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1、应付款管理系统,第一节 应付款管理子系统概述,主要功能与其他子系统之间的关系操作流程,概念,应付款管理子系统主要用于核算和管理供应商往来款项.对于往来款的核算与管理可以深入到各产品、各地区、各部门、各业务员，可从各种角度对往来款项进行分析、决策，使购销存业务子系统和财务子系统有机地联系起来。应付款管理子系统主要实现工商企业对业务往来账款进行核算与管理，以发票、应付单等原始单据为依据，记录采购业务及其他业务所形成的往来款项，处理应付款的支付、转账等情况，同时提供票据处理的功能，以实现对汇票的管理。两种应用方案：在应付款管理子系统核算供应商往来款项在总账子系统核算供应商往来款项,在应付款系统中核算
2、,如果在采购业务及应付款核算与管理内容比较复杂，需要追踪每一笔业务的欠款、支付等情况，或者需要将应付款核算到产品一级时，可以在此核算。此时，所有的供应商往来凭证全部由应付款管理子系统生成。主要功能：根据输入的单据记录应付款项的形成，包括商品、非商品交易所形成的所有的应付项目。处理应付项目的付款及转账情况。对应付票据进行记录和管理。在应付项目的处理过程中生成凭证，并向总账子系统进行传递。对外币及汇兑损益进行处理。根据所提供的条件，提供各种查询及分析。,在总账子系统中核算,如果采购业务以及应付款业务不是十分复杂，或者现购业务很多，则可选择在总账子系统通过辅助核算写成供应商往来核算。主要功能：若同时
3、使用采购管理子系统，可接付采购系统的发票，并对其进行制单处理，为制单而预先进行科目设置。供应商往来业务在总账子系统生成凭证后，可以在此进行查询。,与其他子系统的主要关系,与企业门户：共享基础数据。与采购管理子系统：采购管理子系统为应付款管理子系统提供已审核的各种发票，在此生成凭证，并对发票进行付款结算处理。应付款系统为采购管理子系统提供发票结算情况。与总账子系统的关系：向总账子系统传递凭证，并能够查询其所生成的凭证。与应收款管理子系统的关系：转账关系。与财务分析子系统的关系：提供分析数据。,操作流程,初次进入应付款管理子系统，要进行账套参数和基础信息的设置。在进入正常处理之前，还应录入期初余额
4、。日常处理包括单据的录入、单据的结算、票据的管理、凭证的处理，以及转账处理。月末处理包括汇兑损益的处理及月末结账的处理。,第二节 应付款管理子系统的初始化,系统初始化是指手工记账和计算机记账系统的交接过程。在运行应付款管理子系统前，应先设置运行所需的账套参数，以便系统根据所设定的选项进行相应的处理。主要有系统参数的设置、基本信息、初始设置和期初余额录入。,系统选项,操作步骤用鼠标单击菜单条上的“设置”项下的“选项”。点击编辑按钮，进行选项的设置，您应分别单击每个选项后边的下拉框以选择您所需要的账套参数的设置。选择完各个账套参数后，单击确认按钮，系统即保存您所选的操作，单击取消按钮，系统即取消您
5、所作的选择。,受控科目制单方式,有两种制单方式供您选择。即明细到供应商、明细到单据的方式。明细到供应商：当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是您在总账系统中能够根据供应商来查询其详细信息。明细到单据：当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是您在总账系统中也能查看到每个供应商的每笔业务的详细情况。提醒:在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同，辅助项为空，则不予合并成一条分录。,非控科目制单方式,有三种制单方式供
6、您选择：明细到供应商：当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的非受控制科目相同、且其所带辅助核算项目也相同，则系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是您在总账系统中能够根据供应商来查询其详细信息。明细到单据：当您将一个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是您在总账系统中也能查看到每个供应商的每笔业务的详细情况。汇总制单：当您将多个供应商的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的非控制科目相同、且其所带辅助核算项目也相同，则系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是精简总账中的数据，您在总账系统中只能查看到
