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1、某矿业装备制造管理制度汇编综合办公室管理制度第一章文明办公规定1第二章员工形象礼仪规范2第三章会议管理制度6第四章对外接待制度13第五章档案管理办法17第六章公文管理办法31第七章车辆使用与管理办法41第八章印章、介绍信使用管理办法45第九章办公物品管理办法48第十章文印、传真使用规定51第十一章员工保密管理规定52第十二章督办工作制度54第十三章值班管理制度56第十四章信息管理制度57第十五章诉讼与非诉讼案件管理制度60第十六章合同管理办法63文明办公规定为给员工制造一个安静、舒适、整洁、卫生文明的办公环境，提高公司对外形象，特制定本规定。第一条本规定适用范围为公司全体员工。第二条公司员工都
2、应树立公德意识，严格自律，养成良好的卫生习惯，爱护公共环境。第三条员工应随时清洁自己的办公区域,保持桌面整洁,会议室使用后应及时规整桌椅并清扫干净。第四条员工不得在非吸烟区域吸烟，不随地吐痰，不乱扔纸屑、烟头、包装、材料等杂物，不乱涂乱画。第五条员工不得在工作时间及办公区域内进食。第六条员工应爱护企业报刊、杂志，阅读后应及时归还到指定地点。报纸应放在报夹上，不得随意乱扔报纸。第七条垃圾入篓，废旧文件销毁，洗手间用后应及时冲洗。第八条公司有关职能部门应随时检查并督促办公场所的清洁工作，进行现场管理，发现问题及时指出并跟进处理结果。第九条违反上述规定，视情节轻重，根据公司绩效考评具体办法进行处理。
3、本规定由综合办公室负责解释。员工形象礼仪规范第一条员工着装规范1、员工衣着应当合乎公司形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，工作时间应统一着装。在重要场合按要求着装。2、员工衣着要求得体、协调、整洁、悦目。3、上衣、裤子、领带、手帕等最好相配，衣服平整，符合时节。4、西装左胸前口袋不放手帕以外的任何东西，禁止两手下垂插入下口袋中。5、男士长袖衬衫要塞在裤腰内，袖子最好不要卷起，长裤有腰攀，应穿上腰带或者背带。6、女士宜化淡妆，勿戴过多饰品，裙装应配过膝长袜；领口过低、过短的衣服不宜穿着。第二条员工社交谈吐规范1、在公司交谈请讲普通话，交谈中善于倾听，不随便打断他人
4、谈话，不鲁莽提问，不问及他人隐私，不要语言纠缠不休或者语带讽刺，更勿出言不逊，恶语伤人。2、与客户交谈诚恳、热情、不卑不亢，语言流利、准确。业务之外，注意话题健康、客观。3、与同行交谈，注意措辞分寸，谦虚慎重，保护公司形象,不互相倾轧，客观正派，不涉及同行机密。第三条员工举止行为规范1、遵守考勤制度，准时上、下班，不迟到、早退。病假、事假需及时申请或者通知部门主管，填报请假单。2、上班时间禁止在非吸烟区域吸烟，保持良好精神状态,精力充沛，精神饱满，乐观进取。3、对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。4、开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好
5、带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。5、热情接待每一位来宾，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动道歉。6、保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。7、出入会议室或者上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。第四条员工日常活动行为规范1、员工上班时间要始终以饱满的热情，尽职尽责，真诚协作，高效、快捷地向顾客提供最佳服务。员工应具备优良的道德品质，有事必报，有错必改，不得文过饰非，阳奉阴违，诬陷他人。2、接打电话规范(1)员工电话行为应符合规范，注意操纵语气、语态、语调、语言亲切、简练、有礼、客气。(2)及时接听，勿让铃声超过三遍，迟接电话须表示歉意。(3)使用代
