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1、ICS号中国标准文献分类号DB14山西省地方标准BD14/XXXXX-XXXX市场主体登记纸质档案数字化规范SpecificationForDigitalizationOfPaperFilesRegisteredByMarketEntitiesxxxx-xx-xx实施xxxx-xx-xx发布山西省市场监督管理局发布DB14/XXXX-XXXX目次前言III1范围42规范性引用文件43术语和定义44基本要求55组织与管理56设施设备77档案数字化78数字化成果验收与移交109数据备份11附录A（资料性）市场主体登记纸质档案数字化流程示例12附录B（资料性）纸质档案数字化管理登记表示例13附录C（
2、资料性）市场主体登记档案卷内目录错误!未定义书签。参考文献16本文件按照GB/T1.1-2020标准化导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由山西省市场监督管理局提出并监督实施。本文件由山西省商事主体登记服务标准化技术委员会归口。本文件起草单位：本文件主要起草人：市场主体登记纸质档案数字化规范1范围本标准规定了市场主体登记档案数字化技术和管理要求。本标准适用于山西省市场主体登记纸质档案数字化加工和管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件：不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有
3、的修改单）适用于本文件。GB/T20530-2006文献档案资料数字化工作导则DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T22-2015归档文件整理规则DA/T31-2017纸质档案数字化规范DA/T68.2-2020档案服务外包工作规范GS/T3302-2002企业档案电子化管理标准SJ/T11292-2016计算机用液晶显示器通用规范中华人民共和国市场主体登记管理条例（国令第746号）3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3. 1市场主体marketentities是指在中华人民共和国境内以营利为目的从事经营活动的自然人、法人及非法人组织。3.2市场主体
4、登记registrationofmarketentities是指市场主体应当依照中华人民共和国市场主体登记管理条例办理登记。主要包括设立登记、变更登记和注销登记。3.3纸质档案数字化digitizationofpaper-basedrecords采用扫描仪等设备对纸质档案进行扫描加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据、元数据与数字图像关联关系的处理过程。4基本要求4.1档案数字化基本原则市场主体登记过程中形成的全部纸质档案均应纳入数字化范围。其基本原则是减少对档案原件的调阅，使其得到更好保护；同时通过对纸质档案的数字化处理，更加方便快
5、捷地提供利用，以满足社会对档案利用的需求。4. 2档案数字化基本环节市场主体登记纸质档案数字化主要包括档案出库、立卷登记、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案还原装订、数字化成果管理等基本环节。4. 3档案数字化流程控制各部门和数字化服务机构应对纸质档案数字化全过程进行有效的控制,确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程参见附录Ao应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。加强各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。4.4档案数字化过程管理档案数字化过程中，应设
6、置距离数字化加工场地较近的保管库（柜）用以临时存放档案,并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的绝对安全。正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。5组织与管理5. 1机构及人员1.1.1 1.1各级市场主体登记部门负责本级市场主体登记档案的数字化工作。各部门应对市场主体登记纸质档案数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。1.1.2 各部门应配备熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员、熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工
7、作各环节提供技术支持的技术人员及掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。1.1.3 各部门应加强对合作数字化服务机构的承担项目工作人员的审核;应督促合作服务机构通过科学完备的管理制度，对工作人员进行规范化管理。5.2管理制度5.2.1岗位管理制度。主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等。5.2.2人员管理制度。主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范。5.2.3场地管理制度。主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范。5.2.4设备管理制度。主
8、要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范。5.2.5档案实体管理制度。主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。5.3档案数字化外包5.3.1市场主体登记部门可采取本单位自行组织数字化加工或委托第三方进行数字化加工的方式（统称数字化加工主体）。档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化服务机构的相关资质；按照文献档案资料数字化工作导则（GB/T20530-2006）第5章的要求评估数字化服务机构的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查数字
