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1、制度手11tJVJXX物业服务有限公司第一章行政部岗位职责1第一节行政部经理1-x1彳丁JaI2第四节资产专员3第五节品质专员3第K节社区活动专员4第八节公车司机5第二章人事制度与福利7第一部分人事管理制度7第一节总则7第二节岗位人员编制管理7第三节人员招聘管理7第四节录用人员报到程序8第五节录用人员试用及转正管理9第六节职员内部调动管理9第七节职员请假、加班管理9第八节员工考勤制度10第九节对外出办事人员之管理规定11第十节工程部夜班值班规定12第十一节员工培训费报销规定13第十二节职员离职管理13第十三节附则14IAIL*i禾U14第三章行政管理制度16第一节部门经理工作守则16第二节办公
2、室职员守则17第三节保密制度17第四节物品申报及采购程序18第五节仓库管理规定19第六节采购物品入库管理制度19第七节物品出库管理程序19第八节货物盘点与补充程序20第九节复印机使用管理规定20第十节传真机使用管理规定20第十一节电话使用管理规定21第十二节电脑使用管理规定21第十三节报刊、邮件收发规定21第十四节制服管理规定22第十五节物业公司印章管理规定23第十六节个人保管、使用物品管理规定24第十七节公司药箱的管理规定25第十八节劳保用品管理规定25第十九节对讲机使用管理制度26第二十节文书处理的管理规定26第二H一节档案管理制度27第四章行政部工作程序28第一节员工入职程序28第二节外
3、出培训申请程序28第三节招标程序28第四节采购程序29第五节物品入库、出库程序30第五章奖惩、考核管理31第一部分奖罚管理办法31第二部分绩效考核管理办法35第一节总则35第二节考核的组织管理35第三节静态考核与动态考核36第四节年度考核40第五节附则40第三部分秩序员、保洁员和维修工薪资考核办法41第一节总则41第二节秩序员、保洁员和维修工各岗位任职条件41第三节考评办法42第六章附则45第一章行政部岗位职责第一节行政部经理直接上级：物业总经理直接下级：人事、行政、品质、仓管、社区文化及司机联系部门：各部门岗位职责：一、贯彻落实公司的各项工作指令，深入基层调查研究，努力掌握第一手资料,为物业
4、总经理的工作决策提供可靠的依据。二、负责物业公司工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、审核、打印、复印、分发和登记工作。三、负责上级和外来文电的收发、登记、传阅、催办、回复和立卷归档等工作。四、协助物业总经理处理日常工作，协调部门工作，督促各部门认真及时地贯彻落实物业公司的各项工作决策和指令。五、负责物业公司人事工作，根据物业总经理的指示做好员工的接收、调配、辞退、考核和考勤管理工作。六、负责员工的上岗及各项培训工作。七、严格管理制度，以员工手册为准则，根据员工的工作表现进行考核及评估工作。八、办理员工的奖励、处分和员工生活福利以及具体事宜。九、负责物业公司各部门的物资及办公用品的采购工作
5、。十、负责物业公司仓库管理工作，严格执行公司有关物品出入库手续。十一、负责员工工服制作工作。十二、负责社区文化统筹安排和督导工作。十三、对物业公司的劳动纪律及日常工作进行不定期检查。第二节人事专员直接上级：行政部经理直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、在部门经理指导下，认真贯彻执行国家的劳动人事管理方面的方针、政策、法令，负责做好公司人事、劳资、培训、抽查制度执行的工作。二、协助部门经理做好员工的审核、招聘和录用工作。三、负责年度员工工资福利预算及月工资、养老统筹、员工假期核实等工作。四、制定员工守则，组织实施对员工的业绩考评，制定落实公司人事培训计划,搞好所有新入职与在职人员的培训与核
