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1、公司采购流程管理制度1为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。一、确定采购产品前期市场业务部人员和客户沟通洽谈后，将客户的需求反馈给市场策划部人员，市场策划部人员提交策划方案给业务人员。业务人员根据策划方案和客户最终确定采购产品及价位范围。把采购产品要求给到商贸部主任。商贸部主任根据要求安排采购人员制作产品推荐表（PPT）。商贸部主任审核产品推荐表后发送给市场业务部人员。市场业务部人员将产品推荐表发送给客户确认，客户根据产品推荐表选择将采购的产品。产品确定后，业务人员告知商贸部主任安排提供样品，
2、商贸部将要采购的产品样品提供给业务人员以便和客户进行最终确认。二、请购单业务人员根据客户最终确定采购产品的种类、规格尺寸、数量、单位、单价、金额、预定交期、包装等其他详细信息填写无整，清淅的申请表给到各相关部门领导申批,格式，申批完毕后交商贸部主任处安排下达采购计划。三、比价，议价1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2 .对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；3 .收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察
3、了解供应商的各方面的实力等；5,每个产品的需找多家厂商（至少10家以上）进行询价，并做一份比价表（特殊或客人指定厂家/品牌除外）；6,生产前或有现货的发货前需提供样品，是否与客人所需的一致；7.最终选择12家符合条件的厂家列入合格供应商名册。四、签订采购合同确定采购产品的供应商后与之签订采购合同。采购合同按照公司统一格式签订。采购合同需要双方经理签字并盖公章方有效，并要求厂商回签（以传真或扫描件形式）采购留底一份，并提供一份给到财务安排请款。做好相关采购记录，以便跟进。五、交期跟进1 .采购下单后24小时内需回复给相关部门一个准确交货期（生产周期+物流/快递时间），并及时跟进，生产期间确认一次
4、，发货前2天再确认一次，以至达到产品能按期交回。2 .产品生产完毕并经过我司采购人员验收合格后，安排供应商发货并提供发货照片。发货后需要告知我司详细的物流公司和运单号。发货前需要支付款项的，需要提前向财务申请付款。发货后客服人员需要随时跟踪货物的运输情况，如有逾期，提前告知采购人员。六、验收产品和转运供应商将产品发至我司后，采购人员根据之前提从的样品进行检验核对，根据不同产品及不数量按比例进行抽查，合格填写入库单。如有缺货或者破损等其它问题及时和供应商反馈解决并做好检验记录。需要调换或者退货的产品及时处理，客服人员需要填写退换货单。退换货申请单需要提交财务和商务部主任各一份，商务部主任安排采购
5、人员联系供应商退换货。如果货物需要转运至其他转运地点，客服人员需要填写出库单。转运需要选择相对正规的物流公司，例如：申通快递、圆通快递等。转出后需要将快递单号登记后将留底单交至财务，快递单的信息务必填写完善无误。发货时需要随货附有发货单，货物到达各转运地后，客服人员需要将客户签收的发货单交给采购人员一份。同时，转出货物后需要及时通知各地市负责人，转运期间需要跟踪货物的运输情况。七、售后服务客户接收货物后，如果有丢失或者破损的情况，需要及时告知采购人员。如果客户需要补货，客服告知商贸部主任，商贸部主任安排采购人员和供应商签订补货合同，继续发货。如果客户需要退货，客服和客户落实退货产品和数量后，填
6、写退货申请单交商贸部主任，经商贸部主任和财务审批后安排采购人员和供应商退货、退款。如果客户需要换货，客服人员填写申请单后交至商贸部主任，商贸部主任安排采购人员和供应商换货。客服每星期做至少一次回访，内容包括需要礼品的数量、使用情况和投诉情况，将统计数据交给采购人员。公司采购流程管理制度2采购管理风险与关键环节控制2.1.1 采购管理风险采购，主要是指企业外购商品并支付价款的行为，企业在采购管理方而至少应关注采购业务涉及的以下七种风险，如图21所示。采购f亍为违反国家法律、法规和企业制度规定，可能遭受外郃处罚风险2采购未经适当亩批或超越授权亩批，可能应重大差错、舞弊、欺诈风险3请购依据不充分、不
7、合理，相关亩批程序不规范、不正确，可能导采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可风险5盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可能导致风险6险收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失风险7付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致却资金搅失/信印等指图2-1采购管理中存在的风险示意图2.1.2 采购管理关键环节控制企业在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制，如图22所示。关键环节1建立采购业务岗位制造制，明确相关部门和岗位的职责、权关键环节2依据购置商品和劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应明确规定规范采购方式、供应商选择、蛉收程序及计量方法,
8、关键环节3关键环节4加强非财务方面采购物资信息的收集，明确信息沟通方式关键环节5明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法，确保凭证图2-2采购管理关键环节示意图2.2职责分工与授权批准2.2.1 采购管理岗位设置1 .采购管理控制岗位职责企业应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的之前、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表21所示。表2-1采购管理控制岗位职责一览表采购管理控制岗位主要职责不相容职责1.总裁审批采购部门各项规章制度审批年度采购预和和采购计划审议批准合格供应商名单审批预算及计划外采购项目批准请购单和重要购货合同拟定采购
9、计划和购货合同制定采购部门各项规章制度选择供应商2.财务总监审核采购部门各项规章制度审核而读采购预算和采购计划审核预算及计划外采购项目根据权限审批请购单和购货合同审批年度采购预算和采购计划审批预算及计划外采购项目制定采购部门各项规章制度3.采购部经理制定采购部门各项规章制度和工作流程编制年度采购预算和采购计划批准采购计划及预算批准计划外采购项目选定合格供应商名单审核购货合同和采购订单在授权范围内签订购货合同办理大宗物资及重要物资的采购组织进行合格供应商的选择和评审填写采购订单起草购货合同4.采购员进行市场调查，填写询价比价单负责起草购货合同和填制采购订单提出付款申请实施采购，办理退还货事宜建立
10、、更新与维护供应商档案参与对供应商质量、交货情况等的评价制定采购部规章制度制订年度采购计划及预算审批购货合同和付款申请5.财务部经理审核购货合同及付款申请审批会计提交的付款凭证参与合格供应商评审参与商定对供应商的付款条件实施采购编制采购预算和采购计划执行具体结算工作6.应付款会计核对原始凭证并入账开具付款凭证批准付款7.出纳支付货款编制付款凭证8.采购物资使用部门编制本部门年度采购预算和采购计划提交推荐供应商名单提交请购单参与检查采购物资质量参与合格供应商选择评审对不合格及报废物资提出处理意见实施采购审批请购单决定供应商名单9.质量管理部事先检验样货质量检验所购物资的质量实施询价比价物资在库管
11、理10.技术部提供对所购物资的专业技术建议参与对持有物资的技术检验工作采购物资的询价比价11.仓储部参与外购物资的出入库验收外购物资的标识、保管、收发提出外购物资的补仓申请具体实施采购2.采购管理岗位工作职责（1）采购部经理岗位工作职责，如表22所示。表22采购部经理岗位工作职责一览表岗位名称采购部经理部门名称/编号直接上级财务总监工作联系内部总裁、财务总监、质量管理部、仓储部、提出采购申请的各部门和本部门员工外部潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等工作目标完成企业年度采购计划，降低采购成本名和利控制部门费用户F号工作职责负责程度1制定采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行全责2制订采
12、购部年度。季度、月度工作计划及采购预算，报上级审批1.3负责完成企业所需各类物资的采购任务全责4负责重大数量及重要物资的采购工作全责5组织市场供货信息调研和供应商评审全责6负责采购合同管理及合同纠纷的防范全责7负责组织建立和完善供应商档案全责8组织合格供应商的选择评审工作全责9负责采购内部管理的各项工作全责确认我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！确认人：确认日期；生效日期批准F1.期（2）采购员岗位工作职责，如表23所示。表2-3采购员岗位工作职责一览表岗位名称采购员部门名称/编号直接上级采购部经理工作联系内部采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、质量管理部、提出采购申
