《合同管理办法（附表单）.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《合同管理办法（附表单）.docx（14页珍藏版）》请在课桌文档上搜索。
1、合同管理办法第一章总则第一条为规范XXXXXX发电有限责任公司（以下简称公司）的合同管理，防范经营风险，保障公司依法经营,根据国家有关法律、法规、XX煤业集团合同管理办法、XX国际发电股份有限公司合同管理办法、XX国际辽宁分公司合同管理办法，结合本公司实际，特制定本办法。第二条合同管理遵循归口管理与有关部门协同管理相结合的原则，实行合同承办制度、合同审查制度、合同会签制度、合同保密制度。第三条以公司名义从事生产经营活动的各类合同均需以书面形式签订。第四条本办法适用于公司各部门以公司名义签订的各类合同、协议（劳动合同除外）。第二章合同管理职责分工第五条合同归口管理部门，是指负责合同管理综合事务的
2、主管部门。公司总经理工作部是合同管理的归口部门。主要职责是：（一）拟订合同管理制度；（二）负责按规定办理授权委托书的草拟、制作及送签手续；（三）合同档案管理；（四）管理合同专用章；（五）合同的法律审查；（六）参与公司重大合同谈判、起草；（七）监督合同依法签订和履行；（八）参与合同纠纷的调解和处理；（九）负责合同管理有关的外聘律师工作；（十）其他合同管理工作。第六条合同承办部门是指根据工作业务需要和领导指示，负责合同立项、谈判和起草的部门。主要职责是：（一）对合同对方主体资格和资信进行审查，并对审查负责；（二）合同谈判、起草、会签、归档、履行等工作；（三）对合同的经济性、可行性、合法性及价款的合
3、理性负直接责任；（四）处理未涉及诉讼和仲裁法律程序的合同纠纷；（五）负责合同档案的整理及移交，并建立本单位合同副本档案及其台帐；（六）制定和落实合同保密措施；（七）办理授权委托事宜。（八）合同承办部门负责将签字生效后的合同正本原件交总经理工作部保存,若合同承办部门确实需要合同正本，则至少将两份合同正本交由总经理工作部保存。（九）凡参加国家定货会，须当场签署合同的，应事先获得授权，被授权人要严格遵照委托权限，参加会议、签署合同，并将合同正本及时归档。第七条合同审查部门，是指负责合同会签审查的部门。按照以下原则确定：所有合同均需经总经理工作部、思政监审部、财务人资部审查；涉及专业技术的合同，要经各
4、专业技术部门审查。职责分工为：（一）专业部门主要审查技术及产品的合格性、安全性、可靠性和先进性；（二）财务人资部主要审查合同资金、资产来源的合规性及合同支付条款的合理性；（三）总经理工作部主要审查合同的权限合规性、参与审查合同的合理性、资料完备性；（四）思政监审审查主要审查合同文本的合法性、合规性、严密性，对合同管理全过程进行审查监督。第八条合同管理执行计划审批制。合同承办部门应于每月25日前，向总经理工作部报下月合同计划，经有关部门及领导共同研究批准后，组织落实。第三章合同的承办第九条合同承办制度是指由公司负责人或授权代表或合同承办部门确定合同承办人，合同承办部门和承办人对合同谈判、签订、履
5、行等全过程负责的制度。每一件合同须由授权代表或合同承办部门确定一名承办人。临时性的借调、挂职及聘用人员可以协助但不得成为合同承办人。第十条合同承办人应自被确定为承办人起至合同履行完毕止对合同全过程负责。期间出现与合同有关的问题由承办人协调解决。承办人协调不成的，按管理权限报上一级领导解决。第十一条如果承办人发生工作或岗位变动，由公司负责人或授权代表或承办部门确定新的承办人，保证合同承办工作顺利交接。第十二条合同承办人在承办合同之前，对于应进行招投标的合同，应确认该合同是否按照有关规定进行了招投标。违反强制招投标规定要求的合同，合同承办人有权拒绝承办。第十三条合同承办人及承办部门应对合同对方各种
