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1、郑州市项目档案整理规范及要求第一部分：总体要求第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表第三部分：项目档案分类第四部分：项目档案整理第一部分：总体要求一、国家、省、市关于就点建设项目档案管理的规定1、郑州市人民政府令第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条）2、专项验收制度：重大建设项目档案验收办法3、暨记制度：国家，:点建设项目档案管理登记办法4、通知制度：关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知二、参建各方档案工作职责1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量
2、、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程庭设同步进行。3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代速（使用）单位移交。4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。5、施工单位形成的档案材料种类
3、多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。三、归档的要求归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代庭单位移交监理、勘察、设施、施工档案。1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参建各
4、方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。2、归档的文件应为原件。确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。3、图纸折叠成A4幅面，图标栏露在外面。4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。5、归档载体和书写材料要符合耐久性
5、要求。不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必须复印。6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。四、归档时间I、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性归档（此项由代建单位负责收集整理）。2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。4、施工、监理文件：建设项目竣工险收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单
6、位移交归档。5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。设备开条箱文件即时归档。设备文件由代建单位负责收集、整理。五、归档份数【、基建档案一般不少于3套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。六、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职贲范围，并贲任到人。2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同
7、步进行。（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基速项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，
8、才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。七、归档手续档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表一、工程准备阶段二、监理文件三、施工文件1、建筑安装工程(1)土建部分(2)电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程(3)室外工程2、市政基础设施工程四、竣工图五、竣工验收文件建设工程文件归档范围和保管期限表序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件立项文件1项目建议书永久V2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久V3可
9、行性研究报告及附件永久V4可行性研究报告审批意见永久V5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久V6专家建议文件永久V7调查资料及项目评估研究材料长期V二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久V2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久V3拆迁安置意见、协议、方案等长期V4建设用地规划许可证及其附件永久V5划拨建设用地文件永久V6国有土地使用证永久V三勘察、浦绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久V2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久V3建设用地钉桩通知单(书)永久V4地形测量和拨地测量成果报告永久永久V5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期V6
10、初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期V序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久V10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期V四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期V3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期V5工程监理招标文件长期6监理委托合同长期V五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久
11、V2建设项目列入年度计划的批文或年度计划项目表永久V3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久V5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久V7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期V8工程质量监督手续长期V六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负贵人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期V2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期V3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期V监理文件1监理规划监理规划长期短期V监理实施细则长期短期V监理部总控
