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1、齐齐哈尔工程学院归档范围与保管期限表序号类别名称条款存档部门保管期限院档案室党办部门1-1党群类综合DQ1.1.1.上级有关党建工作文件材料（文件是针对本院的永久、需要长期参照执行查考的30年、一般10年）*永久或30年2.学院党代会材料*永久3.党委会、党政联席会、党委扩大会、党总支书记会、民主生活会、党委中心组学习会议记录、纪要、决议及会议讨论材料*永久4.党委工作计戈J、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）*永久5.党委、党办综合性文件永久6.以党委名义召开的工作会议、座谈会议材料*永久7.党和国家领导人、地方党政领导人和各级机关领导人来校视察、检查、调研工作的题词、讲话、报告及相
2、关会议记录*永久或30年8.党委和上级党委调研、检查、视察工作形成的文件材料*30年9.党委大事记、工作简报、情况反映、工作信息7*永久10.党群系统重要的统计报表*永久11.党群类人员奖励有关材料*30年12.各系党总支、直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验交流等材料30年13各系党总支、支部大会、直属党支部大会记泵材料J30年14.各系党总支、直属支部党建工作、组织发展、开展党员活动等材料30年1-2纪检DQ121.上级有关纪检工作文件材料7*30年10年2.纪检工作规章制度*30年3.纪检工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录及重要统计*永久4.党员处分、复查材料*30年5.纪委立
3、案、调查材料*30年6.群众来信、来访及处理意见（1）重要的有领导批复的（2）一般的*30年10年1-3组织DQ131.上级有关组织工作文件组织部*30年10年2.学院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料*永久3.学院组织机构设置、变动、干部任免请示及批复、组织机构沿革*永久4.党员名册*永久5.干部考核、评议材料7*30年6.关于吸收党员、预备党员转正、党员退党文件及名单*30年7.各系党总支、直属支部党员、积极分子名单及组织工作综合材料30年1-4DQ141.上级关于宣传工作文件党办*30年10年2.学院精神文明共建活动、温暖工程等材料党办J*30年3.报道学院的各种剪报党办*30年4
4、.学院宣传工作计划、报告、通知和总结宣传部*永久5.学院大事记、年度新闻报道汇编宣传部*永久6.学院年度新闻照片宣传部*永久7、年度南苑讲坛目录职展*30年1-5统战DQ151.上级有关统战工作文件统战部*30年10年2.各民主党派年度计划、总结、议案等有关材料统战部7*30年3.学院各级人大代表、政协委员名单及审批材料党办*30年4.各民主党派干部任免材料（我院教工）统战部*30年1-6工会DQ161.上级有关工会工作文件工会*30年10年2.以学院工会文号编制的文件*永久3.工会计划、总结、报告、统计报表永久4.学院教工代表大会、工会代表大会材料*30年5.工会委员会会议记录*30年6.工
5、会干部及会员名单*30年7.工会表彰先进集体及先进个人材料（教职工授予的各级劳模：国家、省市“五一奖状、五一奖章”校级以上先进集体及个人、“三八”红旅手、校级以上先进工会集体和优秀工会积极分子评选材料*30年8.处分会员的有关材料*30年9.女工工作材料7*30年1-7团委DQ171.上级关于团的工作文件团委学工处30年10年2.团委、学工处综合性文件、简报、通知*永久3.团代会、社代会、自律会、学生代表大会材料*永久4.团委、学工处工作计划、报告、总结及规章制度*永久5.团委、学工处表彰奖励及处分材料*30年6.批准入团、离团材料及名单7*30年7.团委、学工处会议记录*30年8.团干部、团