6、实。五、检查员工考勤制度、并安排执行。六、熟识、了解劳动法规及一切有关合资公司人事管理方面政策，并向经理定期作出合理建议。七、协助经理做好员工的思想工作及职业道德培训工作。八、妥善处理并协调各部门之间的工作关系。九、完成领导布置的其它工作。第三节行政专员直接上级：行政部经理直接下级：司机联系部门：各部门岗位职责：一、负责行政部日常文字的打印及文件资料的整理及归档工作。二、负责接听电话及接待来宾，传递文件及传真。三、保管好各部门备存的钥匙及办公柜钥匙，并做好记录，及办公区域安全防范工作。四、负责办公室环境及办公设备的维护与管理，发现问题及时处理，疑难问题上报且及时排除。五、负责物业公司内部文件的
7、复印，对于复印的文件要保持原件的完好无损，并做好记录。六、负责公司乍辆的管理工作。七、负责公司印章、证件和档案管理。八、完成领导交办的其它任务。第四节资产专员直接上级：行政部经理直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、 负责各部门的物资、办公用品的采购。二、 负责每月各项固定费用清款工作。三、 采购员按批示申请采购物品，按时、按质和按量完成。四、 所有商品采购前，要按公司规定进行多家询价，做到货比三家。五、 购入物品应及时入库，尽快结清遗留帐务，并保存入库单。六、培养对物业公司常用物品的质量鉴别能力，对采购物品性能可靠、优良负责。七、建立一套完备的采购供应商资料库。八、负责公司资产核查和统一
8、管理。九、完成领导交办的其它任务。第五节品质专员直接上级：行政部经理直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、 负责各部门工作纪律、服务质量的监督检查。二、 负责各部门服务质量检查记录的收集、汇总、统计工作。三、负责各岗位不合格项整改情况的跟进工作。四、负责根据服务质量检查记录，协助人事专员完成绩效考核，对部门和个人进行排序。五、 每周对各项目夜间值班情况进行检查。六、 负责各岗位作业指导书和考核标准的修订和完善工作。第六节社区活动专员直接上级：行政部经理直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、负责指定年度小区社区活动计划。二、负责各社区商家资源信息的整理和联系工作。三、负责各小区社区活动执
9、行情况的监督和指导工作。四、 负责对每次社区活动组织情况和效果进行评估。五、 负责社区活动新闻稿的撰写和宣传工作（公司网站、小区宣传栏）。六、负责社会媒体的对接工作。第七节库管员直接上级：行政部经理直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：（若单独设立此岗位归财务部管理）一、负责本部门的仓库管理工作，严格执行公司有关的物品的出入库手续，严禁先提货后办手续。二、协助编制物业公司物资库存量的申购计划，做到合理库存，不积压资金。三、 认真验收，仔细核对，遇有货、单不符现象及时与采购人员联系。四、 验货后要及时登记入帐，做到帐目清楚，帐实相符，不得有积攒现象，做到日清月结，月末要将库存商品盘点，并将盘点表
10、及时上交行政部主管人员处及财务部对帐。五、 对于购入的物品分类进行合理摆放，并做好相应的标识，保证各部门的领用物品及时，快捷。六、 对仓库的清洁卫生做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等防护措施,确保物品质量和库房安全。七、对物品的保管和收发负有重要责任，加强控制审查各部门领用物品的审批手续、数量、严格把关，节约消耗，并严格验证审批人的签名式样，对手续欠妥者，一律拒发。八、对固定资产和低值易耗品要建立一物一卡的登记记录，做好其收存、发放、报损等手续，定期进行盘查各部门/单位固定资产、制服配备、工具等。九、每月接受直接上级对仓库进行一次全面检查。十、所有商品均属公共财务，禁止偷拿商品，将商品据
11、为己有，否则将追究其本人法律责任。十一、完成领导交办的其他任务。第八节公车司机直接上级：行政专员直接下级：无联系部门：各部门岗位职责：一、 严格遵守交通规则，严禁酒后驾驶，确保行车安全。二、 对所驾车辆进行定期或不定期保养维护，做到“三检”（即出车前、行使中、收车后）工作，定期安排检查及更换润滑油、过滤器和刹车系统等。三、负责每天车辆清洁，保持车辆清洁卫生。四、 对所负责车辆钥匙、工具及所有设施妥善保管，切忌非正常使用的损坏及丢失。五、 严格按照公司规定出车，遇有部门用车，需经领导同意方可出车，严禁私自用车。六、礼貌待人，热情周到。七、做好日常出车登记，如有问题及时上报。八、出车以外的上班时间
