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1、会议管理指引手册目录说明I一、会议管理得至要意义2（一）金议管理成为公司快感发展得第1.2（二）公司会议守则2二、例会工具总表和角色建议3三、例会游得准备3（一）制定部门例会制度3（二）发例会通知4四、例会中将过程管理幡谀!未定义书签.（一）例会管理八要士5（二）会议纪委表6（三）例会中发言技巧储慢:未定义书签.（四）如何形成决策8（五）让每个人都很淅3自己在会后要做得工作8（六）冬会人员会议评价表8（七）主持人例外情况处理9五,例会后得跟跺营理误!未定义书签.说明：本手册得直接使用者就就是公司得各级管理人员,其她从事项目管理和协调存同事均可以参考使用；本手册将首先在各部门层面例会逆行试行,如
2、收效更好将考虑在全部会议中推广使用；在您阅读本守则后,为鼓励形成工作习惯,人力资源系统将在一个月后对例会效果进行限踪,并听取各方意见和反馈,以便对手册进行改进：跟踪对象:各级部门经理,各项目经理跟踪内容:部门例会制度,例会通知,会议纪要,参会人员评价本手册中所提到和运用得工具只就就是希望能够培养冬会人员良好将会议习惯,不具有独占性和排地性。一、会衩管理得意要看义（一）会双管震成为公司快也IU1.得屏障开会已经成为公司中救吊贵得一种交流活动。有得经理每个工作日2/3得时间花在开会上,相当多得会议被参会者认为就就是效率不高！很多人反映:开会就就是件挺麻烦得事怙。有人说所谓开会就就就是人们大声说话却
3、又说不出什么来,会议转来后,多数人并不十分明确自己舜行动目标、资淞及时间期限;也有人说开会没有完全理解或者认同结论,自己得想法和建议没有机会充分发达。大家似乎也都下意识地认为:大多数会议就就是在浪费时间、效果欠佳、劳而无功。失望得会议参加者能做些什么呢？我们发现,郃门例会就就是李宁公司里就常发生得会议,其影响也围涉及到每位员工得近期工作目标和时间安排。因此,我们制定了如何开例会得指引手册,目得就就是为公司得管理人员,提供了从计划会议到评估会议得整个过程中,应该如何进行改进得这议。本手册对于那些关心提高会议效率得组织者及团队表说尤其有用。（二）会就守JH守则科目存在于降低工作中将会议成本、提高会
4、议效率。一、我们找得:会而有比议而有决,决而有行,杼而有果。I、能,不开科会议就不开,能短开得会议就短开2、目标不明确径会议不开3、不论级别,我于直言;会议决策,人人有责4、会中不开口,会后免再提二、IUn要求1、议在先行才备而来会议召集人在会议前一冏.发出会议通知及会议将具体日程,在会前两天应与全体参会者进行再次确认; 参会者应先行准备议泄有关资料,并于会前发给和美人员； 参会者应当在收到会议通知后24小时内进行回发,时于没有议程得会议,参会者有权拒艳;对于会议资料应认真阅读,做好充分得准备。2、准时开始,准时结束 会议应在既定得时间准时开始和准时结束（发生不可抗力事件除外，会议主持人有责任
5、控制好会议时间,避免会议偏离主题； 会议主持人可以在会中进行程序建议（PS）,比如修改议题和时间,但需征得参会者得用意。入不迟到,不早通不开小IM 参会者迟到,常接受想罚处理。具体标准为:总监及以上3元,部门经理100元,员工50元； 会议召集人迟到15分件后,与会者可自行离会,召集人将被罚款,标准按以上双倍执行。对于不可抗力导致得迟到,应提前向召集人做出说明,屡次说明者,个人诚信将爻到质疑； 所罚款项将用于会议条件得改善/学习资料存购买/部门团队就设： 会议中所有手机应改于知看或关机状态,交要会议召集人有权要求关机状态,并控制与会议无关得活动（如上网、个人办公、接听电话、发短信等）,如果逅反
