中等职业学院档案管理规范制度汇编.docx

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1、XXXX职业学院档案管理规范XXXX职业学院综合档案室二。二X年三月XXXX职业学院档案管理暂行办法2第一章总则2第二章机构设置与人员配备2第三章档案管理4第四章档案的利用与公布7第五章条件保障9第六章奖励与处罚9第七章附则10XXXX职业学院档案工作领导小组职责11XXXX职业学院档案工作制度13一、XXXX职业学院档案档案库房管理制度13二、XXXX职业学院档案档案室保管制度13三、XXXX职业学院档案借阅制度14四、XXXX职业学院档案保密制度15五、XXXX职业学院档案统计制度16六、XXXX职业学院档案销毁制度17七、XXXX职业学院档案设备维护使用制度18八、XXXX职业学院文件材

2、料的整理归档制度18XXXX职业学院档案工作职责20一、XXXX职业学院综合档案室的职责20二、XXXX职业学院档案管理员职责20三、XXXX职业学院档案管理员安全岗位职责21四、XXXX职业学院兼职档案员职责22XXXX职业学院档案归档范围23一、XXXX职业学院档案归档时间23二、XXXX职业学院档案归档范围及归档案卷质量要求23XXXX职业学院档案分类方案及保管期限表25一、XXXX职业学院全宗档案体系结构25二、XXXX职业学院档案保管期限25三、XXXX职业学院全宗档案分类方案及保管期限25附件1：XXXX职业学院档案工作管理机构63附件2：XXXX职业学院各部门应移交综合档案室的档

3、案资料65附件3：XXXX职业学院立卷归档工作流程80XXXX职业学院档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，依据中华人民共和国档案法及其实施办法，特制定本办法。第二条XXXX职业学院档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条学院档案工作是学院重要的基础性工作，学院应加强管理，纳入学院整体发展规划。第四条学院档案工作由院长领导，其主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（一）将档案工作纳入学校整体发展

4、规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定学院档案工作的奖惩和其他问题。分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。第二章机构设置与人员配备第五条学院档案机构包括学院综合档案室和各单位管理的档案室。第六条档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。第七条学院档案机构的管理职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；（一）拟定学院档案规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收、整理、

5、鉴定、统计、报送学院的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，编研、开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展学院档案工作人员的业务培训；（八）开展档案学术研究和交流活动。第八条学院应当为综合档案室配备专职档案工作人员，其人数由学院根据本院档案机构的档案数量和工作任务确定。第九条学院档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十条专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。第十一条档案工作人员如在工作中接触有毒有害物质，学院应按照法律法

6、规的有关规定采取有效的防护措施。第三章档案管理第十二条建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。第十三条学院档案材料的归档范围是：（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登

7、记表等。（四）教学类：主要包括反应教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按教办字1987016号文件的相关规定执行。（五）科研类：按国档发19876号文科学技术研究档案管理暂行规定的相关规定执行。（六）基本建设类：按国档发19884号文基本建设项目档案资料管理暂行规定执行。（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及接收、使用、维修改进工作中产生的文件材料。（八）产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（九）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版物的审稿单、原稿、样书及出版

8、发行纪录等。（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字199832号）执行。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第十四条实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门人员及时整理档案和

9、立卷。立卷人应按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向综合档案室移交。第十五条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T188942016）以及XXXX职业学院电子文件归档与管理办法执行。第十六条归档时间为：（一）各单位应当在次年六月底前归档；（二）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。第十七条综合档案室对档案进行整理、分类、鉴定和编号。第十八条按照国家档案局机

10、关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第十九条采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第二十条档案由学院综合档案室保管。需要时，根据需要可提供档案原件或者复制件。第二十一条学院与其他单位分工协作完成的项目，至少应保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交综合档案室保存。第二十二条个

