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1、公文处理办法文件编号：为使公文处理规范化、制度化和科学化，提高公文处理的效率和质量，现根据有关规定并结合本公司实际，制定本办法。一、公文的处理1 .公文的处理主要包括：公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。2 .公文处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密。二、公文格式1 .发文单位名称在公文正上方。2 .发文字号：包括发文年度、发文单位代号和发文顺序号，按序标识下方,文件为：“中航物管京字年号第XX号”；通知为“XXXBJ丑年号（文号）”；规章制度为“XXXBJG年号一（文号）:文函为“XXXBJH年号（文号）”；日常管理工作手册为“XXX-BJ-RC-文件号/（表格号）”；设施设备管理工作手
2、册为“XXX-BJ6B-文件号/（表格号）”；环境管理工作手册为“XXX-BJ-HJ-文件号/（表格号）”；消防管理工作手册为二*上31吠巳文件号/（表格号）；安全管理工作手册为“XXX-BJ-AQ文件号/（表格号），3 .正文：主送单位、部门名称及内容。4 .公文用纸用公司统一印制的信签纸（16K）。5 .文尾：发文单位、时间、主题词、抄送（抄报）部门、印发部门、签发人、份数等。三、公文的审批签发程序1 .行文稿先由行文部门领导审核签名，再送行政部核稿，不属急件，一般不得将文稿呈送分公司总经理。2 .需会签的，送会签部门审稿，然后由行政部将符合要求的文稿送分公司总经理签发。3 .行政部编号签
3、字并交文员打印。4 .其它各部门均不得直接安排文员打印。四、公文办理1 .登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间、附件及办理情况等逐项记载清楚，以便今后核查收回和销毁。2 .分发公文（1）一切外来公函，统一由行政部主管签收、登记并及时分送。（2）根据公文性质和内容，由行政部经理提出处理意见，填写外来文件处理专用纸，送总经理阅示，或根据需要交有关部门办理。3 .承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等。承办请示的公文，先交行政部，由行政部登记后，填写呈文意见审批表呈报总经理阅示，经总经理阅示后送相关部门执行或协调处理，
4、时限一般不得超过一周。重要事项和重要问题的请示，可直接送总经理审阅后批复，时限不得超过三天。承办公文部门要提高效率，及时催办和跟踪，避免延误。五、公文档案的管理1 .凡是记述和反映本公司经营管理活动,具有查考价值的各种自制文件和已办理完毕的有保存价值的文件，均由行政部主管统一管理，第二年上半年完成上一年度的立卷归档工作。2 .各部门代表分公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，须转交行政部，实行统一管理；行政部主管对归档文件按事理分类、编号，确定保管期限。3 .对无保存价值的文件，要逐一填写清单，经行政部经理审批，并在收、发文本上注明，一年后予以销毁。4 .借阅文件，应经行政部经理批
5、准后方可。未经同意，不得抄摘和复印。5 .各部门应建立相关制度，管理好本部门收到的各类文件资料，及时做好立卷、归档和销毁工作，有关分公司的工作情况通报和规章制度应及时传达到全体员工。档案管理制度为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理，特制定本制度。一、档案资料的归档管理1 .归档范围a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等，由行政部负责归档。b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案，如：会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等，由行政部负责归档。d.员工登记表、体检表、培训