12、制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期V3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期V4进度控制序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程开工/复工审批表长期长期V工程开工/复工暂停令长期长期V5质量控制不合格项目通知长期长期V质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制预付款报审与支付短期月付款报审与支付短期设计变更、洽商费用报审与签认长期工程竣工决算审核意见书长期V7分包资质分包单位资质材料长期供货单位资质材料长期试脸等单位资质材料长期8监理通知有关进度控制的监理通知长期长期有关质量控制的监理通知长期长期有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理
13、工程延期报告及审批永久长期V费用索赔报告及审批长期长期合同争议、违约报告及处理意见永久长期V合同变更材料长期长期V10监理工作总结专题总结长期短期月报总结长期短期工程竣工总结长期长期V质量评价意见报告长期长期V施工文件一建筑安装工程（一）土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件施工组织设计长期技术交底长期长期图纸会审记录长期长期长期V施工预算的编制和审查短期短期施工日志短期短期2施工现场准备控制网设置资料长期长期V工程定位测量资料长期长期V序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆基槽开挖线测量资料长期长期V施工安全措施短期短期施工环保措施短期短期3地基处理记录地
14、基钎控记录和钎探平面布点图永久长期V脸槽记录和地基处理记录永久长期V桩基施工记录永久长期V试桩记录长期长期V4工程图纸变更记录设计会议会审记录永久长期长期V设计变更记录永久长期长期V工程洽商记录永久长期长期V5施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试脸汇总表长期V砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期V砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试脸报告长期V预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试脸记录长期V工程物质选样送审表短期进场物质批次汇总表短期工程物质进场报
15、验表短期6施工试验记录土壤（素土、灰土）干密度试舱报告长期V土塌（素土、灰土）击实试脸报告长期V砂浆配合比通知单长期砂浆（试块）抗压强度试验报告长期V混凝土配合比通知单长期混凝土（试块）抗压强度试船报告长期V混凝土抗渗试舱报告长期V商品混凝土出厂合格证、复试报告长期V钢筋接头（焊接）试验报告V防水工程试水检查记录(ID楼地在、屋面坡度检查记录(12)土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试脸报告汇总表长期V7隐蔽工程检查记录基础和主体结构钢筋工程长期长期V钢结构工程长期长期V序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆防水工程长期长期V高程控制长期长期V8施工记录
16、工程定痊测量检查记录永久长期V预检工程检查记录短期冬施混凝土搅拌测温记录短期冬施混凝土养护测温记录短期烟道、垃圾道检查记录短期沉降观测记录长期V结构吊装记录长期现场施工预应力记录长期V工程绫工测量长期长期V新型建筑材料长期长期VO施工新技术长期长期V9工程质量事故处理记录永久V10工程质量检验记录检险批质量险收记录长期长期长期分项工程质量验收记录长期长期长期基础、主体工程骏收记录永久长期长期V幕墙工程验收记录永久长期长期V分部（子分部）工程质量脸收记录永久长期长期V（二）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录施工组织设计长期长期技术交底短期施工日志短期2
17、图纸变更记录图纸会审永久长期V设计变更永久长期V工程洽商永久长期V3设备产品质量检查、安装记录设备、产品质量合格证、质量保证书长期V设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期设备安装记录长期长期V设备试运行记录长期V设备明细表长期V4预检记录短期5隐蔽工程检查记录长期长期V6施工试验记录序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期V楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期V变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期V给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风
18、、试压、通球、阀门等试跄记录长期V电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期V电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录、平衡运速、噪声调整试验报告长期V7质量事故处理记录永久长期8工程质量检验记录检验批质量险收记录长期长期长期检般批质量跄收记录长期长期长期分部（子分部）工程质量险收记录永久长期长期V（三）室外工程1室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件长期V2室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件长期V二市政基础设施工程施工技术准备1施工组织设计短期短期2技术交底长期长期3图纸
19、会审记录长期长期V4施工预算的编制和审查短期短期（二）施工现场准备1工程定位测量资料长期长期V2工程定位测量复核记录长期长期V3导线点、水准点测量复核记录长期长期V4工程轴线、定位桩、高程测量复核记录长期长期V5施工安全措施短期短期6施工环保措施短期短期（三）设计变更洽商记录1设计变更通知单长期长期V2洽商记录长期长期V（四）原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆格证及试验报告1砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表长期V2砂、石、砌块、
20、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）跄报告及现场复试报告长期V3水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等试般汇总表长期V4水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试脸报告、现场复试报告长期V5混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表长期V6混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料长期V7厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表长期V8厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等
21、出厂合格证书及安装使用说明长期V9设备开箱报告短期施工试验记录1砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊连接、填土、路基强度试验等汇总表长期V2道路压实度、强度试验记录回填土、路床压实度试验及土质的最大干密谋和最佳含水量试触报告长期V石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试晚报告长期V道路基层混合料强度试验记录长期V道路面层压实度试脸记录长期V3混凝土试块强度试验记录混凝土配合比通知单短期混凝土试块强度试验报告长期V混凝土试块抗渗、抗冻试般报告长期V混凝土试块强度统计、评定记录长期V4砂浆试块强度试脸记录砂浆配合比通知单短期砂浆试块强度试骏报告长期V序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工