11、人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学院可以通过征集、代管等形式进行管理。第二十三条定期检查所存档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向院长报告，及时处理。建立、健全档案库房管理规章制度。第二十四条认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第四章档案的利用与公布第二十五条只有综合档案室按规定可以公布档案，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。属下列情况之一者，不对外公布：（一）涉及学院机密的；（二）涉及专利或者技术秘密的；（

12、三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第二十六条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。第二十七条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家机密，应当经学院保密工作部门批准。第二十八条重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。第二十九条设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按档案著录规则（DA“181999）执行），提供开放档案目录、全

13、宗指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。第三十条综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。利用档案用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，应当无偿和优先提供。第三十一条如有寄存的档案，归寄存者所有。如果需要利用，应当征得寄存者的同意。第三十二条积极开展档案的编研工作。第三十三条采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。第五章条件保障第三十四条档案工作所需经费应列入学校预算，保证档案工作的需求。第三十五条建设专用的、符合档案管理的档案库房，符合档案馆建设标准（建标1032

14、008）的要求。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。第三十六条设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需要的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。第六章奖励与处罚第三十七条对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，应给予表彰与奖励：（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院的。第三十八条有下列行为之一的，应

15、当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的,（六）其他违反档案法律法规的行为。第七章附则第三十九条本办法适用于学院各单位。第四十条本办法自2020年12月1日起施行。XXXX职业学院档案工作领导小组职责一、XXXX职业学院档案工作领导小组成员由主管档案工作的院领导、有关职能部门分管档案的负责人组成。二、XXXX职业学院档案工作领导小组在院长

16、领导下开展工作，具体审议、监督、组织落实档案工作制度的执行。三、XXXX职业学院档案工作领导小组听取对学院综合档案室档案工作的意见，向院领导提出可行性建议，并报院长办公会讨论批准。四、XXXX职业学院档案工作领导小组对档案室工作提出改进意见和建议。五、XXXX职业学院档案工作领导小组每学年召开一次档案工作会议，特殊情况可召开临时工作会议。六、XXXX职业学院档案工作领导小组审议学院档案工作规划、组织协调并解决档案工作中的重大问题。七、XXXX职业学院档案工作领导小组根据学院的考核制度和档案人员岗位职责，对优秀专、兼职档案人员及研究成果给予表彰。XXXX职业学院档案工作制度一、XXXX职业学院档

17、案档案库房管理制度第一条档案库房是机要重地，非档案管理人员不得入内。第二条收进的档案应及时入库，外借归还的档案应及时入库放回原处，以利查阅。第三条加强档案库房管理，切实做好档案库房管理的“九防”工作，发现问题及时采取有效措施。同时做好库房温湿度记录，并及时调整温湿度。第四条加强消防工作，库房内严禁吸烟，定期检查消防安全。第五条定期检查库房内档案设备使用情况和档案保管情况，发现问题，立即向主管领导汇报，对字迹模糊或变质的档案，应及时修复和复制。第六条定期做好库房卫生管理工作，排好值日，每天检查清扫。第七条档案人员调动时必须认真办好档案移交手续。二、XXXX职业学院档案档案室保管制度第一条档案室负

18、责对全院各部门形成的各种门类档案实行集中统一保管。第二条对接收的档案进行分类、编目、排列和统计，研究和改进档案保护技术，对变质、字迹模糊、破损的档案及时修复，最大限度延长档案的寿命，第三条到期档案的销毁，按鉴定销毁制度办理，任何档案工作人员不得自行销毁档案。第四条档案库房内的管理档案工作由档案人员专门负责，非工作人员未经同意，谢绝进入档案库房。第五条档案库房内必须保持整洁、规范，严禁堆放杂物，在搬动档案时，要尽量减少档案的磨损和污染。第六条档案人员要定期检查档案保管状况，库房门窗应有安全设施，库房的温度控制在14-24摄氏度，相对湿度45-60%,消防器材按设备要求定期检查、更换。达到“九防”

