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1、企业通用采购验收管理制度第1章总则第1条目的为了确保采购物资的质量符合企业生产经营的需要，防止不合格物资入库、投入使用或流向市场，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于企业对所有采购物资的验收工作。第3条相关定义验收是指企业对采购物资的质量、数量、包装、规格进行查验，是保证采购物资质量的重要环节之一。第4条职责划分1 .质量管理部负责统筹安排物资验收作业，验收所有物资的数量、重量和规格，并检查包装及外观情况。2 .采购部负责控制采购物资的验收过程，协助验收采购物资，处理验收异常情况等。3 .技术部负责向质量管理部解释相关技术标准、提供技术帮助。4 .对于较为特殊的物资或设备，企业应组织质量管
2、理部、技术部、采购部和使用部门一同参与检验。第2章采购物资验收规划第5条确定采购物资验收的内容1.质量管理部应确定采购物资验收内容，采购部为其提供合理化建议。2 .采购物资验收的内容应包括以下三点。核对采购订单与供货商发货单是否相符，依据单据对物资的数量进行点收。检查物资外观，包括包装是否牢固，包装标志标签是否符合要求，开包检查物资有无损坏，物资的气味、颜色、手感等。仔细检查物资质量，主要检查其关键质量指标。3 .在检验过程中，检验人员要记录物资验收信息。第6条确定验收方式1 .质量管理部负责确定具体的验收方式，采购部为其提供建议。2 .采购物资验收包括全检和抽检两种方式，对大批量到货一般只进
3、行抽检。3 .若采用抽检的方式，则需要根据物资的特点、价值高低、物流环境等，确定合理的抽检比例。确定抽检的比例时一般应考虑以下六项因素。采购物资验收抽检比例考虑因素一览表考虑因素抽检比例价值采购物资单品价值高的，全查或抽检比例大；有些价值特别大的物资应全检性质采购物资性质不稳定的、质量易变化的和易混杂不良品质的，验收比例大或全杳气候条件在雨季或梅雨季节，怕潮商品抽检比例大；在冬季怕冻商品抽检比例大或全查运输方式和工具对采用容易影响物资质量的运输方式和运输工具运送的物资，抽检比例大供应商信誉对于信誉好的供应商生产的产品抽检比例小反之则大生产技术生产技术水平高的供应商.物资质量较稳定，抽检比例小第
4、7条选择验收方法1.检验人员可以通过不同的方法进行验收，通常可以采用以下六种方法，检验人员应根据物资的特性，选择合适的方法。具体方法如下表所示。采购物资验收方法一览表检验方法具体介绍视觉检验在充足的光线下，观察物资的颜色、状态、结构等表面状况，检验是否发生变形、破损、脱落、变色、结块等情况，对质量进行初步判断听觉检验通过摇动、搬运、轻度敲击等操作，听声音，判断物资的质量触觉检验利用手感鉴定货物的光滑度、细度、黏度和柔软度等，判断质量嗅觉、味觉检验通过货物特有的气味、味道，测定、判断质量测试仪器检验利用各种专业的测试仪器鉴定货物品质，如对含水量、密度、光谱等的测试运行检验对某些特殊货物，如车辆、
5、电器等进行运行捡验，确保其能够正常运行2 .采购物资需要进行理化检验的，技术部应予以协助。第8条规范采购物资的验收时限对不同数量、种类的物资，由于检验复杂程度、工作量不同，采购部应规定不同的验收时限。1 .对于外观易识别的物资的检验，检验人员应于收到物资后一天内完成。2 .需用化学或物理手段检验的物资，检验人员应于收到物资样件后一天内完成。3 .对于必须试用才能实施检验的物资，质量管理部主管在物资验收报告表中注明预计完成日期，一般不超过天。第9条规范物资验收要求1 .检验人员在物资验收前应了解物资验收规范。2 .一般情况下，普通物资需严格执行凭证手续不全不收、品种规格不符不收、品质不符合要求不
6、收、无计划不收、逾期不收五项要求。第3章物资验收的实施管理第10条做好验收准备1 .采购部的采购专员应做好以下两项准备工作。采购专员应在供应商发货或企业自提起运后，通知质量管理部检验人员以及仓储部仓库管理人员做好采购物资验收准备。采购专员应准备好相应的检验材料，包括供应商的交货数量、种类、质量标准等。2 .仓储部仓库管理人员做好接货准备，一般情况下包括以下两个方面的准备工作。了解采购物资的基本性质，做好装卸机械、操作器具以及人员安排工作。落实物资检验地点。做好采购物资验收合格后入库的准备工作，包括储位准备、垫垛材料准备、入库单据准备等.3 .质量管理部应在接到通知后，立即做好采购物资验收准备工