6、员名单*30年9.团委、学生会组织各种活动材料（社团活动、社会实践、社区服务等）*30年10.团委、学工处组办、承办的大型活动科级节、艺术节及各类文体比赛材料*30年11.学院班主任建设材料及名单*30年12.大学生思想教育主题（系列）活动材料30年13.上级有关学生待遇、奖贷学金方面的规定、条列、通知（针对我校的重要的永久）学工处7*30年14.学生舍务管理文件材料及舍务管理员名单*30年15.获国家、省、市级先进班级、优秀学生、优秀学生干部、优秀毕业生名单及相关材料*30年16.学院各类奖、贷、助、补、减及资助家庭经济困难学生办法及获被资助学生名单和相关材料*30年17毕业生合影照片*永久
7、18.各系共青团工作手册、社团工作手册各系30年19.各系团总支计划、总结、会议记录及开展活动材料30年2-11.上级有关高校行政管理综合性文件（针对本校重大方针政策重要普发性文件永久、本校需长期贯彻执行的30年、一般普发文件10年）院办*永久30年10年2.本校教育事业规划、计划、方案、报告、学院请示及上级批兔和各项管理工作中的重要材料*永久3.全院性规章制度*永久行政类综合Xz1.1.4.校长办公会、干部会议、董事会议记录、纪要7*永久5.股东大会材料*永久6.学院教工例会记录*30年7.学院年度、学期工作计划、报告、总结7*永久8.学院、学院办公室综合性文件、函件*永久9.学院评估材料*
8、永久10.本校校历、校志、年鉴、文件汇编、学校历史沿革、学院概况介绍及校史材料*永久11.各类报表及统计表*永久12.学院与企、事业单位签订的合同与协议书*30年10年13.各系、各部门工作计划、总结7*30年14.各系、各部门例会及会议记录30年15.学院有关招、投标工作规定、报告、请示与批复及规章制度财务处30年16.各类招标文件及相关材料、会议记录、合同财务处30年17.项目申报及相关材料30年2-2人事Xz1.21.上级有关人事工作的文件人事处人事处30年2.本院人事工作制度*永久3.人事工作计划、报告、总结、会议记录*永久4.学院机构设置、人事任免、录用、调离材料7*永久5.表彰和奖
9、励先进集体与个人材料（1）受县级（含）以上奖励（2）受县级以下奖励的*永久30年6.对本院有关人员的处分材料（1）受到警告（不含）以上处分的（2）受到警告处分的永久30年7.人事处部门函件*30年8.教工学习培训、业务考核材料*30年9.教工工资调整材料及名单*30年10.教工职称评聘文件材料*30年11.教职工福利、退休等材料7*30年12.全院教职工名单、外聘教师名单*永久13.教工与学院签订的劳动合同*永久14.人事工作报表*永久15.各部门人员考核、管理相关材料10年2-3武装保卫Xz1.31.上级有关安全保卫工作文件保卫处保卫处30年10年2.学院安全保卫工作的规章制度*保卫处30年
10、3.保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计表7*保卫处永久4.学院师生员工案件的侦察、调查处理结论材料及上级批复、判决书*30年5.学院与各部门签订的“综合治理”、“安全工作”责任状及相关材料*30年6.保卫处部门函件*保卫处30年7.保卫处会议记录*保卫处30年8.国家、省、市领导来校安全检查形成的材料保卫处30年9.学院突发事件应急预案（含各系、各部门）保卫处30年10.保卫处值班、值宿记录本保卫处5年2-4总务Xz1.41.上级有关总务工作的文件总务处总务处30年10年2.总务工作各种规章制度*总务处30年3.总务工作计划、总结7*总务处30年4.食堂管理、公寓管理材料7*总务处30年