13、请的各部门外部潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等工作目标保证企业物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符合企业相关规定月F号工作职责负责程度1填写采购订单，并跟踪订单，保证物资及时供应全责2进行市场供需调查，编写市场调研报告，报上级领导审阅全责3进行询价、比价，编写询价、比价记录表，报上级领导审阅全责4负责与供应商进行接触和谈判，尽量降低采购成本全责5负责草拟购货合同的相关条款，报上级领导审批全责6负责办理不符合企业要求的采购物资的退换货工作全贵7审核购货合同的付款条款及采购发票、结算凭证等相关凭证，并提交付款申请部分8负责建立供应商档案，并及时更新个黄9参与合格供应商的评选工作部分确认
14、我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！确认人：确认日期：生效日期批准日期2.2.2采购授权审批制度制度名称采购授权审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第I条目的为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。笫2条进行授权审批采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第3条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务1 .采购员应与在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。2 .对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并
15、及时向审批人的上级授权部门报告。笫4条专家论证适用情形对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。第5条请购使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及忖向采购部门提出采购申请。第6条审批采购经理、财务总监、总裁根据规定的职员权限和程序对采购申请进行审核、审批。1 .采购预算内采购额在X万元以内的，采购经理审批：采购额在XX-XX万元的，由财务总监审批：采购额在XX-XX万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。2 .采购预兑及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。3 .对不
16、符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。第7条采购1 .采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。2 .采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采期经理审核并提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。3 .采购部根据合格供应商名中进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。(1)采购计划范围内金额在X万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。(2)采购计划范围内金额在X万元-XX万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。(3)采购计划范围内金额在XX万元
17、以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。(4)采购计划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。第8条验收质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在彩收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。1 .验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。2 .采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。第9条付款1 .财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核
18、，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确”2 .应付账款在X万元以内的，由财务总监审批：应付账款在XX-XX万元的，由总裁审批。3 .预付款与定金在X万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在XX-XX万元的，报财务总监审批，在XX万元以上的，由总裁审批。4 .审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第10条账务处理1 .财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。2 .将请购单、订购电、验收单.、外购物资入库服、专用发票以及进口物资的报关的等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭
19、证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档.3 .每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。笫11条对账1 .财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2 .取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2.3请购与审批控制2.3.1采购计划编制流程总经理财势总监财务部采购经理采购员相关部门2.3.2 采购申请审批流程会计内部职能部门xi1.总经理财务总监财务部出纳员步骤、2.3.3 采购申请审批
20、制度制度名称采购申请审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。第2条本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。第3条啬权单位。1 .采购部负责企业所需物资的采购工作。2 .财务部负责采购物资的货款支付工作。3 .物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4 .财务总监、总裁根据权限审批采购项目。第2章请购审批规定第4条原材料或零配件的请购。1 .需求部门请购。（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。（2）仓库材料保管员接到请购小后，杳看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部
21、门需要的数量进行比较。（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。2 .仓储部门请购。（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。（2）仓库主管签字的请购版需要通过两方面的审批。采购员审查请购单.，检查该项请购是否在执行后又重且提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。采购部应将处理过的请购单归档备案。第5条临时性商品的请购。1 .临时性商品的采购申请由使用部门直接提出
22、。2 .使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。3 .请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。第6条经常性服务项目的请购。1 .经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。2,使用部门需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。第7条特殊服务项目的请购。2 .特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。3 .总裁、蔽事会或股东大会进行审议批准。4 .审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、
23、事务所及费用水平是否合理等，经总裁批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。第8条资本支出和租赁合同。1 .对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。2 .对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严垂损失。第3章请购单规定第9条请购单的开列和递送。3 .请购单的开列。（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购也和计