6、表公司的规范用语问好，比如“您好”等。(4)认真、耐心倾听对方讲话，决不要打断对方解释。(5)准确记录、转告电话内容，主动帮助解决顾客要求,及时转告并督促同时回电。(6)谈话结束，表示谢意，等待对方先挂电话。(7)工作时间与业务无关电话应简短扼要，精细工作期间禁止接听电话，如有急事，由管理人员转告。3、接收名片规范(1)名片是员工对外交往的工具之一，使用名片，应讲究一定礼节。(2)主动向对方递送名片，递送时身体稍欠，使用双手,从正面向对方递送。(3)接取对方名片同样欠身，双手，接过名片后认真看一遍，诵读对方姓名、职务，妥善保留。(4)谈判时，应将对方名片排列在桌上，参照再认，结束后放入口袋或者
7、公文包保管。(5)假如客户率先递出名片，应表示谢意，再递送自己的名片。第五条员工工作证胸牌使用规范1、由公司发给工作证与胸牌，员工要随时携带工作证，员工在工作时，务必佩带胸牌。2、工作证、胸牌如有遗失、被盗，应立即向部门报告，经部门领导签字，可到综合办公室、人力资源部补领，如因长久磨损，应及时以旧换新。第六条宴请规范1、衣冠整洁，准时到场。2、宴请地点要适合客户的喜好，最好由客户选定。3、陪客人数不宜超过客人数，假如只有一位客人，可有两位陪客。4、分清主次位置，领客人就座后方可就座进餐。5、进餐时举止文明，不能醉酒失态。6、注意协调气氛，力求与谐友好，热烈，但不要喧宾夺主。7、不要在客户面前领
8、取收据或者付款。8、不可留下客户先行离开，等客户离席后，方可离席。第七条工作现场行为规范1、养成讲卫生的美德，不随地吐痰，不丢纸屑、果皮、烟头与杂物，不乱涂、乱画。2、办公室保持整洁，无污痕，文件入橱或者摆放整齐。3、正确使用并爱惜饮用水器具，保持洁净。4、经常擦洗绿化植物，保持环境怡人。5、车间保持井然有序，物品堆放整齐。第3章会议管理制度为了加强公司会议管理，提高会议形式的行政决策效率，达到集思广益、促进沟通、统一思想的目的，特制定本制度。第一条会议种类（一）董事会议1、出席人员：公司董事会成员、董事会秘书2、会议内容：公司重大事项决策公司章程的修改公司注册资本增加、转让公司重大变动事项公
9、司生产经营年度方针目标的制定其它需经董事会研究决定的事项3、会议组织：公司综合办公室4、会议周期：根据董事长提议召开5、会议主持人：公司董事长6、会议纪要：综合办公室（二）总经理办公会议1、出席人员：公司总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室主任、人力资源部主任等。2、会议内容：组织实施公司董事会决议；拟订公司生产经营计划、技术创新与投资方案；制订公司的进展规划；拟订公司内部管理机构设置方案及基本管理制度；提出公司年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案及弥补亏损方案；决定总经理有任免权的人员任免事宜，提出总经理有聘任或者免职建议权的人员任免建议；对公司章
10、程规定的或者经董事会授权由总经理负责的人事、财务、资产、技术、市场、项目筹划等方面重大事项作出决策；根据总经理提议，对某公司重大事项进行专门研究与部署。3、会议组织：公司综合办公室4、会议周期：由总经理根据情况决定召开5、主持人：总经理6、会议纪要：综合办公室（三）公司办公例会1、出席人员：公司总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任、各车间主任。2、会议内容：总结公司上周工作计划完成情况；研究部署本周工作；讨论公司重大问题，提出解决方案；专题研究公司工作进度中的某一重大问题或者突发事宜。3、会议组织：综合办公室4、会议周期：每周一次5、会议主持人：总经理或
11、者总经理委托的副总经理（四）经营活动分析会1、出席人员：公司总经理、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：汇报公司上月生产经营计划执行情况；确定公司本月生产经营计划；预测本月生产经营计划进展情况；研究上月奖励有关事宜；分析经营活动成果，评价公司各方面工作状况，提出改进措施。3、会议组织：综合办公室4、会议周期：每月上旬末，下旬初5、会议主持人：主管经营工作的副总经理6、会议纪要：综合办公室（五）生产调度会（含安全、消防、生产、技术、质量分析）1、出席人员：公司副总经理、总工程师、综合办公室、生产部、市场部、技术中心、总师办、品管部、采供部、各车间主任。2、会议内容
