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1、深圳市建业建筑工程有限公司视频会议管理制度第一章总则第一条目的为规范深圳市建业建筑工程有限公司（以下简称公司）视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果，特制订本制度。第二条适用范围本办法适用于公司视频会议的管理。第三条名词解析视频会议：指的是公司使用华平科技开发的视频会议系统的软件及其硬件。系统：指公司使用的新中大开发的企业管理系统第二章职责分配第四条视频会议的基本原则公司的视频会议系统采用“统一管理、使用负责”的原则，公司的视频会议系统由技术研发中心统一管理，会议使用单位对视频会议系统设备、资源负责。第五条会议使用单位（牵头单位）职责一、负责以系统会议审批
2、的方式申请召开视频会议。二、负责参会单位人员的组织、签到和会场秩序管理。三、做好视频系统调试和联网准备工作四、负责视频会议召开前1小时与各分会场完成视频联调接通工作。第六条综合管理中心职责一、负责视频会议安排，视频系统的准备工作。二、负责主会场的各项服务工作。第七条技术研发中心职责一、负责按照视频会议安排，视频系统调试、联网过程中的故障排查解决。二、负责公司重要视频会议的调试和联网准备工作三、负责视频会议期间网络和设备运行情况监控以及应急处理。四、负责视频会议电子数据存储，并发布到相关的信息交流平台中以供下载。第三章视频会议的分类第八条视频会议室的分类视频会议室分为公司总部视频会议室、虚拟视频
3、会议室两种类型，该两种类型均为公司的资产，任何视频会议的使用人均应当遵守公司会议管理制度、公司资产管理规定，自觉维护公司利益。第九条总部会议室的使用必须提前发起系统中关于总部会议室使用审批，经过会议室使用审批（详细见综合管理中心关于会议室的使用规定）后可以使用总部会议室。总部会议室的管理责任部门为综合管理中心。第十条虚拟视频会议室的使用必须提前发起系统中关于虚拟会议室使用的审批,经过会议室使用审批后可以使用该虚拟会议室。虚拟会议室的申请中必须注明申请缘由、开会时间段、几方通话、是否需要录像存储等。虚拟会议室可以由技术研发中心依据需求临时设立，一般公司会议室常设三个会议室：视频会议室（最大用户数
4、30）、视频招标会议（最大用户数2）、视频采购会议（最大用户数2）.虚拟会议室的管理责任部门为技术研发中心。第十一条视频会议室的使用必须遵循审批后使用的原则各使用部门须提前申请，经过审批手续后方可使用该视频会议室；若遇到非常紧急的状况而来不及进行手续办理，而必须使用视频会议室的情况，必须得到综合管理中心总经理或技术研发中心信息化负责人的批条，交由相对应的负责部门。第四章视频会议人员第十二条视频会议管理员负责制度视频会议的使用单位，应配置1-2名专项的视频会议管理员。视频会议的管理员，由各单位负责指定的联络人,这些单位包括总部各中心、各分公司、各子公司、各区域公司、各项目部。由技术研发中心负责培
5、训视频会议管理员，使其具备独立操作视频会议的能力。各单位的视频会议管理员，负责本单位的视频会议的召开、维护、拍摄、录像、培训等相关工作；技术研发中心将依据视频会议的开展效果，不定期对视频会议管理员进行考核。考核内容详细见第七章。第十三条视频会议使用视频会议的使用由各使用单位的视频会议管理员负责，公司领导用视频会议由技术研发中心管理员负责；技术研发中心负责培训使用单位的视频会议管理员的操作技能，并提供视频会议过程中各类问题的处理及解决方法；公司重要视频会议由技术研发中心派人全程参与。第十四条会议主持人和会议与会者视频会议的身份分为主持人与与会人两种。主持人负责主持本次视频会议,负责会场纪律、效果
6、,及时屏蔽掉不遵守规矩的与会人；与会人参与本次视频会议，自觉遵守会场纪律，不发言时自觉关闭话筒。第五章视频会议的软硬件及带宽要求第十五条视频会议软硬件购置要求视频会议的软硬件设备，购置的基本原则是在满足技术要求的前提下，尽可能的经济实用。视频会议的软硬件支持要求包括视频会议硬件（摄像头、话筒、音响、笔记本、投影仪等）、视频会议软件（客户端）、视频会议的网络带宽等；第十六条视频会议硬件及型号要求视频会议硬件包括摄像头、话筒、音响、笔记本、投影仪。摄像头要求：摄像头要求拥有广角视角，能够有效的涵盖会议现场人员的信息，摄像头至少要求标清摄像头。摄像头在使用的时候不能只对准某个人，会议主持人在提出摄像
7、头调整的时候，摄像头的使用部门需要及时响应。建议采用笔记本自带摄像头。话筒要求：话筒要求为有线话筒，不可为无限话筒、QQ视频用耳麦等；话筒音质要求清晰。建议采用笔记本自带话筒。音响要求：音响要求至少为2.0声道的音响，声音宏亮，能够让会议室人员听到。建议外接音箱。笔记本要求：笔记本要求CPU核心频率不低于1.3GHZ；内存不低于2GB；带独立显卡；正确安装声卡驱动使得声音正常播放；带USB接口；带AGP接口或HDMl接口。视频会议用笔记本要求会议专用，不得用于其他用途。投影仪要求:视频会议投影仪要求不低于1500流明,连接线的接口是VGA或HDMl口；投影仪要求带投影布，要求投影布大小不小于1
