第5章Excel电子表格.ppt

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1、第五章,Excel 2010 电子表格,在日常办公事务中，人们经常要“写”和“算”.“写”(写通知，写报告等)可通过文字处理软件进行，而“算”(计算，统计数字等)则应使用电子表格来实现。Excel之所以被称为电子表格，是因为它采用表格的方式来管理数据。Excel以二维表格作为基本操作界面.,5.1.1 启动和退出,Excel 2010的启动（1）在开始菜单的程序里面运行Excel 2010，（2）双击桌面上已有的“Microsoft Excel 2010”快捷方式，启动Excel 2010。（3）双击已有的Excel工作簿文件（扩展名为.xlsx），启动Excel 2010。Excel 201

2、0的退出（1）单击“文件”按钮,选择“关闭”,如图5-2所示。（2）使用热键“Alt+F4”关闭Excel 2010窗口。（3）在控制按钮处选择“关闭”按钮关闭Excel 窗口。（4）双击Excel 2010标题栏最左边的 关闭Excel 2010窗口。,5.1.2 Excel窗口,5.1 Excel基本知识,1.工作簿：由若干个工作表组成，一个工作簿就是一个Excel文件.其扩展名为XLSX.2.工作表:也称电子表格，是Excel用来存储和处理数据的地方.3.单元格:它是存储数据的基本单位，由行和列交叉形成.4.单元格区域:多个连续的单元格组成区域称为单元格区域.由单元格区域左上角和右上角单

3、元格地址组成(中间用:分开).5.工作表的行列数：行数165536，列数1256.6.单元格的地址：列标+行号.,5.1.2 工作簿、工作表和单元格,5.2.1 工作簿的新建、保存和打开,3.工作簿的的保护,“审阅”选项卡，在“更改”组中的可以进行保护工作簿的选项选择,5.2.2 单元格的定位,三种方式:,2.数据输入,向单元格输入数字格式的数据时，系统自动识别为数值型数据。如果包含数字、字母、汉字及其他符号组合时，系统就认为是文本型。数字作为文本处理，前加单引号。或先输入等号，再输入有双引号的数字。如“010”或“=“010”。输入数字有效位超过宽度，会覆盖右边相邻的空单元格。如果相邻的单元

4、格有数据，超出宽度的部分不显示，必须调整列宽才能正常显示。已有数字的单元格，如果列宽减少到不能正常显示数据时，会显示出若干个#号，需调整列宽才能正常显示。,输入数据时要注意的一些问题,输入分数，在前加入0和空格。如“0 2/3”。输入日期时，可按yyyy-mm-dd的格式输入。如，2012年2月5日应该输入“2012-2-5”。默认时间是按照24小时制输入的。若要以12时制显示时间后加AM或PM，如“8:20 PM”。既要输入日期又要输入时间用空格分隔开。输入当前系统日期时按Ctrl+;键，输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+;键。按Alt+Enter组合键可强制在某处换行。在一个选定区

5、域内输入结束后按Ctrl+Enter组合键确认。,2.数据输入,首先在单元格A1中输入起始数“2”然后选定区域A1:A8在开始选项卡“编辑”组选择“填充”按钮，在展开的菜单中选择“序列”选项，打开“序列”对话框。选择“序列产生在”为“列”,“类型”为“等差序列”,在“步长值”框中输入4并执行结果,例：在单元格A1:A8中填入序列数字2,6,10,30。,2.数据输入,自定义序列菜单:文件/选项/高级右边窗格“常规”下选择“编辑自定义列表”按钮,2.数据输入,【案例5.1】,操作步骤：（1）首先新建一个空白工作表。（2）选定A1为活动单元格，输入“学号”，并依次选定第1行的B到I列，录入相应的文

6、字“姓名”、“计算机导论”、“英语”、“网络”、“网页三剑客”、“平均分”和“总分”（3）用填充方法自动生成学号 由于学号是有序的数据序列，即是公差为1的等差序列，所以可以使用Excel提供的填充方法来自动快速生成。（4）分写输入表中的“姓名”、“性别”、“数学”、“外语”、和“计算机”内容，这些数据没有规律，需要逐个录入。,移动与复制 选中单元格,复制(或剪切),粘贴。,3.数据的编辑,3 数据的清除,选中后清除:全部,格式,批注,内容,查找与替换 菜单：开始/编辑/查找和替换,公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“=”开头=5*10-20 常数运算=A6+B1

7、对单元格A6和B1中的值相加=SQRT(10+A2)使用Excel函数，SQRT表示求 开方根,5.3 公式和函数,1.运算符 算术运算符、文本运算符和关系运算符,2.建立公式,=83*25%表示8的立方再乘以0.25，结果为 128=5*8/23-B2/4 若单元格B2的值是12，则结果为2=”计算机”&”电脑”运算结果是”计算机电脑”=A1&A2 单元格A1和A2中的文本进行连接 生成 一个新的文本=B242 比较结果为TRUE(设B2的值是12)=B2=32 比较结果为FALSE=B212 比较结果为FALSE=A3+80 假设A3为日期型数据，则A3+80表示日 期A3加上80天,公式

8、举例：,三种表示方式(1)相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动.(2)绝对地址：以列标和行号前加上符号“$”构成，如$A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变(3)混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式如$A1(绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变。,单元格地址表示方式,相对引用,绝对引用,混合引用 相对列绝对行,绝对列相对行,格式：=(,.)举例：=SUM(C2:C6)=AVERAGE(A

