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1、秘书手册第二部分日程安排目录序言3第一章秘书必备的J素质4第二章秘书的重要职业技能5第一部分平常事务处理5、邮件、文献管理、名片第二部分日程安排7总体日程安排7出差日程安排8会议安排13媒体采访18大型活动21突发来访接待24第三部分沟通与协调25内部沟通25外部沟通25秘书应具有日勺礼仪26秘书礼仪素质的培养27第四部分文字支持27第五部分会议支持30第二部分日程安排控制日程，意味着你与总经理一起有序工作，“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反应，是时间管理艺术的）集中体现。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好多种必要的准备，并提醒领导实行。
2、本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细阐明并提供文字模版，但愿能给大家的工作提供参照。日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。这项工作看似简朴，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。作为秘书一定要细心观测领导的工作习惯和做事风格,调整自己的工作措施，积极适应领导的工作节拍。在没有达到默契的状况下，最佳在合作之初与领导做一次深入沟通，精确理解领导的规定、需求，并对也许会碰到的某些状况的处理原则达到共识，为后来工作的顺利开展
3、做铺垫。此外，勤于思索，多做总结对于秘书平常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的I经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同步也对领导的工作效率起到了间接地增进作用。一、总体日程安排领导的平常工作分为平常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的一般做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同步细致灵活地安排好突发随机事件。（一）总体原则:理解总经理的平常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况,优化工作措施，细心观测总经理的工作习惯与做事风格，积极适应其工作节拍；-理解企业业务发展
4、状况，尤其是所服务总经理的业务进展状况，留心近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整顿日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的规定、需求和也许会碰到状况的处理原则达到共识，以利工作开展；注意日程安排的!时间松紧，合适安排；（二）经验与技巧周一日程、出差前后一种工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整顿思绪Fl勺时间；同步预留时间处理平常事务；根据总经理习惯留出合适固定期间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防
5、止冲突；每日安排相对固定期间与总经理查对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要替代领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对多种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止迟延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功能，填入有关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是常常的一项工作，同步也是需要愈加细致的一项工作。通过秘书的计划,把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，快乐而圆满，这是秘书工作口勺目的，也是工作价值的一种体现。（一）国内出差出差前：确定出差目的和日期；确认总经理出差陪伴人
6、与出差地有关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的旅程时间、接待人员等信息。）确定行程，预定机票（注意选择好航空企业、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯H勺酒店、熟悉酒店的、等）、接/送机人员（明确接送机人的联络方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）。根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。拟写授权书并于总经理出差前一天向各有关部门及有关人员发出邮件和复印件（财务部等）。出差中在第一时间掌握总经理抵达后的联络方式，必要时告知授权人及其他有关人员。根据总经理日程安排，随时通报企业及GM关怀的业务进展状况；配合总经理授权人的工作，及时
