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1、事业单位档案管理中存在的问题及对策我国已经进入信息时代，信息的广泛传播与应用，在一 定程度上促进各行各业更好更快地发展。此种情况下为促使 事业单位转型升级，更好地服务社会，需要顺应时代发展潮 流，对档案管理予以优化调整，比如加强信息化建设、完善 管理制度等，以便充分发挥管理职能，保证档案资源完整、 有效，用以解决单位内部问题，进而为社会提供优质服务， 促进社会和谐、稳定发展口。一、事业单位档案管理1.事业单位档案管理内容。事业单位档案管理的主要内 容为：（1）管控档案收集。档案收集是丰富档案资源的首要 条件，档案收集不全面、不准确，将会影响档案资源的应用 价值。需要对档案收集环节予以管控，多种
2、渠道收集档案信 息，尽可能保证档案以多种形式呈现，比如图片、文字、音 频或者视频等，为满足实际应用需求做准备。（2）管控档案 整理。事业单位档案资料类型不尽相同，为了能够分类归档、 分类存储，需要在完成档案收集后做好档案信息整理工作。 一般按照一定规律，系统地整理各种碎片文件，将档案文件 按照一定顺序排列起来，利用计算机应用软件来分类和编目。（3）管控档案鉴定。档案鉴定是鉴定档案价值、确定档 案保存期限、决定档案保存和销毁的工作环节。加强档案鉴 定管控，确保档案鉴定规范合理，有助于筛选和保存具有应 用价值的档案，提高档案质量。(4)管控档案保存。档案存 储是为了保证档案的完整性、安全性，以便满
3、足实际应用需 求。实际档案存储的过程中可能受人为因素、设备因素等影 响，导致档案资料缺失。为避免此种情况发生，需要加强档 案保存管控，比如保存方式的选择等，保证档案安全、完整、 有效2。2.事业单位档案管理地位的变化。新时期事业单位档案 管理工作的地位有很大程度提升。事业单位具有一定的社会 属性，相应地事业单位档案资源具有一定的社会价值。在我 国社会信息化进程加快的背景下，事业单位需要加强档案管 理，以此来保证档案信息的完整性、有效性，对其予以开发 利用，切实有效地解决一些社会问题，从而促进社会和谐、 稳定、健康发展。所以，新时期事业单位需要高度重视并且 不断优化档案管理流程，通过一系列管控措
4、施，不断丰富档 案资源，提高其应用价值。二、事业单位档案管理中现存问题无论是从理论还是从实践角度来讲，事业单位档案管理 都是非常重要的，可以丰富档案资源，提高档案质量，使之 满足实际应用需求，解决本单位问题或社会问题，促进社会 良性发展，促进本单位持续进步。但深入了解事业单位档案 管理工作实施情况，发现存在一些有待解决的问题。1 .管理意识有待增强。事业单位档案类型较多，涉及人 事、文书、科研等方面，具有较高的应用价值，如果因某些 因素影响，导致档案信息失真或者丢失，那么可能给事业单 位战略决策制定、人事任命、科研等方面带来较大影响，不 利于促进事业单位良好运行与发展。为尽可能地避免以上情 况
5、发生，应当正确认识档案管理工作的重要性，综合考虑， 制定可行的管理计划，有效落实各项管理工作，保证档案的 完整性、有效性，但实际情况则不然。目前部分管理人员受 传统管理理念影响较深，管理意识薄弱，未能正确认识档案 管理的重要性，进而没有总结以往档案管理工作经验，不能 结合当下档案保存、开发及应用需求，合理制定管理计划， 有效落实档案管理工作，管理效果不佳，导致诸多重要档案 信息未收集、分类混乱、保管不当等，不利于促进事业单位 良好建设与发展3。2 .管理机制有待完善。科学合理地落实档案管理，需要 有健全的、完善的管理机制的支持。所以，在事业单位档案 管理重要性大大提高的当下，应根据该项管理工作
6、变化情况 及本单位发展需要，对管理机制予以更新、完善，使之能够 充分发挥约束作用、规范作用、指导作用，确保档案管理工 作合理合规，充分发挥管控作用，保障档案收集、整理、分 类、归档、存储等各项工作良好展开，不断丰富档案资源， 以便相关工作人员可随时提取、开发及应用，解决实际问题, 更好地服务社会，促进本单位发展，但实际情况则不然。目 前部分事业单位档案管理工作开展效果不佳，未能全面且有 效地管控档案收集、整理、分类等工作，导致档案资源不齐 全。经进一步分析，造成此种情况发生的主要原因包括：管 理机制比较落后，档案管理比较片面、局限，未能充分发挥 作用，这容易造成档案信息收集不齐全、档案信息丢失
7、等4。3 .信息化建设有待加强。社会信息化建设不断加快的背 景下，事业单位档案管理也需要加强信息化建设，提高其信 息化、现代化水平。但深入了解事业单位档案管理工作开展 的实际情况发现，信息化系统应用程度不高，仅停留在档案 信息检索、录入、排序等层面，未能实现信息共享，一定程 度上影响档案信息利用率，档案管理职能未能全面发挥。4 .管理人员专业素质有待提高。管理人员作为档案管理 的主体，需要立足于事业单位发展需求，统筹规划，合理规 划和制定管理计划，进而专业、有效地实施档案管理工作， 以便充分发挥管理作用，保证档案资源的完整、安全及有效。 但深入了解事业单位档案管理工作实施情况发现，部分管理 人
