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1、公文管理办法第一节总则第1条为提高公司的公文质量和办结效率，实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化，总裁办结合公司实际，特制定公文管理办法（以下简称办法）。第2条本办法适用于上海某某实业公司有限公司（以下简称公司）及各事业部区域公司（以下简称各公司）.第3条公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯沏公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，谙示、答切问题，指导、布珞和商洽工作，报告情况及交流经验的田要工具.使用协同办公系统等办公软件行文的，审批流程及办文要求等均遵循本办法规定。第4条公文管理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔
2、接有序的工作。第5条公文必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第6条件级总裁办（以下简称总裁办）是公司公文处理的管理机构。公司总裁办负责指导各部门、各公司的公文管理工作。第7条公文中公司对外、内的荷称均按以卜.规范执行。第8条公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的仃关规定,确保国家秘密安全和公司利益不受损害.第二节公文种类第9条公司的公文种类主要有：命令（令）：提案：决定：指示：公告、通告：通知：通报；报告：请示：批熨：函：会议纪耍，简报：意见等。（一）命令（令）：适用于颁布重要规章、制度和管理办法：采取重大强制性行政措施：任免、奖惩有关人员：撤销各部门及各公司不适当的
3、决定。（二）提案：又称议案，是有提案权的组织或个人提交会议讨论的方案、建议。适用于各级部门按照程序向同级办公会、专项委员会、专题会或者各公司向上一级办公会、专题会提请审议事项；适用于有提案权的人员按程序向同级董事会提请审议事项。（三）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；任免有关人员：奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项.（四）指示：适用于对公司各部门、各公司布辂工作，阐明经营管理活动的指导原则和要求的下行文。（五）公告：适用于向公司内外宣布全要事项，（六）通告：适用于在公司所辖范国内公布应当遵守或者周知的事项，通告主耍用于有关单位开展业务工作需要。（七）通知：适用于转
4、发政府机关及公司股东大会、董事会的公文，批转各部门、各公司的公文：发布规章：传达要求各部门、各公司办理和有关堆位需要周知或共同执行的事项。（八）通报：适用于公司内部表影先进，批评错误，传达重要精神或交流董要情况。（九）报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答史上级组织机构的询问.（）请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。（十）批夏：适用于答究下级单位或人员的请示事项。（十二）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答史问题。（十三）会议纪要：适用于记我和传达会议情况和议定事项。（十四）简报：适用于上下级、平级之间互通情况、反映问题、交流经验、传递信息
5、。（十五）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。第10条发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向总裁办咨询。第三节组成及格式第11条公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、卷发人、标题、主送单位及人员、正文、附注、附件、发文机关署名和日期、印章、抄送单位及人员等部分组成（参见附件1“公文模板”）.此处主要以红头文件为阐述时象，其他种类公文参照红头文件。（一）版头：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，并用套红大字居中，印在公文首页上中部，字体为楷体55号，行间距为60磅：联合行文，主办单位应当持列在前，字体为楷体40号，“文件”二字字体为50号.可根据单位名称字数适当
