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1、学院物资设备采购管理办法（试行）第一章总则第一条为了加强对学校物资设备采购工作的管理，规范采购行为，提高资金使用效率，根据采购法和招投标法及有关法规和高等院校物资设备采购管理办法（试行）、高等院校物资设备采购管理办法、部门集中采购管理办法（试行）、省级单位集中采购管理办法的有关要求，并借鉴其他高校物资设备采购管理的制度和经验，结合我校实际，制定本办法。第二条各部门使用学校资金、自筹资金、贷款、接受捐赠资金采购的物资设备均适用本办法。使用上级拨付的专项资金及其他类型的财政性资金，若资金拨付时规定了采购方式的，以上级规定为准，若没有规定采购方式的按本管理办法执行。第三条学校的物资设备采购工作应遵循
2、“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则，选定符合使用要求、性价比高的物资设备。第四条各项采购工作必须遵守国家法律、法规及学校的各项规章制度。参与采购的各业务主管部门和监督部门都要自律规范、各尽其责、主动配合，协调支持，努力提高工作效能。第五条参与采购的工作人员要以对学校利益高度负责的精神，力求节约、杜绝浪费、清正廉洁、高效履行职责。第二章采购活动组织机构及工作准则第六条学校成立物资设备采购工作领导小组（以下简称采购领导小组）统管、安排采购工作。组长由学院院长担任，副组长由主管资产管理工作的副院级领导担任。采购领导小组成员单位由资产管理处、监察审计部门、财务处、资产使用部门
3、等部门组成。根据不同的物资设备采购项目具体需要,可吸收相关职能部门人员、有关技术人员、工会职工代表等参与。采购领导小组在组长、副组长领导下开展工作，主要职责是：审定学校物资设备采购工作的规章制度；审定学校物资设备采购计划和年度总结；审定学校物资设备采购项目的合同；对学校物资设备采购活动进行监督；对采购管理办公室工作进行指导；对纠纷进行调解处理；处理学校物资设备购置中的投诉事项。第七条采购领导小组下设采购管理办公室，该办公室负责日常工作，办公室设在资产管理处，具体负责物资设备采购申购计划的评估、方案论证、市场考察、采购实施、合同签订、检查合同履行情况、保存相关档案资料等工作。参与采购的各部门及其
4、代表主要职责如下：（一）、采购管理办公室：1、贯彻执行学校物资设备采购的政策、制度；2、组织审核、论证、优化相关部门提出的物资设备申购计划，并负责组织立项实施；3、负责学校物资设备采购的标书、合同及相关文件的制作；4、代表学校与供货方签订物资设备采购合同；5、代表学校配合好上级单位组织的其他形式的采购活动；6、负责组织有关部门对物资设备的采购活动进行监督,督促供货方按合同提供售后服务；7、收集整理市场信息、资料，并为全校提供相关信息咨询服务；8、采购管理办公室的成员及参与采购的各部门成员，都必须对本部门、本单位负责，都有独立履行本办法要求的职责；9、参与采购的各方面成员都有权利和责任对包括产品
5、质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权，并承担相应责任；（二）、监察审计部门：1、监督采购领导小组及采购管理办公室执行国家法规和落实学校制度实施工作情况；2、监督采购领导小组成员及采购管理办公室成员单位和成员个人正确履行职责情况；3、参与采购管理办公室拟定采购工作方案；4、根据需要参与相关验收工作；5、监督及检查合同履行情况；6、对采购情况建立监察档案；7、在招标采购活动相关备案表中就采购管理办公室工作情况做出监察报告。8、按规定和相关要求开展审计工作；9、对采购标的合同价位及突破立项审批的采购数量承担监督责任，并参与相关项目验收工作。（三）、财务处：1、对学校确定购置的物资设
6、备合理安排资金，对采购活动的计划资金使用负责；2、参与相关采购活动。（四）、资产使用部门（处室、院、系部、单位）：1、对物资设备的使用功能和产品质量性能负责；2、有权向采购管理办公室对物资设备的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出建议；3、参与相关采购及验收工作。（五）、技术部门（处室、院、系部、单位）：1、参与相关采购项目的论证工作，从专业技术角度提出建议、优化方案；2、对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责；3、参与相关的验收工作。（六）、工会职工代表：及时反映协调群众意见和建议，在参与过程中对采购工作程序及运作情况等及时提出质疑或意见、建议。（七）、其他部门根据采购活动的具体