6、,第一次口头警告,第二次梭罚款标准执行; 对于参会者得迟利和参会情况在会议纪要中应明确记录。八会议决说必定执行 会议召集人应当在会议结束后两个工作日内，完成会议纪要表并发送所有参会者,节假日顺延。参会者应自行记录与日己有关得决议事项,以便尽开展工作； 对于会议通过得决议,责任人应落实执行; 参与者有义务就会议内容与系统、部门内同事进行沟通分享; 下一次会议之前,松安和回顾上一次会议成果,对于时间和质量未达到标准用应说明原因。二、例会工具总和角色感议例会濡程，单工具会议主桥人角色速议管理责任人角色这议人员角色堂议例例会通知拟写例会通知制定和婴持部门认4阅读例会通会进行时间管理例会制度知前硼定议题
7、和a标现前准备水备例会议纪委时间管理:准时开现地现物，当场决充分发表意见,会会始,准时站束，策,明确执行人上不开口,会后免进PS技巧,控制造再提行题对事不对人引导讨论技巧：IG和KP技巧例会议评价2E1.内发送会议纪选甘执行情况坚决执行会表要表对执行不力现象后态度羿明跟进三、例会才得准备（一）制定部门例会度各部门可以根据育才实际情况,制定出本部门得例会制度。:小部门（人数在十人以内,工作区域集中）,每1-2周开一次例会；大部门（人数在十人以上,或工作区域不集中）,每2周-1个月开一次例会；会议主持人得首选就就是经理本人,待例会存形式逐步理顺下来后,可以考虑让部门同事担任轮值主席；明确例会得“讨
8、论误区，也就就就是例会中不涉及得内容,例如:避免深究发生庾量问题得原因和贵任人。例会主委内象1. JME上次例会将执行情况：对执行到位得人员、团队、事件要给予明确肯定；Q)对没有按期限达成目标得人、事件要鲜明得指出,辅助/看促完成补救得什间和方案。2. 分享公司/系统会议中最新将战$方向、政策及行动委求：(1)传达公司/系统有关文件、要求,并布直相关安排；(2)需要变点强调正式发文中制度传达、促进彼此讨论、学习,常促落实和执行；(3)对近期公司/系统/部门内发生得事件和涉及人员，明确管理人员将态度和观点,说明什么就就是公司提倡得行为,什么就就是不提倡得行为,以便于员工明确功认价值观。3. 对论
9、桢定议匙注意不同得议题可以使用不同得方法,注更引导技巧(FaCiIitadOnSkin)得应用,以提高讨论沟通效率,在过程中注重“例会管理八要泰”,成功用“发言技巧”、“彩成决策得方法”，同时注意“例外情况科处理”。（后附详细内容）4. 达成行动今论：会议后形成决议,明确具体工作事项、忖间、责任人。（上述议题可根据具体将安排、方便枭调整顺序执行。）（二）发例会通知会议通知一定要具体,良好得通知体现出会议方案人拊心得谡计和姐织,有利于让每一位参会者提前了解要结论得议题、时间分布及有关人员。门仍会琏如会议日期和时间：会议主持人：参会人员：记录人:Jtt人讨论时冏K追踪上次例会存执行情况分钟2、分享
10、:公司票.新动态信息（例如:战略、玫策和活动）;个人工作进庭分钟3、讨论拟定议场1诂B月磷每个议题符目得,例如:就就灵通报?就就是分享讨论？还就就是有决策结果？）D分钟分钟分钟2)3)4、达成行动结论分钟5、临时议题分钟0、例会中将过程管现（一）例会管双人要素一、会议主扑人将安选就就是弊理本人稗例会得形式逐步理下来后,可以才序让部门同事拉任轮值主席；二、例会通如道蜜由主扑人发加三、倒会开始*,记录入黄克将此次会议应出席人效、实到人敷区议程标示在由板上，-BTM;四、例会进行得标痕程序就就是：1、上次例会中承诺事项得追踪；2、分享最新信息；3、议题呈现和讨论；4、临时议题讨论;5、宣读行动结论五
