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1、为了确保向服务对象提供合格的物品，所有用于大厦内影响服务质量的进货物品（含维修材料、清洁用品、保安用品等物品）都必须经过验证。2、所需物品部门的使用人必须对影响服务的进货物品进行验证，并认真填写物品验证单，以确认物品之质量状态，采购主管还应在物品验证单上签名。3、所需物品部门在验证时依据验证标准发现不合格品时，应及时通知采购主管，并会同分公司主管经理对不合格品进行确认。4、对不合格品应及时处理，所需物品部门主管、采购主管、分公司主管经理，三方应共同商讨对不合格品的处理方法（返修、降级使用、退货或报废）。不合格品处理单由所需物品部门主管负责填写，由主管经理确认。5、所需物品部门主管应对所有物品之质量状态进行标识。6、物品的数量及规格应和采购计划审批表所提供的相符。
