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1、ABC公司信息系统外购管理细则文件编号：版本：页次：拟制审核批准日期信息系统外购管理细则1目的为了规范信息系统的外购业务，确保信息系统满足预定需求，依据相关法律法规和公司内部限制手册，制定本细则。2适用范围与定义2.1 本细则适用于信息管理部门及相关部门办理信息系统外购业务事宜。2.2 本细则所称信息系统外购，是指公司托付供应商开发或安装调试信息系统。3引用标准及关联制度3.1 企业内部限制基本规范3.2 企业内部限制应用指引第18号信息系统3.3 ABC公司内部限制手册20123.4 ABC公司招标管理方法4职责4.1 信息管理部制定信息发展规划和年度建设支配。4.2 项目责任部门负责联系供
2、应商、监督项目实施、组织验收。4.3 财务部门办理付款和账务处理，参与验收。5内容、要求与程序5.1 制定信息化建设发展规划和年度项目建议支配5.1.1 依据公司发展战略目标和核心业务，结合信息技术发展和公司实际，信息管理部负责组织制定股份公司信息化建设发展规划（主要包括指导思想、基本原则、发展目标、主要任务、措施要求等），在充分征求职能部门、事业部和下属公司看法汇总后，组织专家组对其评审，并依据专家评审记录负责组织修改，经信息管理部负责人签署看法、股份公司信息化工作领导小组审批后，纳入公司发展规划，在执行过程中适度调整和完善。5.1.2 各下属公司依据股份公司信息化建设发展规划，结合自身生产
3、经营管理的须要，负责编制本单位的信息化建设规划，并报股份公司备案。5.1.3 信息管理部依据股份公司信息化建设发展规划和职能部门申报的项目建议支配，结合年度支配，编制总部年度信息化项目建议支配，经职能部门分管副总审核并签字确认后，报股份公司信息化工作领导小组审查，小组组长签字通过后，纳入股份公司年度预算支配中。5.2 项目可行性探讨和评审5.2.1 项目责任部门（单位）负责分析应用系统需求和确定目标后编制项目需求分析报告，对总投资超过100O万元的重大项目应编制项目可行性探讨报告，并由责任部门（单位）负责人签字确认后报送至股份公司信息管理部。5.2.2 信息管理部会同项目责任部门（单位）组织相
4、关单位担当项目可行性探讨，对于重大项目应组织专家组对项目可行性探讨报告进行评审，专家组对项目需求、目标、技术路途、投资与效益、进度、组织落实等提出可行性探讨评审看法并签字。5.3 项目立项审批5.3.1 通过可行性探讨或评审的股份公司统一建设的信息技术项目，由信息管理部将项目需求分析报告或项目可行性探讨报告以专项报告的形式报股份公司信息化工作领导小组，小组组长签字批准立项，财务部将其列入股份公司年度预算支配。5.4 选择供应商5.4.1 对项目支配金额在100万以上建设项目应按公司招标管理方法，通过招标确定供应商。详细事项由项目责任部门（单位）负责办理5.4.2 项目支配金额在I（X）万以下的
5、，由项目责任部门（单位）负责调查供应商，收集供应商相关资料，审查供应商为本项目供应的解决方案、公司实力、资质条件、服务实力、市场信誉、财务状况、既往成功案例等因素，至少供应三家供应商资料，编制供应商调查报告，并附原始资料一并提交信息管理部审核后再送总经理办公会审议,确定供应商。5.4.3 如通过选择成熟软件成品进行安装调试方式购买信息系统，还应编制软件产品选型分析报告，随供应商调查报告一并提闪总经理办公会审议。5.4.4 在进行软件产品选型时应关注以下方面:（1）主好听取行业专家的看法。（2）结合公司行业特点、产品功能、性能、升级、后续服务。（3）供应软件服务的公司是否熟悉产品、了解公司行业特
6、点、特性化需求、是否成功案例。5.5 合同签订5.5.1 项目责任部门（单位），拟定合同条款，对涉及的工作目标、合作范畴、责任划分、全部权归属、付款方式、违约赔偿及合约期限等问题做出详细说明，并由法律事务部审查合同，按合同管理规定进行会签。5.5.2 合同中付款方式应当约定分期付款，尾款应当在系统运行一段时间并经评估验收后再支付。5.5.3 合同中应当明确要求供应商保证专业技术服务团队的稳定性。5.5.4 对涉及商业隐私、敏感数据的，还应当与供应商签订详细的“保密协议”，保证数据平安。5.6 项目实施5.6.1 项目责任部门（单位）协作供应商编制项目详细设计方案，并协作供应商工作，细化业务功能