7、该科目的一个总的发生额。提醒:在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。非受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同，辅助项为空，则不予合并成一条分录。,控制科目依据,应付控制科目指所有带有供应商往来辅助核算并受控于应付系统的科目。在会计科目中进行设置。本系统为您提供三种设置控制科目的依据。即按供应商分类、按供应商、按地区分类三种依据。按供应商分类设置：供应商分类指您根据一定的属性将您的往来供应商分为若干大类，例如您可以将您的供应商根据时间分为长期供应商、中期供应商和短期供应商；您也可以根据您的供应商的信用将您的供应商分为优质供应商、良性供应商、一般供应商和信用较差的供应商等。在这种方式下，您
8、可以针对不同的供应商分类设置不同的应付科目和预付科目。按供应商设置：您可以针对不同的供应商在每一种供应商下设置不同的应付科目和预付科目。这种设置适合特殊供应商的需要。按地区设置：您可以针对不同的地区分类设置不同的应付科目和预付科目。例如，您将您的供应商分为华东、华南、东北等地区，您可以在不同的地区分类下设置科目。,控制科目依据,提醒：在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。按供应商分类，则在【设置科目】-【控制科目设置】中系统列示供应商分类，进行控制科目设置。按供应商设置，则在【设置科目】-【控制科目设置】中系统列示供应商明细，进行控制科目设置。按地区设置，则在【设置科目】-【控制科目设置
9、】中系统列示地区分类，提供您进行控制科目设置。用途：对单据制单时，若单据上有科目，则直接取单据上的科目，若无，则取【控制科目设置】中设置的科目。若在【控制科目设置】设置处未设置控制科目，则系统将取【设置科目】-【基本科目设置】中设置的应付科目。若在【基本科目设置】设置也未设置科目，则您将手工输入凭证科目。,存货采购科目依据,提供了两种设置存货采购科目的依据，在此设置的采购科目，是系统自动制单科目取值的依据。按存货分类设置：存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类，例如，您可以将存货分为原材料、燃料及动力、在存货及产成品等大类。您可以针对这些存货分类设置不同的科目。按存货设置：如果您的存货种
10、类不多，您可以直接针对不同的存货设置不同的科目。提醒：账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。设置采购科目依据是为了在【产品科目设置】中可以针对不同的存货（存货分类）设置不同的产品采购付入科目、应交增值税科目。用途：若单据上未带科目，则取在【产品科目设置】设置处设置的产品科目，若未设置产品科目，则系统将取【设置科目】-【基本科目设置】中设置的采购科目及税金科目。若在【基本科目设置】设置也未设置科目，则您将手工输入凭证科目,月末结账前是否全部制单,月末结账前是否需要全部制单，有如下两种选择：如果选择了月末结账前需要将全部的单据和处理进行制单，则在进行月末结账时将检查截止到结账月是否有未制单的单
11、据和业务处理。若有，系统将提示不能进行本次月结处理，但可以详细查看这些记录；若没有，才可以继续进行本次月结处理。如果选择了在月末结账前不需要将全部的单据和处理进行制单，则在月结时只是允许查询截止到结账月的未制单单据和业务处理，不进行强制限制。提醒:在账套使用过程中可以修改该参数。,初始设置,指用户在应用应付系统之前进行的初始设置，它包括：功能：凭证科目的设置：依据用户定义的科目，依据不同的业务类型，生成凭证自动带出科目。单据类型的设置：用户可将自己的往来业务与单据类型建立对应关系，达到快速处理业务以及进行分类汇总、查询、分析的效果。账龄区间设置：解决用户定义查询或分析应付款账龄的区间，可随时掌
12、握应付款的动态变化。报警级别的设置：提供用户进行报警级别的设置。作用：初始设置的作用是建立应付款管理的基础数据，确定使用哪些单据处理应付业务，确定需要进行账龄管理的账龄区间。有了这功能，用户可以选择使用自己定义的单据类型、使应付业务管理更符合用户的需要。,凭证科目设置,由于本系统业务类型较固定，生成的凭证类型也较固定，因此为了简化凭证生成操作，可以在此处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好。系统将依据制单规则在生成凭证时自动带入。基本科目设置：用户可以在此定义应付系统凭证制单所需要的基本科目。应付科目、预付科目、采购付入科目、税金科目等。若用户未在单据中指定科目，且控制科目设置与产品科目设置
13、中没有明细科目的设置，则系统制单依据制单规则取基本科目设置中的科目设置。控制科目设置：进行应付科目、预付科目的设置。依据您在系统初始中的控制科目依据 而显示设置依据。产品科目设置：进行采购付入科目、应交增值税科目、采购退回科目的设置。依据您在系统初始中的采购科目依据 选项而显示设置依据。结算方式科目设置：进行结算方式、币种、科目的设置。对于现结的发票、付付款单，系统依据单据上的结算方式查找对应的结算科目，系统制单时自动带出。,期初余额,通过期初余额功能，用户可将正式启用账套前的所有应付业务数据录入到系统中，作为期初建账的数据，系统即可对其进行管理，这样既保证了数据的连续性；又保证了数据的完整性