12、尽量协助部门跟进其它工作。九、做好领导交办的其他任务。第二章人事制度与福利第一部分人事管理制度第一节总则第一条为规范XX物业服务有限公司（以下简称“公司”）的劳动人事管理,提高公司的人力资源管理水平，特制定本制度。第二节岗位人员编制管理第二条公司各部门根据物业管理行业规定，结合本部门实际工作需要，编制科学合理的人员编制方案（应有相应的岗位职责说明），报行政部初审，经总经理审核后报集团批准。第三条行政部将根据审批后的编制会同财务部进行人力成本控制，对于编制外人员的各项费用，财务部有权予以拒发。第四条公司各部门确因业务发展需增加岗位时，需向行政部上报人员增编报告和用人需求表（报告中应详细说明增编原
13、因、岗位职责、增加数量等），经总经理审核同意后执行（按权责审批）。第五条增编方案未获批准之前，各部门不得随意增编，对于各部门自行增编人员，行政部将不予办理任何相关手续。擅自变更已审批执行的人员编制方案，公司将对相关责任人进行处理。第三节人员招聘管理第六条公司编制内人员招聘程序：I、由用人部门填写用人需求表，连同空缺岗位职位说明报至行政部。2、行政部将用人需求表报总经理审核，按权责审批，由行政部发布招聘信息。3、行政部筛选应聘者资料，进行初试。4、初试合格者推荐至公司用人部门进行专业测试。5、复试小组（普通管理人员、中级以下技术人员由公司行政部组织复试；部门经理级及高级技术人员招聘由公司总经理复
14、试）将复试结果反馈至行政部。6、复试合格，由行政部根据权责审批完毕，负责通知录用人员具体报到事宜。第七条编制外人员招聘程序：1、用人部门将增编报告报至行政部，行政部经理向总经理汇报同意后按权责审批。2、行政部按权责审批后，按照编制内人员招聘程序执行。第八条对各部门私自招用的人员，公司将不予承认其职员身份，不予办理任何人事关系，并责令相关部门辞退私招人员。如不辞退私招人员，公司将对相关部门负责人进行处罚。第四节录用人员报到程序第九条经核定录用的人员，由行政部负责通知报到，并说明报到时应携带下列资料：1、近期免冠彩色一寸照片四张。2、户籍、身份证复印件（持原件）。3、学历证件复印件（持原件）。4、
15、职称复印件（持原件）。第十条录用人员报到时，行政部指导其到指定医院进行体检，并填写职员基本情况表，对新到员工进行入职培训，体检和培训合格后，方可上岗。其中入职培训包括：1、集团和公司简介及发展前景。2、公司规章制度及其岗位作业指导书。3、企业文化。4、服务的基本礼仪及思想道德教育。第十一条录用人员到各部门报到时，各部门需提供：1、向新到员工讲解本部门现状及发展前景。2、领取必需的办公用品。3、工装和胸卡。4、找本工种经验丰富的员工带领新到员工实习。第五节录用人员试用及转正管理第十二条新进人员试用期一般为三个月（秩序和保洁员为一个月），届满前一月由用人部门提供职员转正申请表、新员工月度考核表，逐
16、级考核。第十三条考核合格后，方可转正。第十四条新进人员在试用期中，表现不合要求，用人部门主管认为有必要停止试用时，可立即提出申请上报行政部，报请总经理核定停止试用。第六节职员内部调动管理第十五条公司人员内部调动，需由申请人填写职员内部调动申请表和职员内部调动移交清单报主管部门同意后，行政部按权责审批，批准同意后方可内部调动。第七节职员请假、加班管理第十六条员工请假计算办法1、事假：扣除金额为日薪乘以事假天数。2、病假：扣除金额为日薪的50%乘以病假天数，超过7天按日薪100%扣除。第十七条请假审批程序1、凡物业员工需请假应逐级上报审批，一天至三天（含三天）由部门经理审批；三天以上审批至总经理，
17、行政部备案。2、部门经理级以上员工请假，由总经理审批，行政部备案。3、物业公司全体员工当月考勤统计，由各部门考勤员连同未打卡证明单、请假单、加班审批单以及其它考勤原始单据汇总后于每月5日报送行政部。4、以上规定未涉及之处一律参照员工手册之规定执行。第十八条员工全年事假超过12天或病假超过24天或病假、事假合计超过24天者不发放绩效工资。第十九条加班为了完善公司管理制度，规范员工加班手续管理，对现行加班审批制度做如卜规定:1、公司要求员工工作应讲究效率，原则上不提倡、不鼓励员工加班，如确因工作需要加班，员工应事前填写员工加班申请表（除紧急情况外），在OA上申请，将加班事由、预计加班时间详细填写，
