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1、学院财务报销指南为便于教职工办理报销业务，提高工作效率和服务质量，根据国家财经法规及高校财务管理相关规定，结合近几年审计及专项检查中提出需要整改的问题和教职工咨询反映较多的经济业务处理事项,财务处制作了此报销指南。一、报销票据要求报销人报销从外单位取得的发票须印有税务监制章，收据须印有财政监制章，且需加盖填制单位发票专用章（发票）和财务专用章（收据），并且在规定的票据使用有效期内O（一）票据开具内容及要求1.票据须做到要素齐全，字迹清晰、工整，必须写明付款单位（俗称抬头）、开票日期、收款内容或品名、规格、型号、单价、数量及金额（大小写要一致）等。2 .除票据本身具有复写功能外，一式几联的票据必
2、须用双面复写纸一次套写完成，否则不予报销。3 .票据付款单位名称应与学校现有独立核算的会计主体名称一致（机票、车船票等无法标明抬头的票据除外）。如“某某工程学院”、“某某工程学院科技服务部”、“某某工程学院学教育发展基金会”、“某某工程学院资产经营有限责任公司”等，其他名称（如个人、客户、顾客等）或无抬头的票据不予报销。4 .事业单位的资金结算凭证,必须有省或市级财政部门统一印制的收据监制章并加盖开具单位财务专用章，企业开具的资金结算凭证不予报销。5 .购置国产设备的,须取得由销货单位开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联。6 .所有的原始票据不得有涂改、挖补等现象，如有错误，应当由开具单位重开
3、或更正，更正处应加盖开具单位印章，金额有错误的，应由开具单位重开。7 .在超市购买商品报销时.须提供超市机制发票（发票上须注明品名、单价、数量）且商品符合财务报销规定。网上购买物品的，在报销时除提供正式发票外，还须提供网上交易明细清单，无明细清单的，原则上不予报销。（二）票据报销期限根据事业单位会计准则相关规定：”事业单位对于已经发生的经济业务或者事项应当及时进行会计核算，不得提前或者延后。”为准确、及时反应学校当年的真实收支情况,票据报销期限规定如下：1 .当年开具的票据原则上在当年报销，财务决算期间取得的当年票据报销截止日期为次年的三月底，过期票据不予报销。2 .确因项目实施过程中需要延期
4、报销的票据，最迟不能超过票据开具之日起12个月，且报销时需附提供延期报销的情况说明，经项目职能管理部门审核后，财务处方可办理。（三）拒绝假发票报销人在取得发票时应主动识别发票真伪，确保提供给财务报销发票的真实性和完整性，以及与发票所承载的经济事项的一致性。电话查询：各地区号+12366（税务咨询热线）。网上查询：江苏地税：江苏国税：（四）内部收据要求该类票据仅限于后勤集团开具的校内收据，盖有“某某工程学院后勤集团财务专用章”，用于办理校内相关部门与后勤集团及其下属经济实体发生的业务费用结算，其他任何内部收据不得作为报销凭证。（五）票据遗失原始票据如不慎遗失，应取得原签发单位原始票据存根联或记账
5、联的复印件，并由原签发单位加盖财务专用章，经办人写明原因，项目负责人审核、经财务处分管处长审批后，方可代作报销凭据。但对无法取得原开票单位票据存根联复印件的（如火车、轮船、飞机票等交通凭证），报销人应写出详细说明，由同行人或知情人签字证明，经项目负责人批准,财务处分管处长审批后代作原始凭证。代作（含补制的）原始凭证比照同行人员的同程票价或另一单程票价，在规定的标准内就低给予报销。遗失双程交通票据的,不予报销。二、报销流程（一）各项费用报销时，经办人须将每张原始单据分类整理、整齐粘贴在“原始凭证粘贴单”上（具体粘贴要求及方法详见财务处网站“票据粘贴视频”），并按费用类别填制报销单，注明附件张数。
