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1、档案管理管控实施细则编制日期审核日期批准日期第一章总则第一条为加强对档案的收集、整理和管理管控工作，提高科学管理管控水平，逐步实现档案工作规范化、制度化、标准化，保证公司档案全方位地服务于公司的各项工作，发挥公司档案应有的功效，结合公司实际情况，特制定本细则。第二条本细则所称档案，是指公司在生产、经营活动和各项管理管控工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的全部档案，包括各部门、子公司（以下简称各部）的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、工程图纸、开发档案、声像档案、荣誉实物档案等。第三条公司档案工作实行统一领导，分级管理管控的原则。在行政部下设立档案室，档案室配备专职档案管理管控人员
2、，集中统一管理管控公司及下属子公司部分档案。公司各部门、子公司配备档案员，业务上接受行政部档案室的指导，负责收集、整理各部门、子公司的文件材料并定期移交给档案室。第四条档案管理管控采取专人负责、按时交接、定期检查的管理管控模式。专人负责是指档案保管部门及各经办部门对应设置专职或兼职档案人员负责本部门档案的日常管理管控与保管职责；按时交接是指各经办部门每周两次（逢周二及周五）将办理对外业务所产生的文件资料、证照、合同合约原件及时交行政部档案室，按规范做好移交登记手续，档案管理管控员实时监督，确保于规定的时限内办理档案移交，避免因环节疏漏或延迟移交造成的风险隐患。定期检查是指集团相关管理管控、保管
3、部门及各相应部门应建立档案定期检查制度。第二章档案密级的划分第五条列入密级的档案是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。一般包括下列事项：1 .公司重大决策中的秘密事项。公司尚未付之实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营相关项目及经营决策。2 .公司内部掌握的合同合约、协议、意见书、可行性报告以及重要的会议记录和材料。3 .公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。4 .公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。5 .其它经公司确认应保密的事项。第六条档案的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。1.绝密是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权益
4、遭受特别严重的损失。绝密档案包括：董事长私人文件、公司名下房地产权证、各地区公司的业务审批流程、集团及下属公司供应商名录、承建商名录；股份公司股东会、董事会、监事会、薪酬委员会决议及会议纪要等。上述文件直接影响公司权益的重要决策文件、资料设为绝密级。借调此类文件必须严格审核，经办人员清晰填写借调文件申请审批表里的各项合适的内容,由经办部门经理审核、报集团分管领导签批同意后，交行政部主管领导最终审批。2 .机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的权益遭受严重的损害。机密档案包括：公司规划、统计资料、重要会议记录、协议、声像档案等。此类文件需经办部门经理审核、集团分管领导签批同意后方可借调。3 .秘密
5、是公司一般的秘密，泄露会使公司的权益受到损害。秘密级档案包括：公司开展对外业务所产生的资料文档、证照及合同合约、协议等。借调此类文件需经办部门经理审核，集团分管领导签批同意。第三章档案管理管控机构及其职责公司档案工作实行统一领导，分级管理管控的原则。第七条集团行政部档案管理管控员工作职货1.规划公司档案工作，起草公司档案工作的各项管理管控制度，组织公司专兼职档案管理管控员学习，执行公司档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。4 .收集、整理各部门、子公司移交的各种文件材料，并对接收入库的档案资料进行分类、整理、立卷、归档；有相关计划、有步骤地进行档案史料汇编，编辑档案参考资料，编制检