6、资质进行审核，包括法人地位以及各种需国家有关机关、机构赋予的能够满足合同需要的各类资质的审核，必要时，由总经理工作部聘请执业律师做尽职调查并出具法律意见。如合同对方应具有国家法律、法规及规范性文件规定的行业许可证或专业资格要求的，合同承办人还应填写合同对方当事人资质审查清单（见附件1）。第四章合同的起草第十四条承办部门应根据需要组织公司相关部门的相关人员参与谈判，重要合同思政监审部须参与合同谈判，合同谈判不少于三人。第十五条承办人负责合同起草、修订，有关部门予以协助。第十六条参加谈判的人员应恪守公司保密制度，不得泄露商业秘密。合同承办部门在送审前确定合同是否需要保密，明确保密要求。第五章合同的
7、编号第十七条签订合同时应使用统一的合同编号。确认合同完成审查、会签程序后，由合同承办人与总经部合同管理人员对合同实行统一编号。合同附件以FJOl表示，其附件的序号前应加上该合同编号。示例：HT（年份）（流水号）FJOl第六章合同审查及会签第十八条合同审查为减少合同会签时间，提高效率，合同承办人需提前3天将合同文本草案电子版发给相关的会签人员。（一）合同承办部门填写XXXXXX发电有限责任公司合同会签审核表（见附件2）,连同合同文本草案一份、合同立项依据、资金预算依据、合同对方选定依据以及签约对方的资信调查情况等，由合同承办部门承办人及负责人签字确认后，送各审查部门审查、会签。如果会签合同文本草
8、案与会签前发送的电子版合同草案存有变动，承办人员应予以说明；（二）按照合同审查部门的要求，合同承办部门应提供完成合同审查所需了解的情况及核查的其他数据；（）各审查部门应按照本办法第七条规定的分工，对合同文本进行审查。合同承办部门原则上应按合同审查部门的意见进行修改，并将修改情况以书面形式向相应的审查部门反馈；（四）合同审查完毕由承办部门按审查意见修改后制作合同正式文本。第十九条只代表双方的某种合作意向、并无实际权利义务内容的意向性协议或与地方政府签署的合作协议，由承办部门自行审查，但应按规定办理授权委托手续。第二十条内部法律审查由合同承办人及外聘律师负责，重点负责审查合同下列内容：（一）合同对
9、方当事人资质审查清单是否符合要求；（二）合同项目是否符合法律、行政法规、政策及有关政府部门的批准文件；（三）合同项目是否列入年度投资计划（未列入年度投资计划的合同项目，是否已按投资管理程序取得批准）；（四）合同条款是否是缔约人真实意思表示；（五）合同价款是否合理，价款的确定是否符合公司有关程序；（六）合同条款是否切实可行；（七）应当审查的其他内容。第二十一条承办部门和承办人须审核合同对方当事人的主体资格和资信状况：（一）经年检有效的营业执照或其他权利能力文件，其内容与实际相符；（二）合同内容符合当事人经营范围的证明。涉及专营许可的，应提供相应的许可文件；涉及资质要求的，应提供相应的资质（等级）
10、证书；（三）具有相应的履约能力的证明，具有支付能力、生产能力或运输能力等，必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、会计师事务所出具的验资报告等相关文件；（四）具有履约信用的书面承诺与保证：过去3年重合同、守信用，无严重违约事实，在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件；（五）在签署合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关做出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决等的书面承诺；（六）如由委托代理人代签合同的，须提供真实有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、委托代理人身份证明。合同承办部门应根据本办法第十二条规定填写合同对方当事人资质审查清单。
11、第二十二条合同审查及会签部门在审查合同草案时，可根据需要，要求承办部门提供与合同有关的补充证明材料。第二十三条审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。第二十四条承办部门提交合同草案后，审查部门应当审慎审查，但每个审查部门出具审查意见原则上不超过2个工作日。第二十五条有关部门在审查合同草案时，发现重大遗漏、不妥时，应在审查意见书中予以明确并提出修改意见，需要退改时.，应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新按程序提交审查，审查期限重新计算。承办部门认为就有关意见提示的风险实际运行中可以控制，就有关意见所涉及问题向最终批准领导进行解释说明并获得同意后，也可不再修