6、（二）报销人报销各项费用时，须按报销内容准确填制相应的报销单（注意区分不同的会计核算主体）。各项费用报销均需（经办人、证明人、批准人）签字，所有签名须由本人亲自签名，不得代签。（三）各项费用的报销需注明经费开支渠道，即报销费用所列支的项目号，并实行资金支付授权审批制度（部分经济业务需经相关职能部门审核的还需办理职能部门签字手续）。具体审批额度见某某工程学院资金支付审批暂行规定。（四）报销人持粘贴好的原始凭证、已履行完签字手续的报销单至财务处大厅办理报销业务。三、报销人员规定到财务处报销的人员与经办人一般应当是学校在职人员，下列两种情况例外：一是有足够的证据表明项目参与者的身份（如课题组成员等）
7、，非上述范围内人员可作为经手人，但依旧不能作为报销人；二是学生负责的课题在课题分管部门办理项目组成员备案后，可由学生作为经办人与报销人。为保证项目经费使用安全及业务处理顺畅，请不要委托他人代为办理报销业务，学生作为报销人至财务处办理报销业务需携带学生证或身份证。四、各类费用报销注意事项为贯彻落实江苏省高等学校厉行节约反对浪费的有关规定文件精神，建立健全促进节约的规章制度，根据某某工程学院教育事业经费开支范围暂行规定中的相关要求及学校实际情况，对各类费用的报销说明如下：（一）购物费用的报销1 .各部门、各单位因工作需要采购的不符合固定资产确认标准的办公用品、书报杂志、电脑配件以及清洁用品等，单张
8、票据达到或者超过300元，单次累计报销额达到或者超过1000元的，报销时需附销售单位出具的加盖公章的明细清单，如销售单位出具的票据中已列明物品名称、数量及金额，可不再另行出具明细清单。2 .各部门、各单位因工作需要采购的消耗性材料、耐用性材料和低值软件等，包括计算机、复印机、打印机的各类配件及耗材，应在各部门资产管理员处进行登记建账后凭建账联方能报销。3 .购买达到固定资产标准的仪器设备、大宗物资等办理报销时除发票外还需附采购申请表（财务记账联）、招投标相关材料、采购合同及资产验收单（仪器设备类至资产管理处办理，办公家具类至后勤管理处办理）。（二）差旅费及市内交通费报销1.差旅费的报销必须有出
9、差事由，如参加会议或培训的必须将会议或培训通知作为附件，外出调研的必须附有学校或所在院（系）出具的调研通知，并一律填制差旅费报销单，相关费用报销标准按某某工程学院差旅费管理办法（南工财2014277号）的要求执行。4 .教职工因工作需要报销市内出租车票、公交1C卡充值费用时,应注明具体事由和时间、地点，不能简单填列“调研活动用交通费”、“公务急事用交通费”等名目，公交1C充值费一般每人每月报销额不得超过300元。5 .学校不提倡私车公用，如确因工作需要而发生私车公用行为，一律从科研经费或部门创收经费中列支，其他项目不允许开支此类费用。其中，自带车辆出差执行“一事一报”原则，即凭票据实列支汽油费
10、、过路过桥费等相关费用，统一填制“某某工程学院教职工自驾车出差备案表”随差旅费一并报销；市内用车报销加油费用，仅为科研项目经费列支并需注明相关事由（时间、办理事项、起始地点、证明人等），汽油费充值卡费用一律不予报销。6 .飞机票的报销规定：依据江苏省财政厅关于加强公务机票购买管理改革有关事项的通知（苏财购20157号）文件精神，各部门、各单位国内出差或因公临时出国（境），应按照厉行节约和支持本国航空事业发展的原则，优先购买通过政府采购方式确定的我国航空公司（以上简称“国内航空公司”）的航班优惠机票，相关规定说明如下：（1）购票人可在政府采购机票管理网站O上公布的各航空公司直销机构和代理机构联系