6、索工具，积极做好档案信息资源的开发工作。5 .集中统一管理管控各种门类、载体的公司档案，积极做好鉴定、保管、统计、检索、编研，主动提供利用，为各项工作服务。6 .督促公司各部门、子公司档案员收集、整理和移交各种档案材料，指导各部门、子公司的档案工作。7 .坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放,便于利用和立卷归档。8 .加强对各部门、子公司档案员的业务监督、指导、检查工作，协助各部门文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，保证归档档案的质量。9 .对保存的文书档案数量进行准确的统计。第八条档案整理员应相对稳定，且不得由直接经办业务的人员兼任
7、。第九条档案人员调动工作时，必须在办理档案移交手续后方可离开岗位。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失的，要查明情况并追究有关人员责任。第四章档案分类和立卷整理第十条公司本部档案按照楼盘名称及子公司名称分别立卷，在卷下又分为八个子目录：公司证照、文书档案、声像档案、销售合同合约、开发合同合约、开发资料、工程图纸、荣誉实物档案。在此大类下根据年度按照流水号立卷。1 .文书档案，以单位-年度-顺序号立卷。2 .声像档案，以事由立卷，在事由原则下按照声像档案产生的先后顺序，将每一事由的档案选取有代表性的6-10张像片存档，依时间先后排列立卷。3 .销售合同合约，以相关项目名称立卷，在相关项目下按照
8、合同合约产生的时间先后顺序立卷。4 .开发合同合约，以相关项目名称立卷，在相关项目下按照合同合约产生的时间先后顺序立卷。5 .开发资料，以相关项目立卷，在相关项目下按照资料移交的时间先后顺序立卷。6 .公司证照，以单位立卷。7 .工程图纸，以单位立卷，按照文件产生的先后顺序立卷。8 .荣誉实物档案，在公司档案室或其它适合场所陈列实物，编制成册，以备查考。第十一条立卷原则立卷应按部门、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映公司真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。第五章档案管理管控工作的合适的内容及相关要求第一节公司证照
9、的管理管控第十二条公司重要证照类别1 .内资企业证照包括：企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（或数字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、社保登记证;2 .外资企业证照包括：企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（或数字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、外商投资企业批准证书正副本、财政登记证正副本、海关登记证正副本、社保登记证、外汇登记证；3 .新设立公司工商登记材料存档原件有：内资企业设立登记材料：全体股东签署的公司章程；验资报告；法定代表人、董事、监事和经理的任职文件（股东会决议、监事会决议）；公司场地使用证明（无偿使用证明或房管局备案的租赁
10、合同合约）；外资企业设立登记材料：公司章程；合营合同合约（外经审批用）；验资证明；法定代表人、董事、监事和经理的任职文件（董事会决议、监事会决议）；公司场地使用证明（无偿使用证明或房管局备案的租赁合同合约）。4 .各类资质证（括号内为证书申办及日常管理管控部门）：房地产开发企业资质证（市政部）、建筑业企业资质证（建筑公司）、物业管理管控企业资质证（物业公司、美好置业）、建筑设计企业资质证（设计院）、工程监理企业资质证（监理公司）。第十三条公司证照归档及管理管控规范1.新公司成立后，由经办人将办理出来的证照原件移交到行政部档案管理管控人员处，并填写清楚移交记录，管理管控员需立刻将新证的数据条目录
11、入OA证照管理管控系统，并且将其彩色扫描件录入数据库，原件分类放入相应的档案文件夹后存放档案室。管理管控员平时应多检查证照保存的情况是否完好，各类证照在年检期限前提醒相关经办人需办理年检手续。5 .证照借、调档管理管控流程：由申请部门人员填写借调文件审批表一一申请部门经理审核并签署意见一一主管副总经理审批一一档案员核对借调文件审批表上的审批手续是否完整方可借出。原则上证照必须当天借当天归还，遇到特殊情况需要借到外地办理事情时，按实际情况由专员携带外出，办理完毕立刻归还行政部档案室。发生逾期尚未归还证照情况时，管理管控员应督促经办人必须马上归还。6 .证照夏印件使用管理管控流程：由申请部门人员在
