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1、办公楼开荒保洁及物业管理项目管理制度第一节消防安全管理制度2一、消防安全教育、培训制度2二、防火巡查、检查制度2三、安全疏散设施管理制度3四、消防控制中心管理制度3五、消防设施、器材维护管理制度4六、火灾隐患整改制度5第二节清洁与绿化管理制度6一、清洁管理6二、绿化管理6第三节设施设备使用维修管理制度7一、空调管理7二、电梯管理8三、设备设施的使用、维护和报修9第四节钥匙管理制度9一、办公楼钥匙管理10二、办公楼安全管理10第五节停车场管理制度H一、停车场内部管理规定12二、停车场车辆的管理规定12三、停车卡的使用规定13第六节档案管理制度15一、档案管理方案15二、档案管理规范要求16三、档
2、案管理流程17四、档案安全保密与借阅查阅18第一节消防安全管理制度一、消防安全教育、培训制度1每年以创办消防知识宣传栏、开展知识竞赛等多种形式，提高全体员工的消防安全意识。2.定期组织员工学习消防法规和各项规章制度，做到依法治火。3.各部门应针对岗位特点进行消防安全教育培训。4.对消防设施维护保养和使用人员应进行实地演示和培训。5.对新员工进行岗前消防培训，经考试合格后方可上岗。6.因工作需要员工换岗前必须进行再教育培训。7.消控中心等特殊岗位要进行专业培训，经考试合格，持证上岗。二、防火巡查、检查制度1.落实逐级消防安全责任制和岗位消防安全责任制，落实巡查检查制度。2.消防工作归口管理职能部
3、门每日对公司进行防火巡查。每月对单位进行一次防火检查并复查追踪改善。3.检查中发现火灾隐患，检查人员应填写防火检查记录,并按照规定，要求有关人员在记录上签名。4.检查部门应将检查情况及时通知受检部门，各部门负责人应每日消防安全检查情况通知，若发现本单位存在火灾隐患，应及时整改。5.对检查中发现的火灾隐患未按规定时间及时整改的，根据奖惩制度给予处罚。三、安全疏散设施管理制度1.单位应保持疏散通道、安全出口畅通，严禁占用疏散通道，严禁在安全出口或疏散通道上安装栅栏等影响疏散的障碍物。2.应按规范设置符合国家规定的消防安全疏散指示标志和应急照明设施。3.应保持防火门、消防安全疏散指示标志、应急照明、
4、机械排烟送风、火灾事故广播等设施处于正常状态，并定期组织检查、测试、维护和保养。4.严禁在营业或工作期间将安全出口上锁。5.严禁在营业或工作期间将安全疏散指示标志关闭、遮挡或覆盖。四、消防控制中心管理制度1.熟悉并掌握各类消防设施的使用性能，保证扑救火灾过程中操作有序、准确迅速。2.做好消防值班记录和交接班记录，处理消防报警电话。3.按时交接班，做好值班记录、设备情况、事故处理等情况的交接手续。无交接班手续，值班人员不得擅自离岗。4.发现设备故障时，应及时报告，并通知有关部门及时修复。5.非工作所需，不得使用消控中心内线电话，非消防控制中心值班人员禁止进入值班室。6上班时间不准在消控中心抽烟、
5、睡觉、看书报等，离岗应做好交接班手续。7.发现火灾时，迅速按灭火作战预案紧急处理，并拨打119电话通知公安消防部门并报告部门主管。五、消防设施、器材维护管理制度1消防设施日常使用管理由专职管理员负责，专职管理员每日检查消防设施的使用状况，保持设施整洁、卫生、完好。2.消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由消防工作归管理部门负责，设专职管理员每日按时检查了解消防设备的运行情况。查看运行记录，听取值班人员意见，发现异常及时安排维修，使设备保持完好的技术状态。3.消防设施和消防设备定期测试：(1)烟、温感报警系统的测试由消防工作归管理部门负责组织实施，保安部参加，每个烟、温感探头至少
6、每年轮测XX次。(2)消防水泵、喷淋水泵、水幕水泵每月试开泵XX次，检查其是否完整好用。(3)正压送风、防排烟系统每半年检测XX次。(4)室内消火栓、喷淋泄水测试每季度XX次。(5)其它消防设备的测试，根据不同情况决定测试时间。4消防器材管理：(1)每年在冬防、夏防期间定期两次对灭火器进行普查换药。(2)派专人管理，定期巡查消防器材，保证处于完好状态。(3)对消防器材应经常检查，发现丢失、损坏应立即补充并上报领导。(4)各部门的消防器材由本部门管理，并指定专人负责。六、火灾隐患整改制度1.各部门对存在的火灾隐患应当及时予以消除。2.在防火安全检查中，应对所发现的火灾隐患进行逐项登记，并将隐患情