6、调整字体宽度和字间距。（二）秘密等级：公文须设秘密等级。秘密等级分为“机密”、“秘密”、“普通”，秘密等级标注在文件版头右上方顶格位辂。文件秘密等级，由发文单位根据文件内容确定。协同办公系统行文，秘密等级须在系统送文单中标明。机密：指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文。秘密：指所涉内容不能向无关人通透露的公文.普通：指所涉内容可在公司内传达的公文，但不可摘自对公司以外公布。（三）紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”.特急公文，是指事关至大而又卜分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。加急公文,是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。常规公
7、文，是指可以按正常速度形成,运转和办理的公文。但常规公文也要及时办结紧急程度标注在版头右例秘密等级垂直下方位箔。收文部门收到特急文件后,须立即转呈收文人，不可延误。非特急、加急文件，此处标示可省略，收文部门按正常要求时限传递.协同办公系统行文，紧急程度须在系统送文单中标明.（四）发文字号：包括单位代字、部门代字、年份、序号，标注于版头下方居中或者左下方：段台行文只需标明主办单位发文字号。发文字号排序原则上所属单位简称位T年份前，部门代字、文种依次位于年份后.部门代字原则上以第一个字作为简称，会议纪要以“会”字作为简称。（五）签发人：公司（或部门）卜发带有版头的正式公文应当在发文字号右例标注“签
8、发人”,“签发人”后面标注签发人姓名。（六）公文标巡：由发文机关名称、公文主巡和文种组成：应当准确简要地概括公文的主要内容：标题中除制度、规章名称加书名号外，一般不用标点符号：一律用“二号”、“黑体”、“加粗”，间距为“白动、固定值36磅”.构成标题的三个方面，视情形可省去发文机关名称。公告或某些内容卜分简单的公文，视情形可省去事由。（七）主送单位：主要受理公文的机关。主送单位名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印：一律用“四号”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，间距为“0行、固定值25磅”.特别注意请示或报告类文件，须写明“主送单位及人员”，如关于缴纳税款的谙示，直接写“财务
9、管理部”，严禁出现“公司领导”字样。（八）正文：即公文的主体。用来表述公文的内容，位于标题或考生送机关下方：应简明扼要，叙述明了；一律用“四号”、仿宋GB2312”间距为“0行、固定值25磅（可根据页面结构、空间适当调整）”。正文中其他规定为：1、时间形式按照“二。一O年五月一日”的形式，“零”写为“O”.2、引用公文应先引标题，后注明文件字号；或引用文件字号，省略标题亦可。3、结构层次序数：第一层为“第二层为“（）”，第三层为“1”，第四层为“（D”，依次类推。4、使用计量单位的应当使用国家法定计量雎位。5、文内使用非规范化简称.应当先用全称并注明简称：使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当
10、在第一次出现时注明准确的中文译名.6、公文中的数字,除印发日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字.7、关于人员的任命、免职文件按以下规定，“任命”和“免去”为照体四号、顶格书写：任命和免去的内容另起行空两格书写，格式与正文致。（九）附注：公文如有附注（需耍说明的其它事项），应当加括号标注：标注内容用“小四号”、“宋体当正文中出现引用制度、规章名称时，出现“（试行）”字样均采用“小四”“宋体”。（十）附件：公文如有附件，应当在正文之后、落款之前注明附件名称和顺序。附件是正文的补充说明部分，要与正文一起装订或发送：正文
11、、附件如需同时送其他领导或单位，应用抄送形式。第五节发文管理第12条发文管理权贵划分:公司级文件：根据公司有关批复或出具的指导性意见，向各部门、各公司传达贯彻公司精神与政策，执行执委会等专门委员会及史他公司级会议审议通过的制度及决议、实施管理措施、指导、布珞和商洽工作等，将由相关业务部门拟稿，通过文件制订、修订评审表（参见附件2）经主管领导审核，进行逐级签批。副总裁或相关被授权人员有权在其业务范围内签批公文。文件卜.发引发的贵任由最终签批人承担。部门级文件：用于部门间工作沟通、联系业务及向下级单位下达工作指令等,所发文件内容须与公司的有关要求及方向保持一致，并由最终签批人承担相关贵任。第13条