12、复印件借用申请簿上登记申请部门经理审核并签署意见一一行政部经理审批一一档案员核对复印件借用申请簿上的审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件与原件相符，仅用于办理事宜，复印无效”章后方可领用。7 .证照年检提示：企业法人营业执照每年须进行年度工商年检；组织机构代码证每年年检；外资企业证照包括：企业法人营业执照、外商投资企业批准证书、国税证、地税证、财政登记证、海关登记证、外汇登记证每年须进行外经联合年检；资质证书按主管部门规定时间进行年检。第二节开发合同合约的管理管控第十四条开发合同合约类别新相关项目开发前期合同合约按成交方式主要分为两大类：政府公开招、拍、挂形式和转让买卖形式。招、拍、挂
13、形式会产生：确认书和国有土地出让合同合约；转让形式产生：合作意向书、框架协议和土地使用权转让协议。第十五条合同合约归档及管理管控规范1 .纸质合同合约评审类合同合约：申请部门经办人按合同合约分类依照现行的审批流程完成各项审批手续一一由申请部门经办人在行政部填写对应部门的合同合约登记簿一一行政部核对合同合约（协议）评审记录表上的审批手续是否齐全，并检查签约代表处是否有相对应的部门负责人签名及填写签约日期一一行政部对该合同合约盖公司统一的合同合约编号章（穗富字（）第号）按部门分类进行编号，同时检查每份合同合约是否有法津事务部的“合同合约文本审核章”的骑缝章一一行政部按该合同合约尾页所注明的份数进行
14、盖章一一申请部门经办人领取合同合约并作签收一一我司存档合同合约即时留行政部存档。2 .ERP流程评审类合同合约：申请部门经办人按部门分类在ERP系统上进行合同合约审批流程并完成各项审批手续一一由申请部门经办人在行政部填写对应部门的合同合约登记簿一一行政部根据ERP系统生成的合同合约编号进入ERP系统核对相对应的合同合约审批流程是否一致，并检查签约代表处是否有相对应的部门负责人签名及填写签约日期一一行政部对该合同合约盖公司统一的合同合约编号章（穗富字（）第号）按部门分类进行编号，并将此编号手动录入至ERP系统里相对应的合同合约编号栏一一行政部按该合同合约尾页所注明的份数进行盖章一一申请部门经办人
15、领取合同合约并作签收一一我司存档合同合约即时留行政部存档上述两类合同合约如遇到需要我司先盖章时，盖章后复印一份连同合同合约（协议）评审记录表原件一并交行政部留底，并仔细填写先盖章合同合约登记簿上的相关合适的内容，归还时用原件换取之前留底的复印件，在先盖章合同合约登记簿上注明归还时间及归还人，将一份完整的合同合约原件交行政部存档，此流程结束。3 .非执行合同合约（名临时合同合约）：此合同合约为特殊情况时办手续所用，如与外单位签定此类合同合约，必须是因我司业务需要的情况下方可执行。按规定非执行合同合约只能签盖一份,并同时附有一份公司统一格式的补充协议，注明此合同合约是办手续所需，并约定此合同合约无
16、效日期为何时。由申请部门经办人在行政部领取临时合同合约盖章簿一一认真填写盖章簿上的相关信息合适的内容一一申请部门主管负责人审批一一集团决策委员会分管领导审批一一法律事务部审批并加盖“合同合约文本审核章”的骑缝章一一行政部核对临时合同合约盖章簿上的审批手续是否齐全，并检查签约代表处是否有相对应的部门负责人签名及填写签约日期一一行政部对该类合同合约只盖一份，如有特殊情况必须加盖份数时，需在临时合同合约盖章簿上注明申请原因，并由部门负责人及法律事务部特批后方可进行盖章一一申请部门经办人只能领取盖章后的合同合约免印件一份一一合同合约原件即时留行政部存档，如需借用合同合约原件，需填写借调文件审批表，相关
17、领导审批手续齐全后，由档案管理管控员借出。4 .合同合约借、调档流程：由申请部门人员填写借调文件审批表（附件一）一一申请部门经理审核并签署意见一一主管副总经理审批一一档案员核对借调文件审批表上的审批手续是否完整方可借出。合同合约借出期限一般不能超过三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。发生逾期尚未归还证照情况时，管理管控员应马上督促经办人必须即时归还。5 .合同合约第印件借用流程：由申请部门人员在复印件借用申请簿上登记申请部门经理审核并签署意见一一行政部经理审批一一档案员核对复印件借用申请簿上的审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件与原件相符，仅用于办理事宜，复印无效”章后方可领用。6 .