14、。当您初次使用本系统时，要将上期未处理完全的单据都录入到本系统，以便于以后的处理。当您进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完全的单据转成为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间里，您可以进行期初余额的调整。在期初余额主界面，列出的是所有供应商、所有科目的期初余额，您可以通过过滤功能，查看某个供应商的期初余额，或者查看某个科目的期初余额。【操作流程】录入期初余额，包括未结算完的发票和应付单、预付款单据、未结算完的应付票据。这些期初数据必须是账套启用会计期间前的数据。期初余额录入后，可与总账系统对账。在日常业务中，可对期初发票、应付单、预付款、票据进行后续核销、转账处理。在应付业务账
15、表中查询期初数据。,期初余额,【操作步骤】选择【设置】菜单下的【期初余额】项，点击确认按钮，进入期初余额查询界面。点击增加按钮，选择单据名称、单据类型和方向。选择完单据的类型、名称和方向后，点击确认按钮，屏幕即会出现该类型单据的界面，您可以输入有关栏目。按取消按钮，系统会取消刚才的操作。输入各种类型单据的期初余额后，按 保存按钮，即可保持您所进行的操作。可以点击增加按钮，继续增加该类型的单据。也可以点击复制按钮，将当前单据复制到新增单据上，用户可修改。,第三节 应付款管理的日常处理,日常业务主要完成企业日常的应付/付款业务录入、应付/付款业务核销、应付并账、汇兑损益以及坏账的处理，及时记录应付
16、、付款业务的发生，为查询和分析往来业务提供完整、正确的资料，加强对往来款项的监督管理，提高工作效率。主要功能：单据处理功能：单据录入、单据管理。解决增删改单据和查询、审核单据的工作。单据核销工作：手工核销、自动核销。应付转账功能：进行应付冲应付、预付冲应付、红票对冲等操作。制单处理功能：对各个业务处理提供制单的功能，并传递给总账。票据管理功能：提供对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理。,应付单据处理,应付单据处理指用户进行单据录入和单据管理的工作。通过单据录入，单据管理可记录各种应付业务单据的内容，查阅各种应付业务单据，完成应付业务管理的日常工作。如果同时使用应付款管理系统和采购管理系统，则发
17、票和代垫费用产生的应付单据由采购系统录入，在本系统可以对这些单据进行审核、弃审、查询、核销、制单等功能。此时，在本系统需要录入的单据仅限于应付单。如果没有使用采购系统，则各类发票和应付单均应在本系统录入。,应付单据处理,【操作流程】在【应付单据录入】中点击增加按钮，您可录入应付单据，您可以点击审核按钮对其进行审核。若用户不进行批量制单，系统在此提供用户及时制单功能，总账系统启用后，在您对应付单据进行了审核后，系统会询问您是否要立即制单。若选择是，则立即显示当前应付单据的凭证界面；如果您不想立即制单，则可以在“制单处理”功能中集中处理，则选择否，回到当前应付单据卡片界面，只是该应付单据处于已经审
18、核状态。若您希望批量审核应付单据，则您也可在【应付单据审核】处进行批量的手工或自动审核。审核完成，若您付到该笔应付单据所对应的付付款单，您可以对其进行核销勾对。,付款单据处理,付款单据处理主要是对结算单据（付款单、付款单即红字付款单）进行管理，包括付款单、付款单的录入、审核。应付系统的付款单用来记录企业所支付的供应商款项，款项性质包括应付款、预付款、其他费用等。其中应付款、预付款性质的付款单将与发票、应付单、付款单进行核销勾对。应付系统付款单用来记录发生采购退货时，企业开具的退付给供应商的款项。该付款单可与应付、预付性质的付款单、红字应付单、红字发票进行核销。,付款单据处理业务流程,点击增加按
19、钮，您可录入付款单，录入后，您可以点击审核按钮对其进行审核。若用户不进行批量制单，系统在此提供用户及时制单功能，即总账系统启用后，在您对结算单进行了审核后，系统会询问您是否要立即制单。若选择是，则立即显示当前结算单的凭证界面；如果您不想立即制单，则可以在“制单处理”功能中集中处理，则选择否，回到当前结算单卡片界面，只是该结算单处于已经审核状态。若希望批量审核付付款单，则您也可在【付款单据审核】处进行批量的手工或自动审核。此时如果希望立即指明这一次付款是付的哪几笔采购业务的款项，您可以对该付付款单进行核销处理。核销就是指确定付款、付款单与原始的发票、应付单之间的对应关系的操作。若您在点击核销按钮
