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1、珠海理想科学工业有限公司ERP管理信息系统应付管理系统-培训手册作者：王淑芳建立日期：25-APr-2002修改日期：18-Apr-03控制编号：版本：02审批人：RlSO项目经理拷贝编号文档控制修改记录日期作者版本修改参考号18-Apr-03王淑芳2.0审阅者姓名职位传阅者拷备号姓名部门资料管理员项目资料室文档保存人员注意：如果你接到本文档的电子备份件并要打印出来时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。如果你接到本文档的硬拷贝件时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。目录文档控制ii编写说明1使用对象1参考文档1第一部份供应商管理2操作说明2供应商2第二部份发票的处理13操作
2、说明13发票处理13第三部份预付款处理24操作说明24预付款24第四部份付款28操作说明28付款28第五部份过帐与关闭会计期32操作说明32月末关帐流程32编号：编写说明本文档为最终用户使用手册,分供应商管理、发票处理、预付款处理和付款四部分的操作说明使用对象本最终用户培训手册中的供应商及发票部分适用于财务部门处理应付款发票的财务人员，付款部分适用于作供应商付款的财务管理人员。参考文档编号：第一部份供应商管理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对供应商的增加、合并。供应商新增供应商录入菜单：供应商基准输入1、进入“供应商”窗口（供应商主界面）。供应商全称匚规范地录入供应商的全称。供应商编号匚
3、输入供应商编号。供应商税务代码。失效日期，用来防止某日期之后此供应商的发票或采购订单的输入。父供应商名称。供应商是特许公司或子公司时的父公司名称。父公司在系统中也必须定义为供应商。令编号父供应商编号。令客户编号供应商名称北京金环球机械设备中心税人标识无效日期一般J分类|会计 控怒 付款 我行帐户EDI厂小空企业但）-女性经营的企业（N编号Classification:分类。编号：供应商编号的登记编号预扣税纳税申报种接收令类型：将供应商分为以下6类：国内，国外，Taxauthority,publicsectorcompanies,suppler供应商、Employee员工，。令员工：选择有效员工
4、的姓名以将员工作为供应商的形式进行有关费用报销。除非将员工输入为供应商类型，否则您不能选择员工姓名。令编号：您已将其作为供应商记录的员工编号令一次性交易Onetime:启用此选项以指定该供应商作为一次性供应商。您可以通过使用“供应商查找窗口找出所有一次性的供应商。令SIC：标准工业代码令Minorityowned：少数股权。供应商是少数股权企业时Smallbusiness：小公司，可以使用此选项来跟踪与小公司进行的业务进展令Womanowned：妇女拥有，可以使用此指定来跟踪与妇女拥有的公司进行的业务进展所有供应商接收值将默认到您为供应商输入的新采购订单。您可以在采购订单输入过程中改写任何接收
5、默认值。令EnforceShip-ToLOCation强迫发运目的地：您在此字段中输入的值，它可以确定接收地点是否必须与发运目的地相同。可选如下项：None无：接收地点可以不同于发运目的地。Rejeet拒绝：在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将不允许接收。WanIing警告：在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将显示一则警告信息，但仍允许接收。令ReCeiPtRoUting接收途径：您对货物指定的默认接收途径：DireetdeliVery（直接交货）、编号：Inspectionrequired（要求检验）或StandardreCeiPt（标准接收）。令Matchapprovall
6、evel发票匹配：如果将OraCIe应付款管理系统与OraCle采购管理系统或另一集成的采购产品一起使用，您可以启用发票与原始采购订单的联机匹配功能。匹配可以确保您仅支付已订购的货物或劳务，并确保供应商对项目或劳务不超额开单。如果项目的开单金额和数量超过您定义的金额和数量容限，则应付款管理系统将对发票应用挂起并阻止付款，直至您释放挂起。2way双向：在您与采购订单匹配时，应付款管理系统将自动执行双向匹配：1 .已开单数量V=已订货数量2 .发票价格V=采购订单价格3way三向：此外要求接收：3 .已开单数量二收到的数量4-way四向：此外要求检验：4 .已开单数量录入发票在“发票”窗口中选择“
7、预付款”作为发票类型并输入所有基本发票信息。请参阅：发票录入。“临时”类型是指可以用来核销发票预付款，“永久”类型一般指不作核销的预付款,如押金。系统默认值为“临时”。点击“分配”键来查系统分配。使用审批其它发票的方式审批预付款。按“Ctrl+S”键保存您所做的工作。支付预付款菜单：发票录入发票InvoicesEntryInvoices编号：您可以按照支付其它发票的方式来支付预付款。您不能部分支付预付款：并且必须在全额支付预付款之后才能对发票核销预付款。参阅发票工作台付款。核销预付款菜单：发票录入发票1 .在“发票”窗口中，查询要被核销的采购发票。2 .选择“1”按钮并选定“核销/不核销预付款
