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1、管 理 信 息 系 统,Management Information System管理信息系统案例,1、项目背景,某副食品销售公司管理信息系统开发案例系统规划阶段,某企业是一家内部分工简单，业务流程短促的中小型贸易企业。长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力、奶糖等的销售和供应。随着企业的不断发展，不仅经营国内品牌产品的销售，而且为国际上知名品牌代理其产品的销售。企业经过近几年的奋斗，在副食品专营方面已具有较大规模，业务的范围已突破原有的地域范围，形成以总部所在地为中心的省际辐射，业务量和顾客数都扩大到以前的数倍。企业在快速成长的同时，对企业组织结构设计、业务流程的规划、各种数据存储和应用提出了
2、新的要求，旧有的模式已不能再适应企业迅速发展的需要。随着业务的开展和市场竞争的加剧，企业的高层领导也意识到企业内部管理存在一些问题，信息技术的发展和普及应用给管理者带来了希望。他们希望通过信息化的建设改变企业的现状，能对市场机遇做出快速反应，给企业带来更多的利润。,2、企业现状,系统规划阶段,根据初步调查，目前企业拥有少量计算机，大多数工作人员对计算机的操作知识知之甚少，企业没有采用任何管理信息系统，基本工作大多由人工完成，计算机仅仅进行文字录入、处理，导致工作繁琐、重复性大，企业发展滞后。计算机在企业的主要功能停留在核算统计方面，无法应用到各个管理部门，即无法实现数据的共享。企业的业务流程中
3、各个环节几乎都是手工操作方式，数据量大，使得工作人员工作量大，并且容易出现差错，效率低下。另外，企业是凭借单据实现部门间的作业顺序、业务关系，单据一般由顾客传递，使得顾客要在各个部门间奔波，客户满意度较差。企业现在的财务部与结算科的职能边界不清晰，容易造成权责不明确，在销售分析和核算上容易出现差错。由于整个业务流程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及时的传给高层管理者，造成信息滞后，不利于决策者进行准确的市场判断决策，无法适应市场的瞬息万变。,3、开发原因,系统规划阶段,基于上面的企业现状可知：企业的主要问题是手工操作致使工作效率低下，经济效益不高。许多繁琐、经常性、重复性的工作本可以用计算
4、机解决的问题却困扰着工作人员，浪费了大量的人力、物力和财力。企业规模的不断扩大，企业业务逐渐增多，各个部门的工作人员工作量就会加大。该企业销售完产品后，没有提供相应的售后服务，由于数据处理都由人手工操作，资金方面没有合理计划，拖欠款的情况没有能得到即使有效的控制，影响资金周转。这样企业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就会更加激化，企业的发展迫切需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及企业未来发展。,3、开发原因(续),系统规划阶段,在对该公司原系统的运行、实践进行初步调查，发现原系统计算机的应用只是收集、存储了不少销售、仓储等信息，但都是以WORD文档的形式存储的，其功能仅停留在
5、查询、统计、打印报表等一般功能，而没有充分利用其丰富的信息资源为企业服务。在企业领导的支持下，为加强企业营销管理，开发一个对企业销售情况进行全面管理的管理信息系统已势在必行了。目前，企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素。如企业内部有少数精通计算机硬件的高端人才，为信息系统的管理应用提供了前提；企业还拥有几十台计算机以及系统安装的硬件资源，企业领导和大多数员工的配合支持；系统开发应用潜力很大；系统的应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来，改善了企业内部组织管理，使企业内部信息流和物流畅通无阻，提高工作效率和经济效益，促使企业进一步发展。,4、项目目标,系统规划阶段,销售管理信息系统是为
6、了适应企业综合管理的需求，改变企业现有的管理模式，加速企业管理的自动化、标准化和科学化，而建立的一个整体性的销售操作系统。它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高企业各方面的效益服务。系统的总目标是：用信息来支持企业的决策和企业的业务操作，用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式，提高业务处理效率。具体如下：,（1）改变过去手工操作，建立计算机系统操作，更加快捷，做到高效率。公司市场、开票、结算、财务、仓储等部门全部实现自动化管理。（2）公司在本系统的支持下，能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的目的，尤其是商品存储这一块，能够大大降低公司运作成本，取得最佳效益。（3）运用分布式的
7、微机网络，避免以往信笺传递时所耗的时间，提高工作的时效和针对性，有助于提高领导的决策，减少失误。（4）能够及时了解库存情况和销售情况。（5）通过对市场销售和市场需求分析，制订和调整公司销售计划。,4、项目目标(续),系统规划阶段,1、组织结构调查,系统分析阶段（一）现行系统的调查,2、管理功能调查,系统分析阶段,3、业务流程调查,系统分析阶段（二）现行系统的分析,服务方面：企业的顾客从同一地区扩大到省际之间，原有的手工销售系统需要顾客较多的配合，给顾客造成了很大的不便。在“顾客就是上帝”的今天，这显然是不合适宜的。,效率方面：原有系统流程仅仅注意销售的业务处理，对起辅助作业的库存处理的管理力度