6、记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案，由行政部负责归档。e.财务档案按财务管理规定的范围归档，由行政部负责。2 .归档要求a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐；字体一般是宋体，标题三号字，正文小四号字，段落1.5倍间距；语言通顺，文字输入正确无误。b归档的文件材料要完整齐全。c.归档的书面文件必须是原件，电子文件为最终使用件。d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。3 .归档时间a.文书档案在第二年上半年内归档。b.员工档案及时归档。c.财务档案按季度归档。4 .归档份数a.各类书面文件材料一般归
7、档一式一份；电子文件一般归档一式二份（其中包括软盘上一份）。b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。5 .不归档文件材料的范围a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、草稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。e.参加非主管单位召开的会议，不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。g.下级单位
8、送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料6 .各部门经理要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。二、档案资料的保管1 .分公司档案资料由行政部统一管理，其他各部门档案资料均由各部门自行管理。2 .存放文书档案要有专用柜架，在排放上应按照类别和时间的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹；在保存电子文件时，按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签，以方便查询。3 .底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底
9、图入库，要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。4 .存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。5 .每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符，对破损或载体变质的文书档案，要及时进行修补和复制，文书档案发霉或虫害要及时消杀；对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。6 .行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。三、档案资料借阅管理1 .分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。2 .员工查阅档案，须办理登记手续，并报所在部门经理批准。查阅分公司档案须报行政部经理批准。
10、3 .在借阅档案时应做到以下几点：a.办理登记手续，定期归还。b.要爱护档案，不得丢失。C.所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写。4 .借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。5 .档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。6 .借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。7 .调离分公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。四、档案鉴定和销毁1 .档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行；日常档案的鉴定工作由行政部负责。2 .鉴定的主要项目有：a.档案保管期限表。b.对到期档案提出存、毁意见。3 .确定保管期限原则：a.对本部门有长远利