11、购票，通过银行转账方式支付，报销时以标注有政府采购机票查询号码的航空运输电子客票行程单作为报销凭证。（2）购票人也可以购买市场上国内航空公司低价机票，但该票价应当低于政府采购机票管理网站上公布的同一时刻、同一航班、同等仓位的机票价格。购票时应当从政府采购机票管理网站上下载并保存出行日期机票市场价格截图，报销时需提供该截图作为报销凭证的附件。（三）各类劳务费、奖励及津补贴的报销1 .校内人员的各类劳务费一律通过酬金系统发放至本人银行卡中，并按规定依法缴纳个人所得税，校外人员劳务费需准确填制“某某工程学院外聘（校外）人员款发放表”，原则上发放至本人银行卡中，并按税法规定依法缴纳个人所得税；批量发放
12、还需提供收款人姓名、卡号、金额等信息的电子文档，由财务处依法代扣个人所得税后统一发放至所得人银行卡中。2 .支付校外专家咨询费、评审费及学术讲座劳务费等，还需提供经项目负责人签审的咨询、评审内容的说明材料、学术讲座通知、海报以及专家的身份证明。纵向科研项目经费支付该类费用还需参照相关管理办法。3 .校外专家咨询费的支付原则上应执行下列标准，如果专项经费来源单位有相关规定的从其规定，不受此标准限制：咨询专家咨询方式标准具有或相当于高级专业技术职称的人员会议咨询800-1000（元/人天）（第1、2天）400-500（元/人天）（第3天以后）通讯咨询60-100（元/人个项目）其他人员会议咨询30
13、0-500（元/人天）（第1、2天）200-300（元/人天）（第3天以后）通讯咨询40-80（元/人个项目）4 .校内人员的奖励费、津补贴等需纳入本人月工资进行发放，发放明细表须于每月5日前交至财务处，当月5日后收到的将于次月发放。5 .在职教职工的各类劳务、奖励、津补贴的发放均需至人事处办理备案手续。属于各单位岗位职责范围内工作,该单位参与者不发放劳务酬金。6 .报销外籍与港澳台人士短期来华工作费用（包含劳务费与国际旅费）时，除提供相关费用的合法票据外,还需提供接待部门盖章与签字的报销外籍人士在华相关费用与领取酬金的书面申请（包括外籍人士信息、来校所从事的工作、工作时限、我方承担的费用等）
14、、外籍人士的护照复印件。（四）学生各类款项的发放1 .学生各类款项的发放均需通过“酬金发放系统”进行操作，统一发放至学生工行卡（即办理学费批扣的银行卡）中。2 .各部门应在每月10日前提交相关发放材料，财务处在收到电子文档及发放部门提交的书面材料后，一般于每月15日前办理完当月的发放任务,逾期收到的材料转入次月发放。3 .因学生银行卡发生变更而无法发放成功的，财务处于每月20日前将款项未发放成功学生名单告知发放部门，并在财务处网站“工作动态”栏中进行公布，请发放部门及时通知相关学生，在30日之前自行登录相关网页迅速办理银行卡号变更，财务处依据变更后的卡号于次月10日前再次发放。（五）学生活动费
15、的报销1.学生活动经费主要用于开展学生思想教育、综合素质培养、学风建设、社会实践、竞赛比赛、健康有益的文体活动和日常教育管理中的必要开支。4 .学生活动经费中报销专项活动相关赛用时，应附管理部门或所在院（系）专项活动的通知或文件、活动实施方案等书面材料,专项活动产生的各类费用应按次汇总报销。（六）校外实习费的报销1 .校外实习费用包括车费、住宿费、实习临时保险费、实习管理费、伙食费、实习指导费等，须以班级为单位按次性报销。报销前需在相应的职能管理部门处备案，报销时除提供实习合同外还需注明实习班级、实习单位、实习人数、实习天数及费用类别汇总额；实习天数超过计划数的，应作出说明并经职能管理部门审核