8、员职业素质有待提高。比如，某些管理人员是由其他岗位 转岗而来，缺乏专业知识、管理能力，难以从专业角度出发 有效执行管理工作，容易造成档案信息丢失或泄露；比如， 某些管理人员思想意识落后，日常工作敷衍，导致档案管理 形式化严重5。三、事业单位档案管理问题的解决对策面对当前事业单位档案管理工作存在的诸多问题，需要 采取有针对性的解决对策，逐一处理，以便将管理职能落实 到位，以此来保证档案资源的应用价值，根据实际需求实施 开发利用，从而更好地服务于社会，促进社会发展，也推动 本单位发展。1 .高度重视事业单位档案管理工作。从长远发展的角度 来讲，档案管理是事业单位非常重要的一项工作，可以通过 丰富档
9、案资源，满足本单位内部工作需求，进而助力本单位 持续稳健发展。为此，需要事业单位在新时期高度重视并且 开展好档案管理工作。一方面，需要在单位组织开展档案管 理宣传活动，促使全体员工了解档案管理工作及其重要性， 进而支持该项工作；另一方面，成立领导小组，通过定期检 查、不定期抽查等方式来加强对档案管理工作的监督指导， 以便档案管理工作良好开展6。另外，还要组织管理人员参 加档案管理相关交流、学习活动，在交流与学习中掌握新理 论、新思想及新方法，使之从传统管理观念中摆脱出来，树 立与时俱进的管理理念，明确档案管理新方向、新要求、新 局面，进而探究档案管理革新之路。2 .构建完善的档案管理制度。档案
10、管理工作实践性强， 所以事业单位需要根据自身特点制定相应的管理制度，特别 是对于档案管理工作中的整理、归档环节，制定出一套科学 严谨的工作流程，进而明确每一环节的管理负责人，出现问 题及时解决、改进。对于档案管理制度的构建，需要做好以 下几点：其一，设立专门的档案管理部门。事业单位应设立 专门的档案管理部门，负责制定档案管理制度和规范，统一 管理单位的档案。其二，健全档案管理流程。建立科学、高 效的档案管理流程，包括档案的接收、鉴定、整理、编目、 保管和利用等各个环节，确保档案的完整性和可检索性。其 三，完善档案管理监督和考核。建立健全档案管理监督和考 核机制，通过定期的档案管理检查和评估，以
11、及对档案管理 人员的岗位责任制考核，确保档案管理工作的规范和高效 7 o3 .加强档案管理信息化建设。为切实有效地落实档案管 理工作，需要加强信息化建设，通过信息化系统运行，客观 反映档案收集、整理、分类等方面的实际情况，明确存在的 不足，予以针对性管控，充分发挥管理职能，保证档案资源 的完整性、有效性，以便相关工作人员随时开发与应用，利 用档案信息解决实际问题。比如，加强人力资源管理、战略 决策制定等，促进本单位发展。对于档案管理信息化建设， 需要积极引用先进技术，比如信息技术、计算机技术、大数 据技术、人工智能技术等，搭建电子档案管理系统，开发扫 描、存储、权限控制、全文检索等功能，实现档
12、案的数字化 存储和管理，提高档案的检索效率和安全性。与此同时，还 要制定统一的数据标准和分类体系，确保各类文件能够规范 地加入电子档案管理系统，方便统一管理和检索；建立档案 管理信息系统的数据备份和灾备机制，定期进行数据备份， 确保档案数据的安全性和完整性。4 .构建优秀的管理队伍。新时期事业单位档案管理重要 性大大提高的同时，也对该项管理工作提出新要求，要构建 优秀的管理队伍，以便能够更好地胜任本职工作，从专业角 度出发，灵活且有效地落实各项管理工作，切实有效地管控 档案信息收集、整理、分类、归档及存储等工作，不断丰富 档案资源，提高其应用价值。为此，需要相关负责人重新调 整管理岗位，明确岗
13、位职责，根据岗位工作内容及工作要求, 科学合理地构建绩效考核机制和奖励机制，以便激发管理人 员的工作热情，使之全身心地投入到岗位中来，做好本职工 作。需要相关负责人定期或者不定期地考察档案管理工作， 了解管理人员的表现，明确他们存在的不足，以此为切入点, 开展专项培训活动，包括专业知识培训、管理能力培训、职 业素质教育等，提高他们的整体水平。需要相关负责人建立 健全沟通机制，促使管理人员与其他部门进行有效沟通、交 流，了解档案信息采集、整理、分类、归档及存储情况，以 便及时发现问题，予以针对性的管控，从而保证档案资源的 有效性8 .综上所述，社会信息化对事业单位档案管理工作提出了 新要求，该项管理工作存在的不足逐渐暴露出来，比如管理 人员管理意识薄弱、缺乏健全的管理制度等。对此，应当顺 应时代发展潮流，思考事业单位档案管理工作的新方向、新 局面，进而制定可行的解决策略，以便切实有效地解决档案 管理问题，真正提高档案管理工作水平，充分发挥管理工作 作用，不断丰富档案资源，满足实际需求，更好地服务社会, 同时促进事业单位良好发展。
