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1、浅析现代企业管理对秘书的素质要求摘要企业秘书在现代企业管理中发挥着服务领导、辅助决策、沟通协调、督促检查、中介枢纽等高度复杂的综合性职能，其工作能力和工作效率在很大程度上影响着企业决策和管理运行的质量与效率。本文主要探讨现代企业如何提高秘书的专业素质，从而更好地为企业发展提供有力支持。关键词：企业管理;秘书;素质SS摘要1Abstract错误!未定义书签。绪论2第一章企业秘书职能设置与职业化发展21. 1企业秘书的分类2L2董事会秘书的缘起与发展31.3现代企业管理中秘书所需要的素质31.3.1 现代企业秘书必须要有扎实的理论功底31.3.2 现代企业秘书必须有较强的综合工作能力31. 3.3
2、现代企业秘书必须具备严苛的职业道德修养41.3. 4理解和领会能力41.3.5实用技术操作能力4第二章现代企业中秘书发展存在的问题42.1秘书职业角色模糊和职业认同感不强42. 2秘书队伍非职业化现象严重52. 3秘书职业行为规范性欠缺5第三章现代企业管理对秘书的职业建议63.1转变思想，更新观念63.2具备良好的道德修养73.3具备良好的文化知识73.4具备较强的个性心理7结论8参考文献8致谢错误!未定义书签。绪论秘书既是一种职务名称也是一种社会职业，主要职能作用是助手、参谋。随着社会的发展，对秘书的素质要求越来越高，尤其是处理公文的能力成为了衡量秘书工作能力的重要指标。作为现代企业的秘书人
3、才需要掌握行政管理、文书工作与档案管理、公关策划、社交礼仪、口才、实际应用文书写作、现代法律知识和基本职业道德规范，有正确的人生观、世界观和价值观，另外还要熟练计算机的操作和应用，英语或其他语种的听、说、读、写能力，企业对秘书的能力要求和素质要求随着社会的发展不断提高，所以秘书不仅需要扎实的专业知识，更需要有丰富的经验，因此秘书要在长期的工作中去多学习、多积累、多钻研，才能逐步提高和成长起来。第一章企业秘书职能设置与职业化发展1.1企业秘书的分类参谋型秘书此类型的秘书能担负的工作几乎可以代理主管处理某些决定性的事务，或者提供建议供主管参考，为主管出谋献策。对于主管来说，这类秘书就是最有辅助性的
4、参谋了。因秘书工作对主管负责，在整个行政体系中占据很重要的地位。比如主任秘书机要秘书。美国的国务卿(Secretaryofstate)就是此类秘书的典型代表。主管型秘书该类型秘书得到授权可以全权代表主管处理一切行政业务，对外可代表组织处理与组织相关的事务。比如群众团体、学术团体的秘书。副官型秘书此类型的秘书，大都经过正规而严格的秘书培养和训练。为了应付公司企业的需要，还必须进修和掌握相关业务专业知识，如金融、企业管理、文书处理，甚至还应掌握法律、交通运输等方面的知识。平时协助主管领导处理例行及繁琐行政事务，当主管不在时，如获得授权，偶尔也代理主管行使职权。比董事长秘书、总经理秘书。管事型秘书此
5、类型秘书在港台地区比较多见，近年在沿海开放地区也已出现，是专为应付发达而忙碌的商品经济社会而设立的。所谓管事型秘书，一般是指专业化的秘书服务公司雇用多位秘书，负责接听电话、收发传真、收发电报、信函起草、文书处理、安排会务等。方便、效率、经济是其主要特征。比如电脑秘书、电话秘书、会务秘书等。1.2董事会秘书的缘起与发展董事会秘书在英美公司法中被称作公司秘书(COmPanySeCretary),早在1841年的PontifexVBignold4案中就出现了董事会秘书,这可能是董事会秘书一词出现在英国法报告中的最早案例。董事会秘书制度此后在英国的发展基本上可以分为两个阶段:在董事会秘书产生的初期，其