12、：调度平衡生产进度，研究解决生产管理部门、车间不能自行解决的重大问题。研究日常技术准备工作及原辅材料、备品备件准备工作。汇报总结安全生产、治安、消防工作情况，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。汇报总结产品质量情况，讨论分析要紧原辅材料质量及备品备件质量，研究提出改进措施。3、会议组织：生产部4、会议周期：每周一次5、会议主持人：生产副总6、会议纪要：生产部（此会议纪要应报综合办公室备案）（六）公司绩效考评会议1、出席人员：公司绩效考评领导构成员2、会议内容：对公司各部门工作情况进行综合考评，并对总经理工作指示及公司会议安排事项的督办完成情况提出绩效考评意见。3、会议组织：人力资源部4、会
13、议周期：每月一次5、会议主持人：总经理助理6、会议纪要：人力资源部（此会议纪要应报综合办公室备案）（七）公司年度工作会议（年中工作会议）1、出席人员：总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。2、会议内容：总结公司上半年工作完成情况；对下半年公司工作做出安排部署；3、会议组织：综合办公室4、会议主持人：总经理5、会议纪要：综合办公室（八）公司资金协调会议1、出席人员：副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室、财务部、采供部、市场部、销售部。2、会议内容：对公司月度、季度资金收支作出协调计划。3、会议组织：财务部4、会议主持人：总会计师第二条会议管
14、理部门（一）公司综合办公室统一管理公司各类会议。（二）会务工作要紧由综合办公室承办，其它部门主办的会议，综合办公室应予以协办。（三）公司财务部应加强对会议开支方案的审核，减少不合理费用。（四）除其它部门主办的会议资料各自进行其档案管理外,会议资料由综合办公室统一整理、立卷，存档。（五）综合办公室每月初应对公司各例会与各类临时会议,统一平衡并制定会议计划，分发给公司要紧管理人员及有关人员。（六）关于准备不充分、重复性或者无重大作用的会议，综合办公室有权拒绝安排。（七）关于参加人员相同、内容相近、时间相近的几个会议，综合办公室有权安排合并召开。第三条会议程序（一）会前准备1、关于定期的常规会议，在
15、会前应明确该次会议主题与临时出席、列席人员。对无定期的重要大型会议，承办人应提出会议报告，该报告包含：会议议项会议目标会议时间会议地点会议财务支出预算招待工作说明目前筹备进展情况可能存在的问题、解决方案及要求筹备时间进度表。待该报告由综合办公室报请总经理批准后方可执行。2、会议通知：根据会议要求打印会议通知，并提早发送。3、会议承办人应及时准备会议场所、会议文件或者资料。必要时要进行会场布置、设备调试。4、在会议进行中要做好记录。第四条会议管理规定（一）会风管理1、会议务必准时召开，不得无故拖延与推迟，参会人员无特殊原因不能请假。2、会议应集中于规定议题，尽量在估计时间内结束，不得无克制地跑题
16、海侃，与会人员应知无不言，集思广益，不可从头到尾保持沉默。3、保护正常的会议秩序，开会期间不得私下说话、议论,严格遵守会议纪律，不得随意走动与离席。4、会议期间通常应停止使用手机,特殊情况应到场外联络。5、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。（二）会议事务处理1、公司办公例会会议纪要、决议，由综合办公室整理成文。2、综合办公室根据会议内容的需要在规定的24小时内完成整理工作。3、会议纪要与决议形成后，由与会成员签字确认。4、会议纪要发放前应填写会议纪要发放审批单，审批单内容包含：纪要编号、发放范围、主管领导、审批意见。5、会议纪要应有文号，
17、发放时应填定文件签收记录表并由接收人收签。6、会议纪要应分类存档，并按重要程度确定储存期限。7、会议纪要、会议决议作为重要文件，备忘已研究决定的工作事项，发至参加会议全体人员，以便参照落实与制定实施措施。本办法由公司综合办公室负责解释。第4章对外接待工作制度为了规范公司的对外接待工作，提高接待工作质量，加强管理，力求树立良好的公司社会形象，特制定本制度。第一条接待原则公务接待工作要坚持适度大方的原则，严格执行接待标准,接待人员要发扬无私奉献、乐于服务他人的精神，做到认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密，使接待工作既让来宾满意，又不奢侈浪费。第二条接待职能部门综合办公室作为公司负责接