8、”复选框。选择“OK”。.目R a 苗出0 . 21 I碑 乡J 1 ?计划付款(C)密发票枯动已付额型打印通知)SJ审批(A)BJ南批相关发票(R)凰取消发票0)I核销/不核销预付歙(U)越玄行史)班一计端U 国)程放暂挂(S)珠海中卓集.额 额哲挂名释放名称应付款管理系统将显示您可以用来核销发票的所有可用预付款。编号：选择您要核销的所有预付款。AmOIIntToAPPIV:输入发票的核销额。您也可以更改GL日期，此日期也即您在核销预付款时应付款管理系统创建的冲销预付款分配的会计日期。IllVoiCeC)VerVieWJ要查看有关预付款的详情,请选择预付款，然后选择“InvoiceOverv
9、iew,ADDIV/U对发票核销预付款金额,并保存您所做的工作。撤消核销预付款如果预付款未支付或未对发票核销，您可以取消这些预付款。要取消已核销的预付款，您必须首先撤消核销预付款并撤消支付此预付款的付款单据。取消未支付或未对发票核销的预付款：1 .在“付款”窗口查询并选择预付款，取消预付款。2 .在“发票”窗口查询并选择预付款。3 .选择“活动”按钮并选择“取消发票”。4 .选择“确定”以保存您所做的工作。应付款管理系统将自动为预付款创建冲销分配并将预付款金额减少至零。要取消已核销的预付款：1 .查询已被预付款核销的发票。2 .选择“活动”按钮并选择“撤消预付款二同时可以取消被核销的应付款发票
10、。3 .取消预付款的付款。在付款窗口中查询已付的预付款。4 .取消预付款发票。查询预付款的发票，选择“活动”并选择“取消发票”。5 .保存所做的工作。第6节记录预付款的退款操作说明本操作说明记录预付款的退款的方法。操作路径N发票输入新建操作过程说明输入类型为标准的新发票，以退款额借记现金帐户，贷记应付款，再与预付发票核销以贷记预付款帐户。编号：记录预付款的退款，步骤：2 .在“发票”窗口中，以供应商退回的金额输入发票。3 .输入“标准”类型。4 .输入发票说明以表明是退回预付款。5 .创建退款额的发票分配，并借记现金帐户或应收帐款帐户。并照常贷记应付帐款负债帐户。注意清空“税率”字段。保存。6
11、 .选择“活动”以审批发票。7 .选择活动按钮以定位至发票措施窗口。选定“核销/撤消核销预付款”复选框并选择“确定o选择要核销退款的预付款。在“核销额字段中输入退款金额。可以更改GL日期。o要查看有关预付款的详情，请选择预付款，然后选择“发票概览”按钮。O如果要审批预付款分配，选择“审批工或者从“提交请求”窗口提交审批。如果要为供应商打印预付款汇款通知书，选择打印8 .选择“核销/撤消核销”按钮以将预付款金额核销至为退款输入的发票。9 .保存所做的工作。编号：第四部份付款操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对发票的付款。付款手工付款菜单：付款录入付款类型：选择“手工”类型。输入用于付款的银行
12、帐户。选择付款单据名。系统自动生成付款单据号。输入付款日期。输入付款金额。选择付款币种。选择要付款的供应商。选择要付款供应商的地点。如果要创建付款的地址不同于供应商地点，则您需要更改地址。选择“输入/调整发票”以定位至“发票选择”窗口，选择您要支付的发票。发票的总额必须等于您输入的付款额。您也可以选择发票概览以查看有关发票的详情。编号：按“Ctrl+S”保存您所做的工作。应付款管理系统将记录付款并将发票的状态更新为“已付”3、在“付款Payments,窗口中选择付款类型“手工Manual,然后输入您要进行付款的银行帐户，以及要使用的付款单据。应付款管理系统将自动为您输入剩余的字段。4、请保存所
13、做的工作以完成付款。应付款管理系统将记录付款，并将发票更新为已付发票。无效付款菜单：付款录入/付款对于错误的付款，可对付款进行无效。编号：在“付款”窗口查询要无效的付款，选择“1”按钮进入“1”窗口中。点“无效”复选框，输入无效日期和无效付款的总帐日期，再点击“Ok”按钮。保存你所做的工作。付款查询菜单：付款查询付款输入付款查询条件如：付款单据号、供应商名称或编号，点击“查找”按钮，进入“付款”窗口。编号：编号：第五部份过帐与关闭会计期操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中月末应付款业务过帐与关闭会计期。月末关帐流程日记帐过帐菜单：其他请求运行运行”应付款管理系统传至总帐管理系统”程序将应付款
14、发票和付款业务日记帐分录传送到编号：总帐，过帐程序可以随时运行提交。参数：批名:输入AP+当前日期。输入一个总帐日期，在该日期以前的业务将会过帐。日记帐类别为全部传到总帐：（一般选是）提交日记帐导入：是：应付系统里的发票或付款信息按相同会计科目汇总后过帐，产生汇总的日记帐分录Ctrl+l一个会计期的状态，该状态决定了你能否在此会计期输入发票和支付。从未打开：系统不允许在一个从未打开的会计期内进行发票、付款录入及付款作废等操作，当第一次定义一会计期时，Oracle应付帐款系统就给这一会计期指定从未打开状态，一旦将这一状态改变为打开1或未来,就不能再将它改回到从未打开1状态。将来：系统允许在未来会计期内进行发票录入，但自动批准时，在未来会计期中输入的任何发票会被挂起，当打开该会计期并重新自动批准时，自动批准将解除挂起状态。打开：系统允许在一个打开会计期内进行发票、付款录入、作废付款以及过帐。已关闭：系统不允许在一个已关闭会计期内进行发票、付款录入以及作废付款等操作。编号：参考报表：应付帐款试算表发票登记表付款登记表发票价格差异报表应计调节报表预付款状态报表路径:FOrmSruntimes应付暂估报表