18、日常合同合约维护：合同合约归档后，管理管控员平时应多抽检录入信息是否有误，及时更新和修改，严格遵守档案管理管控规范，细心做好每一份文件的录入、归档、管理管控、维护等工作，多钻研能提高档案管理管控有效的方式方法。第三节销售合同合约的管理管控第十六条商品房买卖合同合约盖章及归档流程1.销售合同合约的盖章：销售买卖合同合约必需是法律事务部审核及房管局要求的格式合同合约为依据。合同合约盖章前，由签约部经办人在销售买卖合同合约盖章登记表（附件二）上做好登记,具体登记合适的内容：日期、楼盘名称、合同合约编号、房号、业主名，登记完毕即可到行政部盖章，盖章前必须核对登记合适的内容与纸质合同合约是否一致，确认完
19、全无误即可盖章。盖章完毕再打印该登记表，由经办人-签约主管-销售部负责人审批签名后即可领取已加盖公章合同合约。签约中心每月定期将已经房管局鉴证过的有效合同合约移交到档案室，由经办人填写移交登记本，档案员按各楼盘和自编号分类存放档案室。盖章过程中注意事项：广州市房地产交易与权属登记询问记录表；家庭成员情况申报表；户口簿复印件；结婚证（或未婚证等等其他婚姻情况证明更印件）；个人所得税缴纳证明或社会保险缴纳证明等复印件；合同合约涂改的合适的内容等等都要加盖公章。盖完公章后加盖法人代表私章的同时，必需认真检查合同合约是否漏盖章的地方。销售买卖合同合约盖章登记簿交给档案管理管控员，合同合约备案后其中一份
20、原件合同合约交回行政部存档，该登记表作为对应盖出的合同合约与归还存档的合同合约数量是否一致的凭证。2 .销售空白认购书、赠送管理管控费确认书、车位使用权确认书盖章及归档流程：由于空白认购书、赠送管理管控费确认书、车位使用权确认书印刷文件合适的内容必须经过销售策划中心及法律事务部审批后格式文版确认，固必需由行政部统一印刷，方可执行盖章。由销售部经办人电话先通知，电话中会告诉楼盘名、数量、用途，行政部提前盖好章，然后按照对应表格作登记商品房认购盖章登记表（附件三）、赠送管理管控费确认书盖章登记表（附件四）、车位使用权确认书盖章登记表（附件五），具体登记合适的内容日期、楼盘、编号、份数、权属、领用人
21、，再由使用人呈递销售部负责人审批签名后即可领取。手续齐全后商品房认购盖章登记表、赠送管理管控费确认书盖章登记表、车位使用权确认书盖章登记表，转交给档案管理管控员，由于盖章的都是一式肆联，楼盘用完后其中一联要交回行政部存档的，该登记表作为对应盖出与归还存档数量是否一致的凭证。签约中心定期将已经过房管局鉴证过的有效合同合约移交到档案室，由经办人填写移交登记本，档案员按各楼盘和自编号分类存放档案室。3 .美好儿童世界租赁合同合约、美好二手买卖合同合约、美好租赁合同合约、解约协议盖章及归档流程：美好儿童世界租赁合同合约必须附有李生签字审批的租价表或者报告为依据，美好租赁合同合约、解约协议金额100万元
22、以下（含100万元）由王布总审批，超过100万以上的合同合约由李生审批。以上美好置业两类合同合约均附有合同合约（协议）评审记录表（附件六）由美好毛跃华、程怡、潘继军审批后呈法律事务部负责人审批。然后对应前置依据手续齐全的合同合约，经办人做合同合约登记，具体登记合适的内容要求：序号、日期、相关项目、合同合约名称、合同合约类别、详细地址、对方单位、合同合约编号、盖章份数、经办人、行政存档、行政部签收。行政执行盖章人核对登记合适的内容与纸质合同合约是否一致。确认无误即可盖章，盖章完毕打印该登记表由经办人呈递潘继军签名确认。富力美好租赁合同合约登记表（附件七）转交给档案管理管控员，租赁合同合约一式肆份
23、盖完章所有合同合约原件由经办部门呈送房管局备案后，然后其中一份合同合约原件归还行政部存档，该登记表作为对应盖出与归还存档数量是否一致的凭证。美好二手买卖合同合约盖章流程则参照“销售商品房买卖合同合约盖章流程”。美好置业文员定期将已经过房管局登记备案过的有效合同合约移交到档案室，由经办人填写移交登记本，档案员按各楼盘和自编号分类存放档案室。4 .管理管控员接收到新合同合约后检查是否符合归档条件，各地区公司按所需类别分类编号，严格按照OA档案管理管控系统合适的内容录入相应的数据，核对数据无误后把合同合约原件装订入库存放档案室。第十七条销售合同合约的使用1.借、调档流程：由申请部门人员填写借调文件审