18、待的职能部门，遇到重大接待工作或者重要活动时，要由综合办公室协调其他职能部门共同做好此项工作。第三条接待工作要求（一）树立来宾至上、为来宾服务的思想，对来宾的食、住、行都要安排妥当。（二）接待人员要服务周到、态度谦虚、用语文明、工作负责。（三）接待工作要制定周密的接待计划，特别是大型接待活动，要有具体方案，责任落实到人。（四）在接待来宾过程中要认真做好安全、保卫工作。（五）接待人员要提高接待工作效率，主动协助来宾办理各项事务，使来宾感到工作与生活都很满意。第四条接待规程（一）重要业务单位领导或者外单位同级领导来我公司拜访，上级机关派员到我公司传达重要指示及兄弟单位领导到公司商谈重要事宜，由公司
19、领导陪同。（二）上级或者主管部门领导来视察，由公司领导出面看望或者陪同用餐。（三）通常性业务联系或者其他单位来员办理业务，公司陪同人员应与来宾职务大体相当。第五条接待程序（一）接待准备工作：国内、外宾客来访，接待人员要准确掌握宾客或者领导乘坐的交通工具与抵离时间，提早通知与安排有关人员做好接送准备工作，接待人员要根据来访者的目的、规格及兴趣选择确定活动内容，拟定接待方案。（二）接待服务工作：提早接待客人，安排好客人起居生活及商务活动的日程，安排领导看望客人；组织好客人活动，安排宴请，并根据需要准备纪念品。（三）接待收尾工作：安排好来宾返程事宜，协助客人结算，征求客人对接待工作的意见，提醒客人带
20、好自己的物品，送客人到车站（或者机场）。第六条接待活动的管理（一）接待活动原则上由综合办公室统一安排。（二）接待宴请用餐标准：来公司办理公务需要用餐的人员原则上以工作餐为主，就餐在公司食堂小餐厅，标准为20-30元/人，因业务关系需要提高标准时，执行标准为：重大业务活动或者上级领导机关来宾或者公司领导出席宴请时300元/人，通常业务活动或者兄弟单位来宾150元/人。第七条业务招待费的管理（一）综合办公室负责公司业务招待费的管理、审核与报批。（一）公司年度业务招待费总额，由财务部根据公司年度经营计划进行测算，按规定标准下达。财务部对全公司的公务接待费用进行监督检查。（三）业务招待费的使用范围：上
21、级领导带队检查指导、调查研究与熟悉情况；兄弟单位与我公司进行工作交流等发生的费用；其他单位来员或者对外交往中发生的必要的招待费；经公司要紧领导批准的其它接待活动。（四）业务招待费使用规定：各部门使用业务招待费时，可在公司食堂招待的，由综合办公室开具客饭单。需在市内招待的，务必先提出申请，说明事由及所需金额。由综合办公室报总经理同意后，方可支出业务招待费，否则不予报销。公司领导需在公司外使用业务招待费时，须事先征求总经理同意，综合办公室备案后方可支出业务招待费。使用业务招待费通常先垫资后报销。（五）业务招待费用审批报销程序:公司各部门实际发生的业务招待费应由部门负责人签字后，由综合办公室审核登记
22、，请示总经理批示后，财务部门办理报销手续。（六）业务招待费的报销：各部门业务招待费的报销，部门主任作为报销人，综合办公室主任作为部门负责人。公司领导业务招待费的报销，由综合办公室负责办理报销手续，在报销单上公司领导本人须在报销人一栏签字。每张报销粘贴凭证上，务必粘贴同一时间，同一饭店的发票，并说明事由。第八条纪念品的管理（一）纪念品的使用范围。要紧用于公司领导对外的公务、接待、出访等活动。（二）纪念品的购置。由综合办公室根据需要统一购置办理。（三）纪念品的领取。公司领导需用纪念品，由综合办公室统一办理。本制度由公司综合办公室负责解释。档案管理办法为进一步规范公司的档案管理工作，提高工作效率与工
23、作质量，特制定本办法。第一条档案范围（一）党群工作形成的文件材料1、党务综合性工作、党员代表大会或者党组织其他有关会议。2、党组织建设、党员与党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或者事件。3、宣传及思想政治工作、企业文化与精神文明建设、统战工作。4、职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。5、专业学会、协会工作，群众团体活动。（二）、行政管理工作形成的文件材料1、企业筹备期的项目立项报告、可行性研究、初步设计、施工图设计与有关建设条件的申请、批准，企业章程。2、企业领导班子（包含董事会、股东会、监事会与经理层,下同）构成及变更，企业内部机构及变更。3、企业领导班子活动。4、综合性行政
