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1、房地产公司总承包项目材料管理制度(文件编号：ZNJZ-C-L-2005)1、总则(1)为规范公司内部材料管理，控制生产单位的材料消耗，减少材料浪费现象，降低成本，提高经济效益，制定本制度。(2)材料内部控制包括材料的取得控制、材料的存储控制、材料的盘点控制和材料的发出内部控制等，具体包括材料的采购计划编制、材料的增加、材料验收入库、材料存储搬运、材料出库、材料调拨、材料退回、材料清查等环节。2、材料采购计划编制的内部控制(1)项目材料需求计划由各项目提出，该计划由预算员编制、技术员核准、项目经理批准，必须在每月28日将下月的材料采购计划由项目预算员交由分公司经营科副科长签字审核，再向采购负责人
2、提交，由其进行汇总后交材料会计，由材料会计根据分公司的总体库存量，权衡后对计划签字审核，30日前分公司经理签字后上报总公司工程管理部审核后方可采购。(2)项目部向分公司材料科提交的计划单上要注明材料名称、规格型号、色标、数量及进场日期等。特殊情况以及需要紧急采购的，须在备注栏里注明原因。(3)分公司材料需求计划必须在规定时间内提交至总公司工程管理部部门，具体时间规定如下：需要特定采购的物料，项目部提前60天向分公司材料科提交计划，由材料科并入当月采购计划后经分公司生产经理审核后上报总公司工程管理部向贸易公司提交，同时必须提供清晰有效的设计图纸、业主认价单、设计说明、系统图、原理图等资料，以上资
3、料必须完整。应由贸易公司采购的材料，采购计划应在30日上报贸易公司，主要材料在使用前7天再提交详细周计划。除上述所指材料以外的物料，总承包公司所属项目部提前3天、安装和装璜公司所属项目部提前7天向分公司材料科提交材料计划。分公司材料会计必须准确掌握所在分公司范围内所有项目材料的进、耗、存情况，以便于必要时在项目之间进行紧急调用。如果项目材料计划调整，必须在使用7天前提出，对因重大变更影响原来的采购计划(增加或减少采购)，应根据变更通知单由项目预算员编制材料变更计划，然后报分公司经营科(附变更通知单)，经营科审核完后交材料科调整计划。因为材料计划失误影响项目生产的，追究项目三人领导小组的责任。具
4、体由分公司生产副经理、总公司工程管理部经理实施处罚。因自购材料计划失误造成材料积压的，是编制计划人(预算员、技术员、项目经理)失误的追究编制计划人的责任，是收料员或仓库保管员提供数据不准确的追究收料员责任，因采购不到位的追究采购员责任，具体由分公司材料会计实施处罚。每月10日前分公司材料会计将上月材料采购计划与实际采购情况及调整后的计划进行对比，分析差异及原因，并及时提出意见交分公司经理处理。3、材料增加控制31、生产增加材料控制(1)委托加工材料，通过招投标，选择合适的委托生产单位，对于委托生产，我公司应不定期地对委托生产单位的进度、质量等进行抽查。(2)委托加工计划应经过分公司技术负责人、
5、材料采购负责人、分公司经理进行审核。(3)对材料增加方式(采购或委托加工)选择决策过程中所编制的各项计划和原始单据应予以记录，作为日后考核的依据。4、材料进场管理规定4一1、材料进场程序(1)材料到达项目后门卫协助收料员对材料数量逐一进行检查，检查完毕后登记入门卫台帐和进料/设备验收单。(2)材料员接到材料/设备验收单核对材料生产厂是否与合同签订厂家一致，并认真检查材料出厂合格证明是否齐全。(3)材料员检查完毕后在材料/设备验收单上签字确认。4一2、材料进场管理要点(1)门卫台帐必须真实、及时、准确，材料名称、进场时间、规格、数量填写清晰。(2)材料员必须认真核查材料的出场材料质量证明，质量证
6、明材料必须齐全。(3)值班人员必须对材料的数量进行抽查并在项目值班记录上进行记录。(4)检查完毕各责任人必须在材料/设备验收单上签字且必须对验收的结果的准确性负责。在检查过程中，发现数量不符，或是混有其它物料，以及其它特殊情况时应要求供应商或者送货人员立即修改，或者予以拒收。4一3、罚则(1)收料员、门卫记录不及时、不完整对收料员、门卫各处以20元罚款。收料员、门卫弄虚作假，后补门卫记录或者材料/设备验收单各处以100元罚款。(2)对于需要进行丈量、清点的材料发现目测、多记的发现一次罚款200元,工作失职造成集体损失的，由材料员承担损失额的50%。5、材料验收入库控制51、自购材料的验收入库(