11、、会叔主席得不责：I、营造和谐气象,还要饵明地执行会议守则；2、依照议程进行产格控制时间；3、在讨论环节,充分鼓励每个人友达各自意见,尊重少数人得意见,避免会中意见一边倒得情形；4、正确总转讨论内容；5、减少与议程无关科争论与讨论；去、记录人员得察去就就是：I、协助主持人维持事先公布得得讨论顺序和时间；2、对冬会人想法进行客现汜录；3、时延伸性话题迸行记录；4、时各项议题结论得记录；5、后续落实工作得记录,并于会后交付给执行人；七、主*人在各议题杼讨论完拳后,根据时间情况at行格时议题”得对论;八、主扑人应于每个议题时论结束首,宣决此议题稗结论。XX年X月份部门例会会议纪事衰会议时冏会议地点会
12、议纪要人参会人员迟到人员本次会议主委内*林主要结论后立冬委枷t落实得工作工作执行人完成时间下一次例会存时同、主蜃XX年X月XEI会议冕束后需在一天内,有记录人员按固定格式撰写会议纪要,让经理先行过目确认,两天内emai1.通知相关内容负近人和参会成员。（三）例会中友方技巧在部分公司得例会中,我们发现部分参会者在表达不同看法时,要么言辞激烈,要么沉默对抗。那么,如何有效发及自己得看法,并且得到对方认可和帚助呢？有一个有奴得办法:把问题摆在我们得时面,而不就就是我们之间（多用KP技巧）;我否定得就就是您褂部分现点,而不就就是您整个人。这里,我们给出会中发言将三个步歌:（实际运用时采用得语言不就就是
13、一成不变得）1、“您这个点子我很喜欢得地方就就是:。地得好处就就是。”2、“您这个点子让我想到。IIX不要讲“不过、但就就是）3、讲您自己得想法。下面就就是世界上优秀经理人在主持会议中得最佳语言范例,供您在会议实战中参考。堆护*尊（KP1.）WA(KP2)(KP3)分率(KIM)X(KP5)“我认为您“我知道为“我们今天“我想,我们我得任务能在讨论中一个我们原没有太多时必须记住得就就是引导发挥很大作本以为解决间,所以我希最重要一点会议讨论,但用。”（维护自得问邈举行里大家都能就就是我们解决方案必尊）会议（事实）将杷注意力放在这里讨论须由您们自“我很高兴确令人沮丧在实现会议就就是为己决定。”您能
14、参加会（感受）。”目标上。了（观点）”“在会上，议。我们需要借助您得专业知识。（加强自信）上次会议以后,我们取得了很大进展厚实）,这可真令人高兴（感受”“这里倒用我理解您不上这处信为什么会感息,不过我们到沮丧（感要找得正就受）。我们正在就是这种类处理得问题型符资料（维确实非常棘护自尊手（事实）。”“就谢怨收“星然这一集了所有这变动（事实汝些资料。您辛您们大家都苦了（加强自感到泄气（感信）。”受）“您对议程有什么问题吗?”“你怎么样.（姓名），这对您们团队有什么影响？”“（姓名）?,您有什么情况要扑充吗?”“我想我们我将协助您之所以开会们明确您们就就是因得责任。至于为（理由）”如何履行这些责任,
15、我想听听您们得意见”我担心我“首先让我们仍旧没有听听您得看了解整个情法,然后我再况（感受）。”告诉您我得“我决定再意见核实一下这“我知道.份资料。她似要记起发生乎与我们收得每一件事集得其她敷很难。不如我据不太符合们一步步重（理由）。”温一下当时得情况,看看您能不能由此想起点什么。”“我想,在悠“我了解怨“您有什么“我们来看当然,我有提得建议中，为什么会感建议?针看有没有其一些这议。不部分内容对到有压力（感对这一问题.她方案C我以过还就就是我们还就就受）。这个决定您会首先采前曾提出过您敢了解自是有用得（维护自尊）”事关重大事实）。我取哪些步骤?”那个建议,不过我得这议己得工作。我能如何帮助这个想