19、要求。遇有特殊情况，及时向领导报告，及时处理。第七条档案工作人员要加强责任心，离开库房时必须细心检查，以确保库房的安全。三、XXXX职业学院档案借阅制度第一条按照档案法的有关规定，本院档案供学院教职工及学生查阅利用。第二条本院教职工因工作需要查阅本部门形成的档案时，需按规定办理借阅登记手续、借阅非本部门形成的档案时，须经档案负责人同意后方可借阅。第三条因工作需要借阅涉密档案，需档案负责人批准。第四条凡借用涉及科研课题、专利、产权等项目的档案时，需征得课题负责人、专利或产权负责人同意，并经档案负责人批准后方可借阅。第五条外单位人员借阅档案时需出示有效证件，经批准并办理借阅手续后方可借阅。第六条借

20、用者应在阅文室阅看，若因工作需要须借出时，应按规定办理借阅手续、借期不得超过一周，如需续借需办理续借手续。第七条借用者必须填写档案利用效果登记表，对利用后的典型实例应在档案人员的指导下填写档案利用效果信息反馈表。第八条借用者对所借档案负有安全、保密责任。不得损坏、丢失、抽取、折散档案，不得转借、翻印和涂改。归还时应当面核实，及时注销。第九条借阅者需复印档案内容，一般情况须经档案室接待人员同意后办理复印登记手续，特殊情况须经档案负责人批准后方可复印。四、XXXX职业学院档案保密制度第一条档案人员应严格执行党和国家保密制度，自觉维护学院档案的安全，防止泄密。第二条档案工作人员必须严格执行XXXX职

21、业学院档案借阅制度，借阅人员一律在阅览室，不得随意简化借阅手续和擅自扩大借阅范围。第三条档案工作人员不得私自摘抄和复制档案，不得私自将档案带出档案室，不得向他人泄露具有保密性质的档案内容。第四条档案工作人员应增强保密意识，遵守保密纪律，不该说的不说，不该传的不传，不该问的不问，不随身携带档案资料。第五条严格履行档案借阅审批制度，对外借阅者，需出示有效证件方可借阅；学院机密档案需经档案负责人审批后方可借阅；科研档案需经课题负责人同意后方可借阅；一般档案也在严格借阅程序后方可借阅；对未经领导批准或未办理借阅手续者一律不得借阅、抄录或复印。第六条确需摘录、复印的档案，应严格审批程序，严防档案的损坏或

22、遗失。第七条凡借阅的档案一般不能带出档案室，对批准借走者，应在规定时间内归还，严禁转借他人。第八条档案工作人员应按时催还借出的档案。第九条凡借阅或拷贝电子文件，须经档案负责人同意。第十条对违反保密规定而造成档案失密、泄密者，视情节轻重给予行政处分，对触犯法律的将依法惩处。五、XXXX职业学院档案统计制度第一条档案人员要认真负责，实事求是地进行统计工作，做到及时、准确、连续。第二条建立各类档案登记簿，做到帐目清楚，手续完备，无差错无遗漏，科学准确地反映库藏档案的状况。第三条档案统计的主要范围是：对档案工作管理的基本情况统计包括档案数量的统计；保管设施、设备的统计；保管检查情况的统计；鉴定销毁情况

23、的统计；利用情况及效果的统计；机构人员情况统计；修裱复制档案情况统计；汇编档案、资料的统计；业务培训统计；业务检查、指导统计；基层档案工作情况统计等。第四条统计人员必须建立健全各种登记簿册，并认真做好日常的登记工作，做到不漏记、不错记，达到帐物相符，随时能够提供出准确的数据。第五条及时、准确地编制档案工作情况报表，以及本院档案统计工作年报。做好档案室资料的登记和统计年报。第六条对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议。六、XXXX职业学院档案销毁制度第一条根据档案法规定，对已满保管期限的档案，或对已失去保存价值的文件材料等，档案室应及时向学院分管领导报告，并在征得领导的同意后