7、、业务流程和其他必要的工作。5.6.2 项目责任部门（单位）负责对服务供应过程进行监督评价，项目实施期间至少要对项目进行两次评估，以确定项目进展状况、服务质量编制项目跟踪评价表，由部门负责人审核签字后向总经理汇报。5.7 项目验收5.7.1 项目完成或在阶段性成果完成后，由项目责任部门（单位）经理组织、分管领导、财务总监、总经理对项目建设验收或阶段验收，并对项目建设质量、进度、标准执行和成本限制等进行检查，编制项目阶段验收报告，各验收人员签字确认。5.8 项目尾款支付5.8.1 前期款项按公司一般选购付款流程进行支付。按合同约定在项目运行一段时间后由项目责任部门（单位）经理组织信息系统运用部门
8、人员、财务部门和供应商进行最终验收，编制项目竣工验收报告，经各方签字确认。5.8.2 财务部门依据项目竣工验收报告、发票、付款申请单，按付款流程支付尾款，办理结算，进行账务处理。6附则信息管理部负责制定、说明、修改、废除本细则，本细则自总经理签发之日起执行。7支持性文件、记录和图表7.1 股份公司信息化建设发展规划（略）7.2 专家评审记录（略）7.3 项目建议支配（略）7.4 年度信息化项目建议支配（略）7.5 项目需求报告（略）7.6 项目可行性探讨报告（略）7.7 项目立项审批表项目立项审批表年月曰项目名称预算金额经办部门项目起先时间预料完成时间是否在年度支配内是否经办部门看法经办人：负
9、责人：经办部门分管副总看法分管副总：信息化领导小组组长看法组长：7.8 供应商调查报告名称法定代表人：地址联系途径联系人电话手机传真E-mail网址一、公司概况注册资本万营业执照号注册日期地税登记号起先往来时间最近一年总资产国税登记号停止往来时间最近一年营业额二、成功案例序号客户名称服务项目收费金额联系人联系电话123三、人力资源状况职能人数干部数员工数高校中学以上平均月薪高管人员管理人员生产人员四、服务团队序号姓名职务工作阅历学历资格135五、公司成就序号事项名次主办单位取得日期备注1357.9软件产品造型分析报告（略）7.10信息系统选购合同（略）7.11项目详细设计方案（略）7.12项目
10、跟踪评价表项目跟踪调查表项目名称合作方名称项目负责人项目负责人联系方式合作方联系人合作方联系方式项目立项时间项目签约时间项目简介项目跟踪时间20XX年XX月一一20XX年XX月（项目第X阶段/总共X阶段）项目详细进展内容汇报综合评价与风险预估1、此表需在项目进展过程中的每阶段末，由项目负责人填写后向信息管理部汇报;2、”项目详细进展内容汇报”一栏需说明清楚项目本阶段的详细进展状况、最新动态、我方与合作方的沟通状况、遇到的问题以及如何解决等详细而详尽的内容（有附件的备注：需附附件）；3、“综合评价和风险预估”一栏主要是对项目在本阶段状况进行总结，说明主要动态和下一步动向，同时需说明该项目在本季度
11、有无遇到财务风险、政策风险及其他项目风险，并需阐述清楚合作双方如何解决相关风险等状况。填报人：填报时间：7.13 项目阶段验收报告项目阶段验收报告项目名称本次验收内容验收时间验收地点年月日编号系统安装方式正式临时服务器IP系统版本数据库登录地址供应商功能模块验收记录单功能模块名称详细功能点操作功能描述验收状况说明项目责任部门分管副总财务总监信息管理部7.14 项目竣工验收报告项目竣工验收报告年月0编号项目名称合同编号验收时间验收地点供应商对应阶段验收报告日期单号验收内容1、软件安装、调试是否与合同相符是否口2、供应的说明书、运用手是否口册等文档是否齐全3、系统功能是否满足是否口4、其他运用部门验收人验收人员签证财务部门验收人项目责任部门验收人信息管理部验收人供应商验收人7.15 信息系统外购流程图信息系统外购流程图T信息化领导小组信息化领导小组总经理办公会信息管理部财务部项目责任部门（单位）信息系统采购合同设盒建冰三I肾合同会笠子流程项目实施负指监舒井进行跳踪评价，编制项目跟踪评价表项HjS踪评价我进建议会mj信息管理部经理、分荷副总.财务总监进行项目阶段脸收项目阶段股收报i运行段时间H、会同使用部门、M务部、供应商进行竣工验收国会姬血汇近ll畲面肾支付尾款并进行账务处理项目竣工验收报i