24、事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。5、法律事务，纪检监察，公证工作。6、审计工作。7、职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资与社会保险,职务任免，职称评聘。8、职工教育与培训工作。9、医疗卫生工作。10、后勤福利，住房管理。11、公安保卫，综合治理，防范自然灾害。12、外事工作。（三）、经营管理工作形成的文件材料1、企业改革，经营战略决策。2、计划管理，责任制管理，各类统计报表，企业综合性统计分析。3、资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。4、属企业所有的知识产权与商业秘密及其管理。5、企业信用管理，形象宣传。6、商务合同
25、正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。7、财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。8、物资采购、储存、供应与流通。9、经营业务管理，服务质量管理。10、境外项目管理。11、招投标项目管理。（四）、生产技术管理工作形成的文件材料1、生产准备、生产组织、调度工作。2、质量管理，质量检测与质量操纵工作。3、能源管理。4、企业管理现代化与信息化建设、科技管理。5、生产安全，消防工作，交通管理。6、环境保护、检测与操纵。7、计量工作。8、标准化工作。9、档案、图书、情报工作。（五）、产品生产或者业务开发工作形成的文件材料1、产品的市场调研、立项论证、设计。2、产品的工艺、工装、试制、加工制造
26、。3、产品的检验、包装。4、产品的销售与售后服务。5、产品鉴定、评优。6、产品质量事故分析及处理。（六）、科学技术研究工作形成的文件材料1、科研项目的调研、申报立项。2、科研项目的研究、试验。3、科研项目的总结、鉴定。4、科研项目的报奖、推广应用。（七）、基本建设与技术改造工作形成的文件材料1、基建项目与技术改造项目的立项、可行性研究、初设、施工图设计、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，与建设外部条件的落实情况、土地、水、电、环保等建设单位项目管理工作。2、基建项目与技术改造项目的设计。3、基建项目与技术改造项目的施工。4、基建项目与技术改造项目的监理。5、基建项目与技术改造项目的竣工与验收。
27、6、基建项目与技术改造项目的评奖、创优。7、基建项目的使用、维修、改建、扩建。8、事故分析与处理。（八）、设备仪器管理形成的文件材料1、购置设备、仪器的立项审批，购置合同。2、设备、仪器的开箱验收或者接收。3、设备、仪器的安装调试。4、设备、仪器的使用、保护与改造、报废。5、事故分析与处理。（九）、会计工作形成的文件材料1、会计凭证。2、会计账簿。3、财务报告及报表。4、其他文件材料。（十）、职工个人管理形成的文件材料1、职工（包含离退休职工、死亡职工）的履历材料。2、职工的鉴定、考核。3、职工的专业技术职务评聘。4、职工的奖励与处分。5、职工的工资、保险、福利待遇等。6、职工的培训与岗位技能
28、评定等。7、其他记载个人重要社会活动的文件材料。（十一）、声像档案（十二）、荣誉实物档案（十三）、电子档案第二条档案管理体制（一）公司档案工作，可实行集中与分散管理相结合的体制。由综合办公室负责主体档案的管理，并对其他部门档案管理工作进行督促与指导。（二）各部门形成的档案材料由本部门负责管理，并由综合办公室留存。（三）公司应有库房或者场地与必要的设施及保护设备来保管档案，确保档案的安全。第三条立卷归档制度1、文书处理、文件材料立卷归档工作，由文秘人员负责，受分管领导与上级有关部门监督、检查与指导。2、文秘人员应及时做好文件收发、印刷、传递与归档，做到准确、周密、及时迅速。3、归档范围：凡是本单
29、位各项工作活动中直接形成的，具有查考利用价值的各类门类与载体的文件材料都属归档范围。（详见档案保管期限表）4、归档要求：归档的文件材料务必收集齐全，保持文件之间的历史联系，便于保管使用，应准确的划分保管期限，分年度、分级分类、灵活运用“六个”特征组卷、整理。卷内文件排列系统，编目清晰、完整，案卷标题文字简练，准确揭示卷内文件内容，案卷装订整齐、结实。5、归档时间：每年文件材料办理完毕后，要在次年六月底前整理结束，编制好案卷目录与目录说明，及时移交档案室，排列上架保管，并办好交接手续。第四条档案统计制度1、认真贯彻执行统计法及上级有关统计工作的规章，依法统计。2、档案统计工作，由档案员负责，受本
