全宗案卷编目.docx

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1、全宗案卷编目全宗案卷编目案卷在排列与编号以后,还应当按照顺序登记到案卷目录上,案卷目录即案卷名册,是反映案卷内容成分并按一定次序编排的一览表。其主要作用有:第一,固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序,反映和巩固档案整理工作的成果;第二,揭示全宗内档案内容和成分,是查找、利用档案最基本的检索工具,也是编制其他检索工具的基础;第三,它是案卷清册和总账,是档案登记的基本形式,也是统计和检查档案的重要依据。(-)案卷目录的结构案卷目录一般包括:(1)封面和扉页:应写明全宗名称、全宗号、类名、目录号,目录中档案的起止日期。(2)目次:写明各类或各部分的名称及其起止页码(也可包括案卷起止号)。(3)序言

2、或说明:对目录结构、立档单位、编制方法等情况进行的简要说明。(4)简称表:即目录中所采用的名词的简称与全称的对(5)案卷目录表:是案卷目录的主体,其基本项目包括案卷号、案卷标题、起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等。其格式见表。案卷目录表(6)备考表:附于目录最后,说明该目录有关的基本情况,如案卷数量、目录张数、编制日期、案卷移出、销毁和损坏情况的说明等。案卷目录应编制一式数份,其中一份留存备用,一份或几份供日常使用,其他供移交时使用。(二)案卷目录的编号案卷目录的编制可以根据全宗内案卷的实际情况,或者一个类编一本,或者一个全宗只编一本,还可以按照案卷的保管期限、机密程度的不同分别编制。如

3、果一个全宗内有若干案卷目录,为固定次序,则应为每本案卷目录编上号码,即“案卷目录号,通常简称“目录号。目录号主要有两种编制方法:一是将全宗内所有案卷目录按流水顺序编号,在一个全宗内没有重复的案卷目录号;二是将全宗内所有案卷目录按类别分开编号,在同一类别之内没有重复的案卷目录号。前一种方法比较简便,形成的目录号能够直接反映全宗内案卷目录的数量,但由于没有和类号保持一致,因而不能直观、清晰地反映全宗内档案分类体系。后一种方法比较复杂,形成的目录号不能直接反映全宗内案卷目录数量,但如果是按照分类体系的类别来编号,目录号就能直观、清晰地显示全宗内档案分类的主要体系结构。目录号连同全宗号、案卷号一起标在案卷封面或脊背上,作为存取档案的依据。

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