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1、湖北XX大学关于做好我校XX届本科毕业生学籍档案归档及邮寄工作的通知各学院：毕业生档案整理和转递工作，是毕业生就业派遣工作的重要环节，事关毕业生的切身利益。根据关于印发湖北XX大学学生档案管理办法的通知文件精神要求，现将我校XX届本科毕业生档案整理和转递工作有关事项通知如下：一、档案整理时间各学院在7月X日前整理好档案，移交学校招生就业处后统一邮寄，联系人：X老师，Xo二、档案材料的归档1 .高等学校毕业生登记表（一定要盖学校公章）2 .大学成绩单3 .全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（报到证白联）（国内全日制升学除外）4 .高中档案5 .各种获奖材料、党员材料（注意区分党员材料和入党积
2、极分子材料，如果只是入党积极分子就不能在档案袋封面“党员材料”上面划J,只能在“其它”上面划J）、团员材料6 .湖北XX大学学籍卡7 .湖北XX大学学士学位授予决定书8 .档案材料转递通知单及其它三、档案的装袋与封口L档案整理的整个过程要认真仔细，不能张冠李戴，最好以“学号+姓名”的方式标注，特别注意同名同姓不能装错。2 .封口时再检查一遍封面与内容是否相符，封口后贴上密封条，并在密封条上和下面骑缝处上盖好章（必须是湖北XX大学的公章）；3 .EMS快递面单上也要盖上公章（快递面单是背胶的，只要撕掉最底层的涂硅保护纸，直接粘贴在EMS信封贴面单处）（见示例）；4 .EMS邮寄信封袋封口加密封条
3、并加盖公章（见示例）；5 .如果缺高等学校毕业生登记表、大学成绩单和就业通知书（白联，国内全日制升学除外）三项中其中一项，其档案不能寄出，并在档案袋上用铅笔记载好所缺材料。四、档案材料的分类整理1 .请严格按照学校下发的档案数据库的数据分类（A4纸，注意表头说明），并按照协议书号顺序由小到大整理好，填写好移交单附件1,移交前先联系张老师。2 .在人才市场做代理的，要按人才市场的要求整理，如：XX省人才，XX市人才和XX高新区人才必须有个人编号等；3 .认真调阅考取研究生的调档函，部分院校需在EMS信封袋贴上调档函上的回单；4 .升入本校研究生的档案，请各学院自行移交到毕业生录取学院的研究生档案
4、保管部门;5 .因招生就业处档案室已经撤销，缺材料无法转寄的毕业生档案请各学院自行妥善保管。五、档案邮寄地址由学校招生就业处统一打印档案袋贴条和EMS快递面单。六、其他注意事项1 .档案材料转递通知单的填写：上联是存根，按要求填写，撕下留在学校；中联是转递通知单，要核对档案材料认真填写；回执是接收档案单位填写并寄回。2 .档案的查询：学校预计7月X日左右以后邮寄毕业生档案，请毕业生大约于9月上旬登录就业信息网查询EMS单号（注意EMS查询期限为一年之内，即XX年7月至202X年7月。）3 .按照要求，我校毕业生档案由EMS快递转寄或者专人送达，原则上不允许毕业生自提。如有特殊原因毕业生需自提的，请毕业生填写毕业生档案自提申请书（学校就业信息网-办事指南-常用下载栏目下载）且必须由本人办理。招生就业处XX年7月X日