18、经审批后方可加班；紧急突发事故情况下所发生的加班应在发生加班后的24小时内补填。2、员工发生的日常加班一律记为存休，统一由部门在其它时间根据工作情况安排调休。3、加班计算单位最小为0.5天，0.5天以下不计加班；加班时间应不含用餐时间。每月累计加班不得超过4天。第八节员工考勤制度第二十条打卡制度1、员工上下班必须在规定时间，指定地点打卡。因故不能打卡，应及时在OA中进行未打卡证明的审批。否则，根据打卡记录，按无故旷工处理。2、考勤机由各部门考勤员管理，考勤统计情况必须与考勤记录相符，未出勤处一定要有本部门经理签字认可，否则视为无故缺勤。第二十一条迟到或早退迟到或早退10分钟以内（含10分钟），
19、每次扣1分；10-30分钟以内（含30分钟），每次扣2分；迟到或早退超过一小时按旷工1日处理。第二十三条旷工无故不上班或故意不签到者按旷工处理。旷工半天扣发当日薪金，旷工1天扣发当月薪金的10%,旷工2天扣发当月薪金的20%,旷工3天扣发当月薪金的40%,旷工3天以上者，扣发当月全部薪金，当月连续旷工5天或1年内累计旷工超过10天者，公司将按规定做除名处理。第二十四条考勤员工作须知1、统计考勤：1.1 每月1日考勤员收集打卡记录。1.2 考勤统计应使用规定的号勤统计表，加班要有加班单，请假要有请假单,调休视同请假，填写调休单。1. 3考勤统计表,经考勤员签字、部门经理确认签字后至迟2日内报至行
20、政部。2、考勤汇总表考勤汇总表分出勤、病假、事假、倒休、其它假，加班、夜班、迟到、早退（次数及累计分钟数）等栏目。考勤员汇总时应详细填写每一项内容，确保每一项有据可查。2.1请假单：包括倒休在内的各类假期均需提前申请，经批准后方可休假。考勤员根据打卡记录在请假单上填写实际休假时间，经部门经理确认签字后随当月考勤报至行政部。2. 2加班单：一般情况下加班应提前申报，经部门经理、总经理签字后方可加班。特殊情况至迟应在加班后次日按相同程序报至公司，超过两天（不含两天）申报加班者，按自动放弃处理。加班单随当月考勤报至行政部（加班超过2小时以上者方计为加班，加班时间应不含用餐时间）。3. 3考勤记录不正
21、常情况记录表：无论因何原因考勤卡上显示迟到、早退、错打、漏打的，应及时在OA上签未打卡证明。第九节对外出办事人员之管理规定为提高外出办事工作效率，员工因公外出办事行为规范，树立良好的企业形象，特制定如下管理规定。第二十五条外出登记制度1、凡工作时间内需外出办事人员一律应受部门经理、总经理指派。严禁私自外出。2、严格执行外出登记制度。外出前要先登记（紧急情况除外），登记簿设在物业服务中心前台（公司在行政部）。登记时写清办事地点、联系方式及办事原因、所需时间、批准人签名等。外出登记薄由行政部抽查审核，发现不符合规定外出者一律按旷工处理。3、由于外出工作比较辛苦，时间弹性大，要求员工根据所办事项轻重
22、缓急，合理安排时间。由部门经理把关，能1小时办完的事不拖2小时，能半天办完，不拖1天，争分夺秒为企业创效益。4、外出办事应做到当天返回，及时向有关领导汇报工作结果。5、外出办事应确保联络畅通，通讯器材保持使用状态，不可无故关机。如遇紧急情况应立即返回公司。6、如遇特殊情况确实在当天办公时间内无法返回者，必须于当日得到所在部门经理批准，并应向其汇报当日工作，请示次日工作之安排。第二十六条着装要求1、员工上班时间因公外出办事时应按规定着工服，并佩带胸卡。如因工作需要，不便着工服时，需事先向部门经理请示，获准后方可执行。2、着便装时应体现仪态端庄，落落大方的原则，禁止着牛仔装或奇装异服及任何有损公司
23、形象的不得体服装。男员工应着西装，打领带，女员工应着装文雅大方，化淡妆，修饰简洁。因特殊情况当日无法返回公司换装，应得到部门经理批准方可将工服穿回家。第二十七条礼仪礼貌1、外出办事言谈举止要做到文明礼貌，举止大方，表达得体，谦恭热情。2、外出办事要稳重大方，思维敏捷，不可泄露内部机密。3、说话时要面带微笑，态度友好，不得使用任何污言秽语冒犯他人。第十节工程部夜班值班规定第二十八条夜间值班表由工程部编制，报公司主管领导审批，公布于公司办公室，各管理人员应主动查询。第二十九条值班人员必须及时接听公司客服电话，灵活处理小区各类突发事件。第三十条值班人员在值班期间禁止外出或私自调换值班时间，如遇特殊情