16、。2 .自备车辆（包括用学校运输中心车辆、租用外单位车辆）发生的用车费或租车费，应随发生当次实习费用一并报销。3 .实习过程中支付的实习指导费，必须由实习单位指导老师本人签字。实习费标准不足，由学生自行缴纳部分费用时，应分开出具票据。如无法单独开票，则应将缴纳款项办理财务核算手续。因实习过程中由学生自行承担伙食费而给予相应补助时，需将补助发放至学生个人银行卡中。4 .应实习单位要求需要给参加实习的学生购买临时保险，一般报销时需提供与保险公司签署的保险合同复印件。5 .实习费借款时需提供详细的实习费用预算。（七）会务费、培训费的报销1 .会务费、培训费用报销须提供加盖承办单位公章的书面通知。2
17、.无书面通知或所报会务费、资料费金额与通知不符的，应出具由项目负责人签审的外出培训或开会的情况说明，并注明培训或会议内容、主办单位、时间和地点等，某某市以外的培训或开会,填制差旅费报销单，票据与差旅费一并报销。具体事宜按某某工程学院差旅费管理办法（南工财2014277号）的要求执行。3 .校内各院（系、部）、单位承办各类会议、竞赛、培训、大型活动的，必须具有会议费预算方可列支。会议地点原则上安排在校内，会议费用不得超过定额标准（住宿费240元/人/天以下，伙食费130元/人/天以下，其他费用80元/人/天以下，合计450元/人/天以下）详见中央和国家机关会议费管理办法,且汇总一次性报销。报销时
18、还需提供会议通知，参会人员签到表、会议费用结算清单等，作为报销凭证附件。会议有会务费收入的应及时交学校财务处,不得以收抵支。（八）国（境）外费用的报销1 .除个人自行支付款项外，所有的出国均属于因公出国，必须按照学校的规定提前到国际合作与交流处办理出国批件，无出国批件的不予办理借款和报销。教师各类出国进修或培训等费用的借款和报销需经国际合作与交流处备案或审核，属于财政专项拨款列支的，还需提供相关批文的复印件作为报销凭证附件。2 .出国经费的报销需提供国际合作与交流处出具的“某某工程学院因公短期出国（境）人员旅费开支报销清单”（长期除外），报销标准参照临时出国人员差旅费报销和出国培训费用报销规定
19、执行，国外取得的票据应在原始票据上注明中文。（九）出版费及论文版面费的报销1.教职工报销出版费，除取得正式票据外，还必须提供出版协议或合同、出版著作的封面。3 .教职工报销版面费，除取得正式票据外，还必须提供发表论文的刊号、杂志封面、论文录用通知。4 .版面费一般不办理借款，由作者先行垫付后报销。专项经费对于列支版面费有相关规定的，还需从其规定。（十）业务招待费及福利费的报销1 .校内预算经费、财政性资金等经费不得列支业务招待费。如因特殊情况发生的误餐费用需作出详细的误餐说明方可报销。2 .各部门、单位如发生校外工作联系、交流、慰问、外单位调研等餐饮费，应由部门创收经费在其费用预算额度内予以安
20、排；预算内项目无特别说明外，不得开支此类费用。3 .福利性的费用应由部门创收经费在其费用预算额度内予以安排，预算内项目不得开支此类经费。4 .业务招待费及福利费的支出不得超标准列支，报销时需列明事由明细。（十一）党员活动费1 .本类经费为学校依据党员人数及标准每年核拨，用于各党总支工作和活动经费，余额可以结转下年使用。该类经费应用于加强组织建设、党员教育管理、丰富组织生活、创新党建方式手段、表彰先进和服务党员等方面的工作和活动。2 .党总支工作和活动经费具体使用范围包括：培训党员；订阅或购买用于开展党员教育的报刊、资料等；开展党员集体活动的必要支出，如开展党员主题教育和实践活动的资料费、门票费
21、、车费等；优秀党员的表彰、奖励；慰问、补助特困党员；党支部开展工作所需的日常开支等。不得以活动名义列支餐费、礼品费、变相发放劳务或补助O五、内部转账的办理1 .内部转账为校内各部门之间发生经济业务的费用结算，不涉及资金的支付。2 .办理内部转账需填制“内部转账结算单”一式三联，注明转入项目和转出项目，两个项目负责人均需在转账单上签字，并附转入项目负责人签字确认的费用明细清单，财务处办理转账后，在三联转账单上加盖“财务转迄专用章”，转入和转出方各留存一份。3 .支付给后勤集团下属独立核算的非法人经济实体的费用不属于内部转账，应由后勤集团出具内部收据并附费用结算清单后按报销业务办理，财务处直接划转