12、改，但需向提出修改意见的有关部门做出说明，并记载于合同会签表上。对于重新会签的，要把原会签单附在新会签单后面，留有痕迹。第七章合同签订第二十六条承办人负责对已完成审查会签、根据审查意见修改的合同进行校核、复印、装订。第二十七条承办人负责将最终定稿的合同待签署版本送公司总经理或其授权代表签署，并按照合同专用章管理的有关规定加盖“辽宁调兵山发电有限责任公司合同专用章”，加盖“辽宁调兵山发电有限责任公司合同专用章”必需携带相应合同存档目录及目录所示全部已签署资料按顺序排好一并存档。第二十八条法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，应按规定办理批准、登记等手续。第二十九条合同项目要求对方当事
13、人提供履约担保的，与其签订合同时，应确保其已提供合法、真实、有效、充分的担保。第三十条凡是以公司名义对外签订、变更、解除合同，均应按本办法使用合同专用章，涉外合同等签字生效的合同除外。第三十一条公司要求存有最少合同份数为四份，其中财务一份、承办部门一份、合同管理部门一份、存档一份。第八章合同履行第三十二条承办人负责组织合同的履行，并督促当事人按照约定全面、适当、实际履行合同。合同正式生效前，不得实际履行合同。第三十三条承办人负责履行合同约定的通知义务，并提示有关部门（单位）按照合同约定的日期、期间履行合同义务或主张权利。合同承办部门申请合同付款时，必须提交已签署的合同文本一份给财务部。第三十四
14、条承办人应当及时汇报、请示、协调、解决合同履行中出现的问题、争议。第三十五条合同履行过程中发生对方不履行或履行不全面、不适当及其他违约事项或纠纷时，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定的方式向对方提出异议或对对方的异议予以答复，并将有关事项及时通知付款部门和相关业务部门。付款部门在审查、核实有关事项后，对是否暂停或停止支付做出决定。承办人还可就前述事项提请总经理工作部聘请执业律师出具意见和建议。第三十六条履行过程中出现争议事项，经合同当事人协商不成的，需要通过司法或者仲裁等其他方式解决的，由承办部门向公司相关业务分管领导提出解决合同争议的建议。第九章合同的变更和解除第三十七条变更或解除合同，
15、须由原合同承办部门提出，经公司财务人资部及总经理工作部、思政监审部审核。第三十八条变更或解除合同应采用书面形式。第三十九条由承办部门提出变更或解除合同说明文件附在合同会签表后，按照合同会签流程进行审查会签。第四十条由原合同签署人签署合同变更或解除有关文件。第十章合同专用章管理第四十一条公司总经理工作部负责合同专用章的刻制、使用、回收、报废等管理工作，并指派专人负责合同专用章的保管和用印。第四十二条合同专用章管理人员应按规定的权限和程序使用合同专用章，未签署合同会签审核表，合同专用章管理人员不得擅自用印，任何人不得超越权限强制合同专用章管理人员用印。第四十三条合同专用章管理人员应妥善保管、使用和
16、管理合同专用章。合同专用章管理人员必须履行以下义务：（一）不得携带合同专用章外出；（二）不得在空白合同上用印；（三）严禁将合同专用章交与他人使用；（四）不符合审批手续和用印规定条件的，不得用印。第四十四条合同专用章管理人员应注意审查下列事项后，方可用印：（一）合同文本原件；（二）总经理签字；（三）公司部门或各直管单位领导签字；（四）合同审核部门签字；（五）用印数量；（六）有书面授权的，应注意审查授权委托书中的权限，是否具有签署本合同文本的权力。第四十五条合同专用章管理人员对签署合同用印的程序核对无误后，加盖合同专用章。第四十六条合同专用章的使用按下列办法执行：（一）合同为总经理签订的，则直接加
