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1、公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度.一、.总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。-）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营
2、活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。.三、术语和定义I、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3、收集
3、、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料：4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作；5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通：6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员1、负贡在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门；2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；3、负责本部门文件资料或合同复印件的口常收集、标识、贮存、保管、利用、归档：4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。（三）各部门主管人员1、批准对闩己部门资料或合同复印件的处置。（四）总经理1、负责
4、对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序（一）档案资料的收集1、各部门相关人员负贡对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录；2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政部门移交；A、归档范围及移交时间B、档案资料的标识（五）档案交接1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写档案移交清单,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。（六）档案移交公司的流程1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单：2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对：3、档案完整、齐全
5、且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。（七）档案保管1、档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊：b）档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅：c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用：d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改：e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。（八）附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资
6、料管理制度（备用）1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购；2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购：3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管：4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续：5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存：6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、文件（合同）管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表单位档案管理制度第一章：总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理，推动资
7、料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展。本制度的制定和实施，遵循中华人民共和国档案法及其他相关法律法规和管理制度的要求，并参考行业标准和内部管理实践。第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作。第三条术语和定义1、文书档案：指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录，包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等。2、档案保管期限：各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限。第二章：文书档案管理的组织与职责第四条职责分工1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存；2、
8、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保管所属部门或项目的标准化、规范化文件；3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检杳职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。第三章：文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期。3、立卷存放需要按照一定的秩序进行。4、文件审核完成后，应及时移交至归档室或其他保管7 .公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。
9、8 .本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。9 .反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。10 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。2 .文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。3 .与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。4 .不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。5 .
10、绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。6 .填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔，字迹要工整、清晰。7 .文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。2.档案编号标识:举例示意：R1.-01-2020-04-001IIII（顺序号）（月份）（年份）（二级类别）:案卷号三；1.月份号：J1.年代号II:分类号目录号（一级类别）第四章档案保管第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙i1.1.行政部统一负责管理,未经授权任何人不得私自使用。第十条定期对档案进行检查，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防毒等工作。第十一条建立公司档案索引表，结合档
11、案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。第五章档案借阅第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案借阅”审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知，经核查后，取出该项档案复爱印件，将档案复印件交与借阅人员。第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时，必须经过董事长的授权且只能借阅与工作相关的内容。绝密、机密档案职能在档案室内查阅，禁止带出档案室。第十
12、八条档案借阅人员必须爱护档案，要保护好档案的安全与秘，密。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、熨印、摄影、转借或损坏。第十九条交还借阅的档案时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。经行政部核查无误后，档案即归入档案夹。第二十条外部单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经董事长批准后方能借阅，不能把档案带离档案室。绝密、机密档案资料不允许借阅。第二十一条外部单位摘抄卷内档案时，应经董事长同意，对摘抄的材料要进行审查签字。第二十二条借阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关的档案，应经总经理同意。第六章档案销毁第二十三条每年更换档案时，已到保存期限的档案给予销毁。销毁前应做
13、好销毁档案明细表呈送董事长审批，并于附注栏内注明销毁口期。第二十四条保管期限届满的档案文件中，部分经核定仍有保存参考价值的文件，行政部应在档案目标上注明保留文件，并注明其他部分销毁的口期。第二十五条对于已失去作用的档案应进行销毁。销毁档案材料时要认真鉴定，确保所销毁的档案材料已列册登记。第二十六条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。第七章附则第二十七条本制度由行政部负贡制定，其解释权与修改权归行政部所有。第二十八条本制度经审批下发之日起实施。附表：附表1：档案分类编码表附表2：档案索引表附表3：档案借阅登记表附表4：销毁档案明细表档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管
14、理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况,特制订本档案管理制度.第二条公司设餐档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：1、负货公司档案和工程资料的收集、整理、分类、签定、保管、统计、立卷归档等：2、负贡公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进：3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；4、负交档案提供利用服务：5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密.第三条档案按照记述
15、内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设：按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等：按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负贵人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。2,项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档.3,会计档
16、案在会计年度结束后,哲由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统向公司综合管理部档案室归档。4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。5、声像、实物档案，在产生后及时归档。6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整.2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰：案卷排列方法必须致，并保持案卷之间的联系。3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。4、各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档
17、份数。第六条档案的利用1,档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。2、档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动r解公司各项工作，搞好档案提供利用。第七条档案保管期限的划分及鉴定1,档案管理员须根据各类档案管理细则中的归档范圉和保管期限表3确定档案的保管期限及档案的价值。2、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年.3、对公司有长远利用价值的档案须永久保存。4、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存.5、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第八条档案保密规定
18、1,严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说,不该看、记的材料不看、不记。2、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单.3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。6、公司档案由专人负讲管理，非管理人员不得进入，卜班前必须把借阅的档案资料入库。7、发现档案丢失，损坏要及时报告。第九条档案查阅、借阅规定1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负货。
19、2,因工作需要，查阅档案资料时，必须填写档案使用登记表及调阅单,写明杳阅人身份、杳阅目的及杳阅文件，方可查阅。包阅监要档案资料，需经档案主管部门负货人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。3,档案资料一般情况下仅限公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。4、复印档案资料需填写档案使用登记表3,机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。5.档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写G档案使用登记表，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意
20、后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期.应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时傕还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。7、借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的贪任。8、借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追杳，也要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的贡任。9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在档案使用登记表
21、Jt填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第十条档案室管理规定1、档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。2、档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据.3、要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补.4、要认其落实防火、防盗、防生、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有击物体等八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。5、档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品.6、下班前或节假H,要认其检杳，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。7,认班办理档案入库和查阅、借阅登记手续。8、案卷归还后，及时放回原处。9.每年定期对室内档案进行次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。第十一条档案销毁规定1、按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须维续保存的档案，应予以捐毁。2,销毁时必须填写档案销毁审批表B,实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人卷字、监毁人卷字、档案主管部门负贲人审核、分管领导批准后，进行销毁。3、严禁将销毁档案转做其它用途.4、档案销毁清册需归档，并长期保存