7、作。准备所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等，要保证测量准确可靠。为特殊的物资检验配备相应的防护用品，采取必要的应急防范措施，以防万O研究物资质量要求文件，如有任何表述不清晰的地方应立即询问技术部。第11条物资接运仓储部采用合适的装卸搬运方式将采购物资存放到指定的验收区。第12条核对单据1 .检验人员审核验收单据，包括订货合同、订货协议书。2 .检验人员核对供应商提供的验收凭证是否齐全，包括发票、质量保证书、发货明细表、装箱单、磅码单、说明书、保修卡及合格证等。第13条数量点收1.检验人员核对供应商所交物资是否是采购订单上所列的物资、品种、规格。3 .检验人员清点物资数量，确定数量是否相符
8、、是否有超交或不按期交货的现象。如果数量齐全，检验人员进行外观检验。如果数量不符，上报采购部，采取一定的措施。第14条外观检验1 .检验人员对有包装的物资检验物资包装表面状况，对无外包装的物资检验表面状况。2 .检查物资和包装容器上是否贴有标签，标签上是否注明物资品名、物资编码、生产日期、生产厂家和数量等内容。3 .若发现所装载的物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常现象时，应先初步估算损失。对于不同程度的损失需要区别对待，其要求如下表所示。不同程度损失的处理要求一览表损失程度处理要求损失超过限定检验人员应及时通知采购专员进行处理，并尽可能维持异常状态以便于处理作业未超限定依合格数量办理验收手续，
9、并于物资入库检验报告单上注明实际情况4 .计算损失后，将物资外观检验结果登记在采购物资检验报告单上。第15条质量检验1 .检验人员选择合适的检验方法，对数量准确、表面完好的物资按照质量检验规范进行质量检验。质量检验应按照采购质量检验流程进行。2 .检验人员应对检验合格的物资做出合格标记，通知仓储部办理物资入库手续；对检验不合格的物资做出不合格标记，作进一步处理。3 .检验完毕后，检验人员应按照检验结果填制采购物资检验报告单。第4章物资验收结果处理第16条验收结果处理检验人员应根据不同的检验结果，对采购物资做出处理，验收结果及处理方式如下表所示。验收结果处理一览表验收结果处理方式合格物资在外包装
10、上贴合格标签，以示区别每天工作结束时，将本日所收物资的数量汇总填入验收日报表通知仓储部办理合格物资入库手续，并将验收合格的物资信息及时传递给采购专员不合格物资在外包装上贴不合格标签，并于采购物资检验报告单”上注明不合格原因通知采购专员交货数量短缺经过验收，若发现交货数量未达订购量时，及时通知采购专员对于以重量或长度计算的材料，其短交量在%以下时，可在采购物资检验报告单的备注栏内注明超交数量，经过采购专员同意后通知仓储部办理入库手续交货数量超额经过验收，若发现交货数量超过订购量部分，及时通知采购专员对于以重量或长度计算的材料，其超交量在_%以下时，可在验收单的备注栏内注明超交数量，经过采购专员同
11、意后通知仓储部办理入库手续第17条反馈处理决定采购专员针对不同的物资验收结果做出不同的处理。1 .采购专员根据请购部门意见，对供应商交货数量不符的情况做出接收、选择性接收或拒收的处理决定，并告知检验人员。处理结束后，采购专员告知财务部按照实际接收数量付款。2 .采购专员根据请购部门意见以及供应市场情况，对不合格物资做出全部拒收或拒收不合格品的决定，并告知检验人员。获得反馈后，采购专员与供应商协商解决措施。第18条验收状态标识检验人员根据采购部的审批意见对该批物资做出检验标识，以便开展后续作业。1 .对于验收合格的物资应标识允收标签。2 .对于数量不符、质量无重大问题且属于特采的物资标识特采标签，并追踪物资使用过程中的质量状况。3 .对于数量严重不符、质量不合格的物资应标识拒收标签。第19条处理不合格物资1 .采购专员收集采购物资检验报告单、采购订单、采购合同以及技术协议等相关资料。2 .采购专员依据采购质量资料和证明，与供应商沟通商议解决措施，双方达成一致后重新交货或补足应交货数量。3 .采购专员与供应商协商未达成一致的，采购专员上报采购经理。采购经理根据实际情况做出诉讼、仲裁的决策。第5章附则第20条本制度由质量管理部和采购部共同制定，其修改、解释权归质量管理部和采购部所有。第21条本制度经总经理核准后，自颁布之日起实施，修订时亦同。