6、仅仅是公司的一个普通雇员，负责处理一些文书事务,与普通秘书无本质区别，在公司法上甚至没有规定董事会秘书制度是公司的法定制度;随着时代的发展,董事会秘书所承担的责任越来越多,在公司的地位日益上升，开始发挥重要作用，因得到公司法的确认而成为公司的法定机关之一。20世纪末期,开始有学者提出重新认识董事会秘书的地位,考虑小型封闭公司是否自主设立董事会秘书,并因此引起了关于董事会秘书职能的重新认识。董事会秘书向职业化、专业化发展，成立全国性的专业团体，在加强专业素质、强化职业道德、提高董事会秘书的地位、提供为会员服务的同时，可以更有效的防范职业风险，并发挥其应有的作用。1.3现代企业管理中秘书所需要的素
7、质1.3.1现代企业秘书必须要有扎实的理论功底一是基础理论知识要扎实。企业秘书一定要懂政治、识经济、知管理、善思考，才能有良好的洞察力和分析能力，才能把握宏观政策，看清发展趋势，工作才能有预见性、超前性和创造性。因此，要掌握党的基本理论和方针政策，要掌握现代市场经济、现代企业管理的基本理论，还要掌握科学的世界观和方法论。二是专业知识要扎实。企业秘书必须通晓本企业的主要业务、熟悉本企业的经营活动规律和发展战略，了解与本企业生产经营活动密切相关的法律知识。只有成为生产、经营和管理的行家里手，才能把握企业发展的阶段性重点，抓住解决问题的主要矛盾和主要方面。三是知识面要宽广。企业秘书工作涉及面广，不论
8、哪个方面的知识都要懂一些，这样在工作中才能才思泉涌，游刃有余。1.3.2现代企业秘书必须有较强的综合工作能力现代企业秘书除了要具备基本的文秘专业技能外，还要善于调查研究，善于了解实情，能够抓住真情，这是对企业秘书的基本要求；还要求有改革意识和创新创造能力，在辅助决策时能够启发思路、谏言献策，在综合服务时，能够创新创造，提高效率；还要有较高的综合协调能力，善于抓住关键，能够坚持原则，灵活高效完成任务。1. 3.3现代企业秘书必须具备严苛的职业道德修养现代企业秘书虽然站在幕后，干的是服务性质的工作，但却身居中枢要害部门，选拔任用秘书必须“德才兼备，以德为先”。如果没有严苛的道德修养，纵有经天纬地之
9、才，对企业、对个人也只能是有害而无益。现代企业对秘书的职业道德修养主要包括忠于职守、廉洁奉公；服从领导、任劳任怨；严守机密、诚信做人；谦虚谨慎、和以待人；热情服务、办事公道；勇于创新，勤于学习。1.3.4理解和领会能力善于和领导相处，快速领会领导意图日常工作中秘书要达到预期的目的，就必须准确、快速地领会领导交待的意图，准确高效率的完成领导交代的任务。准确无误的听懂、摸清办事对象的想法同具体的工作对象打交道时，要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法，这样才能顺利完成任务，甚至能够事半功倍。1.3.5实用技术操作能力计算机、打印机、传真机等办公设备的操作能力随着现代化办公机具的普及，企业秘书肯定不能
10、再满足于传统的工作方式和素质，试想一个现代企业秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息，如何能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业秘书工作者。第二章现代企业中秘书发展存在的问题2.1秘书职业角色模糊和职业认同感不强当前受到市场经济的深刻影响，有些秘书人员不能清醒认识自己、正确把握自己。对秘书工作没有一个准确的判断，造成工作实施阶段产生秘书角色错位的情况。秘书角色错位主要表现在以下几个方面。一是领导的化身。目前很多现代企业的领导完全依赖秘书，把工作无选择地交给秘书去处理，在这