24、况需经经理批准。第三十一条值班人员在当值期间，坚持每天18:00点至24:00点时间内巡视小区两次,对公共设备运行以及夜间照明设备进行巡查，发现问题及时处理和记录。第三十二条负责对夜间秩序员值班情况进行巡查,巡查时间为0:00点至次日凌晨5:00点;查岗人员必须做到巡查日期间隔有规律、查岗有记录;每次巡查异常情况须在当晚向值班领导汇报，其他情况第二天向主管领导汇报，不得有隐报、虚报现象。第三十三条值班人员填写值班记录，记录夜间值班所发生的事件。第三十四条值班人员次日上午休息（次日是周末不得休息），下午13:30准时签到上班。第十一节员工培训费报销规定第三十五条员工申请培训前应提出书面申请，经公
25、司领导批准，方可参加培训。第三十六条凡申请报销培训费需在开课前以书面通知行政部。第三十八条培训课程以不影响正常工作为要。（公司指派之培训除外）。第四十条试用期之员工任何培训费用自理（试用期满后，仍在本公司服务的员工，培训费用报销由公司补报，其它按本文规定办理）。1、考试不合格或培训没有达到要求而不获证书者，一切在此项培训的费用不予报销。2、除聘任关系的，将责令退回培训费用。3、获证后一年内不能辞职。若提出辞职，则培训费用在该员工工资中扣除。4、受培训者需将证书副本交公司作报销申请，副本存档备案。第四十一条员工申请培训前应提出书面申请，经公司领导批准，方可参加培训。第四十二条在毕业后一年内如不能
26、按公司要求胜任本职工作或有违犯公司规定而解除聘任关系的，公司将责令其退回培训费用。第十二节职员离职管理第四十三条各部门职员在离职时应提前30天提交离职报告，部门经理级以上人员须经公司批准后30日后办理离职手续；普通员工须经本部门负责人批准同意后，由本部门负责人及时通知行政部办理审批手续，15日后方可办理离职手续；有社会统筹关系的职员，须报行政部批准，并办理调动人事档案、转移社会统筹等相关人事手续。各部门离职职员由各相关部门与其作好交接工作及结清有关帐务，解除劳动合同。第四十四条各部门职员在被辞退前，部门负责人应提前15日通知该职员。部门在辞退职员前应将辞退报告报行政部审核，审核符合条件或审批同
27、意的由部门通知该职员，并办理离职人员申请表、解除劳动合同并结清帐务,办理减少或转移社会统筹及调动职员人事档案，对发生的劳动争议的按劳动合同执行。第四十五条公司中高层管理人员、工程师等重要岗位调离、辞职的，由行政部报公司审批（按权责审批），审批同意后解除劳动合同，办理减少或转移该职员的社会统筹及调动人事档案。对发生的劳动争议的按劳动合同执行。第四十六条辞职职员自提出辞职申请之日起至获书面批准之前，仍在原岗位继续工作。第四十七条调离及被辞退职员当月薪金按实际工作时间计算。第十三节附则第四十八条本制度自签发之日起施行，由铜仁物业公司行政部负责解释和修订。第二部分员工福利第一条法定节假日1、员工可享受
28、每周一天公休日（星期六、星期日轮休），秩序岗位每月享受两天公休口。2、员工参照国家法定节假日按公司下发通知执行。3、过节费发放标准：类别春节中秋妇女节操作层员工300元300元50元（未转正200元）（未转正200元）各级主管400元（未转正300元）400元（未转正300元）经理及部门负责人500元（未转正400元）500元（未转正400元）第二条医疗正式员工（指经过试用期已转正的员工）因工作原因需要就诊，应到公司指定的大病统筹定点医院就诊，所发生的医疗费用按照当地政府有关规定办理。第三条婚假取得合法的结婚登记证书，可享受婚假三天；符合国家规定的晚婚条件的（女初婚年满二十三周岁、男初婚年满二