12、发文管理指制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印（或编号、套红、清稿）用印（用章）发送等程序。（）拟稿：非公司各部门业务范围的综合性重要文件，由总裁办负贡拟稿；凡内容底各部门业务位图内的文件，由各部门负责拟稿：两个及以上单位联合行文，由主办雎位负货拟稿。1、文稿必须符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策：符合公司的章程及有关规定。2、文科必须情况确实，观点明确，表达准确，结构严谏，条理清楚，字词规范，标点正确。3、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（二）核稿：以公司名义发文，由公文发起部门的负资人及主管领导核稿:以部门名义发文，由部门负货人核稿
13、：相关单位联合行文，由主办单位负货人核稿。核稿的玳点是：内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无至免或矛盾：涉及其他单位的问题是否协商一致；文种使用是否妥当；文字表达是否准确，格式是否规范：是否符合行文规则和拟稿的其它要求.（）会签：联合行文情况，由联合行文的部门负贲人会冬后，再报送有关领导签发。（Pq）签发：以公司名义行文，由猿事长、总裁、副总裁或相关被授权人m卷发：以董事长、总裁名义行文，由其本人签发；以公司各部门名义行文，由公司主管领导签发（无主管领导的由部门负货人签发）：相关单位联合行文，由主办单位的主管领导答发（主办单位无主管领导的由另一联合行文单位主管领导答发，均无主管领导的
14、由主办单位负成人签发）。I、经董事长书面授权同意，专业事项文件可由被授权人签发.2、文稿经签发后即成定稿，原则上内容不得再做修改。若确需修改，需征得签发人同意。3、书面签批公文，应使用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠箔等。（五）缮印：以公司名义行文，由总裁办负货打印：以各部门名义行文，由各部门负责打印：相关单位联合行文，由主办单位负货打印.（六）用章：以公司名义行文，由总裁办负资盖章：以董事长、总裁名义行文，由其本人或印章授权保管部门用章：以公司各部门名义行文，由各部门加盖本部门印章：战台下发的公文，联合发文单位均须加盖印章,印章顺序应与行文主办单位顺序相吻合，主办单位顺序由左
15、向右依次排列.（七）发送：以公司名义书面行文，由总裁办负货发送：协同办公系统系统行文，由发起部门负贡发送：以各部门名义行文，由各部门负货发送：相关单位联合行文，由主办单位负贡发送。1、公文发送必须使用发文登记表3（附件3）记录领取人姓名、份数及时间。2、书面文件装订时,按顺序双面打印,在文件左侧.距文件顶和底三分之一处各装订订书钉一枚，并确保不即响阅读。第14条发文办理时限：般文件根据工作需要、时效性完成拟稿、核稿：时效性较强的公文（如会议纪要）须在8工作小时内完成拟稿、核稿.文件签发后应在1小时内完成缮印、用印，1小时内发送。第15条为使发文有备可查、完善存档工作，所有以部门名义卜发的正式公
16、文须由签发部门保存一份纸质文件存档，公司级文件及协同办公系统办公系统存档由总裁办档案管理员负责。第16条公司协同办公系统办公系统发文，以本办法为执行标准：发文流程按行文级别选择使川第六节收文管理第17条收文管理指收到公文后的办理过程，包括审核、格收、登记、处理、催办、归档等程序。（一）审核：是指对文件格式、错别字等初审（仅限于内部文件），不符合要求的予以回退、记录处理。一般由公司或各部门公文收发员负责。（二）签收登记：签收是指收到文件后在发文雎位的发文登记表3上签字确认，登记是指将收到文件的时间、发送人等信息在6收文登记表（附件4）记录：一般由公司或各部门公文收发员负责。I、按类别建立收文登记
17、表，随时发生随时登记，每一年完成一次归档。2、类别可分为内部文件、外来文件，并根据各部门、各公司实际情况逐级细分。（三）处理：是指对来文的事项进行传阅（转发请示、处理、落实等。报送至公司的文件（包括外部文件）由总裁办填写文件处理单（附件5）逐级审批处理：报送至各部门的文件由相关部门填写6文件处理单逐级审批处理。I、对因内容表述不明确、资料不齐备或不具备批示条件的文件，收文部门在说明理由和依据后有权拒收、退回。2、所收公文均须及时送单位或部门负击人阅示.如遇紧急事件，单位或部门负责人出差无法阅办时，总裁办应电话请示，并根据其批示转交具体责任人承办。3、遇承办人出差或其他情况，在没有授权的情况下，
18、所属承办单位行政人事部门应在以上规定时间内电话说明情况，根据承办人口头指示予以转达，但事后须提请承办人追加签字确认。如有授权，则由被授权人履行职贵。（四）催办：送领导批示或交有关部门办理的公文，总裁办要负贡催办，承办人或阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈总裁办，以备案钱阅。当办理事项工作进度与时间不匹配或已到期未完成的，应转入专项督查催办程序。（五）归档：是指事项办理完毕或文件传阅完毕，文件分门别类按年度立卷入柜、入库保管或制作媒体（如光就、磁盘等）档案入柜保管。I、协同办公系统系统行文，除执行本6办法第20条相关规定外，其他归档资料可不必保存纸质文件，但须在协同办公系统系统上建立文档目录并有