24、划外采购请购电所列内容填报。（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。4 .需用H期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。5 .紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。6 .材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。7 .物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购服，提出请购申请。第10条免开请购“I部分。1 .总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。(I)礼仪用品，如花篮和礼物等。(2)招
25、待用品，如饮料和香烟等。(3)书报、名片、文具等。(4)打字、刻印、账票等。2 .零星采购及小额零星采购材料项目。3 11条请购事项的撤销。1 .撤精请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。2 .采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。(1)采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。(3)原请购“I未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。第4章附则第12条本制度经总裁审批，自颁布之日起执行。第13条本制度由采购部负
26、责解祥。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期2.3.4采购预算管理制度制度名称采购预算管理制度螃状态文件编号执行部门监督部门考证部门第I条目的为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。笫2条采购预兑管理的含义1 .采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。2 .预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的
27、落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。3 .采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。第3条编制采购预算1.编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。(I)根据企业年度销售计划，由相关使用部门(生产部门、开发部门、管理部门等)填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。(2)采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交总裁审批。第4条执行采购预算1 .将审
28、批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。2 .对预算执行过程进行监控。第5条分析和调整采购预算差异1 .在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。2 .如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。第6条采购预算资金控制1 .在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。2 .部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购,严格控制无预算的资金支出。3 .对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。4
29、 .对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总裁审批后才能给f办理。编制H期审核日期批准H期修改标记修改处数修改H期2.4采购与验收控制2.4.1 采购询价比价流程财务总监采购经理采购员供应商确定供应商名单2.4.2 供应商选择流程总裁财务总监采购经理采购员供应商2.4.3供应商评定流程总裁财务总监采购经理采购员相关部门供应商等级与供应商进行沟采购员供应商财办总监采购经理相关部门采购员供应商2.2.6采购控制制度制度名称采购控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过
30、程透明化.第2条责权单位1 .采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。2 .总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。第2章采的方式控制第3条采购方式分类3 .订单采购方式（1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。（2）供应商按照订项上面的要求生产和供应商品或劳务。（3）订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。4 .合同订货方式（1）采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。（2）供应商按合同提供货物并取得货款，企业
31、按合同验收货物并支付款项。5 .直接采购方式采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。6 .比质比价采购方式选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。7 .紧急采购方式因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。第4条采购方式选择1 .根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。2 .一般商品或劳务的采购应采用采购订服或合同订货等方式。3 .小额零星商品或劳务等的采购可以采用宜接购买等方式。4 .重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过抉策论证
32、和特殊的审批程序后，采用订版或合同方式或者比质比价方式。5.大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资来购采用比质比价采购方式。第3章采购数量控制第5条采购数量应该严格按照采购计划进行确定。第6条采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。第7条检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。第8条对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本.第9条对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。第4章采购时间控制第1
33、0条采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。第H条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。1 .现用现购商品或劳务从实际使用或需要H期算起，倒算出合理的采购时间。2 .以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。3 .保险储备量和定量当某一商品达到订货点时就是采购时间。笫12条对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。第13条采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购也已经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时通
34、知仓库管理部门。第5章供应商选择笫14条供应商初步评价1 .采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”o2 .采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核.3 .选择供应商标准（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。（2）供应商按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。（3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。（4）具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。（5）同等价格择其优，同等质量择其廉，同