8、不够。在仓管部门中，职工职权分配不明确，工作效率不高，没有对仓库的存储空间进行有效利用。而且，采购货物的不及时减少了企业的订单数量。仓库部门的低效率明显落后于整个销售系统，造成了人员及企业资源的浪费。,决策方面：手工报表制作费时，降低了时效性，而且在繁多的登记账本和分析统计中，极容易出现人为的错误，在账本中查询企业所需要的信息的时间过长。人工对统计资料进行分析的难度较大，而且准确率不高。,分工方面：各部门的分工不均衡，财务部要花很多时间在销售分析上，企业只有财务部和经理了解企业的销售情况，而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很了解。,市场方面：面对越来越大的市场，过去在家等客户上门
9、的销售模式受到了冲击，对于贸易型的企业，销售更是它的生命，企业在组织结构上要做相应的调整。,（三）新系统的逻辑方案,系统分析阶段,1、新系统的组织结构图,（三）新系统的逻辑方案,系统分析阶段,2、新系统的管理功能图,3、新系统的业务流程,（三）新系统的逻辑方案,系统分析阶段,4、新系统的数据流程图,新系统的顶层数据流程图,新系统的第一层数据流程图,新系统的第二层数据流程图,（三）新系统的逻辑方案,系统分析阶段,5、数据字典,1）数据项描述数据项编号：I01数据项名称：顾客号别名：顾客代码简述：某一顾客的代码类型及宽度：字符型，4位取值范围：00019999,数据项编号：I05数据项名称：银行帐
10、号别名：银行帐号简述：用于公司与顾客进行非现金结算时，提供的代表本公司在银行收支情况的号码。类型及宽度：字符型，18位取值范围：454921500000000000454921510000000000,2）数据结构定义数据结构编号：DS02数据结构名称：顾客订货单简述：顾客所填顾客信息及订货要求等信息数据结构组成：订货单标志用户情况商品情况,数据结构编号：DS10数据结构名称：采购单简述：所需采购商品及相关信息数据结构组成：商品代码商品名称规格单位数量单价金额,3）数据流定义数据流编号：F02数据流名称：入库单简述:采购员把购买来的商品入库时所填写的单据数据流来源：采购处理数据流去向：入库处理
11、数据流组成：入库单编号商品代码商品名称商品单价入库数量入库日期数据流量：约10次/月高峰流量：约15次/月,4）处理逻辑定义处理逻辑编号：P3处理逻辑名称：结算处理简述：结算销售金额，并出提货单输入的数据流：发票，订货单处理描述：根据发票和订货单，结算销售金额，并开出提货单用于出库处理；并登记销售数据。输出的数据流：提货单，销售统计报表处理频率：50次/日,5）数据存储定义数据存储编号：F03数据存储名称：库存帐简述：记录商品出入库数据的明细账数据存储组成：日期商品代码商品名称入库数量销售数量库存数量,6）外部实体定义外部实体编号：S01外部实体名称：供应商简述：企业所销售商品的供应者输入的数
12、据流：采购单输出的数据流：提货单,（三）新系统的逻辑方案,系统分析阶段,6、新系统的逻辑结构,1、总体设计,（1）硬件配置：8台台式计算机，要求CPU：P4，主频2.0GHz；内存：256MB；硬盘：40GMB；显示器及显示卡：彩色VGA，分辨率不低于1024768，64位PCI接口，缓存1MB以上；软驱：1.44MB；CD-ROM光盘启动器：40倍以上。另外，需配置打印机4台；条码阅读器1台。这些基本配置公司现已具有。（2）软件配置：系统采用Microsoft企业的Windows 2000 Server和Windows 2000 Professional。数据库管理系统采用微软企业的SQL
13、Server 2000.开发语言采用Delphi6.0。（3）网络配置：构建局域网，采用星型网络拓扑结构。（4）系统模式：采用基于客户端和服务器端的C/S结构。,系统设计阶段,2、数据库设计（1）E-R模型,供应商表（供应商号，供应商名称，联系电话，地址，帐号）顾客表（顾客号，顾客名，联系电话，地址）商品表（商品号，商品名，单价，数量，计量单位）职工表（职工号，职工名，性别，年龄，工资，职务）仓库表（仓库号，仓库名，地址，电话）购买信息表/销售合同（合同号，顾客号，商品号，单价，数量，金额，订购日期）供应信息表（供应商号，商品号，单价，数量，采购日期）入库信息表（入库号，仓库号，商品号，日期，
14、数量）发货信息表（发货号，职工号，顾客号，合同号，日期）付款结算表（结算编号，职工号，顾客号，合同号，发票编号，数量，金额）,（2）关系模型,3、代码设计,（1）顾客代码设计 顾客代码的含义如下表,例：某顾客代码135010012的说明：原代码：1 3 5 0 1 0 0 1 权因子：1 2 3 4 5 6 7 8（算术级数法）乘积之和：16150500835模：11 35/11=32校验位：2因此代码为：135010012,（2）供应商代码设计,（3）商品代码设计,系统设计阶段,4、新系统的功能结构设计,5、功能模块处理过程的设计,1）IPO图,2）处理流程图/程序流程图,6、输入、输出及界面设计,客户基本信息输入界面设计,销售月报表,
