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1、新编秘书实务(第三版)训练提示第1章办公环境管理第一节办公环境的构成训练1：可结合开放式办公室布局的优缺点来分析0设计办公结构和布局需要考虑很多因素，包括：职工的人数；购买或租用的面积；机构的建制和办公空间的分类；组织经营的性质或内容，如接待区一般安排在离门较近的地方，总经理办公室一般不安排在门边等；部门间的工作联系；办公室的间隔方式应既符合工作的需要也符合保密的需要；办公布局随组织发展变化而变化，要有一定的灵活性。某公司在上海开办的销售分公司，产品展厅采用开放式办公室是可行的，而销售分公司办公区域中的各个部门全部采用全开放式和半开放式办公室就不合适了。例如大量销售会使财务部门工作量很大，现金
2、和支票的交流及保管极为重要，这些工作都应该在安全和保密的封闭式办公室中操作。训练2：建议将同学分成几组来完成并形成电子及纸质文档，每组成员都要有任务，在完成这个训练的同时训练大家的合作能力、沟通能力、写作能力、计算机操作能力等。训练3：略。训练4：略。训练5：小张的做法是不是我们很多人工作、生活中的“通病”，请“自我治疗”，最起码这也是一个习惯的好与坏的问题吧。一个有序、完备的办公环境对办公室工作来说是十分必要的。如果电话就在电脑旁边，小张不用动就可以接电话，如果电话旁事先摆好笔和便笺，小张也不用临时乱找纸，如果资料柜就在电脑附近，小张更不用刚坐下又站起来。秘书小张正是由于对办公室的工作环境问
3、题没有很好地把握，也没有采取行动优化自己的工作环境，从而导致自己的工作效率不高，也使办公室显得十分凌乱，没有秩序，同时，还有许多潜在的危险(如水杯)有待解决。可以说，优化自己的工作环境对一个秘书来说是十分必要的。训练6：注意现代秘书工作范围的“宽泛”，可以这么说，秘书不只是“秘书”。训练7：请通过网络等途径查找。训练8：请同学们讨论讨论。第二节办公环境的管理训练I：(1)文件柜里的公用文件夹应整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用。(2)公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位。(3)一些常用的公用物品，如电话号码
4、本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便。(4)接待区提供给访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志等应整齐地摆放或码放，并经常整理，保持接待窗口的良好对外形象。训练2：略。训练3首先要解决一个认识问题：这事该不该你管？训练4：从保密的角度想一想。训练5：办公环境安全与责任的问题，别人可以不管，秘书能不管吗？训练6：示例：XX公司隐患记录及处理表序号时间地点发现的隐患造成隐患的原因隐患的危害和后果处理人采取的措施111月4日研发部靠窗一排电脑屏幕耀眼无窗帘遮阳有损眼睛行政主管张X装窗帘211月19日研发部一名外来人员没有访客胸k接待人员离3冈有
5、安全和失密隐患行政主管张X强调接待处职责要求311月25日研发部周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王XX周一部务会上强调训练7：略。训练8：略。训练9：略。第2章办公资源管理第一节办公用品管理训练1：从公私分明的角度来评判。训练2：略。训练3：示例：办公用品申购表部门申购人申购日期申购原因:用品名称库存数量可用时间本次申购数量备注训练4：示例：办公用品申领表部门日期年月编号类别申领内容核发备注月日品名规格用途单位数量申领人数量经办主管训练5：不做记录；不亲自发放和清点办公用品。训练6：略。训练7：略。第二节办公设备管理训练1：使用U盘等移动存储设备的时候要特别注意数