7、1)验收准备：搜集材料采购合同、协议及质量标准等资料，准备准确的检验工具，计划堆放位置。危险品要隔离存放，并准备相应的安全防护措施等，做好验收准备。(2)核对资料：资料验收前要认真核对资料，包括订货合同、装箱单、磅码单等与品种、规格、数量、交货时间核对，产品质保书、准用证、试验报告与有关质量标准核对，承运单位的运单和发货时间核对。(3)检验实物：实物验收包括质量验收及数量验收。质量验收，包括外观质量和内在质量，外观质量以仓库保管员或收料员验收为主,内在质量由技术员和质量员共同把关验收，劳保用品、安全用品、设备等由安全员共同参加验收。数量验收，由材料验收人员、门卫负责进行。计重材料一律按净重计算
8、，计件材料按件数清点；按体积供应者应检尺量方；按理论换算供应者，应检尺换算计量；标明重量或件数的标准包装，除合同规定抽验方法和比例外，一般根据检查情况确定抽查比例，成套设备必须与主机、部件、零件、附属工具、说明书、质量证明书或合格证配套验收，配套保管。凡计重材料验收时，必须将理论重量和实际重量的计算过程写上。(4)入库材料验收必须严格按照合同约定的相关条款进行验收，如收取材料和合同约定的条款不一致的，收料员应拒收，如不拒收造成损失的由分公司材料会计对参与材料验收的人员进行处罚。(5)在材料验收中如发现质量不合格等问题，仓库及收料员应及时填写不合格品报告，并尽快报告项目经理，由其上报分公司经理。
9、在问题没有处理之前,将确定的不合格品，隔离堆放,严禁投入使用。如工作马虎，混入工程使用，保管员应负失职之责任。不合格品待处理意见确定后处理，总公司检查组应对不合格品报告进行检查。(6)材料入库必须在材料进入现场的当天(除地材)办理完毕。入库单相关签字人员分别为：主管：项目的项目经理，审核：项目的质量员或对口工种负责人，验收人：仓库保管员，材料员：材料采购员。(7)材料入库单在月底汇总装订的时候必须将零星材料及辅助材料、低值易耗品等的入库单区分，具体以资产管理部划分的标准为依据。(8)当材料出现退料现象，项目必须用材料入库单开具红字的退料单,在进耗存汇总表上的自购栏用负数反映。52、业主或总包单
10、位供应材料验收(1)到业主或总包单位领取材料时，必须要凭项目经理、技术员和预算员签字的材料计划。(2)业主或总包单位供应材料到现场后视同自购材料标准进行验收。但不能免除业主和总包单位向我公司提供合格产品的责任。(3)业主或总包单位供应材料到现场后必须及时开出领货凭证，领货凭证中的各项要素必须填列齐全，甲供材料的单价由项目预算员确认。(4)领取甲供材料总包单位和业主转帐的，转帐时项目甲供收料员和预算员共同前往业主或总包单位处办理转帐手续，预算员对转帐材料单价负责，甲供收料员对转帐材料数量负责，(转帐时必须将我公司开给材料供应商的红联领货凭证收回，如对方财务已凭我公司红联领货凭证入帐的必须用文字说
11、明)对方的材料划帐单由项目经理、预算员、甲供收料员签字后在月底和我公司要上交的领货凭证交材料会计。对方不转帐的，必须在月底将所有的当月发生的领货凭证(除存根联)交材料会计。(5)经营科在订合同时附加条款中应包括以下内容，甲供材料必须双方每月对帐、签字、转帐。6、材料的退货控制(1)对于项目因材料质量问题或“三证”(合格证、准用证、试验报告)不全进行退货未开入库单的，按合格部分实收数量办理入库手续。(2)当日退料：如已开入库单，而入库单尚未给供应商或采购员的,原已开入库单作废重新开具，作废单据应粘贴在对应的存根联后。(3)材料已办理入库手续，经权威部门检测或复试发现材料质量问题，收料人员填制不合