20、之前尚未对付付款单进行审核，可直接点击核销按钮，则系统在后台直接审核该付付款单，并提示您是否制单。在制单完成或不制单后，进入核销界面，进行核销处理。若您希望批量处理核销业务，则可以不在此进行核销处理，到【核销处理】节点进行统一处理。但【核销处理】节点进行的核销处理，不可以处理异币种间的核销。对于单据核销情况，您可到【单据查询】中进行明细查询。在付付款单及原始的发票、应付单都已制单后，且核销双方的控制科目不同时，在选项中选择核销制单的前提下，可以在【制单处理】节点对核销处理进行制单。,核销处理,单据结算指用户日常进行的付款核销应付款的工作。单据核销的作用是解决付回客商款项核销该客商应付款的处理，
21、建立付款与应付款的核销记录，监督应付款及时核销，加强往来款项的管理。手工核销指由用户手工确定付款单核销与它们对应的应付单的工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强了往来款项核销的灵活性。自动核销指用户确定付款单核销与它们对应的应付单的工作。通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后系统自动核销，加强了往来款项核销的效率性。,核销处理,在核销处理界面，进行结算单的批量核销。系统提供两种批量核销方式，手工核销、自动核销。在批量核销处，显示的应付单据与付款单据都必须是已审核单据，且只能进行同币种的批量核销，异币种的核销处理在【付款单据录入】中进行处理。在单据核销
22、界面，输入本次结算金额后，点击分摊按钮，系统即将当前结算单列表中已经输入的本次结算金额合计根据当前被核销单据列表的界面排列顺序进行自动分摊到对应本次结算栏目中。用户可通过栏目设置调整被核销列表的顺序。批量核销完成后，若用户在系统选项中选择了核销制单，则可到【制单处理】界面对符合核销制单条件的进行核销制单。,票据管理,您可以在此对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理。记录票据详细信息记录票据处理情况查询应付票据（包括即将到期且未结算完的票据）【操作流程】当付到银行承兑汇票活商业承兑汇票时，将该汇票录入应付款管理系统的票据管理中。点击 确认按钮，则系统保存当前票据，生成一张付款单，您可以在【付款单据
23、录入】中进行查询，并可以与应付单据进行核销勾对，冲减供应商应付账款。而在票据管理中，可以对该票据进行计息、转出、结算等处理。可对应付票据进行查询。提示：如果要进行票据科目的管理，必须将应付票据科目设置为应付受控科目。,票据计息,票据分为带息票据和不带息票据。带息票据指汇票到期时，承兑人按票据面额及应计利息之和向付款人付款的商业汇票。【操作步骤】用鼠标点击【日常处理】菜单条下的【票据管理】，弹出“票据查询”对话框，输入各种条件后，单击确认按钮进入票据管理主界面。选中一张票据，然后点击工具条上的 计息按钮，就可以对当前的票据进行计息处理。输入完毕后，按确认按钮，可保存前述的操作，系统会自动把结果保
24、存在票据登记簿中。,票据结算,票据结算指票据兑现。【操作步骤】用鼠标点击【日常处理】菜单条下的【票据管理】，弹出“票据查询”对话框，输入各种条件后，单击确认按钮进入票据管理主界面。选中一张票据，然后点击工具条上的 结算按钮，就可以对当前的票据进行结算处理。输入完毕后，按 确认 按钮，可保存前述的操作。,票据转出,由于某种原因导致票据迟迟没有结算，需要重新恢复应付账款。【操作步骤】用鼠标单击【日常处理】菜单条下的【票据管理】，弹出“票据查询”对话框，输入各种条件后，单击确认按钮进入票据管理主界面。选中一张票据，然后点击工具条上的 转出按钮，就可以对当前的票据进行转出处理。输入完毕后，按 确认 按
25、钮，可保存前述的操作。提醒：票据转出后，将不能再对其进行其他处理。,转账处理,应付冲应收：用某供应商的应付账款，冲抵该供应商的应收款项。应付冲应付：指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。通过本功能将应付款业务在客商之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同客商间入错户或合并户问题。预付冲应付：处理供应商的预付款和该供应商应付欠款的转账核销业务。红票对冲：用某供应商的红字发票与其蓝字发票进行冲抵。,月末结账,如果已经确认本月的各项处理已经结束，您可以选择执行月末结账功能。当您执行了月末结账功能后，该月将不能再进行任何处理。【操作步骤】用鼠标单击【其他处理】-【期末处理】-【月末结账】。选择结账月份，双击结账标志一栏，标志选择该月进行结账。提醒：如果这个月的前一个月没有结账，则本月不能结账。一次只能选择一个月进行结账。单击下一步按钮，系统将月末结账的检查结果列示，您可以点击其中任意一项，以检查其详细信息。点击取消按钮，取消此次操作。点击确认按钮，执行结账功能。,