9、1:A3,C2:C6)SUM 求和数 AVERAGE 求平均值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 求数值数据的个数 COUNTIF 条件求数值数据的个数 FREQUENCY 频率分布统计 IF 条件选择,5.3.3 函数的使用,步骤：选中单元格,使用,在第二个对话框设置参数,例：计算基本工资总数，并将结果存放在单元格C7中。计算补贴总数和扣除总数，并将结果分别存放在单元格D7和E7中(1)单击单元格C7，使之成为活动单元格(2)键入公式“=SUM(C2:C6)”，并按回车键,例 计算基本工资的平均值，并将结果存放在C8中例 利用函数MAX求出基本工资数的最大值，并将结果存放在单元

10、格C9中,频率分布统计函数用于统计一组数据在各个数值区间的分布情况 格式：FREQUENCY(data_array,bins_array)功能：计算一组数(data_array)分布在指定各区间(由bins_array确定)的个数,频率分布统计函数FREQUENCY：,例 在成绩表A1:D9中，统计出成绩60，60成绩70，70成绩80，80成绩90，成绩90的学生数各有多少(1)在区域(如F4:F7)中建立统计的间距数组(59,69,79,89)(2)选定作为统计结果的数组输出区域G4:G8(3)键入函数“=FREQUENCY(C2:C9，F4:F7)”(4)按下Ctrl+Shift+Ent

11、er组合键,频率分布统计函数FREQUENCY：,格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)功能：本函数对比较条件式(logical_test)进行测试,如果条件成立,则取第一个(value_if_true),否则取第二个值(value_if_false)举例:已知单元格E3中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格=IF(E360,“不及格”,“及格”),条件选择函数IF：,函数应用举例：,5.3.4 出错信息 当公式(或函数)表达不正确时，系统将显示出错信息,5.4 表格编辑,工作表的选定 1 选一个工作表:单击 2 选多个相邻工作

12、表:Shift+单击 3 选多个不相邻工作表:Ctrl+单击工作表的基本操作 1 插入 菜单：插入/工作表 2 删除 菜单：编辑/删除工作表 3 重命名 双击工作表后输入新名 4 移动 拖放工作表 5 复制 Ctrl+拖放工作表,插入单元格、行、列 菜单:插入/单元格,5.4.3 格式化工作表,选中单元格，菜单:开始/单元格/格式1“字体”卡2“数字”卡3“对齐”卡4“边框”卡 未设置边框,则 打印无边框。5 底纹“图案”卡,5.4.4调整单元格的行高和列宽 方法一：采用菜单命令 选择“格式”下拉菜单中的“行高”命令(或“列宽”命令)根据需要进行设置 方法二：采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高(

13、或列宽),5.4.5 条件格式的设置,在菜单中选择“开始”“样式”“条件格式”下拉菜单。条件格式可以设置单元格的格式条件。如设置该单元的大小，如果满足条件就变成设定的格式。,单元格批注 可以为单元格添加批注，即可给单元格添加一些说明性的文字，以便于更好地理解单元格的内容。批注内容并不像其他的输入内容显示在单元格中。“审阅”选项卡的“批注”组中选择“新建批注”,窗口的拆分和冻结,1 窗口拆分 菜单:视图/窗口/拆分拖放“水平分割条”或“垂直分割条”。2 窗格冻结(1)确定冻结区 冻结顶部 单击欲冻结处的下一行 冻结左侧 单击欲冻结处的右一列 冻结左上角 单击欲冻结处的右下角单元格(2)菜单:视图

14、/窗口/冻结窗格3 取消冻结 菜单：视图/窗口/取消冻结窗格,5.5 数据管理,5.5.1 数据清单排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据清单”来进行，因此在操作前应先创建好“数据清单”。“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操作。,5.5.2 数据排序,1 简单排序 单击单元格,开始/编辑/排序与筛选,2 复杂排序 菜单:排序与筛选/自定义排序,使用到各种运算符 西文符号 比较符:=,=,逻辑符:AND(与),OR(或)通配符:?(代表单个字符),*(代表多个字符),5.5.3 记录的筛选(自动筛选/高级筛选),只能根据一个字段筛选菜单:开始/编

15、辑/排序与筛选/筛选,1.自动筛选,高级筛选采用复合条件来筛选记录，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清单。先建立条件区域。条件区域的第一行为条件标记行，第二行开始是条件行。(1)同一条件行的条件互为“与”(AND)的关系，表示筛选出同时满足这些条件的记录例:查找原始数据中“网络”成绩为“68”且“计算机导论”成绩为“60”的学生记录 条件区域表示：,2.高级筛选,(2)不同条件行的条件互为“或”(OR)的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录 例查找原始数据中“网络”成绩为“68”与“计算机导论”成绩为“60”的所有学生记录条件区域表示：,(3)对相同的列(字段)指定

16、一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题 例 筛选“英语”成绩大于等于70分，并且小于等于80分的姓“王”的记录,高级筛选 能根据多个字段筛选“与”关系:值在同一行 菜单:数据/排序与筛选/高级,高级筛选 能根据多个字段筛选“或”关系:值在不同行,汇总前必须先排序,若要按“性别”汇总，必须先按性别排序。菜单:数据/分级显示/分类汇总,5.5.4 分类汇总,可以生成嵌入式图表和图表工作表 数据源中的数据可以按行或者按列分成若干个数据系列,5.6 图表,制作图表,5.5.1 创建图表,【案例5.13】将“学生成绩表”生成图表,图表完成后，用户可以对它进行编辑修改，比如改变图表的大小、位置、类型、增删数据系列、改动标题等 1.改变大小、移位和删除 2.增删图表的数据系列 3.修改图表类型 4.修改图表标题和坐标轴标题 5.修改图例和网格线,5.5.2 图表的编辑,5.6.3 迷你图,菜单:插入/迷你图,5.7 打印工作表,菜单:页面布局/页面设置菜单:文件/打印,打印之前想要预览打印效果的话，选择“文件”“打印”,