9、化服务机构的管理能力。涉密档案的外包加工必须选择具有国家秘密载体印制资质的企业。5.3.2在项目实施过程中，应依据档案数字化外包安全管理规范（档办发（2014）7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。5.3.3档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。6设施设备6.1 各部门应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、立卷登记、档案扫描、著录标引、图文校核、档案还原装订等工作区域。一般设在档案部门独立
10、、可封闭的建筑内。6.2 数字化加工场地应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。场地内应配备可覆盖全部场地的报警、防火等应急设施设备。6.3 数字化加工场地应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。6.4 数字化加工场地应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具,用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。6.5 各部门和数字化服务机构
11、应合理规划、配备和管理档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。6.6 6数字化加工场地须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能以及非必要的各终端接口，各部门和数字化服务机构应定期进行相关检测。7档案数字化登记机关应在市场主体档案形成后5个工作日内完成扫描加工工作。工作量大的单位,可适当延长扫描时限，最长不超过10个工作日完成扫描。7.1 出库审批档案部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续。7. 2立卷登记设立卷需要登记。登
12、录“企业档案电子化影像管理系统”，录入工号，将统一社会信用代码、注册号、法定代表人姓名、市场主体名称等信息录入登记程序中，录入完成后保存。市场主体信息和案卷信息存储在系统数据库中，一般包括：注册号、企业名称、法定代表人、成立日期、核准日期、档案类型、卷内目录信息等。7. 3档案扫描7. 3.1扫描人员要严格执行档案中心管理制度及操作规范，在接到整理完毕的档案后认真清点。7. 3.2以卷为单位进行扫描。将整理好的档案以卷为单位通过扫描仪生成高质量的临时图像文件。如有纸质档案存在折皱或破损严重等情况，无法直接进行扫描的，应先进行技术修复（压平或熨平，修补，裱糊等）后再进行扫描。为不造成档案破损，档
13、案应使用平板扫描。7. 3.3存储格式7. 3.3.1扫描后的图像采取多页图像存储，以卷为单位临时存储为多页TlFF格式的图像文件。7. 3.3.2黑白图像采用CCrrTGRoUP4压缩，灰度及彩色图像采用JPEG压缩。6.7 3.4扫描要求7.3.4.1扫描时要求图像完整、清晰、端正、不重页、不漏页。7.3.4.2扫描色彩模式：一般页面采用黑白模式进行扫描，扫描分辨率应不小于200dpi；如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。有照片、有手印、有章、原件模糊不清的页面采用灰度图像处理。7.3.4.3扫描以档案纸张轮廓为准，页面倾斜度不能大于十度。7.3.4.4将档案
14、数字图像存储为单卷多页文件，命名方式采用扫描时所用的夹子号命名。7.4著录标引7.4.1设立卷排序7.4.1.1输入工号进入著录标引程序，输入纸质文件上所用的夹子号，按扫描后图像上反映出的页号进行排序。7.4.1.2对照纸质档案输入统一社会信用代码或注册号，并核准日期。主类型选开业，然后在内资法人、内资营业等中选择企业性质。7.4.1.3开始排序。对照扫描完成后的图像逐一输入页号，对扫描歪的图像进行矫正，按国家市场监督管理总局发布的市场主体登记提交材料规范（2022版）正确选择市场主体登记档案级别。7.4.2变更、换照、备案、注销等排序7.4.2.1进入流程夹子号，对照纸质档案输入统一社会信用
15、代码或注册号，并核准日期。7.4.2.2先选择主类型，再选择分类型。变更的分类型有很多种，如地址、名称、法定代表人等，市场主体变更了哪些内容就在相应的选项前面打钩；如果要更改市场主体的性质，则在“选企类”项前打钩。7.4.3处理打回档案。对于排序时发现的档案扫描错误或整理错误，要及时返回到扫描工序进行修正。7.4.4及时登记并修改编号有误的档案，保证扫描档案与原始档案完全一致。7.4.5网络出现问题时应及时汇报省局以避免数据丢失。7.5图文校核7.5.1校核人员要认真履行职责，严格对扫描、排序档案进行检查，及时发现错误并纠正整理、扫描中出现的问题，如发现原档有误或无设立卷，及时报档案负责人和登
16、记部门，保证档案的准确性、完整性。7.5.2校核内容7.5.2.1录入统一社会信用代码（注册号），对已排好的卷逐页查看，主要查看市场主体类型、统一社会信用代码（注册号）、名称、总页数、页级别选择是否正确。7.5.2.2检查图像是否端正、页面是否干净整洁。7.5.2.3核对目录是否一致。7.6装订装订人员接到扫描完毕的档案后，按交接表进行清点，确认无误后签字，在组卷基础上按照市场主体档案整理的质量标准及数量要求进行装订。将文件的左下边戳齐，用装订线规范装订，做到不压字、不掉页、不倒页、不反页，力求牢固、整齐美观。7.7归档上架归档人员接到装订完毕的档案后，认真按交接表进行清点，确认无误后在交接表
17、归档人处签字，严格按照市场主体档案归档要求完成。7.7.1档案统一社会信用代码（注册号）、名称必须核对准确。杜绝归档卷入错盒。归档中要求使用黑色签字笔，字迹工整、清晰。7.7.2按要求填写档案盒，单户两盒及以上的，在盒号位置填写盒号。档案中有副卷的在盒脊背处最上方注明副卷，注（吊）销档案在脊背处最下方注明注（吊）销及注（吊）销年度。要求填写准确。档案盒已满、破损的及时加盒、换盒。做到统一社会信用代码（注册号）、盒号准确。7. 7.3归档中如发现缺卷、错卷等问题及时向库房管理人员反映。8. 7.4归档人员在接收档案7日内完成归档工作。8数字化成果验收与移交9. 1验收方式8.1.1 各部门应成立