11、5.总务处部门函件*总务处30年6.总务处会议记录*总务处30年7.学院工程管理及承包、租赁合同等材料*总务处30年9.总务及食堂管理检查评比材料*总务处10年10.卫生所管理相关材料总务处30年2-5档案图书文博Xz1.51.上级有关图书管理工作文件图文图文30年10年2.学院关于图书管理工作的规定、办法制度、通知等*图文J30年3.图文中心年度工作计划、总结、重要的请示与批复*图文J30年4.图书工作发展规划、年度统计报表图文J30年5、历年来使用过的借书证样品（附简要说明）*图文J30年6.图文信息中心部门函件*图文J30年7.学年度教材发放明细表*图文J30年8.学院报刊征订相关材料图
12、文J30年9.上级有关档案管理工作规定、条例等文件院办30年10.本校档案工作规定、制度、办法、机构设置材料院办永久11.档案工作计划、总结、重要的请示与批复永久12.学校档案发展规划、馆藏F1.录、年度统计报表永久13.学校档案工作达标升级、工作评估、档案检查等有关材料30年14.档案室编研成果及出版物永久15.档案移交目录永久16.档案销毁报告及销毁清单永久3-1教学综合Jx1.1.1.上级有关本科、专科教学工作文件（针对本校的，重要的）永久保存教务处教务处30年10年2.教学规章制度J30年3.学院教学管理文件、教学规划、实施计划、调研报告、人才培养方窠、总结等材料永久30年4.教务处文
13、件（计划、总结）*30年5.各系及教学管理部门函件*30年6.教学会议记录*7*30年7.教研会记录、纪要7*30年8.学生座谈会记录10年9.教学检查、教学评估材料*30年10年10.各级优秀教学质量评奖材料7*30年11.成人教育、非学历教育、培训班、进修班材料成教部30年10年12.学院运动会材料基础部30年13.产学合作协议书；学生实习、实训协议书*30年14.教学统计报表教务处永久15.毕业生班级档案综合材料各系J30年3-2专业及课程建设JX121.上级有关专业建设、实验室建设文件材料教务处30年10年2.专业、实验室论证、评估、申报、审批材料（专业指导委员会相关文件材料）*永久3
14、.国家、省级重点专业申报、审批材料*永久4.省级精品课程材料*30年5.校级精品课、优秀课程、重点建设课程材料*30年6.专业建设计划、总结、社会调研材料30年3-3招生Jx1.31.上级、本院招生工作文件及招生相关材料招生办30年2.招生办函件招生办*30年3.招生计划、总结招生办*30年4.新生入取材料及新生名单（录取大表）招生办*永久5.招生宣传（简章、简报、广告）招生办*30年3-4学籍管理JX14I.学生学籍卡片教务处教务处永久2.学生成绩总册（补考、重修）*永久3.在校学生名册*永久4.学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学转学、退学）*30年5.学生奖励材料（奖学金、优秀学生、
15、先进班级）学工处7*30年6.学生处分材料学工处30年教务1.本、专科专业教学计划、教学大纲、校历、开课一览表教务处永久2.授课计划（教学日历）730年3.典型学案（教案）*30年4.教学任务书、课表变动审批登记表30年5.教学进度表、课程安排表30年6.公共选修课相关材料30年3.5课堂教学与教学实践JX15考务1.考试安排表及考试记录（补考、重修）30年2.各系、专业课程试题库30年3.学生试卷、论文J2年毕业后4.试卷水平和答卷质量分析评价表10年质量监控1.教师业务、技能考试考核及教师试讲评价材料10年2.听课记录及交流记录10年2.课堂教学质量评价表及“三评”综合材料教务处30年4.