35、价同质择其近。4 .采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物费是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。第15条供应商现场评审1 .采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议。2 .供应商评价内容（I）采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。（2）财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。（3）使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。（4）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。3 .适用范Ii1.（1）根据所采购物
36、资对企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、面要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。（2）必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。（3）对于普通物资的供应商，无需进行现场评审.（4）紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。第16条“供应商质量保证物议”的签定1 .采购部负员与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。2 .“供应商质量保证协议”一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。3 17条样品需求与供应商送样1 .如有样品需求，由采购员通知供应商送
37、交样品，使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。2 .样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。第18条样品确认1 .样品在送达企业后，由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验，并填写“样品签样试用回单”。2 .经确认合格的样品，需在样品上贴“样品标签”，并注明合格或不合格，标识检验状态。3 .合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为今后检验的依据.4 19条确定合格供应商名单1 .采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商，无需进行现场评审的，直接填写合格供应商名单后，交采购经
38、理审核。2 .采购经理审核无误后，交总裁审核。3 .原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。4 .唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。第6章订单的控制笫20条选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。笫21条采购价格审核1 .财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报财务总监、总裁审批。2 .对所有超过规定价格的订单必须经过总裁特殊审批。3 22条条款审核财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。4 23条合同审批根据采购授权审批制度的相关规定，报相关人员按权限进行审批。5 24条登记
39、采购订单1 .采购员应该按编号编制采购订朝。一式四联。（1） 一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。（2） 一联提交质量管理部门，一联提交仓库保管部门，作为脸收的标准。（3） 一联提交财务部，作为入账凭证。2 .采购员要及时对采购订单进行归档，在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。3,定期汇总所有被取消和修改过的订单，并编制报表。4 .定期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。第7章附则第25条本制度经总裁审批后，自颁布之H起执行。第26条木制度由采购部负贲解糅。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改H期2.4.7验收管理制度制度名称验收管理
40、制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第I条质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。第2条验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应杳明原因，及时处理。第3条货物的验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同脍收，对收到货物的数量和质量进行检验。笫4条收货准备。1 .货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购城”时，按供应商、货物交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。2 .对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容
41、器等进行试测验收，不得虚估。3 5条待验货物处理。已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规划出“待验区”以示区分。4 6条实施验收。1 .货物到货后，货物骗收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货H期及实收数量填入“订购单”。同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。2 .质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品或劳务，一律不得签收。3 .质量管理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编
42、制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货口期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部门和财务部门。4 .验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。5 .验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。6 .公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门办理。第7条超交处理。1 .交货数量超过
43、订购量的部分应退回供货商。2 .属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。3 8条短交处理。交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。4 9条急用品验收。紧急货物到货后，若尚未收到“请购的”。验收人员应先与采购部核对，确认无误后，按收货作业办理。5 10条货物验收规范。质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及臆收的依据。笫H条货物校验结果处理。根据不同检验结果可做以下两个方面处理。1 .检验合格的货物，检
44、验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。2 .验收不合标准的货物，检验人员应贴上不合格标签，并于“材料检验报告单”上注明不合格原因,经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。第12条退换货作业。1 .检验不合格的货物退货时，采购员应开立“货物交运单”并附有关“货物检验报告单”呈采购经理签字确认后办理退货。2 .货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。3 .对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门.编制H期审核H期批准H期修改标记修改处数修改日期2.5付款控制2.5.1付款审批流程财务部采购经理采购员相关部门汇总采购核检始报计里报告、 收证明等安排付款事宜填写1款申请提供相应单据付款结算发出付款通知书通知供应商I借款2. 5.2退货管理流程2.5.3付款控制