7、掌握企业及业务有关信息。根据状况及时与有关人员及总经理沟通，及时调整日程安排：出差后及时向总经理汇报出差期间企业内部事务及业务进展；出差资料整顿（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发有关人员或存档；向总经理认为有必要的合作方致感谢函。多种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；（二）国外出差出差国外与国内出差安排次序及内容大体相似，但在此要尤其提醒您注意如下几点：根据企业最新业务状况准备PRESETATloN（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。机票购置时注意防止经停中转，选择好的航空企业和服务，长途飞行选择好的机型；注意准备好多种证件及邀请函，并提醒总经理携带；根据客
8、人的级别和国家风俗习惯准备礼品；准备当地的地图及国家风情资料；确认对方还是我方提供翻译服务；回国后向邀请方道谢。（三）陪伴出差陪伴总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的规定，在出差前除了前面简介的注意事项外，在出差过程中，规定秘书注意如下事项：登机前，为总经理办理机场建设费购置、机票换票及多种登机手续；并再次确认接车人；抵达后，办理宾馆入住手续，理解总经理房间号码及，并将秘书房号及时告知总经理；每日及时查对本日及第二天的日程安排：提前设置清晨叫醒，并安排早餐；根据当日的日程安排贯彻车辆；及时提醒并事先贯彻各项安排；携带总经理名片、必要的会议资料（汇报稿件、会面备忘、采访提纲）;注意建立多种客户
9、关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）着装规定：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条贯彻、跟踪，并及时办理费用报销、资料整顿。附件一：出差物品携带表名片若干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑和PPt（保留在桌面）、PPt备份软盘2张来同机票（将保险费保留在秘书手中）书面发言稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联络人通讯录准备现金或信用卡注款备用笔等文具*准备支彩色笔礼品*包装应急药及常用药物附件二：授权书模版文献编号OURREE：LCS-DTB-60023-99黑日期2023.6.14文献类别CATEGoRY:告知拟文人FROM:
10、一审核VERIFIED:/同意APPROVED:收文人TO：全体人员收文部门TO(DEPT):台式电脑事业部、笔记本领业部、软件事业部、服务器事业部、外设事业部抄送CC：总裁室、企划部秘书处、财务一附件ATTACHMENT：/传阅区!阅后存档口保密保密期限口其他/口页数1NO.OFPAGESCIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMOTHERS授权通知电脑企业副总裁一在2023年6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等有关签字权授予副总经理一，台式电脑事业部其他有关财务及文献审批授权予常务副总经理一，除台式电脑事业部外其他事业部系统有关财务
11、签字及文献审批委托副总裁一处理。特此告知2023.6.14附件三：国内出差日程范例刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）时间日程地点备注4月25日17：25北京一深圳CA1305机场接机人：-1360入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利会面及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参与人：何焯辉、谭永雄、邓秉觉联想：、议题：嘉利最新状况通报对方联络人：邓秉觉13：20出发前去EMCoffice陪伴前去14：00EMC会面深圳沙头角保税区21-23栋北座联想参与人：、EMC参与人：总经理余昭信副总经理陆杨业管处经理张界杨技术处协理郭宗钦研发部经理张滨会面
12、安排：14:00-15:00双方企业简介交流15:00-16:00参观工厂16:00-17:00产品研讨（显示屏/电脑有关产品）及未来业务合作磋商17：20返回新世纪，梁青陪伴18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员联想：一一、-一4月27B14：00东莞金和涂料有限企业会面深圳长安镇沙头南区（地图附后）金和参与人：总经理董合枝生产经理董博霖嘉利厂参与人：采购部主管黄宝球工程总监邓秉觉联想参与人：、议程安排：14：00-14：05双方简介14：05-14：25金和简介（工厂历史、油漆种类、生产工艺及有关喷漆关键技术、发展趋势等）14：25-14：55双方讨论14：55-15：
13、25参观金和新厂15：35瑞和塑胶五金电子厂深圳长安镇沙头南区15：35-15：40联想与瑞和人员互相简介15：40-16：10参观瑞和工厂16：10-16：25机动16：25前去机场，车程约30分钟17：40CA1303深圳一北京-安排接机随行及重要联络：附件四：国外出差日程安排表执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）访问时间重要活动地点备注7月14日17：5020:4021：0021:30北京一汉城抵达酒店办理入住（因通讯不便，LG商事提供一部在汉城期间使用，号码为：KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事MrXS.PARK等在机场左边出口举牌接(Te
