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1、商务（招商）管理制度1总则商务关系是指在项目开发和经营过程中与主力店之间的业务联系，是集团商业发展战略的核心关系之一。建立、维护和发展良好的主力店关系是项目开发的重要基础，是项目成功和持续经营的基本保证。集团商务部统一负责与主力店进行相关的商务谈判、对接和协调，是集团直接面向客户、面向市场的部门，也是落实“订单地产”的主要环节。集团各相关部门和集团所属项目公司应予以配合，充分识别主力店的需求和期望，并用此指导项目产品定位、规划设计和工程施工等业务活动，从而保证项目实现预期目标。2商务管理工作责任界定2.1商务部是集团负责商务关系管理的专职部门：1）根据集团或相关部门要求，参与集团商业项目的业态
2、规划；2）负责主力店招商工作，制订相关招商计划并负责协调相关部门的工作；3）负责主力店租赁合同的起草、洽谈和签订，负责主力店合同执行的监督和协调;4）负责及时取得主力店的初步技术条件,组织协调规划研究院与主力店的具体技术对接工作；5）组织协调集团商业管理公司与主力店洽谈并确定物业管理界面、相关费用，并签订物业管理合同。6）主持协调项目建设中与主力店的关系，如主力店的设计变更、主力店进场装修、物业移交和主力店开业等；项目管理中心负责督办处理项目建设中出现的问题，直至达到合同中约定的相关要求。7）负责与主力店的公共关系工作；8）负责审查项目中有关主力店的对外宣传内容；9）负责所有对外商务谈判、商务
3、来往信函、商务文件的档案管理工作。10）负责研究商业领域各业态的发展与特点，参与研究和总结城市综合体的特点和发展。2.2 商务部、规划研究院、项目管理中心应向集团所属项目公司及时告知和解释主力店的有关要求。由商务部、规划研窕院、项目管理中心会同集团所属项目公司，与主力店共同确定项目建设过程中的配合计划和配合机制。2.3 集团所属项目公司应严格按照已确定的主力店有关要求执行和落实，在主力店进场后应积极协调配合。对涉及主力店的现场问题，集团所属项目公司应立即告知集团相关部门，以便及时进行协调解决，不得擅自解决或拖延不报。2.4 在取得地块开发权后，由商务部和项目公司共同在当地招聘1一2名临时招商人
4、员，负责当地主力店、次主力店（主要为娱乐、餐饮业态）和步行街餐饮客户的信息收集、客户确认、商务谈判、技术对接等工作，编制属当地商管公司。在招商工作结束前，业务上归商务部管理，行政上归项目公司管理。招商结束后，人员直接转为商管公司员工，但仍应承担其所负责主力店客户的租后服务工作。3主力店需求的识别与评审3.1 对于具体商业项目，集团相关部门应分别针对以下两种情况，识别和确认主力店的需求和期望。在此过程中，应充分考虑与主力店的长期合作协议的约定要求和商业运作相关的法律规定。1）主力店已有书面材料说明的（包括商务条件、技术条件、物业服务要求等）：应对其要求进行研讨和确认；2）主力店没有书面确认的,应
5、由我方根据以往合作经验或从大型商业案例中总结出的经验提出要求，供其确认。3.2 2商务部负责组织各相关职能部门就上述方面的内容与主力店进行沟通和洽谈，按规定的作业流程，及时、准确地理解主力店对项目的要求。3.3 商务洽谈过程中，发展部、规划部、项目管理中心、商业管理公司均应配合商务部工作，并在其职责范围内对完整、准确理解主力店要求负责。3.4 租赁合同拟定由商务部与主力店客户协商提出合同初稿，初步确定租金价格、交付条件、交付日期、物业费等商务条款。商务部组织规划部、项目管理中心、成本质量控制部、财务部、投资部、商业管理公司、法务部会审合同初稿。如相关部门对合同中的条款有异议，须书面提交商务部统
6、一与对方谈判解决，并将结果知会有关部门。合同文本拟定后由商务部提交有关领导批准后，与对方签署。3.5 租赁合同评审3.5.1在签订合作协议及合同前，商务部必须提请分管副总裁召集相关部门对合作协议、正式合同条款，及其附件进行评审，确保:1）规定内容完整，表达清晰、准确，没有含混之处；2）洽谈过程中未取得一致的问题均解决；3）公司有能力满足约定内容的要求。3. 5.2合作文本和合同的评审意见必须形成书面记录，并由参与人员会签，承担相应的评审责任。4. 6合同签署由商务部主持与主力店客户签署正式租赁合同，签署完毕后，集团档案室和财务部留底，商务部负责将复印件送达集团商业管理公司租金部、集团所属相关项
7、目公司和商业管理公司，并知会规划部、项目管理中心、投资部、法务部等，财务部执行履约保证金手续。5. 7合同变更和补充6. 7.1由商务部主持会同双方法务及相关部门协商处理。7. 7.2针对协议（合同）变更要求，商务部必须提请分管副总裁指定相关职能部门负责对变更内容进行评审，经书面同意后方可签订。8. 7.3变更条款经批准签订后，商务部负责以书面形式传递到各相关部门，并跟进各职能部门变更条款的执行情况。4主力店的对接管理4.1 与主力店的对接管理应遵循集中管理、层层对接的原则。4.2 主力店客户的开发、商务条款的确定和商务关系的协调以商务部为主，具体业务的执行由相关部门直接对接处理。无法解决的问
8、题，由商务部负责协调主力店客户与职能部门处理，并视具体情况提请集团领导协调。4.3 主力店对接工作，以及确认事项的时机、责任和内容，各业务部门必须按主力店对接管理办法的规定执行。4.4 对以下事项的沟通，必须形成书面记录（报告），商务部和各职能部门必要时应要求对方签确。1）主力店确认事项；2）合同（协议）的解释和补充规定；3）澄清、解释或补充项目技术要求；4）项目配合要求；5）对公司人员、项目进度、质量方面的反馈意见等。4.5 由商务部负责接收、处理的信息，必须同时以书面文件形式传递到相关的职能部门（或集团所属项目公司）。由各职能部门直接接收、处理的信息，也必须同时以书面文件形式传递到商务部备案。4.6 商务部必须按项目建立完整的主力店联系档案，分类保存与主力店的相关信息和资料，并定期（每月或根据项目运作计划规定）组织相关职能部门进行核对，确保信息传递完整，处理及时。4.7 每次与主力店对口协调的事项均应形成备忘记录，并分发至各相关部门。