29、十五周岁，双方均为初婚），可享受婚假十天。工资照发。第四条丧假员工直系亲属即父母、配偶、子女、公婆、岳父母去世，可给丧假三天，工资照发，其他亲属去世，由公司酌情安排。第五条产假己婚女员工生育假为六十天（产前15天，产后45天），其它情况按照国家有关法规执行。第六条年假凡服务期满一年的员工，可按规定享受五天带薪年假，满十年可享受10天带薪年假，满二十年可享受15天带薪年假。休年假的员工需提前15天向部门申请，经行政部核实，报总经理，批准后，方可休假。第七条特惠假员工如因搬家、开家长会等其它事项可上报公司，酌情准假，工资照发，不超一天。第八条日常福利公司为每个工作日正常出勤的员工提供工作餐补助，标
30、准：10元/天/人。第九条培训公司根据工作需要对员工进行各种形式的培训，受训人员须签订培训协议书,按协议书中的规定执行，否则按规定赔偿培训费。第十条文娱活动为充实员工工余生活，公司将经常举办各种有益于身心健康的康乐、体育、文艺、旅游等活动。第三章行政管理制度第一节部门经理工作守则一、 各部门经理应坚决维护公司的利益和信誉，坚持同一切不良倾向作斗争。把公司的事业当作自己崇高的事业。二、 牢固树立业主至上、服务第一的意识，毫不含混地确立业主是“上帝”、业主永远是对的观念、为业主提供一流的服务。三、 各部门经理，必须忠于职守，熟悉业务。四、 物业公司各部门是公司不可分割的组成部分，各部门必须团结一致
31、，通力合作，要具备高度的合作精神。五、 各部门经理必须模范地遵守员工手册，事事以身作则。六、 关心、爱护员工，切实为员工解决工作中和生活中存在的困难。奖惩分明，使部门员工有高度的凝聚力。七、 努力学习，提高自身的文化素质和工作能力。第二节办公室职员守则二、 职员上班时应注意仪容、仪表，男不留长发、胡须，女不梳披肩发、留长指甲、涂有色指甲油，穿戴制服要干净平整，严禁在办公室内吃饭、换工服。三、 办公桌要保持整洁，不准摆放私人物品，水杯要放在固定位置。四、 严禁大声喧哗、聚众聊天，谈与工作无关的事，手机要调至振动方式，以保持安静的办公环境。五、 爱护办公设施，节约办公材料，领用办公物品须登记。六、
32、 不得迟到、早退，不许在办公室内私人会客，有事外出须向部门经理请假，告知去向。七、 打电话要言简意赅，使用礼貌用语，严禁用办公电话打私人电话。八、 为了提高办公效率，各部门要本着求大同存小异的原则，通力协作，顾全大局，避免相互推诿。九、 遇到有不同意见，要下级服从上级，重大事宜需请示总经理。十、任何职员禁止翻阅他人文件，要将与工作相关之文件妥善保管。十一、职员下班离开办公室前要本着点滴节约的精神，人走灯灭。关好门窗，切断电源，消除安全隐患。第三节保密制度本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。二、 全体员工必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。三、 本规定的修改与废止
33、由行政部提议，公司总经理决定后实施。四、凡涉及公司人事档案、员工工资、文件、业主资料、图表、信件、邮件、各岗位责任制及公司各项规章制度等均属保密范畴。五、全体员工必须遵守如下规定：1、 不该说的秘密，绝对不说。2、 不该问的机密，绝对不问。3、 不该看的文件，绝对不看。4、 不该记录的内容，绝对不记录。5、 不在非保密记录本上记录机密。6、 不在私人通讯中涉及公司机密。7、 不在公共场所或访亲问友时谈论机密。8、 不在非保密的地方存放机密文件、资料。六、需传阅的文件一定要各个环节把好关，要及时分类登记，包括文件号、文件题目及系统编号以备日后查找。七、对那些机密、绝密之文件未经部门经理及以上领导
34、或总经理许可严禁复印、拷贝。八、对那些不需保存的文件，应由专人负责销毁，不得乱扔、乱放或随意处理。九、各部门要定期检查文件保存情况，发现问题及时追查、纠正。十、公司择人的态度尤其是重要岗位人员一定要选配忠诚、可靠、保密观念强的人员进行管理。第四节物品申报及采购程序一、每月二十五日前各部门根据本部所需物品的种类、数量提前做出物品需求计划（一式二份），经本部门经理审核签字后，报至行政部。二、接到各部门上报的购物计划后，由行政部根据库存情况，经营情况及工程施工情况作以平衡及审核汇总，凡需购买的物品，由行政部需填写采购计划。三、根据总经理批文，按所需程序及情况转发至行政部存档及安排购买。个别急需物品，