14、l:)下榻处：HolidayinSeoU1(佳乐)Tel:82027179441Fax:820271594417月15日8: 009：009: 0012:3012：3013：2013：2014：4014:4016:4016：4018：00与LGLCD部B.Kwon.President及LG商事KMAhnSr.MGR、JSPark共进早餐及会谈前去LG位于龟尾的LCDF与LGLCD负责人午餐参观及会谈(陪伴及参与者:LGLCD厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.DirectorLG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park)前去LG电子位于平泽的CDROMF1.G商事:KJVLAhn
15、ZSnMGRLSPark)HolidayinnSeoulorLGTWinTowers龟尾旅程：3小时中餐旅程t3小时访问时间重要活动地点备注7月15018:0019：3019：3021：00与LG电子人员共进晚餐回酒店平泽7月16日8t009:209：3010:00IOx3010：5010: 5011:2011: 2011：5012: 5013：00Bt0014：00自酒店前去三星电子LCD工厂所在地高层领导会面（LCDMarketingW.H.HongSr.MGR崔敏洙先生匈0作联想电脑企业及产品的简介针对有关问题进行会谈参观与会者共进午餐乘车前去LG总部七星(Kiheung)Tel:822
16、750731314：3017x0017：0017：3019t0021：00LG电子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息Y.H.Kim/Sr.MGR)LG总部HolidayinnSeoul访问时间重要活动地点备注7月17日10:（三）18，(M)18：(M)19:0021:4022:40参观韩国电子市场取都市区及近郊观光游览酒店结帐、乘车前去金浦机场汉城一北京汉都市区及近郊陪伴人，导游、（17日为韩国国庆日）自酒店到机场约40分钟旅程三、会议安排召开和参与会议是总经理的重要工作方式之一。组织会议和处理与会议有关日勺事务几乎成为秘书的常常工作，其重要性不言而喻。会务工作是秘书组
17、织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。这就需要秘书是八面玲珑的天才，同步善用平时培养出的细心与责任心，从容应对，以不变应万变！如下分内部会议与外部会议分别简介。（-）内部会议安排总经理主持的会议注意事项:会前与GM及有关部门负责人明确会议内容、议程和参与人；综合考虑多种原因（如GM全天日程安排），安排会议地点及时间；下发会议告知后，确认参会人与否已收到告知，对尤其重要的参会人，可通过确认;会中协助放映PPT,并时刻关注会场内状况，随机应变；对会中达到的决策及时跟踪，并反馈给GM；总经理参与的会议免对方误解注意：在收到会面祈求时，经与部门有关负
18、责人及GM商讨决定,同步提供背景材料以供GM做出判断PY与对方确认时间、地点、人员、议程,_并贯彻我方人员、地点并贯彻参会人员跟踪反馈结束注意事项： 综合考虑多种原因，选择合适的会面地点、预定会议室； 注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔； 会前与对方沟通与否需准备翻译，如需要，提前确认； 根据来访企业的习惯及来访者的级别准备礼品； 在与来访企业沟通中确认与否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并告知对方确切时会面时间及地点； 考虑与否需要在会面时录音或拍照，并提前准备： 如需安排参观，提前与行政后勤部联络，填写参观申请，安排参观陪伴人； 会前给总经理提供有关背景材料，如需要请有关部门负责人
19、与总经理沟通洽谈事宜： 在会前拟制meetingagenda（见模版） 在制作PPT时根据各部门状况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文；一初次会面PPT应包括：联想总体状况及业务状况简介；一再次会面应注意：有针对性的业务回忆（可请有关业务部门提供资料）。 帮总经理准备名片，并提醒会面时携带； 提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意看待客人谦和有礼的态度； 提醒总经理参会，在GM同意后陪伴参会，参会中协助放映ppt,并关注会场内状况，随机应变，灵活处理多种状况； 会面结束后，代总经理或陪伴送客人拜别；之后整顿笔记本电脑等仪器设备；总经理
20、参与的外部会面总经理参与其他部门组织、主持的会面，秘书日勺工作也许就不像前面简介日勺那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注如下几点:注意事项: 会前为总经理准备详细的背景材料； 会前理解会议的详细地点，如在不一样办公区，请注意把握出发参会时间; 对会中决策，总经理但愿详细理解的，及时跟进并反馈；外部会面会议备忘模版GuestMeetingTableGuesfsCompany:AMDGuest,sNameandPositionLegend,sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&Marke
21、tingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.Gener
22、alManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr,InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2023Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AM