11、用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。4 .鉴定工作应该定期进行。5 .档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，部门经理应及时责成有关人员负责修改、补充。6 .销毁档案的程序：a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告，经部门经理审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司总经理批准。b.档案销毁时，由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。c.销毁档案时，要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的，将根据国家有关规定进行
12、处理。关于使用公章的规定为加强公章的管理，维护分公司声誉和使用公章的严肃性。特制定如下规定:一、公章的名称“深圳市中航物业管理有限公司北京分公司”。二、公章的保管。由行政部经理保管。三、公章的使用。以分公司名义发出的文件资料、签订的合同协议等，经总经理签字后盖章。各部门因需要使用公章的，由使用部门填写公章使用申请表,部门经理签字后，经行政部经理审核，加盖公章。四、公章的使用责任。任何人不得擅自使用公章。否则，由此造成的后果自负，视情节轻重给予行政处分或追究法律责任。办公物品管理规定一、办公物品分办公设备和办公用品两大类。办公设备包括复印机、传真机、照相机、碎纸机、电话、办公桌椅、保险柜、文件柜
13、、电脑、扫描仪及打印机等。办公用品包括纸、笔、笔记本、各种表格、计算器、直尺、文件夹、文件筐等。二、办公设备由财务登记固定资产，各部门建立明细帐并报行政部备查。所有办公设备的责任人为该设备所在部门的经理。如该部门经理工作调动时，应及时填写设备清单移交给接任者签收，财务监督。3、 各部门要爱护公共财产，如有遗失或损坏，则根据实际情况，由该部门经理或使用人负责折价赔偿。4、 各部门应在每月末将下月办公用品的采购计划报行政部，并指定一人负责办公用品的领取发放和文件资料的复印。凡领用价值达100元以上的文具，必须登记个人卡片，辞工或被辞退时要交还文具，如有损坏照价赔偿。5、 办公用品领用本着节约的原则
14、。行政部按季度将各部门领用办公用品和文件资料复印情况报送财务，以便财务核算。6、 因公需打长途电话，须填写长途电话申请单，经部门经理签字同意后，由行政部经理负责拨打，并做好登记手续。7、 凡需复印、打印、发传真，统一由行政部经理或主管签批，方可执行。具体操作人员有权拒绝受理未经审阅的文件和资料。物资管理规定为了加强分公司物资管理，结合艾维克大厦的实际情况，特制定本规定如下:一、采购计划申报程序1 .每月底由各部门经理对下月物资采购计划进行初审。2 .初审的主要内容：a.物资采购计划与实际用量是否相符；b.计划物资有库存的，先使用库存物资；3 .初审后分公司总经理批准。4 .将审批后的采购计划交
15、行政部助理，由行政部助理联系甲方综合保障部采购。5 .应急所需材料报分公司总经理审批后由行政部助理购买，后补办审批手续。6 .零星所需材料填写材料采购单报分公司总经理审批后，由行政部助理联系甲方综合保障部采购。二、物品入库1 .行政部助理持分公司总经理批准的物资采购申请单到甲方仓库领取物资。2 .按规定办理入库手续，并由保管员签收后，建立物资帐目。3 .保管员应根据入库单和采购计划认真核对入库物品的型号、规格、数量及外观质量情况，设备、仪器还需查对技术资料及图纸是否齐全，发现问题应及时提出，然后方可在入库单上签字，经保管员签字入库的物品，其责任由保管员负责。4 .已办理入库的物品，保管员应及时
16、记帐，将标识悬挂在醒目处并做好保管工作。5 .仓库物品的标识内容有：物品名称、型号规格、单价、供应商等。三、物品领用1 .口常维修用料凭维修通知单由领用人填写领料单，经工程部经理签字领用。2 .大、中修工程用料，凭单项工程用料计划由领用人填写领料单经部门经理签字领用。保管员应在出库单上注明领用数量，以便核算。3 .设备、仪器凭批准的计划由部门经理填写领料单经分公司总经理签字领用，领用人需在设备登记卡上签字。4 .抢修等急需物品由使用人填写领料单经抢修负责人签字领用。紧急情况下，抢修人员可留条领用，事后按上述各有关规定补办手续。发现虚报冒领追究领用人责任。四、工具的领用1 .个人必须配备的常用小