35、请写书面报告，详细标明所需日期，由本部门经理签字后转交行政部审批，上报总经理批示后方可购买。四、行政专员当接到采购计划时，根据审批后的计划及报告，按照“三比”（比质量、比价格、比运距）的原则进行采购。五、购买后的物品由行政专员与库管员进行交接，填制入库单。逐项验收、签字。六、验收、签字后，行政专员连同财务人员验收签字后的入库单、购物批件到财务部按制度报帐。第五节仓库管理规定一、物品按规定入库后，保管员应将物品分类摆放整齐，便于拿取。二、保管员要熟悉物品摆放位置，用标签标示物品名称及数量，便于每月盘点及即时抽查。三、保持库房通风、清洁，防虫、防水。四、对待报废物品应按公司有关规定执行。五、设立库
36、房的安全防范措施，防火、防盗。六、与库房无关人员严禁进入。第六节采购物品入库管理制度一、采购物品到货后，由各相关部门经理、财务人员，库管员（行政部）共同验收，在数量、规格、质量上严格把关，并与采购呈批件上金额、数量、品牌等核实无误，符合要求后才能办理入库。二、入库前必须填写入库单，入库单一式三份，由使用部门、行政部及公司财务部共同签字认可。并由上述三个部门分别存档，以便核对。三、行政部在收到发票后汇总与此金额相符的所有入库单送交财务部，作为采购员报账的依据。第七节物品出库管理程序一、物品出库，必须由专门人员负责并办理出库手续，由领用部门填写“办公用品领取单”，由使用部门主管签字，方可给予领用。
37、二、仓库保管员对任何部门、任何人员均严格按先办手续后提货的程序发货。三、各部门按照规定的时间领用物品，特殊情况除外。四、公司为每个员工设立个人工具/物品领用纪录，便于随时查阅。五、出库后，仓库保管员应立即登记销账，并做出结存。第八节货物盘点与补充程序一、按公司规定每月进行库房盘点，由财务部、行政部、工程部同时进行盘点，由仓库保管员填写“盘点表J参加盘点人员应根据盘点表上的纪录进行实物核对，核实后的盘点表经相关人员签字后，复印一式三份，一份交财务，一份交予部门负责人，一份留做库房存档。二、盘点时发现亏损，应立即查找原因，落实责任归属，写出书面汇报。三、公司应对每种货物制定最高及最低的储备量，以作
38、为补充货物的依据。四、保管员根据库存情况及各部采购计划，及时填写采购申请单，如各部需要专用物资，须经部门负责人签字。五、填写补充计划时，应充分考虑到各方面的因素，既要防止供应短缺，又要避免货物积压。第九节复印机使用管理规定一、复印机由行政部行政专员负责管理，并负责公司各部门的复印、登记及管理。二、所有复印的资料应及时记录于“复印登记本”，其中包括复印者的姓名，所属部门、复印内容、页数。三、本公司按各部门记录，每月统计一次复印的数量，与纸张使用数目及是否与复印机内自动记录相符。四、若发现数目相差过大，行政经理要及时查明原因。五、行政专员负责复印机平时的保养、管理。六、为节省开支，可将使用过的纸张
39、复制一些留底文件或做便签。第十节传真机使用管理规定一、本公司传真机由行政专员负责接收。二、发出的传真资料及时登记在传真发出及接收记录本上，详细记录发文内容、时间及发往地点的号码，接收入。三、有关国际长途的传真，必须由总经理批准方可进行拨发。第十一节电话使用管理规定为确保公司各部门工作顺利进行，以防重大及紧急事件的延误处理，现就公司的电话使用作如下规定：一、公司电话设备为保障公司各业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿。二、公司各部门办公区域，因公事要求安装电话，须由部门或个人申请，行政部统一办理报总经理批准后，交行政部实施。三、公司各部门职员办公用电话，除总经理办公室电
40、话及传真机外，其余均不具有国际、国内长途功能，确因公需要开通拨打长途，应向行政部申请。四、接听电话首句规范用语为：”非凡物业某某部，您好五、任何员工在工作区域内听到无人接听的电话时，都要主动接听，详细记录电话内容，并及时清楚的转告有关部门的主管及相关人员，如遇紧急情况，可直接转告总经理。第十二节电脑使用管理规定一、非公司指定人员不可使用电脑。二、所有员工对打印文件资料须保密。三、禁止使用电脑进行非公务工作。四、各部门人员使用电脑应按规定使用，以免造成损坏影响工作。五、保持电脑的清洁，及时处理电脑中的碎片。六、为确保电脑的正确使用，要对经常电脑进行病毒的查杀。七、对打印的废弃文件，应做标识。机密