16、实践教学信息反馈表J总表10年5.校级教学督导员工作职责、督导员聘任登记表教务处10年实践教学及毕业设计1.第三学期教学安排7*730年2.实验（实训）任务书、指导书730年3.实习、实训基地一览表30年4.学生实验报告J2年毕业后5.学生实习评价表及学生实习总结2年毕业后6.实习、实训成绩考核表J30年7.系、专业教学实习总结实习成果等材料7*30年8.学生参加职业技能鉴定统计表及证书复印件J统计表*30年9.毕业设计（论文）题目一览表10年10.毕业设计（论文）任务书、指导书J10年11.毕业设计（论文）及成绩评定书2年毕业后12.专业毕业设计工作总结10年3-6学位JX161.上级有关木
17、科学位工作文件材料教务处30年2.本校有关木科学位评定条例、办法及计划、总结材料30年3.学生毕业、学位资格审批审核材料（含辅修、第二学位）30年4.毕业生名单、学位名单（含毕业证书编号、学位编号）永久5.本科生优秀学士学位论文10年3-71.有关毕业生就业工作文件及毕业生名单教务处各系永久2.学生就业工作计划、总结职展*30年3.毕业生就业率职展*30年毕业生Jx1.74.学生就业安置岗位统计职展7*30年5.毕业证、派遣证存根领取签收册*教务处30年6.毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料职展10年7.本科生毕业论文及评审意见10年8.学院主办和承办的毕业工作现场会、招聘会材料职展*30年3-
18、8教材Jx1.81.本院教师自编、主编教材、教学指导用书、习题集*永久2.各系、各专业使用教材明细图文*图文J30年3.教材预订单10年4.其他有保存价值的自编参考资料10年4-1科研类KY1.1.1.上级有关科研工作的条例、规定、重要批示等文件（针对本校的重要的永久、需长期参照执行的30年、一般普发文件10年）科研处*科研永久30年10年2.本校有关科研工作的重要决定、规定、管理办法*科研永久3.院级以上科研成果登记表、报告表*30年4.院级以上科研项目申报、鉴定材料及证书复印件*30年5.院级以上科研项目立项申请书及结题材料*30年6.科研成果获奖证书（复印件）*30年7.本院教工所获奖的
19、论文和专著目录（原件或复印件）*永久8.正式出版的专著、编著、译著目录（原件）*永久9.核心期刊上发表的论文目录（原件或复印件）*永久10.本院的学报7*科研J永久I1.院校研究室部门函件*科研J30年12.科研工作检查、评比及举办和承办的科研工作会议材料*科研J30年13.科研工作会议记录材料科研J30年5-11.上级有关财务管理工作文件（针对本校的重要的永久、需长期参照执行的30年、一般普发文件10年）财务处7*财务处永久30年10年2.本校制定财务管理方面的规章制度*财务处30年财会类CK1.1.3.财务工作计划、总结、请示及批复7*财务处30年4.财务处部门函件*财务处30年5.财务工
20、作会议记录*财务处30年6.会计报表（年度预、决算报表含文字说明）*7*永久7.会计账本包括年度总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账25年、固定资产明细账（固定资产报废清理后保管5年）7*30年8.会计凭证（银行存款、现金、转账原始凭证、记账凭证）*30年9.教工工资清册（奖金、助学金名册）7*永久10.资产管理计划、报告、总结及管理制度7*30年I1.学院资产清单、年报表7*永久6-1.设备类SB1.1.1.上级有关仪器、设备管理的规定、条例等文件7*永久30年2.申购报告、计划、论证报告及批复*30年3.设备说明书及随机的全套文件材料及装箱单（五万元以上）7*永久4、购货合同*10年5
21、、安装、调式记录和双方签字移交文件及保修单*永久6.验收报告及有关文件材料7*30年7.设备使用、检修、故障事故记录7*30年8.技术改造和开发过程中形成的技术文件*30年7-1基建类JJ1.1.1.学院基建工作计划、总结、统计报表基建*基建办永久2.本校基建工作规章制度、会议记录、纪要*基建办30年3.基建项目可行性研究报告及批复*永久4.设计文件材料7*永久5.工程管理文件材料*30年6.竣工验收材料*永久7.竣工图纸7*永久8.工程竣工后相关材料*永久9.学院基建工程相关的材料及建设工程证件（复印件）等材料基建办10年8-1CB1.1.1.报纸（校报）科研处*永久2.刊物（学报）*永久3.书稿（自编、主编教材等有关资料）7*永久9-1声像类SX1.1.1.照片宣传部宣传部永久2.录像带*永久3.录音带*永久4.磁带*永久5.光盘*永久10-1名人类MR1.1.1.名人类综合材料院办*永久2.工作记录本、听课记录本院办*30年3.讲学材料（光盘）宣传部7*30年11-1*RS1.1.1.人事档案人事处7*永久12-1事作U外工Ws1.外事工作学习、考察综合材料院办*30年2.与国外联合办学协议及合同院办*30年13-1班级档案BJ1.1.1.班级档案综合材料各系30年