17、工具由使用人按规定品种数量填写领料单，经部门经理签字领用，并需在个人工具卡上登记签字。2 .班组公共常用工具由班组长填写领料单，经部门经理签字领用，并需在班组工具卡上登记签字。3 .其他工具由库房统一保管，凭工具借用卡借用，用毕及时归还。4 .工具丢失或损坏，按使用的实际情况报失、报废或赔偿手续，未办清手续者不得补发。五、材料退库退库物品应由退库人用红笔填写“材料领用单”，经保管员验收签字，保管员应核减原领出数并予记帐。维修时回收的旧料，包括部件等原则上由部门周转库保管，并在维修中尽量予以修复和利用，大宗旧料交库房保管，另行列帐登记。六、材料盘点1 .每月底行政部助理协助仓库保管员一起对仓库材
18、料进行盘点统计，统计表月底随材料采购单报财务。盘点统计时要求做到账物相符，并附有关材料使用情况的说明。2 .行政部助理不定期抽查材料使用情况，发现问题，及时上报。3 .财务根据盘点统计表，每月汇总分公司材料使用情况，按规定报相关部门，结算费用。七、质量监督工程部负责对采购材料质量进行抽查并作技术监定。对大宗或大批量物品的采购，工程部对物品的质量、价格、产地提供专业意见。行政部助理将有关意见报相关部门。办公室电话管理规定为加强对办公电话的管理，特制定本规定。一、部门电话由部门经理负责，费用实行定额管理，超支由部门自行负担。二、办公电话只能用于公事，严禁私聊。确实需要打私人电话的，应做到长话短说，
19、最长不能超过5分钟。三、严禁拨打声讯电话，一经发现，除双倍扣罚电话费外，还将给予警告处分。所有电话的声讯费均由部门自行负担。四、各部门电话费用定额如下表部门电话号码金额（元）备注行政部65678921300含总经理室以及上网费用物业部65678922100工程部65678422506567842020保安部6567842350以上费用均不包含座机费。分机及增加的电话另行考核。5、 员工接听电话按员工手册有关规定执行。6、 违反本规定的，视情节轻重比照员工奖惩条例中的轻微过失或严重过失处理，直至辞退。对讲机使用管理规程及编号为了加强对对讲机的管理，特制定本制度。一、管理流程对讲机是一种昂贵的通讯
20、工具，属于管理中心的公共财产，各保安领班对已领用的对讲机应加强管理，并在通讯器材台帐上登记。1 .在交接班过程中，交接班队员应做好对讲机的交接记录。2 .对已损坏的对讲机值班员应立即记录下来，并做一份书面报告，说明情况，以便在保修期内进行维修。对非正常使用或故意损坏对讲机者，应由当事人按价赔偿。当发现对讲机已损坏而又没有上报者，追究值班员责任。遵守“谁使用,谁保管，谁损坏，谁负责”的原则。3 .在靠近爆破区域时应事先关闭对讲机。4 .禁止在任何具有潜在爆炸燃烧气体的环境或场所中使用对讲机或者更换电池，避免在高温下使用对讲机。5 .对讲机第一次充电必须达八小时以上，避免电池的外部短路。6 .切勿
21、将对讲机接触洗涤剂、酒精、烟雾剂或汽油基产品，因为它们会对机壳产生永久性损坏。使用沾清水湿布清洁对讲机外壳，不得将对讲机浸入液体中。7 .严禁开机拆卸电池，不得拆卸对讲机天线。8 .使用文明、规范化语言，严禁用对讲机聊天或讲与工作无关的话。9 .禁止随意更换对讲机频道。10 .在办公室附近使用对讲机时，音量要调小，以免干扰他人工作。11 .正确使用对讲机，不可抓住对讲机天线或外接麦克风讲对讲机拎起，认真做好对讲机交接工作。12 .不使用时要将对讲机的接口用保护盖扣好。13 .手持对讲机发射时，应保持机身竖直状态，话筒离嘴2.5cm5cm二、使用细则1 .使用对讲机一律使用编号呼叫，不直呼姓名。
22、2 .手持对讲机通话时，手要握住对讲机机身长度的2/3,用食指或中指按住通话按钮，等指示灯亮时即可通话，通话完毕时方可手指。3 .用对讲机通话使不得谈论与公司机密相关之事。4 .每部对讲机配一部充电器，两块电池，各部门应派专人负责保管并留存电池更换记录。5 .呼叫及应答模式“09,09,02呼叫，收到请回答。”“09收到，02请指示或02有话请讲。”三、编号部门对讲机编号持机人工程部03工程部经理031供配电032维修033电话维修工035酒店维修客服中心06物业部经理061客服中心前台08清洁公司06领班二装监管小组09组长091监管员092监管员保安02保安部经理0210220230240