41、文件及时处理粉碎。第十三节报刊、邮件收发规定为提高服务质量，确保报刊和邮件迅速、准确地投递到业主手中，特拟定如卜规则:一、报刊类1、完善登记分类：凡业主所订购报刊，须向业主索取报刊订阅收据的复印件。分类登记后，保存留底备查。2、根据收据将业主所订阅的报刊分类登记后，制成分拣明细表，表内须有单元号、订阅份数、报刊代号、起止日期等项目。3、杂志除按上述方法登记外，还需逐期登记，以便查找。二、邮件类1、普通平信：分拣后直接投入信箱。（在正式信箱设立之前，逐户送交至业主签收）。2、挂号信、包裹单、包裹等特殊邮件：1 .1在工作时间内（周一至周五）由物业服务中心领取，逐一核实登记后，送交业主做签收。2
42、.2大宗汇款单：除按上述规定办理外，还必须注明收件人身份证号码。三、对短缺报刊的处理1、经清点，如有报刊短缺应及时与邮局联系，查明原因，第一时间内通知业主。2、业主因短缺报刊提出投诉时，应作好登记，并妥善处理。四、对已损坏邮件、误投邮件的处理1、对己损坏邮件，视其情况严重，及时与邮局进行协商，协商同意后，按邮局有关规定注明“收到如此”字样并加盖收发室印章及签字。2、对误投信件，按邮政常规退回。在退回之前须有详细记录，挂号信、包裹单等特殊邮件必须注明信件号码、退回日期等，并在交与邮局时由其签收。第十四节制服管理规定一、员工制服由公司按不同的工作岗位制装，制服样式根据工作性质而定。所有制服的发放与
43、保管按有关规定办理。二、工服每两年领用一次，员工领用制服两年以上者（含）可免费领取新工服。三、试用期内未领到工服者需按公司要求着装，不得穿休闲装出入办公场所。四、员工必须经常保持制服的清洁及完整；如因个人疏忽和滥用引起制服损坏或遗失，需由员工自行负责赔偿。在使用期内丢失的，由员工本人按当时的成本价格100%赔偿。五、工服有破损时，要申请进行修补，如制服使用中出现多次修补或出现残旧不宜使用时，须以旧换新。六、未经批准，员工不得穿着带有公司标识的工服离开公司（下班后工装要留在公司；非因公外出，不得穿工装）。七、在试用期内以及过试用期以后半年之内辞职者，离职前向公司缴付全部成本费，被公司解雇者，必须
44、把制服完好地交回公司，如出现破损，则需要照价赔偿。过试用期半年以后的员工离职时，公司将根据员工本人入职时间和制服成本价款按比率在其工资中扣除成本费。服务一年以上的员工离职时，交还工装，不扣除成本费。八、员工制服由个人负责洗涤。九、在办公时间和区域内，若出现纯系个人原因造成的工服脏乱现象，经行政部认定后，公司将根据情节轻重对该员工处以20元至200元罚款。第十五节物业公司印章管理规定一、公司公章公司的公章由专人保管，不得随意加盖，印章使用情况应做详细登记，原则上印章不允许借用。二、项目物业印章2、项目物业印章（物业服务中心）由项目物业指定专人保管，原则上印章不允许借用。3、用章范围仅限于以项目物
45、业名义向业主张贴的通知、水电气费的催缴单、业主身份证明等不涉及公司经济利益的事项。4、对外签订合同不得加盖项目物业印章，应按程序审批，申请用公司印章，违反者罚款人民币IoOO元整，情节严重者追究直接责任人与印章保管人的法律责任。三、财务专用章和财务专用私人鉴章1、财务专用章一般不得随身携带外出，如因业务需要携带外出，应报经总经理同意。如两枚印章一并携带外出，必须两人分别携带同行，处理完业务后及时交回，妥善保管。2、公司财务专用章按公司规定使用，不得违反公司规定加盖无关文件。3、财务专用印鉴应妥善保管，如果遗失，应立即报告总经理及集团财务中心负责人。4、更换银行留存印鉴应写出书面报告，报经财务部经理和总经理及授权人审核及审批后方可办理。第十六节个人保管、使用物品管理规定一、个人保管物品的范围凡因工作需要购买或领用计算器、工具、仪器、仪表、对讲机、电话、充电器、照相器材等单位价值在100元以上，使用年限1年以上，由个人保管和使用的物品，均为个人保管物品。二、个人保管使用物品的管理1、个人保管使用物品均属公司资产，保管者有责任和义务妥善保管，合理使用。不得丢失或损坏，也不能随意转交他人。由于工作变动不再需要原个人保管的物品，可办理退库手续；新调入人