12、格品报告，通知采购员将有质量问题材料领出到材料供应商处退货或调换，由收料人员开出红字入库单办理退货手续，调换回的材料按采购入库程序重新办理手续。(4)材料的退货：采取红字冲销法，程序：由采购员将要退货的材料领出，向仓库出具借条，采购员将材料退回供应商，并由采购员在一星期内凭供应商出具的合法手续(合法手续中必须注明是直接退款还是冲减原欠款)至仓库调换借条。然后由库管员开具红字入库单,并将红字入库单财务联和供应商的合法手续在两天内(如有困难的，必须当天电话或传真通知财务)由仓库保管员上交财务，并由财务进行相关账务处理。红字入库单材料联在月底随同报表交分公司材料会计，每月30日材料会计汇总材料退料信
13、息和总账核对。(5)红字入库单必须注明退货单位全称、规格、数量、金额、退料原因等。7、材料的储存、搬运控制71、材料的储存控制(1)负责保管人员对材料的控制应能够进行数量的协调，使存储的材料保持最低的必需限度，以节约为本，但同时应满足生产的需要。(2)负责保管人员对所存材料应定期检查，发现储备量低于安全量时，应及时向项目领导汇报，以使相关部门可以及时采购。(3)应在生产作业开始之前做好材料准备，以确保生产的正常进行。(4)材料的储存保管，原则上应以材料的属性、特点和用途规划设计仓库，并根据仓库条件考虑划区；凡进出量大的落地堆放(如镀锌铁丝、锥螺纹套筒等),周转量小的用货架堆放(各种交流接触器等
14、);落地堆放按次序排列编号，上架的以四号定位编号(库、架、层、位)。除钢筋、砂石、红砖、砌块等一些不能进入仓库的材料外，其它所有材料都要进入仓库保管。(5)材料堆放的原则是：在堆垛合理安全可靠的前提下，推行五五堆放，根据货物特点，必须做到过目见数，检点方便，成行成列。库外材料必须严格按照公司CI形象设计手册和项目施工组织设计平面布置图上规定的地点放置，材料堆放必须整齐。(6)仓库保管员、收料员对库存、代保管、待验收材料，以及存放在仓库中的设备、工具等负有保管责任。应坚持对仓库及场外材料的巡查和对材料的抽查制度，定期清理仓库中的呆滞料和变质物品。材料如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，仓库保管员
15、、收料员应及时报告项目经理及材料会计，分析原因，查明责任，仓库保管员、收料员不得采取“发生盈时多送，亏时克扣”的做法。(7)仓库中保管的材料应根据其自然属性，依据储存条件和保管常识进行保管，务使企业财产不发生责任损失，同类材料堆放，要考虑先进先出，发货方便，留有余地。(8)未经许可，非材料保管人员不得进入仓库，材料保管人员应负制止之责。(9)仓库内及其附近应置放消防设备，并于适当位置设置消防器材配置图，以策安全。(10)仓库应配置经技术监督局检定合格的度量和衡量器具，并应随时校正、妥善保管，以免发生收发料的差异。度量衡器至少每年需做一次总校正。(11)各种材料应按类别、型号、规格等分开摆放，以
16、“料位卡”标明材料名称及编号,并绘制各类材料存放位置图。(12)易燃易爆的危险性材料应和其他材料隔离保管，并于明显处标示“严禁烟火”字样，仓库内及堆放易燃易爆材料地点任何人均不得抽烟，仓库内明火作业需经项目安全员批准。仓库保管员要认真学习使用消防器材和防火的知识。(13)贵重材料应特别储存，并制定特别防范措施。72、材料搬运控制(1)材料保管部门应该配置与材料性质相符合的搬运设备，以免增加不必要的设备支出。(2)搬运设备的操作和搬运工作的进行均应遵循安全的原则，以确保人员及材料的安全性。8、材料出库控制81、工程施工材料领用控制(1)按“推陈出新，先进先出，按规定发料，节约用料”的原则发料。发
17、料坚持“一盘底、二核对、三发料、四减数”的原则。违反发料原则造成材料失效、霉变、大料小用以及差错等损失，保管员应负经济责任。(2)材料出库必须填写出库单，领料单应进行连续的编号。出库单应填明材料名称、规格、领料数量、材料使用部位(特指对工程质量产生重大影响的材料)。领料人签字，项目指定专人开出库单并在批准人栏签字做为批准人。(3)属限额领料的材料,仓库保管员先凭限额小票发料，限额小票每月25日汇总开具出库单，领料人由对口工种负责人签字。(4)当预算员所核定的材料使用数量领用完毕，工长不论因何种原因需追加领用物料时，须经项目经理开具超额出库单。(5)一旦出现超领现象项目经理(生产经理)必须召集预