23、25026外保05051052值班经理01中控012财务管理制度第一章总则第一条为了加强分公司财务管理工作,充分发挥财务管理在企业经营活动中的作用，根据国家有关的法律、法规和公司的相关规定，并结合分公司的实际情况制定本制度。第二条执行国家的有关法律、法规和制度，对分公司的财务活动实施有效控制，如实反映分公司的财务状况和经营成果。第三条分公司的财务活动在总经理的领导下，由财务部门统一管理。第四条分公司财务工作接受公司财务部门的管理、监督和审计。第五条分公司重大投资决策项目必须有财务部门主管人员参加。第二章财务部门和财务人员第六条分公司必须设立专门的财务机构和财务人员，并指定（任命）专业人员为财务
24、机构的负责人。第七条财务人员必须遵守国家有关的法律、法规、制度和分公司的规章制度。对违法违纪行为，财务人员有权拒绝执行，并向分公司总经理或主管单位请示汇报。第八条财务人员有权依法行使有关财务规定的权利和义务。任何单位或者个人不得对依法履行职责、抵制违法行为的会计人员实行打击和报复。第九条财务人员必须持证上岗，依法从事财会工作。第十条分公司领导的亲属不得担任本分公司财务部门主管人员，财务部门主管人员的亲属不得同时担任出纳工作。第十一条财务人员调动工作或者离职，必须与接管人员办理交接手续。一般财务人员办理交接手续，由财务部门主管人员监督交接；财务部门主管人员办理交接手续，由分公司总经理监督交接，必
25、要时主管单位可以派人会同监督交接。第三章现金、银行存款、借款第十二条分公司现金、银行存款的管理必须遵守国家的有关法律、法规和规章制度，以及银行的相关规定。第十三条分公司现金库存量应保持在1000元左右，并做到日清月结，帐实相符，每天须将结余现金存入银行帐户。第十四条存、取大额现金时，必须有专人、专车护送。第十五条购置物品：支付费用在人民币500元以下，可用现金支付，人民币500元以上，原则上须用转帐支票支付。第十六条以银行转帐支票支付款项时，必须在支票上注明支付时间、收款人单位全称、支付金额及用途。第十七条分公司员工因工作需要可以借款。满足下列一项条件者，可借用现金：1 .借款金额在人民币50
26、0元以下；2 .购买零星物品或不方便用支票付款的；3 .因公出差需借款的；4 .其它相关法律、法规、制度规定可用现金的条件。除此之外，其它需借用支票。第十八条借款人必须填写借款单并经部门经理和分公司总经理审批。禁止未经批准，私自挪用公款。第十九条财务人员必须将借出款项及时登帐核算。借款人必须在业务结束后一个星期内将所借款项归还或将费用报销凭据交给财务人员销帐。逾期不报帐还款者，在其本人工资中逐月扣回。第二十条借款人必须妥善保管好现金或支票，如有丢失由借款人承担经济责任。第四章审批权限第二十一条分公司的一切费用和支付对外款项,必须经分公司总经理审批、签字同意。第二十二条分公司财务部门在分公司总经
27、理同意的前提下，有权进行日常的财务往来款项的收付，如：水电费、工资、税金等项目的支付。第二十三条分公司总经理的审批权限，按公司的有关规定标准执行。第二十四条分公司的正常对外承包项目，如空调、电梯、绿化、清洁卫生等保养款以及如消杀费、外墙清洗费等费用由项目主管人员审核，再上报分公司总经理审批，签字同意后方可支付。第二十五条宴请招待费应严格按照国家规定执行，原则上不请客送礼，但因工作关系需要，须由分公司总经理批准。第二十六条对外支付工程款，必须先订立合同，合同交财务部门主管人员复核、备案后，按合同规定的有关条款付款，严格按审定的结算书办理结算手续。第二十七条分公司各部门购置单位价值2000元以上的
28、固定资产，需先编制计划，经分公司总经理审核后，报公司领导审批，方可购置。购置后报财务部门登记，由购置固定资产部门经理负责设备的管理与使用。第二十八条购买机电设备零配件、材料必须按照IS09000的程序，先入库后出库，做到进出有登记，账物相符。第五章费用的报销第二十九条付款原始凭证背面需注明事由、经办和部门经理签名及分公司总经理签署审批意见，如有不真实或审批手续不全的，财务人员有权拒绝办理。第三十条因公事出差返回后，按规定应报销的各种票据，应分类整理贴好，由部门经理审核，上报分公司总经理审批，从返回分公司5日内，必须到财务部门报销。第三十一条探亲差旅费，按规定路线及应报项目将票据整理贴好，由所在