18、专门的验收组对档案数字化成果进行验收。选用非档案数字化人员组成验收组。验收可采取阶段性验收与终验相结合的方式进行，侧重阶段性验收，以便及时发现并整改存在的问题。8.1.2 应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。8.1.3 2验收内容8.2.1纸质档案数字化成果验收内容包括档案目录数据、数字图像、数据挂接、数字化工作中产生的工作文件和存储载体等。8.2.2对目录数据进行验收，录入注册号，对已排好的卷逐页查看，主要查看企业类型、注册号、企业名称、总页数、页级别选择是否正确。8.2.3对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、
19、排列顺序的准确性、图像质量等。8.2.4对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。8.2.5对工作文件进行验收，主要包括纸质档案数字化流程单等数字化工作过程中形成的工作文件的完整性、规范性等。8.2.6对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、安全性等。8.3验收指标能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%,对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100船其他内容的抽检合格率应不低于95%。合格
20、率=抽检合格的文件数/抽检文件总数XlO0%8. 4.1每批纸质档案数字化成果质量检验达到本标准8.2和8.3的要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。8.4.2验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。8.5移交验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。移交档案数字化原文数据时，目录数据库也应一并移交。移交的原文数据格式为JPEG或TlFF,同时转换套PDF格式。扫描过程中形成的所有记录表单应扫描归档并移交原单位。9数据备份9.1备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。包括原始数据及相关
21、说明性文件。涉密数据与非涉密数据应分开备份，单独存储。9. 2备份方式为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，采用硬盘及其他载体同时备份，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，同一套数据原则上应制作三套备份数据，一套封存，一套异地保存，一套提供利用。9. 3数据检验备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据准确性、完整性、安全性检验，能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。9. 4备份标签数据备份后应在相应的备份载体上做好标签，以便查找和管理。载体标识内容包括全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境等。9. 5备份登记填写纸质档案数字化备份
22、管理登记表单。附录A（资料性附录）市场主体登记纸质档案数字化流程示例附录B（资料性附录）纸质档案数字化管理登记表示例B1市场主体登记纸质档案数字化加工移交登记表XXXX年XX登记机关档案移交登记表日期：年月曰序号注册号/信用代码号公司名称业务类型审核人审核日期页数备注123制表人:B2保密协议甲方：乙方：甲、乙双方根据国家法律法规，双方在遵循平等自愿、协商一致、诚实信用的原则下,就履行政府采购合同保密事项达成如下协议：一、保密内容1、甲方的单位秘密，包括且不限于：规章制度、政策法规、合同文本、数据库文件、系统数据、技术文档等；2、甲方的管理秘密，包括且不限于：财务资料、人事资料、工资薪酬资料、
23、物流资料;3、甲方的其他秘密，包括且不限于：双方为本次合作洽商所提出或讨论之合作方式、条件、约定内容等。二、双方的权利和义务1、甲方提供正常的工作条件，为乙方提供服务创造必要条件；2、乙方必须按甲方的要求将服务方案等相关成果、资料按时交甲方，甲方拥有所有权和处置权；3、未经甲方书面同意，乙方不得利用甲方的单位秘密撰写文章向第三者公布；4、双方解除或终止合同后，乙方不得向第三方公开甲方所拥有的未被公众知悉的单位秘密；5、乙方必须严格遵守甲方的保密制度，保证档案实体和数据的安全。在提供服务过程中，不得丢失、损毁档案、放错案袋，对加工完成的档案数据保证不被泄露。三、保密期限政府采购合同约定的所有权利
24、义务履行完毕后2年。四、脱密期限1、因履行合同约定条件发生变化，乙方要求解除合同的必须以书面形式提前1个月通知甲方，提前期即为脱密期限，由甲方采取脱密措施，安排乙方脱离涉密岗位，乙方应完整办妥涉秘资料的交接工作；2、合同终止双方无意续签的，提出方必须以书面形式提前1个月通知对方，提前期即为脱密期限，由甲方采取脱密措施，安排乙方脱离涉密岗位，乙方应该接受甲方的工作安排并完整办妥涉秘资料的交接工作;3、合同解除或期满终止后，乙方必须信守本协议，不损害甲方利益。五、违约责任1、在合同期内，双方一方不履行保密协议或者履行保密协议不符合本协议，应当承担继续履行、采取补救指施或者赔偿损失等违约责任;2、在
25、合同期内，双方一方不履行本协议或履行本协议不符合约定，应承担1万元违约金；造成对方损失应当赔偿对方损失，损失赔偿金额为因违反本协议所造成的全部损失。六、其他本合同一式叁份，甲方执壹份,乙方执贰份，自双方签字盖章之日起生效，具有同等法律效力。甲方:（盖章）乙方:（盖章）甲方代表:（签字）乙方代表:（签字）签订日期:签订日期:参考文献1中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第四十七号）2中华人民共和国档案法实施办法（国务院令第676号）3中华人民共和国政府信息公开条例（中华人民共和国国务院令第711号）4国家秘密载体印制资质管理办法（国保发（2012）7号）5档案数字化外包安全管理规范（档办发（2014）7号）6DA/T31-2017纸质档案数字化规范