7、情况和实际需要作为一般小组成员参与工作，对小组决议承担相应责任。第八条采购管理办公室的工作准则：（一）、依据审定的计划资金额度控制标的质量等级。（二）、质量、价格、服务、信誉并重，同等产品比质量，同等质量比价格，同等价格比服务，综合评议比较。（三）、在质量、服务等保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则，在采购价不低于成本价的情况下，可以价格不封底。在质量、价格、服务同样的情况下优先考虑信誉优良的供应商。第三章采购范围第九条按照本办法负责组织采购的物资设备包括：通用设备；专用设备；交通运输设备；文艺体育设备；电子产品及通信设备；图书文物及陈列品；电气设备；仪器仪表及量具；家具用具及其他类。第十条
8、土地、无形资产、房屋构筑物及与建筑工程结合紧密的物资设备等的购置执行国家、上级主管部门的相关文件规定。上述12大类以外的其他类型物资、物品或委托代办、代购的物资、物品的采购，均可参照本办法实施。第四章申购计划的提交及时限第十一条学校各部门申购非教学物资设备，应本着从严、从紧的原则，由部门在使用前2个月提出申购计划，并填写物资设备购置申报表（见附表1）（单件或总价在2万元（含2万元）以上的申购计划需附论证报告（见附表2）o第十二条学校各教学单位教学、科研用物资设备的申购工作，应结合本单位教学科研工作安排，于每年的10月和4月集中提交申购计划，并填写物资设备购置申报表（单件或总价在2万元（含2万元
9、）以上的申购计划需附论证报告（见附表2）o第十三条零星物资设备的采购，应坚持“节约、实用、及时”原则，按照物资设备批量及采购数额采取不同采购方式进行采购，并及时做好资料存档工作。第五章申购计划的评估及立项第十四条各使用单位提交的申购计划应坚持以满足使用要求为原则，依据审定的资金额度控制物资设备质量等级,力求节约、杜绝浪费及攀比行为。使用单位提交的申购计划应按学院相关管理程序报本单位主管院领导签署意见后，送采购管理办公室。第十五条采购管理办公室应根据项目申报数额、物资设备数量、型号，结合使用单位现有资产使用、配备情况，以及项目实施所需其他配套设备、场地、资金等情况组织相关部门进行评估及可行性论证
10、，必要时可聘请相关行业专家对方案进行评估论证，并确定是否立项。评估工作应坚持“公正、节约、高效”原则，挖掘现有设备物资使用效率，并根据学校实际条件进一步优化申购方案，采购管理办公室组织论证评估后应填写评估报告（见附表3）,经采购领导小组签署意见后按照学校相关规定及管理流程立项并组织实施。第十六条购置的物资设备应严格控制在项目预算、项目方案的范围之内，不得随意突破，不得随意变更购置数量和品种。对确需调整的，使用部门以书面形式报送申请，由采购管理办公室组织论证，经批准后方可变更。第六章采购活动的运作方式第十七条学校使用财政性资金（含财政预算内拨款、各种收费和使用财政性资金偿还的借贷款等）进行采购的
11、，涉及发布的采购目录以内、采购限额标准以上的货物、工程和服务，须执行采购。采购的方式分为：集中采购、部门集中采购和分散采购三种方式。根据省省级单位采购目录及采购限额标准的相关规定，结合我校教学、科研实际，也可采用委托社会招标代理机构或分散采购方式进行采购。第十八条学校自行组织的采购活动可采用委托采购、询价谈判采购、招标采购、单一来源采购、商务关系存续等方式开展。预算采购金额在3000元（含3000元）以下的采购项目，且市场价格相对稳定、采购部门熟悉市场信息且经常使用的设备物资，可采取委托采购方式进行购置；预算采购金额在3000元至2万元之间的项目，采用相关部门组成的采购小组以询价谈判采购的方式
12、进行采购；预算金额超过2万元（含2万元）的采购项目，除因特殊工作要求或市场因素导致不具备招标的条件外，均应通过招标形式进行采购。各种采购应坚持货比三家的原则，在保证质量、服务的前提下采取最低价格进行采购，具体规定如下：一、委托采购。委托采购指依据采购计划委托使用单位实施采购的工作方式。采取委托采购方式时，使用单位应填写物资设备委托采购单（见附表4）,资产管理处应对物资设备的质量有明确的认定要求，在入账前进行验收，并以审定的物资设备委托采购单作为入账的依据。资产管理处应随时掌握市场行情，随行就市，及时调整委托采购的认定价格。在价格平稳的市场背景下，可以参照校内物资设备采购信息库中近一年期间采购同