11、种情况下，很多现代企业的秘书，不能正确把握自己的身份，在处理时，自作主张，擅自行动，越俎代庖，在不了解领导的意图、目的、思路的前提下，也不请示领导，擅自作决定，俨然以领导自居。二是领导的奴才。秘书与领导的基本关系从职权的角度上说，是领导与被领导、为主与从属、主导与辅助、决策与参谋的关系。简言之，秘书要为领导服务。但是服从不是不加分析的盲从，秘书为领导服务，既要服从领导的指示和安排，又要积极主动、创造性地完成任务。但在实际工作中，有些秘书人员却视自己的领导为自己命运的主宰，在执行领导的任务中毫无主见，只知一味迎合领导，工作无任何主动性，停留在只听命式的低层服务水平上，导致工作无所作为，无所事事。
12、三是领导的“自己人”。在很多现代企业，由于秘书代替领导处理很多日常事务，需要与领导一起去和相关部门和单位工作人员交涉、谈判，需要与领导密切配合和合作，需要与领导一起研究工作思路、沟通思想和观点，因此更容易建立起一种较之普通员工更为融洽、和谐亲密关系。更容易建立深厚的感情和友谊作为秘书，应该把握好这种关系。但很多人不能很好地把握这层关系，混淆了工作关系与私人关系，有的秘书自认为与领导关系好，以领导的兄弟自居，说话没有分寸，办事不讲原则，过分维护领导的利益，甚至包庇领导的错误，即使领导犯错误也不去揭发，甚至和领导同流合污、沆源一气，违法乱纪，损害其他员工的利益，甚至走上违法犯罪的道路。2. 2秘书
13、队伍非职业化现象严重虽然我国秘书职业资格鉴定试点工作方案与招用技术工种从业人员规定已经相继颁布，企业应该配合政府积极推行商务秘书职业化发展力度，鉴定和研究其相关性问题。但落实情况与实际并不匹配，目前社会上许多企业在秘书职业化这方面表现非常糟糕，甚至许多企业存在着严重的秘书非职业化现象，即秘书工作从业人员从未接受过任何方面的秘书专业教育，而缺乏严格的专业要求导致秘书工作质量总体水平偏低，这从而使我国企业秘书队伍职业化发展更加艰难。2. 3秘书职业行为规范性欠缺职业化要求从业人员做事符合本行业特定的行为规范或行业准则。换句话来讲,按行为规范准则工作是职业化的体现。如果从事人员按照行为规范开展工作，
14、可以确保不犯或者少犯错误，确保工作效率和效果。如果没有明确的职业行为规范，秘书工作人员缺乏秘书工作理论知识和实践技能，其专业能力和综合素质就会与工作存在差距，尤其书刚刚走上工作岗位的秘书，其具体工作的方式都是依据自身经验办事，工作方法和职业技能的自由度大，工作任意性、随意性比较强，规范性缺失现象比较普遍。第三章现代企业管理对秘书的职业建议2.1 转变思想，更新观念首先,要打破传统的思维模式,转变思维观念。它要求我们必须全面地看问题,这并不是指要对所有问题的所有方面同时进行思考,而是要区别不同层次、不同作用，抓住主要环节去思考,提纲挈领。同时,要把事物整体作为一个结构去认识，去研究,在思维上建立
15、起影响事物各要素互相结合的系统或模型，并进行不断的变换相交,匹配互补,优化组合,进而择善而从,形成一种新的高一层次的认识。其次,要改变旧的工作模式和工作观念。要完成这种转变,应该改变过去只深入基层、不调查研究的工作作风,深入下去,要调查情况,要研究问题,还应该改变过去坐在办公室收材料、写材料、发材料的工作模式;更应该改变过去“没有功劳也有苦劳”、辛辛苦苦便是尽职尽责的工作态度。秘书人员在工作观念的转变中，培养自身的业务能力很重要。作为企业秘书,他应有创新能力;在工作效果上，能够开创新的局面;在工作视点上,要转移到企业经济建设方面。秘书人员应有参谋能力,秘书人员虽是为领导当参谋,作助手,但需站在
16、领导的高度,站在领导的角度来“谋”，把握领导在各个时期的工作思路和主要决策思想，了解领导需要知道什么，需要领导知道什么。秘书人员还应有使用现代管理技术的能力，如电子文件处理机、综合信息数字网系统、电传机、多功能自动复印机、传真复印机、缩微技术等,掌握这些办公机器,对提高秘书人员的办文、办事速度会有很大帮助。要树立大局意识、服务意识。办公室作为综合职能部门，是为领导决策服务的中枢机构，必须要树立牢固的大局服务意识，工作上要从大局着想，任何时候都把企业的工作放到第一位。要坚持学习，学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学现代市场经济、科学技术和管理知识，吸收吸纳最新的理论、最新知识，不断丰富知识
