建筑企业安全文件档案管理制度.docx

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1、建筑企业安全文件档案管理制度1、目的为加强企业档案管理,提高档案利用效率,特制定本制定。2、适用范围适用于本企业所有文件和档案的编制、审批、发放、更改、编码(标识)、作废等全过程活动的管理,包括相关部门下发的文件。3、职责3.1 综合管理部负责综合企业文件和档案管理的综合管理;3.2 各部门负责归口的企业文件和档案管理的编制、审核、发放、编码、作废等工作。4、归档范围4.1 法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的,或识别的适用的安全生产法律法规及其他要求清单的各种标准、规章制度等;4.2 相关政府部门发放的文件;4.3 企业制定的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等;4.4 企业与有

2、关单位签订的合同、协议书等文件材料;4.5 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、企业获得的各类荣誉牌康和证书、达标证书和证明等;4.6 财务、会计及其管理方面的文件材料;4.7 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;4.8 仪器、设备方面的文件材料;4.9 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;4.10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料;4.11 企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。5、控制程序5.1 文件归档要求归档的文件

3、材料必须齐全、完整、准确,符合形成规律,保持文件之间有机联系,便于查找利用;准确划分保管期限,分年度、分级别、分类别进行整理;文件排列系统有序,归档文件盖好归档章,准确填写归档章上的各项内容,填写归档文件目录、备考表;永久、长期保管的文件去除金属装订物;书写规范,具有耐久性;文件装订结实、整齐、美观。5.2 归档时间每年的文件材料在办理完毕后,要求在第二年的第一季度末整理归档,编制文件目录,各部门需将目录交综合管理部备案。5.3 文件统一编码5.3.1 文件分类管理,按照不同类型文件编制文件编码。5.3.2 文件编制格式要求:年份部门文件类型流水号5.4 文件的接收与发放5.4.1 文件管理人

4、员接收文件时,填写文件发放登记,并定期检查在用文件的有效性,核查各使用人手中的文件,发现问题及时处理。5.4.2 文件发放时,领用人要在文件收回登记上签字。5.5 文件收回与作废作废的文件按发放记录收回,加注“作废”标识(盖“作废”章、笔签“作废”或画,并馍写文件作废审批表,经部门负责人批准后,统一销毁,需作资料保存时,加盖“保留资料”印章。5.6 文件和档案的保存与管理5.6.1 文件的保存形式一般为文本形式,也可以将文件保存在软盘、光盘中。所有存入软盘、光盘的文件应该备份防止丢失,并加以标识。5.6.2 具有长期保存价值的文件送交档案室保存。5.6.3 其它文件的保存应有序、分类,存放在干燥、通风、安全的地方,以便识别、存取和检索。环境条件应防潮、放虫蛀、防盗,有效期为三年。5.6.4 文件使用人不得在受控文件上BB意更改,不准私自外借,确保文件的清洁和完整。5.6.5 需临时借阅文件的人员,应经企业总经理同意。

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