6、据的备份。训练2：请实际演练。训练3略。训练4：请实际演练。训练5：请实际演练。第3章日常事务管理第一节电话事务训练1：请实际演练。训练2：你能只回答“对不起，我不知道”吗？训练3：不能一上来就说“正事”吧？训练4：示例：电话记录单来电单位来电人来电时间年月日时分来电号码内容摘要：领导批示处理结果记录人训练5：请实际演练，再作比较。训练6：请实际演练。训练7：这可是一个细节问题，可从礼仪、技术等多方面分析，其实秘书工作不论多小的事，都有艺术性可言，只要用心去做。训练8：先请同学们谈一谈吧，然后看看各种做法的好与坏。训练9：人人都有移动电话,但不一定人人都会使用移动电话。先看看自己使用移动电话中
7、的问题吧,比如有人将电话挂在脖子上、握在手里、放在办公桌上训练10：略。训练11：小李的做法礼貌吗？记住接听电话也是有规范的。另外，上司的手机号怎能轻易外泄呀？其他的请再思考吧。训练请从时差角度作出分析。训练13：请实际演练。训练14：有一句歌词或许对大家理解这个问题有帮助：特别的爱给特别的你。“你好”位置的变化带来的效果可就不一样了。训练15：让赵总接听，违反规定；不让赵总接听，人家是赵总的老朋友啊。想办法吧，没有解决不了的问题。训练16：小林刚参加工作，对接听电话这一工作没有足够的重视，加之缺乏工作技巧，不仅使自己手忙脚乱，而且工作的完成情况也难以让领导满意。请就每次接电话的情况分别作出分
8、析。训练17：可以这样告诉他：对不起，您的事情我己经请示过经理了，经理说目前本公司暂不需要这方面的业务，以后如果有需要，我们一定会先跟您联系的。训练18：略。第二节印信事务训练I：如果你掌管印章，你会这么做吗？训练2：不能盖呀！训练3：示例：印章保管登记表印章名称颁发机关收到枚数收到日期领取人启用日期印章图样保管人姓名批准人备注用印申请单文件标题发往机关份数用印日期用印申请人批准人备注用印登记表顺序号用印日期文件标题发往机关份数批准人用印人备注训练4：请实际演练。训练5：示例:大友公司地址：XXXX电话：XXXXXXX传真：XXXX介绍信XX职业技术学院：兹介绍我公司人力资源部张小丽同志前往贵
9、校联系现场招聘应届毕业事宜，望接洽为盼！此致敬礼大友公司（印章）XXXX年X月乂日（有效期X天）训练6：请实际演练。第三节邮件事务训练I：略。训练2：广告宣传资料可不都是废品哪，可从信息角度考虑一下0训练3：略。训练4：要注意事先是否与上司就此事沟通过，上司的意见如何？还有公司的先例等。训练5：正确。理解手写书信的意义。训练6：略。训练7：收信不当；拆信不当；信纸与信封分离不当；误拆信件处理不当；给上司送信不当。训练8：略。训练9：请实际演练。训练10：示例：邮件转送单日期：年月日时分致：发自：一一供您参阅，阅后请交回于我供您参阅，阅后不必交回一阅后请安排时间并通知我就此邮件作有关讨论一阅后请
10、答复这份邮件（答复件副本存档）一阅后请给我提供答复这份邮件的资料阅后请注明您的意见意见：备注:邮件传阅单自年月日时分至年月日时分请按数字顺序传阅，阅后请签名、填写阅读日期并连同传阅顺序单直接传给下一个人，最后请交还给秘书XX顺序阅读人员签名简单意见日期1XXX女士2XXX先生3XXX小姐4XX女士5XX先生6XX先生备注训练11：请实际演练。训练12：请实际演练。训练13：请大家讨论一下。训练14：请实际演练。第四节值班事务训练1：请实际演练。训练2：报警；到现场处理；向领导报告。训练3：注意这里面的几个关键点：陌生人；办公禁区；有紧急事情。训练4：略。训练5：请实际演练。训练6：请大家讨论，
11、然后对不同的方案进行优劣分析。训练7：请实际演练。训练8：请实际演练。训练9：示例：外来人员登记表序号姓名性别单位乘坐车辆携带物品办理事项进入时间出门时间备注第五节时间管理训练1：请按轻重缓急来进行分类、合并、排序。训练2：略。训练3略。训练4略。训练5：示例：主管工作日志2004/12/3星期一第29周时间内容地点9：00-10：00处理日常事务：如阅读文件、处理信件等办公室10：15-11：15经理主管会议董事会会议室11：30-12：00给参加员工培训课的员工讲话员工培训中心12：30与A公司的董事长马XX及其夫人共进午餐XX酒店2楼玫瑰房间14：00-15：00下午会见C公司的销售部经