18、算员、技术员、工长进行分析原因。(6)要求以旧换新的材料必须凭旧的材料和出库单到仓库领料(要求以旧换新的材料后附明细)，以旧换新率必须达到90%以上，每月由分公司材料会计负责到仓库办理材料报废手续，达不到规定比率的罚仓库保管员100元、工长100元。(7)劳保用品的出库：根据发出量，每间隔五天汇总开一张出库单，出库单由仓库保管员开具，领料人和发料人全部由保管员签字。(8)地方材料在每月25日倒扎出使用量，由收料员开出库单，对口工种负责人在领料人栏签字，批准人由项目经理签字。(9)钢筋消耗量每天由后场加工组长根据钢筋翻样表统计出每种规格的实际加工量，由后场加工组长开出出库单，使用部位写钢筋翻样表
19、中的实际使用部位，领料人由钢筋工长签字，批准人由钢筋翻样签字，发料人由后场钢筋组长签字后交项目收料员。(IO)查出缺材料出库单，缺少的出库单中的材料金额由仓库保管员赔偿。（三）仓库保管员不允许自己或伙同他人开出库单。如发现以上情况的，出库单中的材料金额由仓库保管员全额赔偿并重罚。(12)材料出库单，应妥善保管，不得丢失。保管员月底将领料联装订保管在项目，材料联装订后随材料报表交分公司材料会计，出库单存根联由出库单开具人月底交项目资料员保管。82、罚则(1)仓库保管员必须按照计划限额发料，严禁大额出库和一次性出库，不按限额领料单发料、大额出库的每次罚仓库保管员200元。(2)低值易耗品以旧换新率
20、必须达到90%以上，每月由材料会计负责到仓库办理材料报废手续，达不到规定比率的罚仓库保管员100元、工长100元。若被检查部门查出弄虚作假的，对仓库保管员罚款200元。(3)超过材料使用计划，项目经理未开具超额出库单仓库保管员仍然按照出库单发放材料，此部分材料按照买入价格全额做入仓库保管员个人帐户。83、材料内部调拔8-3-1.自购材料调拔(1)每周末仓库保管员要将项目材料节余和闲置情况书面通报分公司材料会计，分公司材料会计汇总后通知分公司采购负责人，便于在分公司内部调转使用。如不及时调运而导致材料长期积压的，罚仓库保管员、分公司材料会计各100元。(2)分公司内部不能调拨使用的材料，每月由分
21、公司材料会计汇总整理，将信息张贴到公司办公平台，供需求方选择。(3)上述调拨业务发生时，仓库保管员必须开具调拨单并及时反馈给材料会计，调出方及调入方必须及时按规定进行帐务处理。调拨单的“调出单位”栏和“调入单位”栏务必填写清楚，并且一定要填写到具体项目的具体核算单位，如从青岛分公司调拨到烟台分公司，一定要搞清楚是青岛分公司什么项目的总承包还是安装及装潢项目调到烟台分公司的何项目的总承包还是安装及装潢项目,以便于进行相应的核算。832、甲供材料调拔(1)甲供材料调出方在调拨单上注明“甲供材料”字样,调入单位另做报表,备注中注明是甲供。(2)因调拨发生的运输等费用由甲供材料调出方和运输单位签订运输
22、合同，费用由调入方承担。(3)甲供材料调拨时按调出地预算价执行，差价另行由分公司材料会计做好台帐，(调拨单中写明调出地预算价和市场价，市场价作参考，双方材料员做帐按照预算价)，年终分公司考核利润时由分公司材料会计向成本核算部提供相关调整信息。(4)自购材料调拔和甲供材料调拔必须分开开具调拔单，不得出现同一张调拔单中有甲供和自购材料。如发现同一张调拔单中同时开具自购材料和甲供材料的罚调拔单开具人200元。84、材料的赠送控制(1)把工地材料送给有关业务单位或个人，事先要征得领导同意，如果擅自送出去的或超出自己职责范围且未请示领导同意就送出去的，材料费要全额列入责任人帐上。(2)赠送材料审批权限界
23、定：赠送的材料价值300元以内由项目经理同意，3002000元由分公司经理同意，2000元以上由子公司总经理签字。(3)对外给关系户干活或赠送材料的，不管是项目库存材料或另行采购的，都要经仓库办理入库与出库手续，发现手续不全的对当事人处罚200IOoO元。(4)材料赠送严禁弄虚作假、假公济私。一经发现，所送材料全额列入个人帐上，并处100O元以上罚款。85、现场废弃材料控制项目清理下来的各种钢筋废料，由项目负责统一归堆，一律由公司派专人到现场过磅出售、收款。项目擅自出售，收回出售所得，每次罚批准出售人2000元，钢筋废料出售后项目不允许截留资金。不符合废料条件而出售的材料，每次罚项目经理200