29、部门经理审核，上报分公司总经理审批。第三十二条外委工程的材料垫付款，该工程完工验收后，一周内要报清各项费用开支，便于及时对外结算。第三十三条财务人员应认真审核每笔借款，对逾期不还款应立即通知借款人，并根据需要向分公司总经理汇报，以便及时采取措施处理，避免造成坏帐,减少不必要的经济损失。第六章其它事项第三十四条分公司各部门对外业务往来中，所有收费由财务部门统一管理。经财务部门同意，可委托其它部门收取专项款。委托收款部门须建立往来帐目，管好现金，按规定时间与财务部门清帐。第三十五条所有的财务发票和收据必须编号，加盖分公司财务专用章才有效。各部门需用发票和收据，必须到财务部门领取，开票时须按发票编号
30、顺序逐张开出；对误写的收据或作废的支票，应注销并盖“作废章”，妥善保存，不得销毁废弃。用后存根交财务部门核帐后，方可交旧领新。如发现有以各部门名义开出的发票和收据或发票遗失、断号现象，应追究当事人及其部门经理的责任，款项由分公司追回。第三十六条分公司全体员工须自觉遵守，严格执行本制度。第三十七条本制度由分公司财务部门负责解释。财务公开监管制度1、 财务人员在大楼投入管理运行前，必须进行综合测算，并接受业主单位审查监督。2、 财务人员每年年初，在确保收支平衡，略有节余的原则上，制订财务收支预算。3、 财务负责联系相关银行，代办银行托收服务，并负责各项费用的收缴。4、 工程部负责制订零星维修收费标
31、准，经分公司总经理批准，公开执行。5、 管理费的收支状况报表，由分公司总经理审核签字后，每季度向艾维克物业管理有限责任公司公布。6、 每年的管理费总收入扣除相应的税费、综合管理成本后的结余部分，转入下年度作储备金。7、 艾维克物业管理有限责任公司有权对管理费的收支项目产生质疑。费用收取管理规定第一章总则第一条为了规范分公司费用收取工作，以明确各部门、机构及员工的权责关系，提高费用的收取效率，制订本规定。第二条本规定所指的费用包括物业管理费、代收水电费、本体维修基金及有偿服务费用等。第三条分公司的费用统一由财务部门或其授权的部门、人员以分公司名义,使用合法的发票（单据）收取。严禁任何部门、人员以
32、部门或个人名义私自收款。第二章物业管理费、水电费、本体维修基金的收取第四条分公司的物业管理费须按政府有关规定和与业主协商的标准收取，水电费（未抄表到户部分）属代收缴性质，须按供电局、自来水公司制订的标准收取。第五条分公司于每月中旬收取上月水、电费及当月物业管理费、本体维修金，鼓励采取委托银行收款及收取支票的方式收取费用。第六条每月底，各部门将当月水电表数及业主（客户）的变动资料送交财务部门，核对无误后，于下月初根据资料开据发票（收据），并将单据的通知联送交业主（客户），于月中收取该费用，然后将发票（收据）收款联送交业主（客户）。第七条每月收款后，收款人员应将拖欠费用情况及时反馈给部门，由部门填
33、写催欠款通知单，通知业主（客户）；对于长期拖欠者，由部门按照有关规定依法催欠。第三章其它费用的收取第八条有偿服务费应按保本原则制订收费标准，并按标准收取各项费用。第九条停车费按政府物价部门的有关规定标准收取。第十条其它各种配套经营收入，应按保本微利，弥补物业管理费不足的原则，于每项经营活动结束后收取。第十一条对于因员工失误而造成费用不能收取的，有关员工须承担相应经济责任，并赔偿该笔款项（全部或部分）的费用；因其它原因造成拖欠的，相关人员须采取相应措施催收；催收不力者，将视其情节的轻重予以处罚。第十二条对于多收业主（客户）费用，财务人员须将多收的款项退回，并由有关人员赔礼道歉。第十三条对于未按本
34、规定收取费用者，分公司将从严处理。第十四条本规定由分公司财务负责解释。合同签订管理规定一、合同的签订按照XXX程序文件办理。二、对外签订的各类经济合同，按以下程序办理：1 .对外签订的经济合同必须经分公司总经理同意，才可办理加盖合同专用章手续。2 .各部门保存合同复印件，监管合同条款执行情况。3 .财务会计保存合同复印件，监管应收应付款项。三、合同章由行政部管理，并由经理负责保管和使用。四、印章保管人在使用合同章时要进行登记，登记内容包括：日期、合同名称、盖印份数、承办人、批准人等。五、未经批准，印章保管人不得将合同章交予其他人员携带和使用；不得在空白的合同文本上加盖合同章。如有特殊情况需要，