12、理张XX会客室15：45下午前往B公司拜会该公司市场开发部的经理高XB公司请参考此示例完成训练任务。训练6：略。训I练7：略。训练8：请制作一份表格，将每项活动填入，注意要将具体的时间根据情境虚拟出来，要合理。表格中要具备日期、时间、活动内容、主持人、参加人、地点、备注等项目。训练9：略。训练10：请实际演练。第六节差旅安排训练1：时间只有日期，没有具体的时分；时间安排是否符合实际；具体的交通工具如车次、航班等。训练2：示例：XX总经理行程北京一广州2004年4月11日12日时间活动内容4月11日（星期一）8：50搭乘3K-151次航班离开北京去广州11：20到达广州（公司驻广州办事处李小姐接
13、机），入住XX酒店426房12：00与李先生在XX大酒店午餐聚会15：00在XX大度四楼与张先生会谈18：00晚餐、住宿在XX酒店4月12日（星期二）8：30与XX电子有限公司的王总会谈12：00与王总共进午餐14：00在公司驻广州办事处检查工作17：00搭乘2U-343次航班返回北京19：30抵达北京（公司秘书蔡小姐接机）请参考示例完成训练任务。训练3略。训练5：请实际演练。训练6：请实际演练。训练7：查询车次；订票；查询目的地旅馆；查询目的地相关信息等。训练8：建议布置成课下作业，进行实操。训练9：略。训练10：请实际演练。第4章接待工作第一节前台接待工作训练I：可以参照值班记录表设计。训
14、练2：请同学们提出不同的方案，然后比较优劣。训练3：一问三不知不行；问什么说什么也不行。把握好分寸吧。训练4：略。训练5：请实际演练。训练6：请实际演练。训练7：略。训练8：原则性与灵活性要结合呀。知识转化为能力需要历练，小事也如此。训练9：没有做到热情迎客，语言动作均不礼貌。接名片动作不规范。接过名片后没有认真阅读，随手丢在桌上，对客人不礼貌。没有及时接待客人，让客人等，不对。训练10：很标准。训练11：请实际演练。训练请实际演练。训练13：接待分流很重要，不能什么人都直接引见，你自己可能还没弄清来人的身体呢。训练14：请实际演练。第二节团体接待工作训练1：略。训练2：不能接不到就走吧？用电
15、话等联系一下对方。训练3请实际演练。训练4：请讨论一下，看看谁的方案最佳。训练5：请把不同人数的几种情况都画出来。训练6：在特殊情况下，如遇到主宾身份高于主人时，为表示对他的尊重，可以将主宾安排在主人的位置上，主人则坐在主宾的位置上，第二主人坐在主宾的左侧，也可以按常规安排。如果本国出席人员中有身份高于主人者，如部长请客，总理或副总理出席，可以由身份高者坐主位,主人坐身份高者右侧。但有的国家将本国身份高者安排到其他席位上。训练7：席间经常经碰到临时增加客人的情况。假如临时增加了客人，主人应立即起立，热情欢迎，并为所有客人互相介绍，切不可冷淡无礼，也不能面露厌倦之色，或显得心慌失措，束手无策。如
16、临时增加的客人不多，宴请又刚刚开始，请他们入席又并不过分拥挤，那么主人可与先来的和后到的客人一起打个招呼，然后大家同桌入座；如当时主人确遇上实际困难，比如餐厅客满，一时又无法解决。在这种情况下，客人一般也不好意思为难主人，主人也可向新来的客人诚恳致歉，说明改日一定再请的意思，一般都会得到客人的谅解。训练8：略。训练9：示例：XX文化传播公司接待XX公司总经理威尔逊先生日程安排表活动内容时间（12月15日）活动地点参加人员备注欢迎仪式（含接站、献花、安排住宿）9：OO9：30机场XX饭店威尔逊先生、公关部杨经理、翻译万X义、礼仪小姐张X、司机吴X公司为威尔逊先生安排的住宿地点在蓝天饭店402房间
17、。期间注意预订（或征得威尔逊先生的同意代订）好威尔逊先生的返程票第一次会谈（由公司简介运营情况及社9：5010：20公司会议室威尔逊先生、李副经理、公关部杨经理、财务部总监胡X、市场营销部肖经理、翻会、经济效益）译万XX、秘书安X参观（公司有关人员陪同威尔选先生进行现场参观）10：3011：20公司各部门公司营销成果展厅威尔逊先生、李副经理、公关部杨经理、计划发展部罗经理、市场营销部肖经理、翻译万XX、秘书安X第二次会谈（商谈投资情况）11：3012：00X饭店A会议厅威尔逊先生、李副经理、公关部杨经理、财务部总监胡X、市场营销部肖经理、翻泽万XX、秘书安X、法律顾问吕X午餐12：0013：0
