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1、企业公文管理暂行办法（适用于中小企业）第一章总则第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据党政机关公文处理工作条例（中发（2012）14号）等有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。第二条企业公文是公司及所属公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达国家有关行业政策信息，颁布公司规章制度、施行管理措施，请示和答复问题、联系商洽业务、制定计划、总结经验、记载活动的重要工具，是公司开展经营管理和外联活动的有效手段。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是和精简、高效的原则，做到及时、准确、
2、安全。第五条公文处理必须严格执行国家有关保密的法律、法规和其他有关规定，严格执行企业保密规定，确保国家及企业秘密的安全。第六条各单位的负责人应当重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。企业管理人员都应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。第七条行政管理职能部门是公文处理的管理机构，主管公司总裁并负责指导直属单位的公文处理工作。未设行政管理职能的单位，由办公室指定专人负责公文处理工作。第二章公文种类第八条企业公文的种类：(1)报告：向上级部门或政府管理部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。(2)决定：适用于公司在制定战略发展目标、经营方针
3、,设立组织机构等重大事项、行为做出安排以及用于对公司经营业务、行政工作、人事任免及奖惩等。董事会任免的通常以决定发文。(3)决议：经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。(4)批复：上级答复下级的请示事项,企业中主要用于董事会对运营。(5)通告：在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。(6)公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。(7)通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免、聘用事项。总裁(经理)、CFO(执行总裁)职权范围任免权限以内的通知的形式发文。(8)通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况。(9)会议纪要：记载和
4、表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。主要分为会议纪要、商务(项目)会谈纪要。(10)请示：公司所属部门及单位向公司请求、请示、批准的事项。(11)函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，清有关部门批准。(12)提案：适用于股东、董事、监事、公司高管提请股东会、董事会、总裁办公会审议事项。(13)意见：适用于对重要问题提出见解口处理办法。第九条企业专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事、汇报提纲、经验报告等。第十条公文秘级规定。(1)绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。(2)秘密
5、：指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。(3)机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。(4)普通：指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西，则另当别论。(5)传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。第三章公文格式第十一条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号,企业秘密级公文可省略。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密机密秘密和保
6、密期限。企业公文保密期限可省略。（）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注特急加急，电报应当分别标注特提特急加急平急。可省略。（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人的姓名。（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。（A）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（九
7、）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（+）印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（十七）印发机关和印发日期。
8、公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。第十二条公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。第十三条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。第十四条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第四章行文规则第十五条行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般应逐级行文，不得越级行文；上行文如确需越级，应抄送越过的上级单位。第十六条除财务职能部门可以对涉税事项进行税务核查业务报告外，其他对外行文原则上由行政职能部门统一对外正式行
9、文。其他部门需向所属企业或其他部门协调事项时行文时，用XX函格式。第十七条对外正式行文”是指向本企业以外的其他企业和单位制发政策性和规范性文件。以函的形式行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除使用函”的文种外，还可以选择与行文方向一致、与公文内容相符的其他文种。第十八条向上级单位或地方政府行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级单位或地方政府部门，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。第十九条下行文应当遵循以下规则：（一）主送受理单位或部门，根据
10、需要抄送相关单位或部门。重撕亍文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。（二）联合行文或会签公文，主办单位应先签署意见，然后协办部门依次签署意见。()凡涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位必须与之协商、会签，取得一致意见后方可行文。(四您求意见或会签公文主办部门应及时提出要求协办部门一般应在三日内回复。第二十条上级单位有权直接向其隶属的下级机构发出领导性、指挥性公文。总部各部门在各自职权范围内可以向下级单位行文，并同时报送总裁办公室或行政职能部门。部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。第二十一条请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的,应当用抄送，但不得同时抄送所属
11、企业。报告”不得夹带请示事项。意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的,所属企业应遵照执行；无明确要求的,所属企业可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。第二十二条收到所属企业的请示，上级单位必须答复，所属企业亦可以询问。收到所属企业的“意见”，上级单位应作出处理或答复。第二十三条上行文请示、报告、意见需有签发人，两名签发人的，主责人员在签发第五章公文拟制第二十四条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第二十五条公文起草应当做到：（-清合国家法律法规,完整准确体现发文单位意图并同公司现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求
12、是，所提政策措顺口办法切实可行。（）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）起草部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。第二十六条公文文稿签发前，应当由职能管理部门进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规
13、范。（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求。第二十七条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。第二十八条公文应当经企业负责人审批签发。重要公文和上行文由主要负责人签发。董事会、运营管理团队根据股东会或董事会的授权范围内签发公文。第二十九条文书的署名。(1)公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总签名，或者署有关部门的主管姓名与职务。(2)对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，根据授权签名。第三十条文书制作注意事项。(1)文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明，附上相关资料与文件。(3)必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。(4)对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改者须署名。(5)可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。(6)减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮。(7)行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。(8)不轻易越级行文。