17、体系，增强自身的理论基础。要提高协调、沟通能力。协调、沟通工作是企业办公室秘书的一项重要工作，如接待来访、组织活动、办理各种会议、对外联系等。一旦沟通协调不畅，就可能给企业带来负面影响，甚至给企业经营带来不可估量的损失。2.2 具备良好的道德修养道德修养，树立正确的人生观价值观。秘书道德修养，最根本的是要树立正确的人生观和价值观，要有集体主义团队精神，在市场经济的大潮中，一定要克制利己主义和拜金主义意识。职业修养，忠于职守，爱岗敬业等。应当具有爱岗敬业精神、忠于职守、服从领导、当好助手，谦和待人、热情服务，遵纪守法、廉洁奉公，埋头苦干、敬业奉献，谦虚谨慎、办事公道，恪守信用、严守机密，实事求是
18、、勇于创新等，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。3. 3具备良好的文化知识在企业里当秘书，应具有贸易实务知识，还要具有现代企业分类特征的和管理、各种类型的企业组织模式和结构、现代企业文化等知识。现代商务秘书专业知识主要包括：商务信息工作、市场调研与市场预测工作、商务经营管理策划工作、参谋工作、办公室管理与办公室事务工作、企业各种会议的组织与服务工作、协调工作、接待工作、企业上午沟通公关交际工作、商务文书你写于处理工作、商务资料档案工作、办公现代化及电子商务工作等。随着我国入WTO和很多外资企业在国内的大力发展，外语在当今商务交际中的地位不断的在提高和发展，因此，作为企业秘
19、书，对英语的应用是必不可少的。在未来的若干年内，外语在企业商务活动中将会得到更全面、更普及的应用，这就要求秘书人员要至少掌握一门外语的基本听、读、写能力。4. 4具备较强的个性心理要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作，处世乐观，态度积极。秘书的心理健康由以下几方面构成：乐观而稳定的情绪、在工作中充满活力、能充分认识自己、公正的评价他人、有较强的事业心和目标意识、积极进取、勇于探索、意志坚韧、善于自我克制、遵守诺言、言行一致、乐于交往、个人行为同组织行为和公共利益能协调一致、在变化的环境中能保持良好的心理顺应等。结论在社会的各个企业、单位，
20、都需要工作能力强的秘书，才能逐渐适应社会的高效率管理。尽管秘书所处的环境不同，自身素质以及工作能力都有所差别，但是不断提高自身素质，不断加强工作能力是对每一个秘书的基本要求。本文针对公文处理工作对秘书提出的要求，首先分析了实际情况中，公文处理工作中常见的问题，然后分析了在公文处理工作中需要注意的事项和一些技巧和方法，最后提出了秘书应该不断改进的方面，不仅要有严谨细致的工作作风，更要有较强的组织管理能力，还要有主动地服务意识和较强的责任意识。作为一名合格的秘书，只有不断提高自身的综合素质，才能更好地处理公文，提高办事效率，更好地为单位和企业服务。参考文献1陈合宜.秘书学.暨南大学出版社.2005年版.2普诚雨.秘书礼仪基础.高等教育出版社.2005年版.3王光祖，杨荫浒.写作一汉语言文学专业.华东示范大学出版社.1998年版.4袁华云.现代企业秘书之我见J.秘书.2000(2)5道藏M,文物出版社、上海书店、天津古籍出版社联合出版，1988,927.6张伟.办公室秘书角色与素质提升对策J.黑龙江史志，2013(09).7陈育芳.浅析高校办公室秘书工作的角色定位及素质培养J.太原城市职业技术学院学报，2012(10).8张敏.办公室秘书角色与素质提升对策J.福建教育学院学报，2011(04).