24、及时组织人员进行鉴定，编造销毁清册，上报学院档案鉴定领导小组批准后再行销毁。第二条院档案鉴定领导小组由院分管档案的领导、院档案室及有关部门的负责人组成，负责对将予销毁的档案或材料进行鉴定、签名，最后由分管院长审批。第三条对鉴定后确需销毁的档案材料，由学院档案室拟写“档案鉴定销毁报告”，办完审批手续后具体执行销毁。第四条未经领导审批，任何人不得擅自销毁档案，违者按档案法规定，视情节轻重予以处理。七、XXXX职业学院档案设备维护使用制度第一条档案室应对档案设备建立统计台帐，准确反映档案设备配置的时间、数量、型号、价格、功能，防止档案设备丢失。第二条建立健全档案设备档案，便于对其使用和维护。第三条注

25、意档案库房与阅览室的清洁卫生，加强防火、防盗、防尘、防潮、防高温等措施。第四条档案设备要有专人管理和使用，定期对档案设备进行保养和维修，检查供电线路与闸盒，清除一切安全隐患。第五条设备发生故障时，应及时向分管领导汇报，对责任事故搞好分析，吸取教训，并根据情况对当事人作出处理。八、XXXX职业学院文件材料的整理归档制度第一条档案实行集中统一管理的原则。按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。第二条归档范围：凡属学院职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材

26、料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围，包括党、政、工、团、组织人事、安全保卫、会计、工程、基建、设备、科研等工作中形成的各种门类和载体的文件材料。归档时要按照档案分类类目、基本归档范围和保管期限表等制度执行。第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值加以保管和利用。贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作。第四条整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物、超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色

27、的文件、热敏传真纸应予复印。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。XXXX职业学院档案工作职责一、XXXX职业学院综合档案室的职责第一条贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；拟定学院档案规章制度，并负责贯彻落实。第二条指导、监督本院文件材料的归档工作，保证应归档的文件材料完整、系统，并按时向档案室移交。第三条负责管理本院的全部档案，对档案进行整理、鉴定、保管、统计，并编制必要的检索工具、文件汇编和参考资料，积极提供利用，为全院师生服务。第四条负责接收、整理、鉴定、统计、报送学院的各类档案及有关资料，为学院积累档案财富，把具有保存价值的档案保管好，利用好。第五条

28、编制检索工具，编研、开发档案信息资源。第六条组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。第七条开展档案的开放和利用工作。第八条开展学院档案工作人员的业务培训。第九条开展档案学术研究和交流活动。二、XXXX职业学院档案管理员职责第一条认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案工作计划，并认真进行工作总结。第二条按照档案管理工作规范条例，负责各类档案的接收、分类、编目并编制检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。第三条按照档案库房管理制度要求，做好“九防”工作，定期检查档案，确保档案材料安全。第四条积极开展档案知识宣传工

29、作，增强档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。第五条做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。第六条树立和加强保密观念，做好文件、资料、档案的保密和保管工作。三、XXXX职业学院档案管理员安全岗位职责第一条严格执行档案借阅制度，档案内容一律不得外传。第二条文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。第三条学院档案主要供本院使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经档案机构负责人批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。第四条档案库房是保管学院档案的机要

30、重地，非档案管理人员不得进人库房。第五条要定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。第六条在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。要做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。四、XXXX职业学院兼职档案员职责第一条学院各部门兼职档案员应热爱档案工作，积极参加业务培训，学习专业技能，不断提高档案工作水平。第二条兼职档案员应坚持平时立卷，根据本部门（单位）不同种类文件材料形成的特征，及时制定其案卷类目、合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。第三条兼职档案员应负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

31、保证本部门档案归档率达到100%。第四条兼职档案员应主动接受档案室的业务指导和监督检查，并按规定时间向档案室归档。归档案卷应做到组卷合理，编写页号准确，卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。第五条兼职档案员应积极宣传和执行中华人民共和国档案法和中华人民共和国保守国家秘密法，注意文件材料的安全和保密工作。XXXX职业学院档案归档范围一、XXXX职业学院档案归档时间第一条学院档案要定期归档，办理完毕的文件材料由各科室或系部整理、立卷后定期向学院综合档案室移交。第二条移交的时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或分散的个别文件，可推迟至第二年的下半年。各部门要按时收集、整理各类文件材

