《单位档案管理制度参考模板精选5套.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《单位档案管理制度参考模板精选5套.docx（15页珍藏版）》请在课桌文档上搜索。
1、公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度.一、.总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。-）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营
2、活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。.三、术语和定义I、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责（一）行政部门1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3、收集
3、、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料：4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导公司的档案管理工作；5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通：6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。（二）其他各部门相关人员1、负贡在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门；2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；3、负责本部门文件资料或合同复印件的口常收集、标识、贮存、保管、利用、归档：4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。（三）各部门主管人员1、批准对闩己部门资料或合同复印件的处置。（四）总经理1、负责
4、对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序（一）档案资料的收集1、各部门相关人员负贡对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录目录；2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交目录每季度向行政部门移交；A、归档范围及移交时间B、档案资料的标识b）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；c）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等：d）本公司领导的批示、指示等：e）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等：f）反映公
5、司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘g）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报：h）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料：i）本公司干部任免的文件材料,、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；j）本公司发布的各类广告、宣传材料；k）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等：1）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；m）财务档案资料；n）各种实物档案；o）其他具有利用和保存价值的文件资料。（三）档案资料的归档要求1、归档的文件资料
6、必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全：2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件；4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作；5、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旅、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。（四）档案资
7、料的归档时间1、即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a）公司规定的密级文件：b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c）合同、协议书等正本及过程资料；d）公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料：C）其他认为需要即时归档的资料,、2、定期归档a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部：b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；3、电子声像档案的归档a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归：b）一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管：c）每年三月底前必须向行政部移交上一年度的
8、所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。（五）档案交接1、部门内档案交接部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写档案移交清单,由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。（六）档案移交公司的流程1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单：2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对：3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。（七）档案保管1、档案编号a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊：b）档案分类各级名称经确定后，应参照档
9、案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅：c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用：d）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改：e）建立档案目录存于案卷盒内，便于查阅。（八）附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资料管理制度（备用）1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购；2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购：3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类
10、编号，统一保管：4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续：5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存：6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、文件（合同）管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表档案管理制度（试行）第一章总则第一条目的1.为r规范公司档案管理工作，特制定本制度。2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。第二条管理部门1 .公司档案管理工作由行政部负责，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存竟印件。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负责人同意后妥善保
11、存，行政部以复印件归档。2 .公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。3 .各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。第三条适用范围本制度适用于各类档案管理。第二章文件收集及归档第四条档案收集范圉1.重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。4 .上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。5 .本公司对上级机关的请示与上级机关的批熨。6 .公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。7 .公司的各种工作计力J、工作总结、工作报告、统计报表等文件。8 .公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。9 .公司干部任免，员工的
12、工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。10 本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。11 反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。12 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点3、负贵档案管理的各项规章制度和业务标准的制订：4、负贵档案提供利用服务：5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设：按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等：按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案
13、等。第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负货人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。2、项目开发建设工程类档案由项目负贡人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。3,会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。4、人事档案在员工面职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。5,声像、实
14、物档案，在产生后及时归档。6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。2.归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清烧、归类准确、组卷合理、编目清晰：案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系.3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。4、各类文件归档一般一式一份，比较垂要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六条档案的利用2、因工作需要，瓷阅档案资料时，必须填写档案使用置记表及调阅单.写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字