24、批表一一申请部门经理审核并签署意见一一主管副总经理审批一一档案员核对借调文件审批表上的审批手续是否完整方可借出。合同合约借出期限一般不能超过三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。发生逾期尚未归还证照情况时，管理管控员应马上督促经办人必须即时归还。5 .复印件借用流程：由申请部门人员在复印件借用申请簿上登记申请部门经理审核并签署意见一一行政部经理审批一一档案员核对复印件借用申请簿上的审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件与原件相符，仅用于办理事宜，复印无效”章后方可领用。第四节开发资料的管理管控第十八条开发资料的类别相关项目开发期间所产生的文件主要由三块主干业务产生：国土类、规划类、市政建设
25、类，整个新开发相关项目从拍卖开始到最终业主取得产权证总共会产生80个节点，节点当中也会因应不同情况产生不同的开发文件（详见附件八），管理管控员应按照时间顺序催促经办部门移交相关开发资料存档。第十九条开发资料的归档及管理管控规范1 .管理管控员接收到新的开发资料后检查是否符合归档条件，按类别分类编号，严格按照OA档案管理管控系统合适的内容录入相应的数据，核对数据无误后把资料原件入库存放档案室相应的档案柜。归档后的资料平时应多抽检录入信息是否有误，及时更新和修改，严格遵守档案管理管控规范，细心做好每一份文件的录入、归档、管理管控、维护等工作。2 .开发资料借、调档流程：由申请部门人员填写借调文件审
26、批表一一申请部门经理审核并签署意见主管副总经理审批一一档案员核对借调文件审批表上的审批手续是否完整方可借出。文件借出期限一般不能超过三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。3 .开发资料复印件借用流程：由申请部门人员在复印件借用申请簿上登记申请部门经理审核并签署意见一一行政部经理审批一一档案员核对复印件借用申请簿上的审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件与原件相符，仅用于办理事宜，夏印无效”章后方可领用。第五节工程图纸的管理管控第二十条工程图纸的类别每个相关项目基本产生的图纸包括：报建图（报建换图）、合适的方案第函图、施工图、国土证附图、用地红线图、排水设计图、竣工图、人防施工报建图、道路报
27、建图、单体合适的方案图、准予行政许可决定书附图。第二十一条图纸的归档及管理管控规范1 .经办部门把办理回来的图纸原件移交到行政部档案管理管控员处，做好移交登记签收手续。管理管控员按类别流水号编号录入OA系统，分类存放档案室相应的图纸档案柜。2 .图纸借、调档流程：由申请部门人员填写借调文件审批表一一申请部门经理审核并签署意见一一主管副总经理审批一一档案员核对借调文件审批表上的审批手续是否完整方可借出。图纸借出期限一般不能超过三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。第六节声像档案第二十二条声像资料的类别声像档案包括：公司各类大型活动、重要会议的照片、录像及录音。第二十三条声像档案的归档及管理管控规范
28、1 .活动结束后一周内，由活动负责人把活动照片、录像的成品及电子版移交到档案室存档，存档光盘需清晰标明活动名称及时间，大型活动还需要制作精美的画册以存留档。2 .声像借档流程：由申请部门人员填写借调文件审批表一一申请部门经理审核并签署意见一一主管副总经理审批一一档案员核对借调文件审批表上的审批手续是否完整方可借出。声像档案必须当天借当天归还，而且在没有行政部主管领导同意的情况下不能擅自拷贝自用，一经发现严厉处罚。第七节荣誉实物档案第二十四条荣誉实物的类别荣誉实物一般包括：奖牌、奖杯、证书、外方授予的纪念品等。第二十五条荣誉实物的归档及管理管控规范1 .收到荣誉实物后做好签收记录，管理管控员拍照