35、须经分公司总经理批准。六、分公司重要经济合同在签订后上报XXX总公司一份备案。七、行政部对所有经济合同文本进行分类、编号、建档。八、因工作需要使用合同文本时，须经分公司总经理批准，办理借阅手续，并在一周内归还。如因特殊情况须延长使用期限，须经重新办理申请。员工劳动管理规定（试行）第一章员工录用及辞退（离职）第一条根据分公司章程规定的人员编制及用工条件，招、调来的员工，经考核择优录用，试用期为3个月。第二条试用期满的员工，经综合考评后，分公司行政部将依据劳动法的有关规定，本着平等自愿、协商一致的原则，与分公司员工签订劳动合同，合同期限为二年半。合同到期后经双方协商，意见一致可顺延。第三条员工录用
36、程序：1 .各部门按岗位编制所需人员数量上报行政部。2 .行政部根据各部门上报情况汇总，确定招聘总人数和条件。3 .按岗位任职资质招聘员工。4 .所有应聘人员必须经过面试、笔试和体检，合格后报分公司领导审核，同意后聘用。5 .填写员工登记表，复印本人相关证件，交行政部存档。第四条员工辞退（离职）程序：1 .辞退员工或员工离职应填写辞退通知单或离职手续单、考勤表,经所在部门经理批准后，到行政部办理手续。2 .行政部审核后交总经理审核，同意后到财务办理结算手续。3 .行政部将辞退通知单或离职手续单及相关资料存入分公司人事档案备查，并修正员工名单统计表。第二章考勤管理第五条分公司实行每周五天工作日制
37、度，每周工作40小时。以自然月份为核算月。第六条正常班工作时间为：8:3012:00；13:0017:00,员工应提前10分钟到工作岗位。第七条倒班工作时间：根据岗位需要，确定每班工作时间；员工应提前10分钟到岗进行交接班；轮换就餐，就餐时间请勿超过30分钟。第八条迟到、早退及旷工的有关规定：1 .已到上班时间而未到岗者为迟到。迟到时间界定：三十分钟内（含三十分钟）为迟到，以分钟计算；半小时后为旷工半天；当连续旷工过半天者，以旷工一天处理。2 .未到下班时间而提前离职者为早退。时间界定与迟到同。3 .迟到、早退及旷工的处理方式见员工奖惩条例。第九条加班加点：因工作需要，分公司有权按照劳动法的有
38、关规定安排员工加班加点，员工无特殊理由应当服从安排。当加班加点累积每周超过40小时者，公司有权决定安排补休或发放加班补助。第十条各部门必须指定兼职考勤员，认真做好考勤记录。每日上、下班时间考勤员要检查出勤人数，并按规定记录考勤。考勤表、缺勤加班月报表经部门经理签字后连同员工素质量化考核评分表、休假单、请假条、病假条等，于每月1日（遇假期顺延）报行政部。第十一条行政部应对各部门每月报来的考勤进行认真审查、核对,发现问题,及时纠正。第十二条行政部应在每月5日前将各部门考勤及汇总审核后，送财务计发工资。第三章休假制度第十三条法定节假日1 .适用对象：分公司全体员工。2 .适用条件：国务院全国年节及纪
39、念日放假办法中之规定。3 .假期：新年，放假1天（1月1日）；春节，放假3天（农历正月初一、初二、初三）；劳动节，放假3天（5月1日、2日、3日）；国庆节，放假3天（10月1日、2日、3日）。第十四条年休假1 .适用对象：分公司全体员工。2 .适用条件：在本单位连续工作一年以上。3 .给假期：工作满一年未满五年者5天；满五年未满十年者7天；满十年未满二十年者10天；满二十年以上者14天。4 .提前15日申请，经分公司总经理批准后方可生效。第十五条普通病假1 .适用对象：分公司全体员工。2 .适用条件：因病必须治疗及休养。3 .附件：凭公立医院病假条和病历卡办理。4 .通过电话向部门经理请假，经
40、部门经理批准后生效。第十六条长病假1 .适用对象：分公司全体员工。2 .适用条件：因病、非因公受伤而需住院治疗者。3 .给假期：医疗期长度按其在公司工作年限确定。不满一年者，累计15日；满一年者，从第二年起每年增加15日，但最长不超过90日。4 .附件：凭区、县级以上公立医院病假条和病例卡。5 .提前5日申请，部门经理批准后报分公司总经理审批后生效。第十七条事假1 .适用对象：分公司全体员工。2 .适用条件：因个人事务须由本人处理。3 .给假期：全年10天以内。4 .附件：请假单。5 .提前2日申请，并经部门经理（1天内）及分公司总经理（1天以上）批准后方可生效。第十八条婚假1 .适用对象：分