13、种商品的较低采购价作为价格依据。价格依据的有效时限一般不得超过1年，超过1年的，应重新考察市场价格进行认定。二、询价谈判采购。询价谈判采购指根据市场情况，对商家资质、信誉、产品质量、生产条件及售后服务等多方面进行全面考察比较的基础上，对三家或三家以上符合资质要求的供应商报价进行比较，按照“货比三家、集体研究、谈判压价、择优选定”的原则确定供货商的采购方式。属下列5种情况之一的，经学院领导批准可采取询价谈判方式采购，由资产管理处牵头、监察审计部门、财务处、使用部门共同参与组织采购。1、招标后，没有供应商投标或者没有合格标的；2、因出现不可预见的情况而急需采购，无法按招标方式进行的；3、投标文件的
14、准备需较长时间才能完成的；4、对高新技术有特别要求的；5、采购金额在2万元以下的。三、招标采购。招标采购分为公开招标、邀请招标、询标竞价三种形式。采购领导小组应按照上级部门相关文件要求，结合学校实际和教学、科研工作特点，对每项招标采购项目进行研究，拟定具体的招标采购办法，应从保障教学、科研工作有序进行的角度出发开展好各项招标采购工作，具体如下：（一）、公开招标。公开招标指依据国家有关法规和规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标，并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。（二）、邀请招标。邀请招标指按照采购领导小组规定的资质条件及邀请方式，邀请三家或三家以上特定供应商参与投标，并
15、按照评标人员综合议定的中标条件确定中标人的采购方式。（三）、询标竞价。询标竞价采购指由采购领导小组按照议定的资质条件，在对商家资质、产品质量、生产条件及售后服务等方面进行全面考察比较的基础上，直接邀请三家以上的供应商投标报价，采购工作小组通过综合评议、竞价谈判，按照“资质保证、服务可靠、价格最低”原则确定供应商的采购工作方法。四、单一来源采购。单一来源采购指在最近招标选定的基础上根据实际需要由原供应商继续提供某种物资设备的采购工作方式。属下列4种情形之一，经学校领导批准可采取单一来源采购方式采购。1、只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代的；2、原采购的后续维修、零配件供
16、应、更换或扩充必须向原供应商采购的；3、使用单位由于技术原因必须在原招标标的范围内签订补充合同的，补充合同的价格不超过原合同价格的50%的;4、经常性使用、购买的设备物资；市场价格、质量弹性不大的物资设备。五、商务关系存续。商务关系存续是指在最近招标选定的基础上由资产管理处根据实际需要由原供应商继续提供某种物资设备的采购工作方式。对于预计累计年内续供货款额达3万元以上的采购项目，资产管理处认为有必要保持与质量、价格、服务状况良好供应商的商务关系，继续由某家供应商提供某种或某类物资设备，可考虑市场实际情况，存续商务关系。商务关系存续时间期限最长不得超过1年，超过存续期限，应按规定程序重新考察遴选
17、。第十九条购置单位采购进口仪器设备，应尽量通过符合海关优惠政策条件的形式进行采购。第二十条所有询价谈判采购活动应填写询价谈判采购活动备案表（见附表5）,所有采取招标形式的采购均应填写招标采购活动备案表（见附表6）。第二十一条采购管理办公室应及时了解市场及相关行业信息，建立常用设备物资“采购资源信息库”。采购资源信息库应准确反映各供货商资质信誉及可供商品、已供商品品种规格、型号参数、价格状况等信息。采购资源信息库实行滚动优选，动态管理。第二十二条无论按哪种方式实施采购，采购之前，采购管理办公室必须对供应商资质信誉情况的真实性、合法性及完整性进行资格审查。合格供应商应提供资质文件一般包括:营业执照
18、、组织机构代码证、税务登记证、法人证明或法人委托授权书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。对采购资金额度较大的项目，必要时，由学院领导安排产生考察组，对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等有关情况进行实地考察，在考察基础上应形成考察报告，提交采购领导小组。供货商如有以下行为应取消其参与或中标资格。并在采购资源信息库中及时反映，具体包括：1、提供虚假资信材料，骗取合法供应商资格的；2、采用不正当手段诋毁、排挤其它供应商的；3、向采购人员行贿或提供其它不正当利益的；4、偷梁换柱、供应假冒伪劣商品的；5、采用其它不正当竞争手段的