23、Dupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mi*.)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend媒体采访流程阐明,1、接受采访.联想电脑企业的采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安排；除此之外的采访需求必须转交品牌推广部处理；对直接联络的!记者要尤其礼貌，要向对方阐明企业采访规定，请对方理解；应记下记者的联络方式，必要时可协助对方联络品推接口人; 从品推得到采访提纲； 将整顿好的采访提纲和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见；.对总经理接受的采访可根据日程进行安
24、排，适合安排在一起的采访尽量安排在一起；对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推推荐其他人接受采访，必要时可协助品推人员进行沟通联络。2、采访准备（采访前一周） 贯彻品推采访陪伴人和记者的联络方式，出现意外状况时可进行联络； 配合品推协助总经理整顿采访问题的答案，呈送总经理审阅并适时修改；对于常见问题的回答应当有所备份并及时更新； 理解记者需求并进行准备：对于需要摄像或拍照的采访对光线和电源会有规定，在预定采访场地时应当注意；有些记者会规定得到企业、部门简介或总经理的简历和照片，可事先为记者提供；对企业简介、部门简介、总经理简历和照片应分别准备电子版和打印版；3、采访准备（采访前一天） 协助
25、总经理准备好采访提纲和问题答案； 对于需要摄像或拍照的采访注意提醒总经理着装和发型；.假如是采访要向行政后勤部通讯处事先借好会议设备；假如采访在企业外进行要事先定车；假如采访在企业内进行要事先预定会议室，并根据采访需要注意采光电源；4、采访当日 采访前20分钟必须与品推陪伴人联络，贯彻采访时间；假如是采访需要检查会议设备;到采访时间后接入记者打来的或协助总经理拨通记者； 假如采访在企业外应当及时提醒总经理出发； 假如采访在企业内应当检查采访场地；假如采访在企业内，记者到后应由秘书先行接待，理解场地与否合适，对方与否需要其他背景资料;安排停当后请总经理出面接受采访；送记者离开，并理解播出或见报时
26、间；5、采访结束 与记者沟通，及时理解播出或见报确实切时间； 告知总经理收看，或搜集采访报纸呈送总经理；必要时可告知企业全体或部门员工收看。注意事项： 对记者的界面要非常友好。五、大型活动（-）陪伴总经理参与的大型活动:时正、总经理秘书总经理陪伴总经理参与的大型活动流程阐明:1、接受活动邀请.得到活动议程，判断重要程度，征询总经理意见; 对于总经理同意参与的活动事先安排日程；2、活动前一天的准备工作 做好准备工作，如预定车辆等； 提醒总经理应当参与活动的那几项：3、活动当日着大方的职业装，化淡妆，发型整洁，工作时间要佩带胸卡; 带好活动议程、名片等资料; 活动中关注总经理的需要，注意保持在总经
27、理的视线内，在必要时为总经理挡驾;4、活动后 整顿业务资料和名片。（二）参与支持的大型活动:三总经理秘书总经理参与支持的大型活动流程阐明:1、接受活动邀请得到活动议程，判断重要程度，征询总经理的意见；假如总经理同意参与活动，安排好日程；2、活动前三星期 参与分工会，明确总经理和自己的职责，理解其他人职责，将总经理日程细化贯彻；假如发言稿、PPT是由秘书准备的，要给自己留出修改时间； 协助总经理准备PPT、发言稿、主持词等，经总经理审阅后修改定稿；定稿的PPT和发言稿要交给会议组织者； 参与彩排；对重大活动中需要配合演示的PPT一定要反复演习；3、活动当日 参与外部活动时，秘书应着端庄大方的职业
28、装，化淡妆，发型整洁，工作时间要佩带胸卡； 带好如下物品：拷好资料的笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等； 活动中配合演示PPT,做好录音； 活动中配合接待企业或外部领导，活动期间要保持在总经理的视线之内，在关注自己总经理需求的同步也关注其他总经理的需求； 在突发紧急状况下不要慌乱，首先要关注自己总经理日勺需求或布署，也许状况下积极分担会务人员的工作；4、活动后 整顿业务资料和名片； 根据录音整顿发言稿； 总经理在活动中往往会碰到诸多人，引起诸多工作管理上的想法，需要秘书参会后跟进贯彻。六、突发来访接待7?门总经理秘书总经理时告知来访
29、者有关部门负责人的联络方式留下来访者的联络方式和简介资料转交有关部门 负责人处理接待突发来访流程阐明:问清对方来访目的; 对于总经理熟悉且非常重要的客人，假如总经理当时有时间接待，应当尽量安排，可以把来访者带到会议室，为对方准备饮料和报纸，并告诉对方大概要等多久，同步礼貌地暗示对方总经理的下一种约会何时开始，请对方注意时间； 对于总经理熟悉且非常重要的客人，假如总经理当时不愿接待或不在办公室，由秘书对状况做出解释,让来访者觉得他随时都会受到欢迎，同步征询来访者意见，积极和来访者另约一种会面时间，或协助他安排和有关负责人会面；留下来访者的联络方式和资料，待总经理以便时转告总经理，假如需要可进行后
30、续安排；.对于与企业和部门毫不有关的来访者，有礼貌地拒绝；但假如自己不能确定，一定要征询有关负责人的意见； 对于与其他部门业务有关於J来访，可以告诉对方有关部门的联络方式，留下对方的联络方式和资料，转交有关部门处理； 对于确实应由总经理分管的来访记下对方的联络方式，告诉对方总经理不能立即接待他，并做出解释。假如对方乐意，可以推荐对方与部门其他负责人联络，同步告诉对方可以先把想法以写信或寄email的方式告诉总经理；在总经理以便时告知来访状况，根据总经理授意进行后续安排。注意事项： 有些来访者听不进秘书所做的任何解释，死缠着非见总经理不可，对这种人一定要毫不妥协一但要注意礼貌一反复进行解释并提出提议。同步一定要向对方保证可以写信或发email给总经理，并且总经理一定会看。、精品文档2010年IO月1日认证