22、资金至后勤集团银行账户。六、教职工办理借款相关要求1.只有本校教职工才能办理借款，借款时需填写“某某工程学院借款单”（一式三联套写），借款单的各栏目须如实详细填写。借款必须坚持“一事一借、一借一结、前账不清、后账不借”的原则，严格按照某某工程学院借款管理办法的相关规定办理。4 .为加强教职工暂借款的管理，催促借款人及时清理所借款项，财务处对“前账不清”人员停止二次借款；对“有两笔借款未清的项目”停止该项目办理借款，直至原借款结清（实习及招生等项目借款确有特殊原因的需提供书面说明并经项目负责人签字后可不受此条限制）。对有超过一个会计年度仍未结清的常规业务借款的项目（合同中有特殊规定的除外），将冻
23、结该项目用款,直至款项结清。5 .采购设备暂付款项依合同办理，经办人应催要票据及时办理结算。6 .不属于现金支付范围的借款一律转账支付，1000元以下不再办理现金借款。7 .教职工调离、退休，离职前须到财务处结清借款，短期无法结清应指定接收人并重新办理借款手续。七、报销款项的结算1.所有报销款项原则上一律转入报销人银行卡（也称作“无现金转卡“，无特别说明系统默认为工资卡）。使用银行卡支付的报销款项还需提供银联签购单（即POS刷卡单）财务处方可办理无现金转账。不属于现金支付范围的款项须办理国库集中支付或银行转账结算。2 .以外币形式支付费用的报销，报销人须提供换汇水单，或银行消费记录清单，或境外
24、消费还款清单结算；如无换汇水单、银行消费记录清单、境外消费还款清单，则以报销当日中国银行公布的外汇牌价中间价结算。3 .财政性资金安排的项目均属于国库集中支付范围，该类项目的款项支付严格按照国库集中支付的相关规定办理，不得自行垫付现金。报销时间及地点财务处对外报销时间：正常工作日：上午8:30-11:30下午13:30-16:00提醒：每周三下午及每个月最后一个工作日因内部处理结账业务，不对外报销。寒暑假期间不对外报销，只安排值班，值班时间详见具体通知。地点：行政北楼3楼具体窗口职责如下：窗口简称窗口号码主要职责业务咨询电话预算管理3主要负责科研项目预算编制、调整，结题工资、公积金4主要负责公
25、积金提取，工资咨询审核5日常报销、缴费入账等（培训班、自考、函授）审核6横向科研及科技服务部报销审核7日常报销、缴费入账等审核8日常报销、城费入账等审核9日常报销、缴费入账等复核10所有凭证的复核出纳12现金出纳出纳13馄行出纳学生窗口14负责学生类相关事宜在5-9号窗口完成审核后需到10号窗口进行复核，请勿将任何凭证带离财务处!九、财务信息查询1 项目经费使用查询：2 项目负责人登陆财务处网站(),点击“高级财务管理平台”，输入工号、密码和验证码,依次点击“高级财务查询平台”、“项目经费查询”、“项目成组查询”和“项目查询2014”，即可查询项目经费使用明细。3 无现金报销款查询：4 持卡人登陆财务处网站(),点击“高级财务管理平台”，输入工号、密码和验证码,依次点击“高级财务查询平台”、“工资、酬金等查询”、“无现金报销进卡查询”和“无现金进卡查询2014”，即可查询报销到款明细。5 学生缴费明细查询(报名费除外)：6 学生登陆财务处网站(),点击“高级财务管理平台”，输入学号、密码和验证码，依次点击“高级财务查询平台”、“学生收费查询”、“学生交费明细查询”和“明细查询”，即可查询交费明细。7 教职工登录“高校财务管理平台”，初始密码为本人原工资存折的后六位。如有疑问可咨询:。十、附则本指南由财务处负责解释,并随相关政策、规定和管理要求的变化适时调整。