18、0XX饭店西餐厅威尔逊先生、李副经理、公关部杨经理、财务部总监胡X、计划发展部罗经理、市场营销部肖经理、翻译万XX、秘书安X、司机吴X、李X进餐之前由李副经理致祝酒词，并赠送威尔选先生圣诞礼物送站13：30机场威尔选先生、公关部杨经理、翻译万邦洁、司机吴侯请参考示例完成训练任务。训练10：请课下通过书籍、网络等查找。训练11：姓名、年龄、性别、职务、职称、民族、宗教信仰等等，任何一个小问题都不能忽略，如你不知道对方的民族，可能就会意外出现就餐上的问题。训练账目要明细。训练13：请实际演练。训练14：请实际演练。训练15：请实际演练。训练16：请实际演练。训练17：礼品的选择要考虑价值、客人喜好
19、、纪念意义等问题。训练18：略。训练19：迟到；接名片的礼仪；献花。训练20：建议布置成课下作业，制作成电子和纸质文档。训练21：略。训练22：略。第5章略。第6章信息工作第一节信息的收集与整理训练I：略。训练2：略。训练3请实际演练。训练4：略。训I练5：略。训练6：请实际演练。训练7：如电话黄页、火车时刻表、交通图、年鉴读物、客户基本信息等等。训练8：只收集不整理。训练9：略。训练10：略。训练11：略。训练12：建议布置成课下作业，进行实操。训练13：请实际演练。训练14：多而有用才是最重要的。训练15：请实际演练。训练16：很优秀的秘书哇。训练17：资料未加任何整理。第二节信息的传递与
20、存储训练1：略。训练2：略。训I练3：略。训练4：略。训练5：请实际演练。训练6：略。训练7：略。训练8：略。训I练9：略。第三节信息的开发和利用训练1：略。训练2：建议布置成课下作业，进行实操。训练3：请实际演练。训练4：略。训I练5：略。第7章商务活动第一节开放参观活动训练I：请从所给材料中寻找答案。训练2：示例：XX公司开放参观活动方案一、活动的主题扩大公司的知名度，提高美誉度。二、参观时间3月6日。三、参观的内容1 .情况介绍：事先准备好简明生动、印制精美的宣传小册子。2 .现场观摩：让参观者参观现场。3 .实物展览：参观公司的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。四、邀请参观对
21、象公司员工家属20人，市民30人。五、参观地点厂区、营业大厅、实验中心、成果陈列室、员工娱乐设施等。六、参观路线厂区f实验中心一营业大厅一成果陈列室一员工娱乐设施。七、人员安排活动由周佳负责组织安排，公关部、行政部、销售部等部门协助。公关部负责宣传策划、接待和陪同，行政部负责导游或解说，销售部负责准备礼品和纪念品。训练3请实际演练。训练4：略。训练5：请参见教材第117页。第二节信息发布活动训练1：略。训练2：11月3日，避开了节假日，而且距离吉祥物正式公布还有8天，较长的时间便于媒体做出充分的准备来迎接吉祥物的发布，也以更好地引起媒体和公众的关注。另外，这样长的时间准备，也说明了即将到来的吉
22、祥物发布活动的严肃和隆重。训练3：不应该。训练4：略。训练5：示例:XXX先生：兹定于XXXX年X月X日（星期X）上午10时在XX饭店XX会议厅召开XX系列新品上市发布会。敬请光临XXXX公司XX敬启X年X月X日训练6：语言能力、现场反应能力、把握大局的能力等。第三节典礼活动训练I：略。训练2：略。训练3：略。训练4：参考资料：剪彩的来历剪彩起源于1912年美国一家百货公司开张时的偶然安排。当时，人们相互效仿，广为推行,每当新店开张时，店主总要邀请年轻漂亮的姑娘将布带撕断，以期开业大吉。到了现代社会,人们多用彩带取代布带，并用剪刀剪断，遂形成了名副其实的“剪彩”。其他略。训练5：请实际演练。第
