医百病”的理论。因此，我们首先要下定决心，在政治思想领域，以灵活的思想克服不良的政治思想，如“经验主义”和“教条主义”。具体来说,就是要在行动上有适度的灵活性，在已有的思想和实践经验中坚持“开门见山”的思想，通过拒绝批评来继承和发展这种精神。对于秘书来说，灵活性的最终目标是理想的工作表现。变是手段，通是目标。在灵活性中集体总结和发展新的想法、新的模式和新的思想。发现规则、提取模式、应用并推广它们，不断地创造佳绩，
27、成为真正合格的秘书。参考文献1翁世荣.现代秘书学M.上海：上海人民出版社，1989:50页严华.高级秘书与行政助理(第二辑)M.广州：暨南大学出版社，2012:1页康家珑.变通艺术J.思维与智慧，2000(08):41页4李欣.中国秘书发展史M.北京：高等教育出版社，1993:2页黄文金.秘书工作的主动性研究D.深圳：暨南大学，2012.6褚江.秘书创新思维的特征及思考方法J湖北财经高等专科学校学报，2001(01):51页卢菊江.邓小平变通思维的基本特征J.湖北社会科学，2003(11):22页李欣.秘书工作M.北京：高等教育出版社，1985:1-2页9张国镭；贾真；张林.“马克思主义的精髓”与“马克思主义的活的灵魂”之不同表述及其蕴涵J理论月刊，2011(11):13-14页邓小平.邓小平文选(第二卷)M.北京：人民出版社，1993:280页11邱章乐.变通思维概论J.合肥教育学院学报，2003(5).6页12张谋政.谈秘书工作中的变通艺术J.贵州兴义民族师范学院考试周刊，2017(9):182页赵银卯.论思维定势与变通及当前的秘书工作J.秘书之友，1993(05).6页14马恒君周易正宗M.北京：华夏出版社，2007.41页15祖行.图解易经M.西安：陕西师范大学出版社，2007.264页