7、况书面下发各部门限期整改，同时要做好隐患整改情况记录。3.在火灾隐患未消除前，各部门应当落实防范措施，确保隐患整改期间的消防安全，对确定无能力解决的重大火灾隐患应当提出解决方案，及时向单位消防安全责任人报告，并由单位向上级主管部门或当地政府报告。4.对公安消防机构责令限期改正的火灾隐患，应当在规定的期限内改正并写出隐患整改的复函，报送公安消防机构。第二节清洁与绿化管理制度一、清洁管理1.清洁管理是营造办公楼文明、整洁、舒适工作环境的重要内容，由公司办公室具体负责。2.楼内各部门办公室的清洁工作由各使用部门人负责；公司领导办公室及大厅、会议室、接待室、贵宾室、洗手间等公共卫生及室外环境的清洁工作
8、由专业保洁人员负责。3.办公楼清洁管理的具体要求详见：办公楼卫生管理制度、办公楼卫生清洁标准、办公楼保洁人员考核标准。二、绿化管理1.绿化建设和管理是公司企业文化精神文明建设的重要内容。2.管理、爱护花草、树木是公司全体员工的权利和义务。3不准随意砍伐、挖掘、搬移公司绿化树木。如因确实需要者，需报办公室批准。4.禁止攀折花木或在树上钉钉子、拉绳子、晾晒衣物等。5.不得损坏花木的保护设施。6.不准私自摘拿花果。7.不准行人和各种车辆跨越、践踏绿化带。8.不准往绿化带上倾倒污水或抛扔杂物。9.不准在绿化地上堆放任何物品。10.未经许可，不准在树木上及绿化带内设置广告牌。11凡人为造成绿化、花木及设
9、施损坏的，要进行罚款处理。12.办公楼的绿化管理由办公室负责，办公楼的绿化养护由专业养护人员负责。第三节设施设备使用维修管理制度一、空调管理1办公室负责公共场所空调日常运行管理工作，分管人员要严格按照规程操作，做好开关使用纪录。设备部负责其维修保养工作。2.空调开机时间根据季节变化确定，原则上在每年XX月XX日至XX月XX日（也可根据实际情况调整）开机制冷。3.节假日期间公共场所空调不开启，因加班等特殊情况需要使用的，必须提前通知办公室。4空调使用部门要注意节约能源，降低能耗。空调启动后，应及时关闭门窗，提高降温效果，夏季设置空调温度不得低于摄氏26度。室内无人和下班后，及时关闭空调。5.各部
10、门（人员）要自觉爱护空调设备，注意保持清洁卫生，确保空调正常运行。二、电梯管理1.设备部负责电梯日常运行、安检、维修维护等管理工作，值班人员要严格按照规程操作，做好运行、安检、维修维护纪录。2.员工乘坐电梯要文明礼让，进出轿厢时保持良好秩序。如超载、指示灯报警应自觉退出电梯，保证电梯安全快捷运行。3.员工乘坐电梯时应注意安全，不可将身体依靠轿门。电梯门在关闭时请勿将身体任何部位或其它物品伸出门外，以免发生危险。4.搬运物品时，对可能造成环境污染或造成电梯损坏的物品要妥善包装，细心搬运，物品应尽量放置在轿厢中央并注意不得超载。5.禁止携带易燃易爆有毒物品乘坐电梯。禁止在电梯内吸烟、吐痰、乱涂滥画
11、、乱扔杂物。6电梯运行中出现故障，要保持冷静，可按警铃按钮求救或按照提示与管理人员联系（联系：XX）,严禁敲击按钮、强行扒门，以免造成危险。三、设备设施的使用、维护和报修1.公司全体员工要爱护公司物业、公共设施，正确使用，规范操作，延长物业、设施设备的使用寿命，节省资源，杜绝浪费。2.物业、公用设施设备维修保养部门，要严格安照工作程序、技术要求，制订物业、公用设施设备的维修保养维护计划，做好维修维护保养工作。设备运行期间，值班人员要按时巡查，检查各项运行参数、状态是否正常，遇到问题及时排除，并做好记录，确保各项设备运行正常。3.物业图纸、设备安装、使用和维护保养技术资料、物业质量保修文件和物业