22、单位设计单位监理单位城建档案馆砂浆试块强度统计评定记录长期V5钢筋（材）焊、连接试验报告长期V6钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量枪查记录长期7桩基础试（检）舱报告长期V8工程物质选样送审记录短期9进场物质批批次汇总记录短期10工程物质进场报验记录短期（六）施工记录1地基与基槽跄收记录地基钎探记录及钎探位置图长期长期V地基与基槽验收记录长期长期V地基处理记录及示意图长期长期V2桩基施工记录班基位置颊示意图长期长期V打桩记录长期长期V钻孔班钻进记录及成孔质量检查记录长期长期V钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录长期长期V3构件设备安装和调试记录钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录长期长期V（场）、站
23、工程大型设备安装调试记录长期长期V4预应力张拉记录预应力张拉记录表长期V预应力张拉孔道压浆记录长期V孔位示意图长期V5沉井工程下沉观测记录长期V6混凝土浇灌记录长期7管道、箱涵等工程项目推进记录长期V8构筑特沉降观测记录长期V9施工测温记录长期10预制安装水池壁舞绕钢丝应力测定记录长期V（七）预检记录1模板预检记录2大型构件和设备安装前预检记录短期3设备安装位置检查记录短期4管道安装检查记录短期5补偿器冷拉及安装情况记录短期6支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录短期7供水、供热、供气管道吹破（冲）洗记录短期8保温、防腐、油漆等检查记录短期（八）隐蔽工程质量检查（验收）记录长期长期V序号归档
24、文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆（九）隐蔽工程质量检查评定记录1工序工程质量评定记录长期长期2部位工程质量评定记录长期长期3分部工程质量评定记录长期长期V（十）功能性试验记录1道路工程的弯沉试验记录长期V2桥梁工程的动、薛载试验记录长期V3无压力管道的严密性试验记录长期V4压力管道的强度试验、严密性试验、通球试舱等记录长期V5水池满水试脸长期V6消化池气密性试验长期V7电气绝缘电阻、接地电阻测试记录长期V8电气照明、动力试运行记录长期V9供热管网、燃气管网等管网试运行记录长期V10燃气储罐总体试船记录长期V11电讯、宽带网等试运行记录长期V（十一）质量事故及处理
25、记录1工程质量事故报告永久长期V2工程质量事故处理记录永久长期V（十二）竣工测量资料1速筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图永久长期V2地下管线工程竣工测量记录永久长期V竣工图一建筑安装工程竣工图（一）综合竣工图1综合图V总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）永久长期V竖向布置图永久长期V室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久长期V电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图永久长期V设计总说明书永久长期V2室外专业图室外给水永久长期V室外雨水永久长期V室外污水永久长期V室外热力永久长期V室外燃气永久长期V室外电讯永久长期V序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设
26、计单位监理单位城建档案馆室外电力永久长期V室外电视永久长期V室外建筑小品永久长期V室外消防永久长期VO室外照明永久长期V室外水景永久长期V室外道路永久长期V室外绿化永久长期V(Z)专业竣工图1速筑竣工图永久长期V2结构绫工图永久长期V3装修装饰工程竣工图永久长期V4电气工种智能化工程竣工图永久长期V5给排水工程消防工程竣工图永久长期V6采暖通风空调工程竣工图永久长期V7燃气工程竣工图永久长期V二市政基础设施工程竣工图1道路工程永久长期V2桥梁工程永久长期V3广场工程永久长期V4隧道工程永久长期V5铁路、公路、航空、水运等交通工程永久长期V6她下铁道等轨道交通工程永久长期V7地下人防工程永久长期
27、V8水利防灾工程永久长期V9排水工程永久长期V10供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程永久长期V11高压架空输电线工程永久长期V12污水处理、垃圾处理处置工程永久长期V13场、厂、站工程永久长期V竣工验收文件一工程竣工总结1工程概况表永久V2工程竣工总结永久V二竣工验收记录建筑安装工程1单位（子单位）工种质量验工验收记录永久长期V2竣工验收证明书永久长期V3竣工脸收报告永久长期V4竣工舱收备案表（包括各专项舱收认可文件）永久V序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆5工程质量保修书永久长期V（二）市政基础设施工程1单位工程质量评定表及报险单永久长期V2竣工
28、验收证明书永久长期V3竣工脸收报告永久长期V4竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久长期V5工程质量保修书永久长期V三财务文件1决算文件2交付使用财产总表和财产明细表永久长期V四声像、缩徽电子档案1声像档案工程照片永久V录音、录像材料永久V2缩微品永久V3电子档案光盘永久V磁盘永久V注：“V”表示应向城建档案馆移交第三部分项目档案分类常用的分类方法为：工程性质一工程项目分类法。如：一级：基建档案二级：综合类生产建筑办公生活建筑辅助生活建筑三级：综合：基建综合管理房地产权证人防工程天然气工程生产建筑：一车间二车间三车间办公生活建筑：办公楼家属楼食堂招待所第四部分项目档案整理一整理程序1、组
29、卷一2、卷内文件排列一3、拟写案卷标题一4、复查定卷一5、编页号一6、填写卷内文件目录-7、填写卷内备考表一8、填写案卷封面一9、案卷装订一1（）、案卷排列与档号编制一H、填写卷盒、装盒排架一12、编制检索工具一、组卷案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。案卷构成：卷皮+卷内目录+文件+封底（一）组卷：就是按照一定的原则和方法，把一组有联系的文件，以卷为单位组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。（二）组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名
30、到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过40mm,文字材料为150-200页左右，图纸为50T00页左右。4、案卷内不应有重份文件。5、价值（保管期限）大体相同。（三）组卷方法基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷（1）问题组卷法：文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。（2）专业组卷法竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、装修（装饰）、给排水、电气、采暖、通风、燃气等专业。（3）阶段组卷法按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。（阶段期卷法（4）子项组卷法：按单项工程组卷，
31、即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。二卷内文件排列：（一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。（二）方法：1、按阶段（或工序）排列一一在组1卷的情况下。（I）基建档案：按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。（竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列）2、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：（1）整体上按时间（工作程序进度）。（2）正文在前、底稿在后。（3）正文在前、附件在后。（4）批复在前、请示在后。（5）原件在前、复印件在后。3、图纸按图号排列。4、