32、料。文书档案应在次年三月底前收集齐全，六月底前整理归档完毕。会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，由会计机构编制移交清册，移交综合档案室统一保管。教学档案、教师业务档案按学年度整理立卷，在次年的一季度以前归档。教科研、基建、荣誉档案一般在项目或活动结束后三个月内归档。仪器设备档案、声像档案和实物档案随时归档。二、XXXX职业学院档案归档范围及归档案卷质量要求第一条原件归档。凡是反映本院工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第二条应归档的文件材料齐全、完整；对归档的文件材料，要保持它们之间的历

33、史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备，手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，打印件采用激光打印机，电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明（内容、时间、地点、人物、拍摄者），音像带要附内容提要和解说词，电子文件要

34、求真实、完整，并准确说明配套的软硬件环境，且使用标准化的文件格式。第三条归档份数，单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制”单位发文汇编二基建档案单位必须保存一套原件。电子档案脱机保存三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。其他各类档案均归档一份。文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷。第四条归档手续，各部门整理归档后按规定移交综合档案室，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。XXXX职业学院档案分类方案及保管期限表一、XXXX职业学院全宗档案体系结构我院档案细分的标准是根据档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置的。一

35、级类目是我院档案实体分类的最高层位。二级类目是对上级类目的细分。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目及四级类目。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。二、XXXX职业学院档案保管期限保管期限的划分：分永久、长期、短期三种。永久保存，就是无限期地保存下去。长期保存，一般是指档案保存十六年至五十年左右；短期保存，一般是指十五年以下。三、XXXX职业学院全宗档案分类方案及保管期限根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，党群档案、行政档案、学生档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、产品生产档案、出版物档案

36、、外事档案、财会档案。（声像档案由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理）。（一）DQ党群学院党群部门在工作中形成的文件材料。主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。1.DQll党务综合方面的文件材料：上级、本院有关保密方面文件材料，党委、总支、直属支部综合材料、会议计划总结、调研、决议、汇报等。2 .DQ12纪检方面的文件材料：党风党纪、专题调查、案件、典型事迹、廉政建设、信访工作等。3 .DQ13组织方面的文件材料：组织发展、干部的选拔调配、任免、党的组织机构设置、党员名

37、单、干部审查、党的生活、党员管理、党纪及其组织处理、党的关系介绍信存根、清理清查材料等。4 .DQ14宣传教育方面的文件材料：党员教育、政治学习、开展有意义活动、政治思想教育、其它宣传教育材料等。5 .DQ15统战方面的文件材料：民主党派工作材料，侨务工作、对台工作等。6 .DQ16工会方面的文件材料：妇女工作材料，工作计划、总结、请示、报告、开展重大活动等。7 .DQ17团委方面的文件材料：学生社团材料，工作计划、总结、请示、报告、典型材料等。附保管期限表:类目表名称归档范围保管期限序号内容DQll1上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本长期党务综合校的则永久保存）2本校党代会文件

38、材料：（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。永久长期（2）提案办理情况；会议简报、会议情况、反映情况、小组会议记录等。（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票样式短期3本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及及会议讨论的文件。永久4党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）永久5党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久6以党委名义召开的工作会议材料永久7校党委和上

39、级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永久永久8党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿9党委工作简报永久10党群系统启用印章的文件和印模永久11党群系统重要统计材料永久12党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期13党委保密、秘书工作的有关文件长期长期14重要的群众来信来访及处理材料15党委与有关机关联系、协商工作的来往文件长期16分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期长期17总支、直属支部建党工作及有关材料18总支、直属支部人员奖励及有关材料长期DQ121上级关于纪检监察工作的文件长期纪检监察2工作