12、使用说明文件等由公司办公室和设备维护保养部门一式二份分别存放保管。4.物业及大型公用设施设备的维修，由设备工程管理部门提出维修方案报公司领导审批。做到科学计划，周密安排,严格审计，确保质量，厉行节约。5.物业及公用设施设备的日常报修，由各部门报公司办公室，再由办公室统一填写维修派工单，经公司领导批准后，安排设备或工程部门负责维修。本制度报总经理批准后实施。第四节钥匙管理制度一、办公楼钥匙管理1.办公楼所有部门钥匙由公司办公室与具体部门分别保管，日常使用由各部门自行负责，不得互相转借。如需借用或配制钥匙，需到办公室办理相关手续。2.公司领导保管自己办公室的钥匙，备用钥匙由前台负责保管。保洁人员需
13、清洁公司领导办公室时，由前台负责开门，清洁完毕后，及时把办公室锁好。3.严禁私自配置钥匙。4.钥匙保管人员一旦遗失钥匙，应立即报告办公室，视情节严重程度，由办公室决定对门锁采取更换等相关措施。5钥匙保管人员一旦离职，在办理离职手续时将钥匙上交办公室。6办公楼一楼侧门与楼梯门锁匙交保安管理，负责早晚开关门。二、办公楼安全管理1.办公楼的安全工作由保安部门负责，公司办公室要切实加强对保安的管理，确保保安人员履行好安保职责，严格落实各项安保措施，确保办公楼安全。保安服务工作职责和要求及保安具体工作细则及操作规程。2.严格来访登记制度。凡到公司的办事人员先由门卫告知相关部门，并在来访登记表上登记，注明
14、事由，再由相关部门进行接待。杜绝外来人员在公司内部乱串乱闯现象发生。3.各部门要认真做好部门自身的安全保卫工作。在下班前要检查门窗、用电、空调等使用情况，离开办公室必须关好窗，锁好门；关掉空调、微机等用电设施，确保部门自身安全。4.有重要设备、仪器仪表的部门要设专人负责，严格管理，避免发生财物丢失等责任事故。6.财务室、档案室、配电室、设备机房、食堂、仓库等重点区域，相关部门要严格落实各项防火、防盗等安全措施,做到人防和技防相结合，加强管理，杜绝隐患。7.各部门（人员）发现重大问题和带有苗头性的隐患要及时汇报，及时排除。8保安部门要认真检查维护电视监控系统，确保24小时开通，运转良好。非相关人
15、员禁止进入电视监控室，如需要调看监控录像，必须征得办公室相关负责人同意。9.节假日期间，值班人员必须坚守岗位，认真履行职责,做好交接班记录。对需要加班人员须在值班处登记。对突发事件和重要情况要及时报告，及时处理。10.实行每日清楼制度，清楼时间为XX时。第五节停车场管理制度停车场是办公楼的配套设施，为用户提供停放车辆服务,一般包括地面停车场、临时停车场及地下停车场（库）。停车场一部分为租或售与办公楼业主或租户作为私家车位，其余车位供办公楼月租车辆用及外来访客作时租临时停泊。为保障办公停车需要、车辆安全、交通意事件处理、区内交通秩序、故加强停车场车辆管理甚为重要。一、停车场内部管理规定1.停车场
16、车管员必须XX小时值班，建立健全各项管理制度和岗位职责，并将管理制度、岗位责任人姓名、照片、停车场负责人、营业执照、收费标准悬挂在停车场出入口明显位置。2.停车场内按消防要求设置消防栓，配备灭火器，由车管员负责管理使用，物业部消防人员定期检查。3.停车场一般需设三名工作人员，一人登记收费，二人指挥车辆出入和停放。二、停车场车辆的管理规定1.进入停车场的车辆须具备一切有效证件，包括行使证或待办理证明、保险单等。车辆号牌应与行使证相符，待办车辆应与待办证明相符。2.进入停车场的司机，须按进出场各种程序办理停车手续，并按指定的车位停放。3.车辆停放后，司机须配合车管员做好车辆的检查记录,并锁好车门窗
17、，带走贵重物品。车管员没有帮司机保管物品的义务。4.进场车辆严禁在场内加油、修车、试刹车、禁止任何人在场内学习驾驶车辆。5.进场车辆和司机要保持场内清洁，禁止在场内乱丢垃圾与弃置废杂物；禁止在场内吸烟。6.进场司机必须遵守安全防火规定，严禁载有易燃易爆、剧毒等危险品的车辆进入停车场。7.禁止超过停车场限高规定的车辆、集装箱车以及漏油、漏水等病车进入停车场。8.进场车辆如不服从车管员指挥，造成本身车辆受损时,后果自负。三、停车卡的使用规定1.停车卡的办理停车场保管车辆一般分XX和XX两种方式，XX车辆按月收费，XX车辆则计时收费。业主若要办理XX,可带齐证件或证明到车场收费处办理，与办公楼管理处