30、级统计部门与上级档案部门的指导与监督。3、档案统计务必实事求是，杜绝虚报、瞒报与伪造等不良行为。4、及时进行档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁等数量与状况的登记，做到案底清晰，物帐相符。5、及时、准确上报档案工作统计年报与其他专项统计,科学及时地做好统计分析，为领导决策提供可靠根据。第五条档案鉴定销毁制度1、建立与健全档案鉴定工作组织机构，及时剔出、销毁已失去储存价值的档案。2、坚持辨证唯物主义与历史唯物主义观点，全面地、历史地、进展地、实事求是地研究分析，鉴定档案的储存价值。3、鉴定档案务必以党与国家各级部门颁发的档案保管期限表为根据，不得随意销毁。4、需要销毁的档案，应编造销毁清册，
31、报经上级主管部门或者分管领导人批准。5、销毁档案务必有两人以上监销。监销者应根据销毁清册认真核对内容与数量，鉴销后要在清册上注明销毁日期与方式，并签字以示负责。6、及时做好销毁档案善后工作。第六条档案库房管理制度1、综合档案室工作人员应严格遵守党与国家安全保密规定，忠于职守，加强库房管理，保护档案完整与安全。2、库房是存放档案的要地，非综合档案室工作人员，未经许可，不得擅自入内。3、库内严禁烟火，严禁存放易燃、易爆及腐化物品。落实消防措施，严防火灾事故发生。4、进库的档案及箱柜，在入库前务必认真清点，认真检查，确认完整齐全与无虫霉后才准予入库。5、档案库房务必落实防高温、防潮、防光、防火、防盗
32、、防尘、防霉、防虫、防有害气体等防护措施，制造良好的保护环境。保持库房通风、干燥、清洁、整齐与适宜的温度，定时做好温、湿度记录，库房温湿度基本应操纵在14-24,相对湿度基本应操纵在4560。6、库房柜架统一编号，并编制档案存放索引，使档案存放条理化，便于查找档案。7、坚持安全检查制度。(1)每天下班前要切断库房的电源、关好门窗；(2)节假日、寒暑假前加强安全保密工作检查，催还借出的档案材料，并将全部档案柜上锁。(3)每年年底对库内档案进行一次全面清查，发现问题，及时处理，确保档案安全。第七条档案库房消防安全制度1、档案人员应参加消防安全教育，消防业务技术培训I,掌握消防知识，能灵活运用消防灭
33、火器材。2、配备灭火消防器材，定期检查器材性能状况，及时进行调换与维修。3、库房内严禁吸烟与堆放其他杂物。4、定期检查库房电路及设备，及时进行维修保养。5、务必做到库房随时关灯，及时关闭设备与电源。6、发现火患及时报告，并采取紧急措施，妥善进行处置，保障档案的安全。7、火警电话“119”。第八条档案保密制度1、库房钥匙由专人负责保管与使用，必要时保密档案实行专人专柜管理。2、秘密的档案要有明显标记，便于区别与限制利用。3、利用保密档案，应严格审批手续。接待人员务必实行有效监督，不得随意扩大利用范围与摘抄复印。4、保密档案一律不准外借，不得随意乱放与在库房外过夜。5、根据有关保密规定，及时调整档
34、案保密范围，实行降密、解密直至向全社会开放。6、档案管理人员要严格遵守党与国家有关保密工作的法律、法规、规章制度，不随意翻看，摘抄保密档案内容,严禁泄露档案秘密。第九条档案保管制度1、档案是党与国家的宝贵财富，档案库房是保管档案的重地。2、库房要牢固，装有防盗设施。3、非管理人员不得擅自进入库房，库房钥匙要专人保管，做到人走、灯熄、随手关门。4、库房内应配置“八防”设备，及时存放药品，使用与维修防尘、通风、去湿设备，有效操纵库房内的温湿度。5、档案装具排列有序，接收档案要及时排列编目上架,做到整齐、有序，便于查找利用。6、进库档案要及时进行登记入帐，定期检查清点，破旧档案及时修复，发现遗失档案
35、要及时报告，立即组织人员进行查找，确保库房档案资料无破旧无遗失。7、档案员调离岗位时，要及时办好档案资料、检索工具、编研资料的交接手续。第十条档案资料查、借阅制度1、本室档案、资料要紧供本单位领导与有关人员使用。2、查阅档案、资料须首先填写档案借阅及利用效果登记表,未履行登记手续者，档案室拒绝提供档案、资料。3、查阅档案应在档案室，因特殊情况需要借出时，须经分管领导人批准，办理好借阅手续，方可出借。档案、资料的借出时间不得超过七天。确需继续借阅，要办理续借手续。4、查阅时禁止吸烟，要爱护档案、资料，严禁在档案资料上划线、打勾、作记号、折角；严禁涂改与拆撕档案、资料。违者视情节轻重追究责任。5、