40、规章制度长期3工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久长期4会议记录5党员处分、复查材料长期6群众来信来访及处理意见短期7纪检、监察工作统计年报及重要报表长期DQ13组织1上级关于组织工作的指示、决定、通知简报长期2本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料永久3本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复通知永久长期4落实政策的有关材料5干部任免和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）永久6干部名册永久长期7总支、支部改选报告、审批材料8各总支、支部委员名册长期9党员名册、党内统计年报表长期10关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料长期11发展新

41、党员、预备党员转正的名册长期14传育DQ宣教1上级关于宣传工作的文件长期2本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3教职工政治思想工作动态及调查材料长期4理论学习的决定、通知、计划、总结长期5反映本校重大活动的简报及图表永久6上级有关学生思想政治工作的文件长期7本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久8学生工作部学生思想政治工作的计划、报告总结永久长期9学生思想政治工作典型调查材料和统计10关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期11各系学生政治工作人员名单长期DQ151上级关于统战工作的文件长期统战2本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表

42、永久永久长期4本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料5台、港、澳和侨务工作材料6各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7统战工作重要会议记录长期长期DQ16工会1上级关于工会工作的文件2工会工作计划、决定、报告、统计、通知和总结永久3会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）长期4表彰工会先进集体个人的材料、名单长期5处分会员的有关部门材料长期短期6工会委员会会议记录、纪要7基层工会干部名单即8会员名册K期长期9妇女工作材料10家属工作材料永久正期DQ17团委1上级关于团的工作的文件2本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲

43、话、大会发言和大会通过的文件）永久3本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）永久4团委工作计划、报告、总结、规章制度永久长期5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7处分团员的材料及复查材料长期S批准入团、离团材料及名单长期9团干部名单长期10团员名册长期11团委会议记录长期长期12学生会文件、材料13本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期14各分团委的有关材料长期15研究生会的有关材料长期16团委牵头进行的重大活动的有关材料长期17社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期（二）XZ行政我院行政工作中形成的

44、各种会议文件、会议纪录及纪要。主要包括行政综合计划、总结、调研、汇报、大事记、校史、学校工作简报、合同、秘书文书档案、启用印章、刊物及行政职能部门工作中形成的文件材料等1.XZll行政综合方面的文件材料：上级来文，我院会议纪录，教职工代表大会和院、系部综合的材料等。2. XZ12人事方面的文件材料：机构设置、人员编制、干部调配、人事任免、劳动工资、离退休、转正定级、劳保福利、晋升职称、老干部工作、复转、死亡、抚恤、农转非、干部花名册、合同工、临时工、干部培训等。3. XZ13监察审计方面的文件材料：4. XZ14保卫安全方面的文件材料：关于安全方面的通知、报告、批复、事故材料等。5. XZ15

45、总务方面的文件材料：水、电、暖、煤气、房产管理、物资管理、设备、膳食、学生宿舍管理、卫生、服务等6. XZ16档案、图书方面的文件材料：请示、报告、批复、评估、图书管理材料等。7. XZ17学生工作方面的文件材料：请示、报告、批复、典型材料、学生管理、开展的意义活动、计划、总结、学生助学金、奖学金等。8. XZ18基建方面的文件材料：上级有关基建方面文件、本院的报告、批复、规划、勘察设计等。9. XZ19其它方面的文件材料：计划生育、统计报表附保管期限表:类H表名称归档范围管限保期序号内容1上级有关高校行政管理的综合性文件长期XZll行政综合2全院性的规章制度永久3学院年度、学期工作计划、报告、总结永久4院长办公室、院长长书记联席会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单会议记录、纪要永久6全院性的工作会议、座谈会文件长期7院领导在会上的重要讲话和参加重要会议发言稿长期8本院教育事业规划、计划及上级批复永久9学院评估材料永久10教职工代表大会文件材料K期11本院向上级的请示及其批复永久或长期12本院各单位的请示及学校的批复（分类立卷）长期13有关全院性工作的调查材料和经验总结永久14学年报表及综合统计永久15启用印章的文件及印模永久16本院历史沿革、情况介绍永久