8、00,若会议室较大，要求投影布的大小调整为120、140、160等尺寸。第十七条视频会议的软件支持客户端：视频会议的客户端下载地址为：http:113.1O8842会:8080;各项目部使用人员登录该下载地址后点击下载客户端，并允许客户端进行安装程序。OFFlCE办公软件：当需要进行双流视频培训会议时，必须在笔记本上安装OFFlCE办公软件，使用其POWERPolNT软件进行课件教授。视频课件的打开：视频课件的打开必须下载安装客户端，用客户端进行打开；或者用对应的播放器打开录制的MKV视频课件。第十八条网络环境要求要求项目部标配4MB以上的电信有线光纤网络，且需保证网络的持续稳定。为保证网络的
9、连续性不断开，不允许项目使用无线网络连接使用视频会议。项目在每次视频会议开会前调试，需从核心路由器处拔除其他使用人有线连接，以保证视频会议能流畅进行。第六章视频会议的注意事项第十九条视频会议的注意事项一、重大会议召开前，各项目管理员需提前1个小时进行调试；一般性会议召开前，由总部各中心通知时间后，各项目管理员提前进行调试。二、各参会人员提前10分钟进入会场，参会人员应关闭手机或调至震动状态。三、各项目管理员需保证视频会议召开期间，全程参与并确保各自手机的联系畅通；若各项目管理员有其他事情不在场，可由各项目备用管理员进行临时顶替，临时顶替需提前告知技术研发中心。四、发言人应面对摄像头，保持坐姿端
10、正，会议期间禁止吸烟。五、视频会议的操作指引，见技术研发中心发布的视频会议操作指南。六、各参会人员不发言时，不得随意播放与会议无关的音视频信息，不得进行与会议无关的事情。七、各视频会议管理员应随时关注摄像头位置，防止画面偏转、移动、消失。八、会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各参会人员在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。九、对于不遵守会议纪律的按照公司会议管理制度进行处罚。十、各单位根据本制度制定相应实施细则。第七章视频会议考核第二十条视频会议的考核原则视频会议的考核原则是纠正为主，处罚为辅，最终使得公司视频会议正常进行。第二十一条视频会议的考核责任视频会议的考核责任部门为技术研发中
11、心，考核责任部门将按照考核原则，不定期抽查视频会议的召开效果，统计各单位视频会议的软硬件设备的购置情况，交由飞行检查的部门对这些情况进行实际调查。第二十二条视频会议的考核细则依据第二十一条，视频会议的考核细则如下：深圳市建业建筑工程有限公司视频会议系统考核评分表序号考核大类考核内容考核要点考核部门视频会议管理员考评指标：1.需有1-2名视频会议管理员与信有得满分，无不得分技术研发中心总部对接（3分）2.视频会议管理员能独立开展视频能得满分，视熟练度技术研发中心1组织保障（15分）会议工作（3分）3.视频会议管理员能够负责本单位的所有视频会议工作（3分）评分能得满分，无不得分技术研发中心视频会议
12、实施细则考评指标L编有本单位的实施细则（3分）有得满分，无不得分技术研发中心2.提出改进意见后能改进实施细则能得满分，无不得分工程管理中心（3分）摄像头考评指标2L摄像头清晰可见会议现场（3分）能得满分，无不得分技术研发中心2.摄像头在提出改进意见后能购置能得满分，无不得分工程管理中心满足要求的摄像头（3分）话筒考评指标硬件保障L话筒清晰可听会议发言（3分）能得满分，无不得分技术研发中心3（30分）2.在提出改进意见后能购置满足要能得满分，无不得分工程管理中心求的话筒（3分）音箱考评指标L音箱清晰宏亮（3分）能得满分，无不得分技术研发中心42.在提出改进意见后能购置满足要能得满分，无不得分工程
13、管理中心求的音响（3分）笺记本考评指标L笔记本功能可流畅运行视频会议能得满分，无不得分技术研发中心5客户端（3分）2.在提出改进意见后能购置满足要能得满分，无不得分工程管理中心求的笔记本（3分）投影仪考评指标L投影仪清晰投出（3分）能得满分，无不得分技术研发中心62.在提出改进意见后能购置满足要能得满分，无不得分工程管理中心求的投影仪（3分）网络考核指标：1.视频会议现场流畅，不卡得满分能得满分，无不得分技术研发中心网络保障（10分）7（20分）2.有上网行为管理软件（3分）能得满分，无不得分技术研发中心3.总部提出改进意见后能够及时响能得满分，无不得分技术研发中心应，能够保证上行带宽（7分）
14、会议现场考核指标：1.准点提前接入会议调试（10分）能得满分，的情扣分各使用部门82.提前十分钟进场（3分）能得满分，无不得分各使用部门纪律保障3.管理员及备用管理员全程参与能得满分，无不得分各使用部门（25分）会议（3分）能得满分，无不得分各使用部门4 .坐姿端正、禁止吸烟（3分）5 .画面不偏转、不移动、不消失（3分）6 .不早退出视频会议（3分）能得满分，的情扣分能得满分，无不得分能得满分，无不得分各使用部门各使用部门各使用部门信息化考核指标：L系统中流程申请是否规范（2分）能得满分，无不得分技术研发中心信息化保障2.视频会议室的使用时间是否严格能得满分，无不得分技术研发中心9（10分）按照申请的时间使用（5分）3.是否配合技术研发中心的培训、能得满分，视程度打技术研发中心调试工作（3分）分第二十三条考核奖罚措施对于视频会议考核的结果，技术研发中心将发布到系统中，对于考评分数排名前两位,给予500元的奖励；对于考评分数排名后两位，给予500元的处罚。第八章附则第二十四条本制度由技术研发中心负责解释。第二十五条本制度自发布之日起生效。