36、外单位人员查阅档案，务必持有单位介绍信（注明身份、查阅内容与用途），并经领导批准，才可查阅。阅档后，介绍信留本室备查。6、查阅档案、资料者有义务将利用效果反馈档案室。以利总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。7、凡借阅会议记录及保密档案，务必经主管领导审查批准才能借阅。第十一条档案科技文件材料修改、补充制度1、修改、补充科技文件、底图，务必填写修改、补充申请书，并经领导审批后，方可修改。任何单位、部门与个人不得擅自改动。2、修改底图时，务必在底图上加填修改栏，注明承办部门、修改内容、日期、并需修改人与批准人签字。3、底图修改后，务必对有关蓝图作相应的修改，准确反映科技活动的演变过程。4、
37、底图修改内容较少时，可直接在图面上“扛改”或者“刮改”。并在修改处注明“修改标记”。修改内容较多时，应另制新图，原先图纸作废。新图列入原图纸目录，并注明所代替的原图图号。5、科技文件、底图修改、补充，务必做到正确、完整、统一、清晰。第十二条声像档案管理制度1、声像档案是企业档案的重要构成部分，务必由档案室集中统一管理。2、归档范围(1)上级领导来局视察工作或者从事其它活动所形成的声像材料；(2)本局各类重要会议所形成的声像材料；(3)各项工程建设中形成的声像材料；(4)各类生产、科技、科研、技改、产品推广应用等活动中形成的声像材料；(5)重大(典型)事件、事故、灾害所形成的声像材料；(6)本局
38、荣获上级领导机关授予的奖状、奖杯、证书的照片；(7)各类宣传、教育等活动中形成的声像材料。3、归档要求(1)声像文件材料由各承办单位或者经办人负责收集、整理。需注明背景、时间、地点、人物、内容、摄影者等六要素。在办理完毕后一个月内向档案室移交；(2)档案室整理后应单独组卷、编目，便于查阅利用。4、保管要求，专用箱、柜单独存放保管，定期进行检查、倒带、严格操纵温湿度，确保声像档案的安全。第十三条档案人员职业道德要求I、忠于职守：坚持四项基本原则，模范遵守与执行档案法及其规章，热爱档案工作，忠于党与人民的档案事业，熟知档案业务，恪守尽职。2、保护史实：据实归档，用档，杜绝涂改与伪造档案；尊重史实，
39、保护历史面貌，保障档案的完整与安全。3、埋头苦干:发扬刻苦学习，开拓创新，勇于进取，艰难奋斗的精神，树立无私奉献、默默无闻、甘当无名英雄的工作态度，勤奋工作，为党与人民鞠躬尽粹。4、优质服务:坚守岗位，坚持原则，严格执行各项制度，热情与蔼、耐心细致接待利用者，积极主动地提供各类档案为各项工作服务。第十四条档案员岗位责任制1、认真执行档案法及档案工作各项规章制度，坚持集中统一管理的原则，遵守保密纪律。2、负责本单位形成的各类门类、载体的档案资料的收集与平常立卷，并及时完成每年度档案的立卷归档与档案的接收工作。3、负责本单位系统档案工作业务检查指导与监督。4、负责管理好本单位各类门类、载体档案与图
40、书资料并积极提供利用。5、协助其他岗位完成突击性工作与领导交办的其他任务。6、有权处理本职范围的具体工作问题。7、有权向领导提出做好本单位档案工作建议。8、有权纠正与制止违反档案保密法规制度的行为，协助查处违法行为。第十五条设备开箱验收管理制度1、根据国家有关规定，结合本单位的实际情况制定本制度。2、本制度适用于本单位的设备开箱验收管理工作。3、设备开箱验收工作是科技档案收集工作的一个重要环节。4、档案室要会同有关单位做好设备的开箱验收工作。5、随设备装箱的技术文件（包含图纸、说明书、测试记录、合格证等），是本厂的公共财产，是设备运行、检修时的重要根据，由档案室集中统一管理。各单位或者个人拿到
41、应及时移交档案室保管，不得私存。工作需要时由档案室负责复印后分发到各有关分场、班组使用。6、设备开箱各生产部门应及时通知档案室人员参加，以便于收集技术文件归档与复印分发，为安全生产服务。7、设备开箱时如不通知档案室有关人员参加，凡发生技术文件滞留在部门、个人手中，要及时填写移交目录交档案室；如有丢失，视情节轻重，并按经济责任制追究有关人员的责任。8、参加设备开箱验收的单位要以设备装箱单中所附的装箱文件目录为根据，共同检查设备到货的各类技术文件,由参加开箱的技术人员会同档案室人员共同清点、登记并归档。9、对引进设备及重要设备的开箱验收，要把协议合同列入开箱验收内容，并按协议内容验收。10、设备开
