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1、公文写作与处理知识1 .公文的概念公文是公务文书的简称，指在公务活动中按定程序和格式形成和使用的、表述社会集团意志的文字材料。公文有广义与狭义之分。广义的公文,包括法定公文专用公文和事务文书;狭义的公文,仅指法定公文和专用公文。法定公文又称通用公文,是指在党政机关、团体、企事业单位中普遍通行适用的,具有法定效力和规范体式的公文。专用公文，是指局限在一定的工作部门和特定的业务范围内根据特殊需要而使用的公文。事务文书又称业务文书或日用文书,是机关、团体、企事业单位处理日常事务所使用的非正式文件的统称,如计划、总结、简报、报表、记录、调查报告等。2 .公文的特点(1)法定作者。法定作者，就是指依法成
2、立并能以自己的名义行使权力、承担义务的组织或个人。各级党政机关、社会团体和企事业单位,凡是依法建立并合法存在的，均坷依据自己的职能和权限范围制发文件,它们都是公文的法定作者。(2)法定效力。公文法定效力的大小取决于两方面:一一是制发机关地位的高低和职权范围的大小；二是公文内容的重要程度。此外，公文的法定效力具有一定的时间性,被称为公文的时效。特定体式。就是指特定的体例格式，包括统一的种类、名称、格式以及办理程序。3 .公文的主要类别(1)按适用范围分类党政机关公文处理工作条例第8条将公文分为15类:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。(
3、2)按公文来源分类按公文的来源,可分为收文和发文两种。(3)按行文方向分类按行文方向区分公文，是对发文的进一步分门别类，可分为下行文、上行文、平行文三种。(4)按性质作用分类按公文的性质作用，可分为法规性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、通联性公文和记录性公文六种。(5)按保密程度分类保密公文是指涉及党和国家机密内容,需要控制知密范围、知密对象的公文。按涉及机密的程度，保密公文分为绝密件、机密件、秘密件三种。(6)按办文时限要求分类按办文时限要求,分为特急件加急件和平件。4 .公文的格式要求党政机关公文格式将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部
4、分称为版头;公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。（1）版头份号。如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限。如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全
5、称或者规范化简称。发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“口”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位（即1不编为OD,在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。版头中的分隔线。发文字号之下4mm
6、处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。（2）主体标题。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分行或多行居中排布;行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关。编排于标题下空行位置,居左顶格,行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。正文。公文首页必须显示正文。般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“L”“（1）”标注;般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说
7、明。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名、成文8期和印章。加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，
8、并将印章对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文：.单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文（或附件说明）下空二行右
9、空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。附注。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。（3）版记版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为O.35mm）,中间的分隔线用细线（推荐高度为025mm）0抄送机关。如有抄
10、送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期。印发机关和印发日期般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上，印发机关左空字，印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位（即1不编为01）,后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用条细分隔线隔开。页码。般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。（4）公文用纸幅面尺寸及版面要求幅面尺寸。公
11、文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为:21OnImX297mm。页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为37mm+lmm,公文用纸订口(左白边)为28mm+lmm,版心尺寸为156mmx225mmo字体和字号。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。行数和字数。一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。5 .公文的行文关系行文关系就是机关之间公文的授受关系，它是依据机关组织体系和职权范围来确定的，通常分为隶属关系、业务指导关系、平行关系、不相隶属关系四种。上行文
12、是指下级机关向上级机关的行文，也包括下级业务部门向上级业务主管部门的行文。根据实际工作需要,上行文可分别采用逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。下行文是指上级机关对所属下级机关的行文，也包括上级业务部门向下级业务部门的行文。根据实际工作需要，下行文可分别采用逐级行文、多级行文和直达行文三种方式。6 .公文的行文规则(1)注重实效行文应当确有必要讲求实效,注重针对性和可操作性。(2)按职权范围行文职权范围是指机关的权力、职能的界限和所辖区域。公文的权威性来自制发机关的法定职权。因此,为了维护公文的严肃性和权威性,为了严格控制发文数量,各级机关都应按职权范围行文。(3)按隶属关系行文在有隶属关系