29、后分类留存电子版本在电脑指定文件夹，另备份在档案室专用移动硬盘内。2 .荣誉实物借档流程：由申请部门人员填写借调文件审批表一一申请部门经理审核并签署意见一一主管副总经理审批一一档案员核对借调文件审批表上的审批手续是否完整方可借出，借出期限具体看办理用途而界定。第八节对外发文的管理管控第二十六条对外发文的盖章匏印件留存方法所有对外发文的文件盖章需一式两份文本，一份由经办部门相关主管负责人签名确认，另一份需过有公司名称抬头的便签纸后方可盖章，盖章后复印一份与签名原件一并由行政部存档。第二十七条对外发文的分类保管及管理管控规范收到对外发文留存的复印件后，按照公司名称和产生时间的顺序分类归档，然后放入
30、档案盒保存以便日后翻查。第九节集团公司通知通告的保存管理管控第二十八条由前台文员负责把人事通告、集团通知及企管中心通知按类别和文号顺序分类保存在相应的文件夹内，档案管理管控员定期进行检查，按月度归档存入档案室。第十节集团公司重大会议纪要的保存管理管控第二十九条重大会议纪要是指由集团董事长或总经理主持召开的重大会议，会后由相关秘书将由会议主持人签发的会议纪要移交到行政部档案室，管理管控员按照类别及会议纪要的文号顺序归档保存。第十一节大型活动资料收集及保管第三十条集团重要活动的策划合适的方案、预算批复、活动流程、工作人员手册、活动画册等资料在活动后一周内由活动负责人移交到档案室，管理管控员按照活动
31、类别及时间归档保存。第十二节公司集体户户口卡的保管第三十一条集体户籍卡保存及借调档的管理管控1.人事部将已办理入户手续的户籍卡移交到行政部档案室，经办人办理移交手续，管理管控员把户籍卡按办理时间的顺序存放在居民户口簿内存放档案室保管。2.借用户籍卡人员需在户籍卡借用登记簿（附件九）上登记方可借出，一般情况下在一周内归还。第十三节印鉴使用申请簿的使用及存档管理管控第三十二条行政部按部门、子公司分别印制相应的印鉴使用申请簿（附件十），统一存放在行政部公章管理管控员处，经办部门每次使用需办理印鉴使用申请簿借出登记手续。当印鉴使用申请簿使用完毕时，由相关部门或子公司向行政部提出领用新薄需求申请，领用新
32、薄必须将旧薄同时交回，经办人与行政部档案管理管控员办理登记领用及归还手续。使用完毕的印鉴使用申请簿按部门、时间排序存放档案室。第十四节其它文件的管理管控第三十三条其它需存档文件包括：集团属下的商标证；各子公司刻章许可证回执；公司内部刊物一一富力号、新富力、新家园、富力东方；行政部负责统筹广州公司申请购买的过节礼品、购物卡明细汇总表；员工过节福利明细汇总表；媒体资讯汇总。以上资料均以按类别及产生的时间顺序分类存放档案室。第六章档案分类大纲类目范畴归档范围内资企业i三企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（或数字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、社保登记证。公司证照外资企业
33、证照企1匕法人营1撤照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（瞰字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、外商投资企业批准证书正副本、财政登记证正副本、海关登记证正副本、社保登记证、外汇登记证。新设立内资公司工商登记材料翩原件全体股东签署的公司章程；验资报告；法定代表人、董事、监事和经理的任职文件（股东会决议、监事会决议）；公司场地使用证明（无偿使用证明或房管局备案的租赁合同合约）。新设立外资公司工商登记材料碎原件全体股东签署的公司章程；合营合同合约（外经审批用）；验资证明；法定代表人、董事、监事和经理的任职文件（董事会决议、监事会决议）；公司场地使用证明（无偿使用证明或房管局备案的租赁合同