19、序归档，或以半年期为间隔，另行制作光撇或其他介质媒体文档；但公司级、部门级红头文件须由公司档案管理员、部门档案员分别归档纸质文件。2、归档文件资料包括目录（收文登记表）公文、发文登记表、文件处理单等文档。3、目录置于存档资料之前，公文按类别、时间唤序排列.4、每年1月底前完成上一年度公文资料的整理、存档工作。第18条公司有明确规定办结时限要求的公文，按照有关规定办理：无具体办结时限及主送机关的，由总裁办按以下规定办理：（一）一般公文，总裁办应在签收时刻起4个工作小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后2日内做出批更（对卜级的书面谙示等批注意见、答熨）。（二）加急公文，总裁办应在签收时刻起2
20、小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后一日内做出批复或反馈。（三）特急公文，总裁办应在签收后立刻转呈有关领导,承办人须在收到转呈公文后即时做出批发或反馈。（四）领导批身后，加急公文和特急公文需即刻反馈来文埴位，一般公文应在批纪后当日予以反馈。（五）对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，造成公司领导或主办部门无法决策、批第的，审批部门有权不予批更，但须在收文一日内与报送单位进行沟通，要求其对文件内容进行补充、完善，文件处理流程同时终止：被要求重新上报或补充完善的文件，视同文件潦程重新发起，由此造成的工作延误等相关责任由文件呈报单位承担。第19条号虐到公司实际情况，公司范闹内的往来行
21、文包括但不仅限于该公文种类，对手公司专有文本如各种审批单、签阅表等涉及签批的文件,亦受有关转呈和办结时限的限制。第七节其他规定第20条公文被撤消，视作自始不产生效力：公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。对被撤消和被废止的公文，发文单位应负责于一周内予以回收、销毁。协同办公系统办公系统文件的撤消和咬止受系统软件限制，一经撤回即视为文件撤消，并通过“协同”对己接收的单位、部门进行说明。第21条部门合并时，全部公文应当随之合并管理：部门撤销时，全部公文应交于总裁办管理。工作人员调离工作岗位时，应将本人哲存、借用的公文移交、退还被调离部门。第21条因工作需要接触到“绝密”、“机密”级公文的人员，须
22、严格履行保密货任和义务。第23条机密公文只能打印份，发送“机密”级的公文，必须由起草人送有阅文资格的人员即时签收阅览、即时收回。秘密公文按审阅人数打印，发送“秘密”级的公文，原则上由收文者本人签收，本人不在时，可由其指定的专人代收，但必须由有阅文资格的人或其指定人员妥善保管.协同办公系统行文，绝密、机密类文件需在文件制定、修订评审表中标注，并由公文收发员单线发送。第24条任何人都不得发印、摘抄绝密机密”级公文。第30条各部门保存的没有归档和存隹价值的公文，经过主管领导和总裁办批准，以一年为期定期销毁。销毁公文应进行登记。第八节罚则第25条各级总裁办负员本名办法的培训及公文的管理工作，未有效履行
23、职责的，可由所在公司或上级总裁办给予警告、通报、处罚。第26条培训后各部门仍未严格执行本4办法的，视情节严重由总裁办提请公司给予警告、通报、处罚.第27条发文部门所发文件未到总裁办备案、也未及时提交归档的，由发文部门承担成任。第28条公文执行情况作为各部门、各公司的年度执行力检查、业绩贡任书考核事项之一，由总裁办评价统计执行情况。第29条总裁办没有按规定时限转呈而延误批史时限的，或者因公文批星后总装办没有按规定时限下发的，公司将对责任人和总裁办负货人进行处理；除有其他办结时限规定的公文或者不具备批更条件的公文外，对因批办者原因导致没有按规定时限进行批更，被谙示事项将被默认为自动生效，由此所导致的一切后果由批办者负责.第30条对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，审批部门不予批星造成文件流程终止的，由文件上报部门承担相关货任。但审批部门未能在收支一日内要求对方补充、完善文件内容，导致文件修改滞后的，相关责任由审批部门承担。第31条针对公司下达的指令性文件或限期完成的工作任务，对因执行单位工作效率低下、前期工作开展滞后、上报请示不及时等原因造成工作延误、错过圾佳办理时机的，公司将根据实际情况追尢相关人员的货任。第32条本办法中“公文模板”以电了版形式发放。第九节附则第45条本办法由公司总裁办负货解择、修订。第46条本办法自发布之日起施行。第47条附件