16、法们最终总算被否决了（理您想出一些乩不错（加殛想出了一些由）J我这议?”“先自信）。让我们堂议（事实）,这得承认我瞥别泄气。我们把她记下让人感党真线有所怀疑.再讨论讨论朱J不错（感受）。”不过这确实看J管用（感受）。”“即使您以“我感觉您”（姓名）,这“当我们提“我可以负前遇到过麻对这个决定就就是您提出中这个计式汇报这个烦,但我相信（事实）不太满出来得这议。划时,我们必计划。不过，这次您一定能妥善处理（维护自尊）。”意（感受）。”微理解您为什么会您能不能电责实施这个建议？”须说明这会（史其她团队如何受益（想悠为制定计划付出了那么多努力,应“您无.疑就有点粗心（感“我们应当法。”“我该由您来进就
17、是实施这受）。这就就是采取哪些步有信心,我们行汇报。我能项这议得最个大胆得计骤来实施这一定能实现怎么帮您佳人选（加强划（事实）。”个建议?”这个计划（感吗？”自信）。”受）。”“要不要我的您想想该如何执行这项任务？”“这就就是“我们最终“让我们来“我们应当“先试试吧,一次艰苦得还就就是作迅速总结一每周汇报一我们在下次会议,不过您出了决定（事下我们搂下下最新进展举行会议时们却坚持下实）,这真让人来用行动步（想法）。”再讨论讨论来了（维护&舒了一口气骤.好吗?”“我想等等地将效果。”等）。”“如（感受”“我们该什看。事情可能“如果您现果没有您们,“如果我想么时候来开发生变化（理有得费源还我们不可能
18、到没有人能次会,以讨论由）。”不够,记得给解决这个问带我厚宾）,我一下我们得我打个电邀（加强自一定会:急进展？话。”信）得（感受）。”（B）如何形成决裳这里我们提供DD1.高效决策课程中符决策五步咪.供大拿恭考步骤一、设定期电、条件、内容;步骤二、搜集资料,阐明信息；步骤三、行生意念.创设方案;步寐四、评核方案,去芜存菁;步骤五、传达定案,实减决策。（五）让每个人叁祖清楚自已在会后关做得工作会议主席要利用参会者都能,看到得工具（名记本+投影机、白板或大白纸）,引导成员完成下面行动表单。千万不要只记录在自己得名记本上,只有自己清楚,而别人不清凭。本表得成力很大,正确使用会让例会开得更有成效；后埃
19、禽要#进茬实得工作5执行人完成时间（共）参会人员会议评价未本及在例会后由人力资漉系统批查发放,冬会人员匿名填写。日得就就是帚助经理提高例会成效。评价目评分1、我就就是以客观角度评价本次例会12342、我在会前就清楚本次例会得目得和议程12343、本次例会对上次例会承诺迸行跟踪,并有好B月价123454、本次例会严格按照事先明确得开始时间执行123455、本次例会严格按照事先明确得年束时间执行123456、我能在例会中自由发表我得看法123457、会议过程中.有清晰得决策产生123458、我在会议结束后,很清楚我要做什么123459、我在会议转束后,很清是我得同事要做什么,以及123410,我认
20、为本次例会很有效。1234（七）主十人例外情况处理RM征兆*并且试看说XJ1.协作和合作H附轮滤发f。给予每位我们为什么不每个人论洁神降低。有与会人员一定将时同发表都谈谈自己得意见？一个人不愿妥协。个人得意见。在发含时,箕地人发言时,其她人不得打嗓门不断提南，人不将中途打断。总年庵斯J情绪开始激动。议/行动方素。要求发生争1我希望您们每个人都因意见不一论得双方互相总结对方科能总结一下对方行意见，致而发生争论C观点,以更好了解彼此得意以确保您们理解了对方得没有赛与争见,并发现双方一致同意得意思。约翰,从您开始吧J论得与会人员方面。宣布会同休息。利“我们为什么不先休息开始对会议显用会问休息使与会人
21、员冷IO分件?”（在慎地“格雷得漠不关心。辞下来。私下与发生争论得斯,您能不能留下来一分与会人员不再与会人员进行交谈,并在交钟?”就事论事,而就谈时运用合适得氐本原则：“格寄斯,我知道您相当就是彼此大备C-X毒国应。表示您理解对嬖持自己得意见,而其她在没有理解方得感受,以消除对方得负人却不同意（事实）。这一定他人得意见以面情绪。让您感到相当沮丧（感航与会人员巳一分享.说明不停止争论科受）。”“争论只会使大开始进行反驳C后果,以便使对方意识刎争家不理会您提出得意见一论无助于事。一即使您提出了她们应当一参与。询问对方能以什么同意得建议,她们也无法其她不同符方式参与会议听得进去。您觉得讨论,以争取获