42、箱要填写设备开箱验收单，参加验收单位的人员要在验收单上签字，并各执一份以备查。11、开箱后如发现有缺少的技术文件，由设备购进单位负责追查补齐。12、设备开箱前生产厂家寄来的技术文件要及时按规定归档，其余的按主管部门意见分发。13、设备在安装过程中所产生的技术文件，有关单位要按归档标准向档案室移交，以保证科技档案的齐全、完整。14、如发现设备开箱验收有关单位没按此制度执行，按绩效考核扣发其奖金。第十六条档案工作责任追究制度1、未依法建立档案机构或者者配备档案人员，根据有关法律、法规，追究单位要紧负责人的责任，并同意同级或者上级档案行政管理部门的处罚。2、未依法对各类门类、各类载体档案实行集中统一
43、管理,根据有关法律、法规，追究分管档案工作领导人的责任，并同意同级或者上级档案行政管理部门的处罚。3、将公务活动中的应当归档的文件资料，据为己用或者拒绝向档案部门移交的，追究主管人员的直接责任，并限期改正,对限期内不改正者，给予行政处分视情况给予经济处罚。4、所储存的档案存在安全隐患，知情而不采取有效保护措施的，追究主管负责人与直接责任人的责任，并责令迅速采取有效挽救措施；造成档案损毁的，视情节给予行政处分与经济处罚。5、玩忽职守造成档案丢失、失密，追究有关人员的责任,给予行政处分，并根据档案的价值，责令赔偿缺失。6、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的，追究直接负责的主管人员或者其他
44、直接责任人的责任，给予行政处分。7、涂改、伪造档案的，追究直接责任的与有关人员的行政责任或者经济责任。8、擅自出卖或者转让档案的，给予警告、罚款，并没收非法所得。9、不按规定办理档案登记，或者不向省档案行政管理部门报送档案统计报表，追究主管负责人与直接责任人的责任，责令限期改正。10、上述所列各条内容中，如有构成犯罪的，依法追究刑事责任。本办法由公司综合办公室负责解释。公文管理办法为规范公司的公文管理，特制定本办法。第一条公文的种类公司正式文件为“格林兰德（山西）矿业装备有限公司文件”（下列简称“公司文件”）O（一）公司文件常用的种类要紧有：1、决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排。2、规
45、定、办法“规定”适用于对某项工作或者活动作出安排，提出具体管理措施。“办法”适用于对某项工作或者活动制定具体作法与要求。3、通知适用于公布规章；批转所属单位的公文；转发上级与不相隶属单位的公文；要求办理与需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免与聘用干部。4、通报适用于表彰先进；批判错误；传达重要精神或者情况。5、报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。6、请不适用于向上级单位请求指示、批准。7、批复适用于答复所属单位请示事项8、函适用于不相隶属单位之间、投资或者合作伙伴之间相互商洽工作、询问与答复问题，向其它业务主管部门请求批准等。9、会议纪要适用于记载
46、与传达会议情况与议定事项。10、意见适用于对某项工作提出改进措施与建设性意见；答复对方征求某项工作的意见。（二）办理例行公事与应急公务等用便函。便函不一致于函，不属于专门文种，它不一致于正式公文，格式较为灵活，但也是公文的一种。公司便函使用带有公司名称的信函纸。（三）通知紧急事项或者联系具体业务等，用传真文件。第二条公文的格式公文通常由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位、公文印制版等部分构成。（一）发文单位应写单位全称或者规范化简称，联合行文,主办单位应当排列在前。（二）有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。字型选用3号黑体。（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”字样。字型选用3号黑体。（四）发文字号通常包含：代字、年号、序号。发文单位