15、同意后方可在档案管理人员的监控范围内隹阅。3、档案资料一般情况卜.仅限公司内部人员查阅使用。如外景位、个人杳阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控能围内杳阅。4、发印档案资料需填写档案使用登记表，机密档案资料由档案管理部门负货人签字同意后方可笑印.5、档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写档案使用登记表，写明用意，经借阅人部门负贵人和档案管理部门负费人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手
16、续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。7.借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密.如发生上述情况要追究借阅人的贲任。8、借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负员及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司聘追究有关人协的贡任。9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人i对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在档案使用登记表上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误,及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第十条档案室管理规定1、档案室实行专人管理，非管理人员
17、未经许可不得入内.2、档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，杳找有据。3、要爱护档案,在整理、搬移、上架和提供利用过程中,要轻点轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。4、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。5、档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品，6、卜班前或节假日，要认真检杳，以防事故发牛.离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗.7、认我办理档案入库和查阅、借阅登记手续。8,案卷归还后，及时放回原处。9、每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理枳累资料。第十一条档案销
18、毁规定1,按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。2、销毁时必须填写档案销毁审批表，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案料毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负货人审核、分管领导批准后，进行销毁。3,严禁将销毁档案转做其它用途。4、档案销毁清册需归档，并长期保存档案管理制度1、目的1.1为门川强对集团及各分子公司档案的管理促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。1.2本办法适用r集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1
19、机要室负责对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理：监督、检查本办法的施行情况.部门资料由部门领导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。2.2档案的分类2.2.1般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案。2.2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以Jt档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应典档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2.3.I人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2.3.2级档案管理程序及
20、说明（如图示）：3、工作流程3.1档案立卷、归档3.1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3.1.2立卷归档的时间3.1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后原件应及时交存机要鸵由机要室负贡外来文件的统登传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件备查。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。3.1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管“31.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质
21、证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。3.1.3立卷归档的要求3.1.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清梵，案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。3.1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷股序号，案卷目录一式两份移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用.3.1.3.2.4填写案
22、卷一律用碳素黑色卷禁止用圆珠塔或钳浴字迹应清楚、准确。3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接档案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必真实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备：3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准：3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归
23、档要求的，由移交部门负贡完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料：3.1.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准：3.14.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷堆独编号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角：双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸折叠后页号一律编写在右下角：3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负货人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需耍可提供电子版）。3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件
24、应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210min）,图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蕊晒图，竣工图应是新蓝图）；3.1.4.8.2用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成M幅面，图标栏耍露在外面；3.1.4.8.3所有竣工图均应加竣工图章:3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.2档案的保管3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负货保管。3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排
25、列和编号。档案管理人足要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、亚印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自豆印。私自复印者，公
26、司查证属实后给予行政处风逊期不归还者,档案管理人i应及时催收.如延长借阅时间，须办理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。3.3.3.2档案室要坚固，保管设备要符合保密要求.3.3.33经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理人员丢失或报自提供泄南机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追究刑事责任。3.4档案鉴定和移交3.4.1 集团机要室及各部门、分子公司档案管理人员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。3.4.2 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由相关业务人员共同鉴定。失去保存价
27、值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字.3.4.3 档案移交需严格按照制度规定，定期移交。移交的档案应保留一份熨印件以偿查考。3.4.4员工离职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档。4,考核标准4.1 财务及人事档案由部门自行管理。其他部门档案管理人员应定期把公司及重要级别资料移交机要室保管，如不按时移交的单次处罚100元至500元。4.2 各方签章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，逾期不交者，单次处罚100元至500元.4.3 集团及各分子公司人员离职时，必须在办完档案移交手续后方可离开。如遗失未交存的，视其档案资
28、料的重要程度，单次处罚100元至500元，I可时待其补齐档案资料后方可办理离职手续。4.4 罚款从当月工资中宜接扣除。5、其他及附件5.1 档案管理人员应积极开展档案编研工作，积极配合集团相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。5.2 档案借阅审批表以通用版的内部事务审批表代替，档案使用审批表以用印审批表代竹。5.3 本制度由办公室负贵解糅，各分子公司参照本制度执行，根据管理需要可制定公司内部管理实施细则，但不得与本制度内容发生冲突。5.4 4本制度由办公室、综合部负货培训，办公室与集团法务审计中心负货监督执行。5. 5本制度自颁布之日起施行。6. 6本制度所附文件是本制度的组成部分。6、编号管理6.1 合同协议由集团及各分子公司机要室统一编号管理。7. 2部门文件由部门指定人员统一编号管理。7、本规范由集团办公室负责解狎.与集团档案管理制度一并颂布施行.