22、得其她与会您在接下来得时间中该如人员科支持“.何发言,以便其她人愿意听取您得建议？”控制会议讨论成强调会议议卷/理想结“抱我,不过我想提您对论为某位与会人有礼貌地提醒与会人员我们得时间有限,我们必员得“独白”，注意时间得限制,以使您能须完成祭个议程得讨论。”其她与会人员完成所有会议议题拜讨论。“开,您就就是说了解问集体.收声*。总结这议/行动方素。要题发生原因得最好方法就某位与会人求与会人员总结其发言。您就是将设计图同原有规格员在发表自己或可中途打断与会人员得进行比校,就就是吧。悠得得观点时占用发言,并根据您科理解总转这个走议不错。其她人有了过多时间。她得意见。随后.要求另一位什么建汉吗？”某
23、位专家酒与会人员开始发言,以使讨“我们休息IO分钟后滔不葩比介绍论恢复正常进行。宣布会再开始讨论,怎么样？”（迷自己得专业知间休息0在会间休息时,与控慎地）比尔,您有时间吗?”识,使其他与会制会议讨论将与会人员私“比尔,您得建议对这次人员不愿意发下进行交谈,并在爻谈时运讨论非常更要。我非常高言。某位与会用合适得区本原则:一单护兴您能更加这次会议。”人员坚持自己由尊。防止与会人员从一个“您说了很多.我担心其得这议,而不愿极端走向另一个极弗,由技她人会不会感到插不上听取其她人得制讨论变为一言不发。%”“您觉得该怎么观点。-分享向与会人员说明其行为对其她与会人员将影响。一参与。询问与会人员能以什么其
24、她方式参与会议讨论,要求与会人员以不同得方式在会议上发表意见。.让其她人也能更好得卒与讨论呢?”缺乏讨论迸展缓强调会衩过程/理嘏it请注怠我们现在得日慢或停滞不前。果.重申会议将理想结果和标只就就是思考一下处理与会人员进退达成理想结果褂更要性。这一情况得所有可能方维谷。仔y冷听.含囱代。征求与案。”与会人员不会人员得意见、观点或这议，“为什么我们不每个人发表意见或无以推动讨论进行。轮流提一个能改善情况得法协助会议深宏布与会体息。利用会议这议哪怕这个这议有入。休息使包括您本人在内得点不切实标。让我整个团队任所有与会人员有机会更报们休息10分钟,重新振作由您（会议主持一下希神。在休息时,注意运料神
25、。人）梃出大部分用合适得基本原则：（私下地）“琳达,您比任建议和作出大一般自尊和参与.疥求一何人都了解情况。您认为部分决定。位经脸丰富得与会人员协什么原因使我们块乏进与会人员难助您发现问题得所在。推展?”以崔各种方案后解决何题。如与会人员无“看起来我们并不了解中道行迷择。法当场解决亲一问题.要求失些信息,无法立刻解决与会人员迟迟某些与会人员稍后在其她这个问题。那么,汤姆,您和无法作出决定。专家得协助下专门解决这我会后再谈谈谁能为我们个问邀.提供这些信息。”A*与会人员讨强调会设议程/理想结“您能不能告诉我您提正题论会议议程以果。要求与会人员发表与议得这些意见同今天会议得外得话题,或不题相关得意
26、见。分享观点，议邈有什么关系吗?”支持实现会议传情达双向与会人员解粹如果我们不把重点放在径理想结果。不完成议程讨论得后果。完成议程得讨论上,我们与会人员讨维护由尊和总结这议/行可能无法作出决定。这将论用话题超前动方案。小心打断与会人员影恂我们整个得时间安于议程得安排，得谈话,以防引起与会人员排。”安吉杜尽管您如在没有确定得旭尬。总站与会人员将珑不褂不处理困难得情形，问题发生得原议,随后要求另一位与会人但您依热从中汲取了经脸因以前巳开始员发表自己得意见。教训。干得不错,谢谢您。讨论解决方案。推后解决问题。当与会人让我们听听其她人得意见与会人员投员提出某些未被列入议程吧,加里？”入比议程规定相关问