41、公司全体员工。2 .适用条件：员工本人结婚。3 .给假期：3天。男员工年满25周岁，女员工年满23周岁初婚，增加晚婚假3天。4 .附件：结婚证复印件。5 .提前5日申请，经分公司总经理批准后生效。第十九条生育假1 .适用对象：分公司全体已婚女职员。2 .适用条件：女员工首次生产或小产。3 .假期：生产：90天；难产增假30天；多胞胎者每多生育一个婴儿增假15天；年满24岁之女性员工初育增假15天。小产：怀孕3个月内休15天；37个月休30天；9个月内休45天。4 .附件：医院证明书。5 .提前5日申请，经分公司总经理批准后生效。第二十条陪产假1 .适用对象：分公司全体已婚男员工。2 .适用条件
42、：因妻子首次生产。3 .给假期：3天。4 .附件：出生证明。5 .提前5日申请，经分公司总经理批准后生效。第二十一条丧假1 .适用对象：分公司全体员工。2 .适用条件：A：直系亲属祖父母、父母（包括养、继）、配偶、配偶父母（包括养、继）、子女；B：非直系亲属外（曾）祖父母、配偶之外（曾）祖父母、叔伯兄弟、姐妹、孙子女。3 .给假期：A：5天；B：3天。4 .附件：死亡证明及关系证明。5 .其它：需到外地处理的，可给予路程假，旅途车船费自理。6 .申请后，经分公司总经理批准后生效。入职引导人制度为使新入职的员工尽快熟悉工作环境和工作职责，公司实行入职引导人制度,具体规定如下：一、所有新入职的员工
43、均有入职引导人。二、入职引导人的职责是：对新入职员工进行公司规章制度、岗位职责、工作范围和工作流程等方面的培训。三、一般员工的入职引导人是所在岗位的主管/助理；主管/助理的入职引导人是部门经理；部门经理的入职引导人由行政部指定。四、值班经理的入职引导人是行政部经理。五、新员工转正必须有入职引导人的鉴定。六、行政部督促检查入职引导人制度在各部门的执行情况。薪酬与福利（试行）第一章薪酬第一条本公司薪酬分配原则是按劳分配、同工同酬，实行月薪制。月薪分为基本工资、综合补贴、岗位工资、绩效工资四部分。按员工行政职务或技术业务水平等综合评定月薪等级。第二条分公司实行当月工资下月发放制度，每个核算月的工资于
44、次月15日（遇假期顺延）计发。行政部于次月1日至5日认真审查员工出勤卡、休假、加班加点及其它奖惩情况，核算工资，于15日计发工资。第三条员工从报到之日起作起薪日，经批准离职（辞退）的员工，工资支付到离职（辞退）之日止。第四条调薪1 .调薪：每年年末，由行政部负责核算次年员工薪金水平。2 .转正加薪：员工试用期或见习期满转正后，可依岗位加薪。3 .个别调薪：员工行政职务或工作岗位变动，由公司行政部视具体情况负责调整薪金标准。4 .奖励加薪：表现突出的员工由主管领导或行政部提名，经分公司领导批准后给予奖励加薪。5 .工龄加薪：员工在本公司每工作满一年增发工龄津贴，每年10元。第五条加班工资及夜班津
45、贴。员工加班加点，按下列标准发放加班工资：平时加班为基本工资日平均工资的150%；法定休息日加班为基本工资日平均工资的200%；法定节假日加班为基本工资日平均工资的300%。夜班津贴（值班时间0：008：00）：7元/晚。第六条按规定应缴纳的个人所得税款由员工本人负担，分公司在每月薪金中代扣代缴。第七条员工普通病假、事假均不发放工资。第二章福利第八条社会保险：分公司及时为员工办理失业、养老、医疗、工伤等社会保险，员工可按规定享受有关失业、养老退休、医疗、工伤待遇。第九条有薪假期：按公司规定，员工将可享受法定节假日、年休假、婚假、产假、陪产假、规定时限的长病伤假、丧假等有薪假期。1 .员工按规定
46、享受法定节假日、年休假、婚假、产假、陪产假、丧假时，工资照发。2 .员工在享受规定时限的长病假时,分公司按下列标准支付病伤假期工资:本公司工龄不满五年者，为本人基本工资之70%；满五年不满十年者，为本人基本工资之80%；满十年及十年以上者，为本人基本工资90%。到规定之时限后不能如期参加工作而又不能转为其它假期者，分公司可以解除其劳动合同。第十条服装：分公司按员工着装管理规定为员工提供工作服。第十一条分公司每月为当月过生日的员工举办生日宴会。第十二条分公司为员工提供合适的培训机会。第十三条分公司每季度组织一次员工文体活动。员工行为规范一、热爱物业管理工作，努力钻研物业管理专业技术知识，认真、及时地完成本职工作。二、忠诚正直，严守信用，关心集体，团结同事，不弄虚作假，不阳奉阴违,不向用户收受或索取任何形式的礼物或佣金。三、自觉维护分公司声誉，提倡部门之间、员工之间真诚合作的精神，高效率地为用户排忧解难，急用户之所急，不互相推诿、扯皮。四、具有强烈的质量意识和安全观念，贯彻质量体系，遵守操作规程，杜绝责任