13、的上下级之间,应使用上行文和下行文。(4) 一般应逐级行文下行文逐级下达，可以使下级把上级指示精神与当地实际相结合,使之具体化,有的放矢地贯彻执行。上行文逐级报送,是为了维护正常的领导与被领导、业务指导与被指导关系。逐级行文，即按隶属关系只对直属的上下级机关行文。(5)正确认定主送机关与抄送机关行文时必须正确认定主送机关，这是使公文得到及时有效处理的关键。(6)联合行文必须是同级机关同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。常用公文写作1.决定决定
14、适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2 .通知通知按内容和用途,可分为发布性通知、指示性通知、知照性通知和转发性通知四类。(1)发布性通知。这类通知用于发布规范性文件、下达计划和印发领导讲话等。（2）指示性通知。这类通知用于向下级机关作指示,部署工作任务。（3）知照性通知。这类通知用于告知一些不需直接执行或办理的事项，如节假日安排、人事任免与聘用、机构设置或调整、印章启用或更换以及召开会议等。（4）转发性和批转性通知。这类通知用于转发上级机关或不相隶属机关的公文或批转下级机关的公文。3 .意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法,是党政机
15、关普遍使用的文种。无论单位大小、级别高低，都可以制发意见。作为下行文的意见易与决定、通知混淆,值得注意。从行文方向看,意见既可下行、也可上行和平行。4 .公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其主要特点是郑重性,周知性和新闻性。公告的标题，以两种写法居多：种是发文机关名称加文种，另一种是只写“公告”二字。公告不列主送、抄送机关,但落款和日期不可忽视。5 .通告通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。其主要特点是广泛性、规定性和专业性。6 .报告报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。其主要特点是沟通性、陈述性和单向性。报告的类别按写作时间，可分为定期报告
16、和不定期报告。按内容性质，可分为工作报告、情况报告答复报告和随文报告。7 .请示.请示适用于向上级机关请求指示、批准。其主要特点是单一性、期复性和紧迫性。请标与报告的区别:行文目的不同。请标是为了听取上级决策意见,解决工作中亟待处理但又无权或无力处理的问题,故请上级答复;报告是为了使下情上达,取得上级的支持与指导,并不要求直接批复。行文时间不同。请标必须在事前行文,否则就是“先斩后奏；报告则不受时间限制，事前、事中和事后都可以行文。内容含量不同。请示一文一事，篇幅相对较短;报告不限一文一事，内容较复杂,篇幅较长.处理办法不同。上级机关受文后,对请示有答复的责任,对报告则一般不作答复。8 .批复
17、批复适用于答复下级机关请示事项。其主要特点是针对性、结论性和及时性。批复的标题通常由发文机关事由和文种三部分组成,其中事由部分比较复杂，有时除概括请示的主要内容外，还标出发文机关的态度,如“同意”、“不同意”等。9 .通报通报适用于表彰先进、批评错误.传达重要精神和告知重要情况。其主要特点是典型性和说理性。通报按内容可分为表彰性通报批评性通报和情况通报。按形式可分为直述式通报和转述式通报。10 .函函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。其主要特点是多向性、灵活性和有效性。关于函的分类根据行文往来,可分为发函和复函。发函又称去函，是主动告知某事或提出询问、商洽
18、事项的；复函是被动答复对方商请的函。根据内容和作用，可分为商洽函、询问答复函和求批审批函。商洽函用于不相隶属机关之间商谈人事调动、联系参观学习、邀请讲学或指导业务等事宜;询问答复函用于对处理公务中不明确的问题提出咨询和给予答复,没有固定的行文方向，有无隶属关系均可使用；求批审批函用于向无隶属关系的主管部门提出请求批准的事项,或者主管部门答复审批事项。常用公文处理1 .公文拟制的要求(1)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。(2)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。(3)内容简洁,主题突出，观点鲜明，结构严谨,表述准确，
19、文字精炼。(4)文种正确,格式规范。(5)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。(6)公文涉及其他地区或者部广职权范围内的事项,起草单位必须征求相关地区或者部广意见,求达成一一致。(7)机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。2 .草拟与会签草拟也称拟稿，即起草公文，它是形成文件的首要环节。会签也称会稿,是持草拟的公文与有关部门会商审稿。所拟的公文,如内容涉及两个或两个以上机关部广的职权范围,主办单位在文稿送审前应主动与有关部广会商审定,共同签发。会稿是为了保证文件质量,尊重机关职权，以便发文后能在执行中得到互相配合,更好地贯彻落实。3 .审核与签发审核又称核稿，即在撰拟的文稿送交领导签
20、发之前,对其所作的全面检查和修改。党政机关公文处理工作条例第20条规定：“公文文稿签发前,应当由发文机关办公厅(室)进行审核。”审核是对文件内容表述和体式等方面所作的全面审改,是关系到文件质量的关键环节。签发是指发文机关负责人对文稿审定后批注发文意见并签署自己名字的过程。签发是制文阶段的最后决定性环节。文稿经机关负责人签发后,稿本的性质有了质的改变，由原来的草稿变成了定稿。定稿是正式生效的稿本，发文机关就依据定稿印制正式文件。签发环节是机关领导人行使领导职权的一种具体表现。4收文办理与发文办理收文办理是指对收到的公文进行签收.登记、初审承办、传阅、催办答复等过程,其中可分为收进阶段和阅办阶段两
21、个部分。收进阶段包括文件的签收，拆封和登记，这是收文办理的开头几个环节。阅办阶段包括初审承办、传阅催办、答复等环节,这一阶段是对收进文件的进一步处理,其中承办是重点环节。发文办理主要程序有复核登记、印制、核发。5 .公文归档需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全整理归档。两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。6 .公文的管理党政机关公文由文秘部门或者专人统管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定
22、配备工作人员和必要的安全保密设施设备。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。7 .公文的清退公文清退的含义是办毕的文件要进行立卷归档,首先要按规定将留在各个工作人员手中的文件收回来,这就是文件的清退工作。公文处理人员应定期清理文件,该退回的退回，该销毁的销毁，以免造成文件积压。对调离工作或长期离职的工作人员，文书人员应在他们离开前主动打招呼,提醒他们做好文件的清退工作。文书部门和文书人员对自己保管的文件，也应该按照收文登记定期清点,做到手中有账、心里有底、文账相符。清退工作包括发文机关收回需退文件和收文机关文书人员收回传阅、送阅文件两层含义。应清退的文件一般包括涉密文件、有重大错误的文件、送领导和有关人员传阅的文件、征求意见的文件、审阅意见的文件、审阅文件和未经本人审阅的领导同志讲话材料等。8 .公文的立卷归档公文立卷归档,是指把一年内已办毕的具有查考、保存价值的公文,在平时归卷的基础上,加以系统整理,组成一一个个案卷,转化为档案保存。公文立卷的基本原则是:遵循公文形成的规律，保持公文之间的历史联系,把握重点，区分公文的保存价值,便于保管和利用。