27、题时,在一张标为“持“提娜,您说得对。这就得时间更多时决问题”将挂图上记录这些就是个史要舜问邈,我们间讨论某一议问题。同意左会议临结束前或会后得某个时间再讨论这些问题。不应该把她忘了。但这个问题同我们今天会议得目标并不直接相关,您为什么不把他写在待决问题挂图上,让我们梢后找个时间再来讨论。”*某位与会人11.的轮流发言.礼貌地停“请等等。让卡罗把话讨论员总在其她人下讨论,要求打断其她人发说完,然后汤每您再提出发言时括嘴。言得与会人员梢后再发言。您行意见。”某位与会人宣布会间休息.如果某位“我们现在该休息了。员不时开玩笑，与会人员不斯干扰会议讨休息十分钟,怎么样？（i对会议流程提论,利用会间休息
28、时间与该娘地）亚历克斯.我能和您出反对意见,或与会人员私下进行交流,并谈谈吗?”要求澄清。与在文流时运用合适得基本（私下粉”及历克斯,您会人员交头接原射:问科问邈得确很有道理J耳。-维办自尊.认同与会人员在“但我已经在会前发给某位与会人会议中得价值。您们得材料中回答了这些员在迟到或禹一分享。说明您中断与会人问题,我们现在没时间再开又回来后要员继续发表意见得理由。-来讨论了。“您认为求您重复会议参与。询问与会人员能以针您能如何协助大家保持讨内容。么其地方式参与会议讨论。强调会议议林/理想骷论进度?”“我想提i大家我们还.强训完成议程讨论和达成理想结果得重要性.以鼓励与会人员不要提出任何不必要得问
29、题或评论。.有很多议题需要讨论。如果我们想达成会议目标，我们必须杷变点放在会议议题上。”情*与会人员大仔M痔听国应.“我知道这让人感到不失控声抱怨.心烦意表示悠理解与会人员得感公平。您们觉得您们已经乱或感到非常受和他们产生如此感受得得到了她们得同意,可现沮丧。原因,以消除与会人员将负在她们又说还需要改动。与会人敬其面情绪将推动讨论进展。我对此也很失望J“让同指责某些没强用会议议看/现想结果。我们把空点放在我们得议有出席会议将强调我备局面将最好方法程上吧能,够改变局面符人员。应就就是将重点放在团队散好方法之一就就就是实某位与会人能够控制得方面例如讨论现我们为会找设定得目员暗示另一位议程上得议题。
30、推后解决标。”“如果她象您说与会人员没有向如合适,安排某一时间得一样出现了这些错误，做好自己份内跟过了解与会人员担心得我们可先得想想该怎么解得工作。问题。.决了。我们什么时间旋碰头滴量一下如何与她讨论?”不例某位与会人运用合适得*本原附:一“艾琳,我们还没听听您M员只有在被问参与。询问该与会人员将建得意见。您有什么建议厉到问避时才发议,以引导其杨所欲言。-集吗?”“我记得在去年发表自己得意见。护由尊。表示悠重视该与会生将类似情况中，您提出某位与会人人员将意见。了一些很有创造力得珑员在回答问题宣布会间休息.如该与会议。”“我们休息1O时只有只言片人员仍旧在会议上无所作分件吧？”（注慎地）“朱荷，
31、语。为,利用会间休息符时间私我们能谈谈吗？”（私下某位与会人下同与会人员进行交谈,并地）“朱莉,我们确实需要听员似乎根本不在文谈时运用合适科基本听悠对解决这个问题将建愿意参加讨论C原JH:一堆护自尊.向该与会议。”某位与会人人员说明其在会议中得作“您就就足不就就是有员边开会边做用。-分享.说明您对该与会什么心事，您今天得话可其她事情或思人员将担心及您担心得理不多。”想开小差。由。五、例会后得跟稀管理1、会议纪要应于会议结束后两个工作日内完成,蛇会议主持人或经理审核后,传阅给参会人员,弁抄送给上级；2、会议纪要应。含:议题结论、临时议题结论、下次开会日期；3、会议纪要中得决策行动应有执行人和完成日期,方便后续追踪。