19、。采购管理办公室应根据需要和可能，对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资，封样保存的时间不得低于合同有效期。第七章合同的签订第二十三条超过1万元的采购活动必须签订采购合同书,合同书由院长或院长授权委托资产管理处负责人签订，主管资产管理工作或主管其他工作的院领导和院长分别审签，并加盖学校合同专用章，具体要求如下：（一）、合同书草案由资产管理处根据招投标文件和供货方承诺草拟。（二）、招标文件、投标文件和供货方在招投标过程中的承诺均为合同书的组成部分，随合同一起生效。（三）、参与、监督采购活动的所有人员均需在合同书上签字并承担相应责任。（四）、物资设备采购合同（一
20、式四份）应在签订后将合同副本1份留财务处备案。（五）、合同签订后，双方应当按照合同履行各自的义务，任何一方不得自行变更或者解除合同。如发生纠纷协商不成的，按照相关法律程序解决。（六）、合同签订后因特殊情况确需追加预算的，按照学院相关规定办理。第八章验收及付款第二十四条凡购置的物资设备均要办理验收手续。验收由资产管理处牵头组织，使用单位须安排人员认真进行开箱验收、进行性能测试，合格后填写验收单。凡不符合标准的应拒收。验收完成后填写到货验收单（见附表7）。第二十五条报账付款：（一）、采购的物资设备验收合格后，各单位必须按学校固定资产管理规定，到资产管理处办理固定资产验收、登记手续。（二）、使用单位
21、在办理完固定资产验收、登记手续后，持资产管理处出具的固定资产入账单及学院领导审核后的合同、申购计划、购物发票等到财务处办理付款手续。（三）、购物发票必须由经办人、保管人、使用部门负责人、资产管理处负责人签字，并符合学校相关财务制度和规定。第九章纪律和监督第二十六条物资设备未经申报、批准，不得私自采购，凡私自采购的，管理人员不得验收入库，资产管理处不予登记，院领导不予签批，财务处不予报销，一切责任和损失均由自购者承担；第二十七条采购工作必须遵守“集体研究、民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作，严禁个人说了算。第二十八条参与采购活动的工作人员不得私自接触供货商，不得向供应商泄漏有失公正或影响公平竞争
22、的商务信息。第二十九条参与采购活动的工作人员不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请；第三十条供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中。第三十一条采购领导小组及办公室的工作接受学校相关业务管理机构监督检查。财务人员对合同履行情况有责任进行监督，发现违反合同约定的行为应及时报告主管领导，拒付货款。第三十二条学校监察部门，对大宗物资设备采购实施全过程监督，对采购金额在2万元以上的物资设备采购活动参与对供应商的考察选定。采购活动的监督方式由学校监察部门根据情况需要确定。第三十三条监察部门对大宗物资设备采购实行监察报告制度。在招标采购活动终结，监察人员应在招标采购活动备案表的监
23、察报告栏形成监察报告。监察报告应能准确反映本项采购活动的实际情况，并对采购活动情况作出监察评议。第三十四条有关采购业务主管部门的“采购资源信息库”需定期提交监察部门备案。第三十五条学校应定期对采购工作情况进行专项检查。专项检查工作应以监察、审计、财务、工会等部门为主干组成，检查内容由学校提出。第三十六条下列现象属于采购违规行为：1、违反集体采购原则的；2、违反采购工作程序，规避监督检查的；3、未按规定形成采购工作文书或归档备案的；4、向投标人透露其他潜在供应商有关情况的；5、接收供应商好处，谋取个人或小团体利益的；第三十七条采购工作按照“谁的职责，谁签字；谁签字，谁负责”的原则追究责任。凡只签
24、名未提出意见的，认定为“认同意见”。第三十八条对在物资设备采购活动中工作程序违反国家法规及学校规章制度，对国家和学校利益造成损失的，学校应追究有关当事人的责任。第三十九条凡因工作处置失当、失职、渎职对学校造成经济损失的，要对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私，损害国家和学校利益的，将视其情节，严肃处理。对构成犯罪的提交司法机关查处。第四十条学校对采购工作职责履行较好，成效突出的部门或个人，实行奖励制度。第十章附则第四十一条本办法主要适用于我校在校内正式立项、使用学校资金进行的物资设备采购活动。学校及相关部门将按照本办法结合各方面的工作实际，制定符合各方面实际的实施细则。第四十二条本办法由资产管理处负责解释。学校在此之前出台的涉及物资采购的各类文件及规定与本办法不一致的，一律以本办法为准，原下发的相关采购工作的文件自本办法下发之日起废止。第四十三条本办法自下发之日起试行，并在执行中进一步修订、补充和完善。