34、合约）。各类资质证房地产开发企业资质证（市政部）、建筑业企业资质证（建筑公司）、物业管理管控企业资质证（物业公司、美好置业）、建筑设计企业资质证（设计院）、工S监理企业资质证（监理公司）。其!证照集团属下的商标证；各子公司刻章许可证回执。开发合同招、拍、挂形式产生合同的成交确认书、和国有土地出让合同合约决转让形式产生合同合约合作意向书、框架协0和土地使用权转让协议。销售合同集团销售合同合约商品房买卖合同合约制覆业合同合约美好JLl世界租赁合同合约、美好二手买卖合同合约、美好租赁合同合约、解约协议开发资料开发资料国土类开发资料建设用地批书、国有土地使用证、广东省广州市商品房预售许可证次蛾阕T发资
35、料建设用地规划许可证入广州市规划局立案申请回执、关于同意修建性规划调整合适的方案的复函、广州市规划局立案申请回执、关于送审单体建筑设计合适的方案的复函、建设工程规戈IJi午可证、建设工程规划验收合格证、广州市建设工程放线测量记、建设工题划验收SB*记录册。市政建设类开发资料广州市建设工程档案报送责任书、广州市配套设施建设粼交通知书、关于住宅区建筑设计卫生学意见的函、人防工程专项竣工验收备案意见书、竣工环保验收函、设计招标的中标通知书、监理招标的中标通知书、施工招标的中标通知书、广州市居住（公共）建筑节能设计审查备案表、广州市民用建筑节能工程施工质量验收备案登记表、余泥渣土排放出、广州市公安消防
36、局建设工程消防设计的审核意见、准予行政许可决定书、广州市区建设和市政局开挖道路许可证、建筑工程施工许可附、供水设施验I嫌告、临时排水许可证、广州市公安消防局建设工程消防验收合格意见书、建设工程施工质量验收监督意见书、档案确认书、房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表认（T州市配套设施建设费缴交通知书、排水许可证、公建配套移交、邀标核准书。其它资料房屋面积预测t成果报告书、地名申请回执、关于命名的批复、申请（变更）门牌批准通知书、广州市建设工程施工图审查备案、关于建筑工程抗震设防专项审查意见批复、基坑支护设计审查批复、关于小区初步设计技术评审意见。Tg报建图（报建换图）、合适的方案复函图、
37、施工图、国有土地使用证附图、用地红线图、排水设计图、竣工图、人防施工报建图、道路报建图、单体合适的方案图、准予行政许可决定书附图。声像档案公司各类大型活动、重要会议的照片、录像及录音。荣誉娜奖牌、奖杯、证书、外方授予的纪念品等。文书档案对外发文所有对外发文盖章后复印一份与有主管负责人签名原件一并存档。集团通知通告人事通告、集团通知及企管中心通知原件集团重大d要集团董事长或总经理主持召开的重大会议，会后由相关秘书将由会议主持人签发的会议纪要。大型闹J资料集团重要活动的策划合适的方案、预算批复、活动流程、工作人员手册、活动画册等资料。第七章档案的保管第三十四条档案室内严禁存放易燃易爆物品及其他物品
38、,保持室内，走廊畅通无阻,必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查,发现问题,及时抢修,防止短路引起火灾。第三十五条档案管理管控员要坚持定期对档案资料进行检查，清理,核对工作，如发现问题,立即向领导报告,对破损或褪变档案应及时进行抢救。第三十六条档案人员离开档案室时,注意门窗落锁,安全保密,非档案室管理管控人员，未经批准不得进入档案室。第八章附则第三十七条本细则由富力地产集团行政部负责解释。第三十八条本细则自二。一二年八月二十三日起实行。附件一：借调文件审批表附件二：销售买卖合同合约盖章登记本表附件三：商品房认购盖章登记表附件四：赠送管理管控费确认书盖章登记表附件五：车位使用权确认书盖章登记表附件六：合同合约（协议）评审记录表附件七：富力美好租赁合同合约登记表附件八：2012开发流程示意图附件九：户籍卡借用登记表附件十：印鉴使用申请表