24、0元。发现把半成品、长料切断后出售的，一次罚项目2000元以上，相关工长罚款1000元以上。上述罚款由检查组实施。86、分包领用材料控制(1)分包方领用材料须严格履行出入库手续。(2)分包方须指定固定的一人或儿人到我公司项目部仓库领取材料，该书面指定文件必须交项目部存档。被指定者须将本人签名字样交我公司仓库备案。(3)对分包方实行包清工可实行材料核算承包制：分包方根据材料使用量及材料的技术性能进行报价(即量价分离)，材料由我公司供应，根据报价后发放使用，超额照价赔偿，节约则按我公司40%、分包方60%的比例分成。(4)对分包方根据材料清单对价格和数量一次性包死的，所进的材料由我公司验收把关，如
25、发现偷工减料，对节余材料予以没收，分包方承担由此产生的一切损失，同时对分包方按分包工程总造价的10%进行罚款。(5)项目部须督促、引导分包方加强成本控制力度和现场材料使用管理，厉行节约，在保证工程质量的前提下减小材料损耗率，降低工程成本。(6)如属于包工包料的，分包单位领取我公司的材料，项目必须每月办理清楚所领取材料的划拔手续。9、材料退回控制(1)仓库对生产部门领用所退材料质量、数量等情况的验收，对于验收通过的材料才可以入库。(2)由仓库根据验收情况编制红字出库单，应包括所退材料的品种、名称等。(3)仓库应根据经过审核过的退料接收单进行退料业务的帐务处理，以确保帐实相符。(4)现场材料当日未
26、能用完的，工长必须定人保管，数量较多时应入库保管。现场剩余材料必须统一归还仓库。对故意浪费材料的行为，工长有权处以50100元的罚款。10、材料盘点控制(1)材料的盘点方法采用实地盘点法和技术测量法。(2)盘点人员在执行盘点作业时应如实对盘点情况进行记录。(3)盘点人员编制的盘点报告应包括盘点过程中的材料情况，并应对帐面数和盘点数之间的差异进行原因分析。(4)分公司材料会计必须保证每月不少于一次对项目材料进行不定期的盘点，由材料管理软件自动生成盘点表，盘点结果在盘点表上反映出来，并写出盘点报告，作为档案保存，每月25日出进耗存报表时同时打出盘点表，项目部派人按照盘点表上的数据对材料数量进行盘点
27、，盘点结果在盘点表上进行反映，监盘人并在进耗存报表上签字。(5)库外材料(包括地方材料、甲供材料但不包括钢筋)必须在每月25日进行现场盘点，根据上月库存和本月进场量倒轧出本月消耗数量，将消耗数量输入材料管理软件，出进耗存报表，监盘人在进耗存报表上签字。口、材料的其他控制(1)仓库保管员和材料员每天将项目发生的材料信息随时输入存货核算软件一速达3000中的各自账套中,每月26日按照公司要求出材料系统报表。并每月28日上交书面报表和电子文档，书面报表包括材料进耗存报表和甲供材统计表，电子文档资料包括当月的材料进耗存报表、供应商供应材料汇总表、采购员采购材料明细表、材料明细账。(2)自2005年起材
28、料账脱离手工记账，每年的12月31日或项目结束从软件中自动生成材料明细账并打印。(3)保管员和材料员调动工作，必须办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出三份清单，写明情况，双方签字，分公司材料会计监交。清单移交双方各执一份，分公司材料会计处存一份,事后发生纠葛，仍由原移交人负责。对失职造成的亏损，照价赔偿。12、仓库安全防火要求(1)仓库保管员要遵守仓库防火安全管理规则。(2)仓库保管员必须熟悉存放物品的性质、储存中的防火要求及灭火方法，要严格按照其性质、包装、灭火方法、储存防火要求和密封条件等分别存放。性质相抵触的物品不得混放在一起。(3)仓库内严禁吸烟和使用明火，并做到人走断电。(4)仓库管理人员在每日下班前应对仓库巡查一遍，确认无火灾隐患后，关好门窗，切断电源后方可离开。(5)仓库门窗等应当密实，物资不能储存在预留孔洞的下方。(6)物品进入仓库前应该进行检查,确定无火种等隐患后,方准入库、(7)随时清扫库房内的可燃材料,保持地面清洁。