17、盖合同专用章。（二）合同为其他人签订的，则必须持有总经理批准的用章申请单，才能加盖合同专用章。第十一章合同信息管理第四十七条合同正式签署后，合同承办人应自合同签署之日起30日内将合同原件至少一份、合同会签表、授权委托书及其他有关文件送交总经理工作部档案室登记、保管。第四十八条承办部门对其承办的合同的保密事项制定保密措施，总经理工作部和有关部门给予协助。第四十九条合同档案内容应当包括（详细内容见附件）：（一）合同原件一份；（二）合同会签审核表；（三）授权委托书原件或复印件；（四）合同对方当事人资质专项审查内容（如有）；（五）谈判、履行、争议解决情况的说明，变更、解除合同的相关文件（如有）；（六）
18、其他需要归档的文件。第五十条按照公司档案管理办法，对已经归档的合同档案材料申请查阅、借用、复制。第十二章责任与奖惩第五十一条对合同管理工作不利，造成较大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通报批评或处分；构成犯罪的交由司法机关追究刑事责任。第十三章附则第五十二条本办法未尽事宜，按照国家有关法律、法规和XX国际发电股份有限公司合同管理办法规定执行。第五十三条原XXXXXX发电有限责任公司合同管理办法同时废止。第五十四条本办法由公司总经理工作部负责解释。第五十五条本办法自发布之日起施行。附件：LXXXXXX发电有限责任公司合同计划申请表2 .XXXXXX发电有限责任公司合同对方当事人资质审查清单
19、3 .XXXXXX发电有限责任公司合同洽谈记录表4 .XXXXXX发电有限责任公司合同会签审核表5 .单一推荐合同存档目录6 .洽谈合同存档目录7 .招投标合同存档目合同计划申请表申请部门：填报日期:序号项目名称拟签合同单位拟签合同金额拟签合同时间合同I-.WJ合同付款方式项目进展方式资金来源备注总经理：分管领导：部门主任：制表:合同对方当事人资质审查清单审查内容L授权委托书：2 .经年检有效的企业法人营业执照（副本）复印件；3 .涉及专营许可的，有相应的专营许可证等复印件；4 .涉及资质要求的，有相应的资质（等级）证书复印件；5 .就不存在不利于本合同履行的情况做出承诺和声明。留存上述文本复
20、印件时，要在复印件上加注“与原件核对无误”字样，并加盖有关单位公章。合同承办人审查意见合同承办单位负责人意见合同洽谈记录表合同名称序号承办部门承办人洽谈地点洽谈时间意向单位名称联系人联系方式意向单位确定方式拟洽谈内容洽谈结果及意见参加人员甲方：乙方：注：与每一个意向单位合同谈判都要填制本表。合同会签审核表送审日期:承办部J编号:承办部门承办人电话对方单位名称电话合同名称合同编号合同主要内容及标的额是否招标承办部门负责人意见公司有关部门审查意见公司法律顾问意见：收文日审查人负责人年月日总经理工作部部门意见：收文日审查人负责人年月日财资部部门意见：收文日审查人负责人年月日思政监审部部门意见：收文日
21、审查人负责人年月曰公司分管领导意见年月日公司总经理意见年一月一日注：送审时，需按顺序进行；2.审查意见栏写不下，可另附页单一推荐合同存档目录合同编号：合同名称：经办人：交接日期：1 .合同文本2 .合同会签单3 .授权委托书4 .资质审查清单5 .单厂家推荐审批单及单一厂家推荐说明6 .洽谈记录表或会议纪要7 .报价单（工程类合同需提供工程预算书）8 .其他合同相关资料附件6：洽谈合同存档目录合同编号：合同名称：经办人：交接日期：1 .合同文本2 .合同会签单3 .授权委托书4 .资质审查清单（所有参与洽谈单位）5 .合同洽谈人员签到表6 .洽谈记录表或会议纪要7 .报价单（工程类合同需提供工程预算书）8 .其他合同相关资料招投标合同存档目录:合同编号：合同名称：经办人：交接日期：1 .合同文本2 .合同会签单3 .邀请招标请示4 .中标通知书5 .领导小组评审意见6 .开标记录表7 .评委签到表、投标单位签到表8 .监督小组报告9 .评委打分汇总表10 .开标有效性确认IL投标人纪律、评标纪律12 .招标文件13 .评标报告14 .投标文件（商务标、技术标正本及电子版）15 .报价单（工程类合同需提供工程预算书）16 .技术协议17 .廉洁合同18 .开工.竣工报告19 投标确认函及回函20 .其他合同相关资料