23、四节签字活动训练1：略。训练2：略。训练3：请实际演练。训练4：略。训练5：请实际演练。第五节略。第六节略。第8章会前筹备训练1：略。训练2：从内容、性质、参加对象、主办单位、会议时间、会议地点、会议届次、会议规模、会议范围等要素逐一分析。训练3：略。训练4：略。训练5：请实际演练。训练6：注意议程表中各项内容的先后顺序。训练7：略。训练8：示例：会议日程安排时间地点会议内容备注9：OO10：30XXX大学礼堂大厅各学院代表报到11：0012：00XXX大学餐厅午餐各代表13：0016：30XXX大学礼堂会议室正式会议开始：1）奏国歌2）介绍到会领导及来宾3） XXX大学陈副院长致开幕词4）
24、XXX大学黄校长讲话5）光华大学学生会主席作报告XX大学学生会主席作报告XX科技大学学生会主席作报告6）市团委李主任讲话7）XXx大学学生处刘处长致闭幕词17：00XXX大学校门口合影留念17：30XXX大学餐厅晚餐请参考示例完成训练任务。训练9：提示作用；非常规内容等可放在这里。训练10：会议筹备中的任何细节都不能马虎，也不能丢环节。训练11：建议布置成课下作业，进行实操。训练12：略。训练13：略。第二节制发会议通知训练1：略。训练2：略。训练3：示例：XXXXXX会议通知回执XXXXXX办公室：你处发来的XXXXX会议通知及会议文件XXXXXX、XXXXXXX各1份已收到，经检查无误。我
25、将（在下列选项的方框中打J）按时参加会议。延期至日时抵达。请假。（说明：）签名：年月日训练4：建议布置成课下作业，进行实操。训练5：略。训练6：略。训练7：请实际演练。第三节布置会议场所训练1：请实际演练。训练2：略。训练3请实际演练。训练4：请参考教材第153页。训练5：注意右为尊并不是最右边为尊。训练6：请实际演练。训练7：请实际演练。训练8：请通过书籍、网络等途径查找。训练9：请实际演练。训练10：为工作便利起见。第四节其他准备工作训练1：会议日程、会议议程、会议须知、会议相关背景资料、笔、本等等。训练2：代表证、列席证、工作人员胸卡、记者证、就餐证等等。训练3：请实际演练。训练4：略。
26、训练5：请实际演练。训练6：请实际演练。训练7：略。训练8：从住宿角度考虑，应该设置姓名、性别、年龄、民族、到达日期、拟住天数、陪同人员等。示例：表格式会议通知回执姓名性别职务工作单位通讯地址邮政编码联系电话传真E-mail手机能否与会发言题目是否需要预定返程车票、机票是口否口车票（机票）日期：车次（航班）：训练9：注意房间是否向阳、安静程度、少数民族的生活习惯等。训练10：略。训练11：请分组讨论。训练12：略。训I练13：略。第9章会中服务第一节组织性工作训练1：略。训练2：示例：XXXX会议报到登记表（20OX年X月X日）序号姓名性别年龄工作单位职务通讯地址联系电话房间号码单位网址电子信
27、箱需订返程票情况（时间、终点站等）训练3：请实际演练。训练4：如选举性会议，可作为核定有效票数的重要依据。训练5：示例：会议签到表会议名称主办单位时间（年月日时分）会议地点出席单位签名XXXXXXXXXXXXX训练6：签到与发放资料等要同步，可以再增加一个人协助。训练7：请实际演练。训练8：略。第二节文字性工作训练1：略。训练2：略。训练3：示例：XX公司会议记录会议名称时间：年月日时分地点：主持人：出席人：列席人：缺席人：记录人：共页发言人（签名）：主持人（签名）：记录人（签名）：审核人（签名）：训练4：略。训练5：略。训练6：略。训练7：不能。二者不能互相取代，各有所长，也各有独特的用途。
28、训练8：请实际演练。训练9：略。训练10：示例：XXXX会议简报第X期会议秘书处编印XXXX年X月X日标题正文（印XX份）发：X训练11：请实际演练。第10章会后落实第一节会场善后工作训练1：略。训练2：略。训I练3：略。训练4：请实际演练。训练5：略。训练6：会议文件资料的清退不可轻视。训练7：归还会议物品时履行交接手续、保存手续单的重要性。第二节会议文件整理训练1略。训练2会议纪要的印发有严格的范围要求。训练3略。训练4请课下查阅文书档案管理类的书籍。训练5请实际演练。第三节会务总结评估训练1：略。训练2：略。训练3：略。训练4：建议布置成课下作业，进行实操。训练5：略。附章秘书的一天第一节工作时间之内训练1：略。训练2：略。训练3：略。第二节工作时间之外训练1：请大家畅所欲言，有些可作为一个切入点，加深对秘书职业的理解。训练2：略。训练3：略。