18、签订车位租用协议。车管员在收取当月应缴交和车位租金及管理费后，发停车卡及电子出入卡给用户，并收取电子出入卡按金。2.停车卡的使用车辆出入停车场时，要将停车卡放在车辆挡风玻璃左侧,电子出入卡随身携带，以便检查和车辆出入。业主如更换车辆，需到车场办理停车卡、电子出入卡更换手续。XX车辆要按月定期缴交保管费，逾期不交者，车场有权收回车位使用权。若业主遗失停车卡和电子出入卡，应及时告知车管员，并提供有效证明，到收费处办理旧卡停止使用和新卡补办手续。业主不再租用车位时，将停车卡、电子出入卡交回车场，由车场退回电子出入卡按金。3.车辆出入停车场的管理(1)车辆进入的管理已租车位的车辆驶入停车场，电子收费系
19、统会识别车上的电子出入卡自动放行，车管员通过电脑进行记录；临时车辆驶入停车场，司机需按电子收费系统上的出入键取得临时停车磁票，然后电子收费系统的栏杆自动升起放行。车管员指近司机按规定路线入场，并停放在指定车位上。车管员还要检查车况，如发现问题，应与司机当面检查、核实，并将问题记在(停车登记表)上。同时，要提醒司机带走贵重物品，销好车门、车窗。车管员要认真检查车辆停放情况，严防车辆发生碰撞、磨擦。(2)车辆驶出的管理已租车位的车辆驶出停车场时，电子收费系统会识别车上的电子出入卡自动放行，车管员通过电脑进行记录；临时车辆离场，司机到收费处交电子磁票，核实停车时间和保管费金额，交款后取回磁票，出场时
20、将磁票插入收费系统，检查交款情况无异。4.车辆收费标准：车辆保管收费的标准，要根据各地物价部门核定的标准执行。一般来讲，经济较发达地区，收费标准较高，反之收费标准低些。一般由政府有关部门规定最高限额或制定指导价，具体的收费标准由物业管理公司根据政府规定的指导价,并参与办公楼周围室内停车场的收费标准来确定。5.车辆被损坏、被盗处理(1)车辆被损坏的处理。当发现车辆被碰撞、磨擦造成损坏时，车管员应记下肇事车辆号码，暂不放其驶出车场，并联系物业部负责人及受损车主与肇事车主共同协商解决。如果车辆被损坏而未被当场发现时，车管员发现后也要立即通知车主，并报告高级车管员及物业部负责人，共商处理办法。(2)车
21、辆被盗的处理。车辆在停车场被盗后，由物业部主管确认后，立即通知车主，协同车主向当地公安机关报案。事故发生后，被保险人(车主、停车场)双方应立即通知保险公司。保管单位要协助车主向保险公司索赔。车管员、物业部、车主应配合公安机关和保险公司做好调查处理工作。车管员认真填写交接班记录，如实写明车辆进场时间、停放地点、发生事故的时间以及发现后报告有关人员的情况。第六节档案管理制度一、档案管理方案本公司在档案管理上首先会做到对档案的安全保管，定期检查有无缺本缺项目，积极创造妥善的管理方案，做到防盗，防火，防潮，防尘，防丢失机密，经常保持库房通风。分配好相关工作人员对于档案的整理和保密工作，做到档案文件不外
22、借，不自作主张，确定因公需要阅读档案时，均在档案室按照相关的位置有关要求借阅。对于档案室的要求，严格遵守档案室内禁止吸烟，严禁存放易燃易爆物品，严禁使用电器，严格规定档案管理工作人员的个人习惯，做到绝不损害和泄密任何一本档案文件。二、档案管理规范要求为提高工作效率，简化工作流程，使其档案管理规范化,简便化。特作出以下规范要求。1接到收取文件通知，问清文件存放位置。2.到达指定地点，整理档案文件，核对文件项目名称,招标编号，招标文件数量及投标文件数量情况。3.登记档案文件收取表，与交接人核对文件项目基本情况并签字。4.取回档案文件存放与待整理区域。5.档案管理人员将整理好的档案文件登记到电子记录
23、档案文件表内。6对记录好的档案文件进行装盒打包，同时编辑好相对应档案编码，再其相应的装盒外进行标注。7将整理编辑打包好的档案存放与档案室内，根据其不同的招标文件类型存放于相应的档案架内。8.根据档案存放位置，填写到电子记录档案文件表内。9.档案领取时根据电子记录档案文件表查找到档案存储位置，及时对领取后的档案文件进行数据更新，并登记档案领取文件表。10.每月月末对其本月内所存取档案记录进行统计，核对档案电子记录信息与实际档案存储信息情况。做到记录信息与存储信息完全一致。三、档案管理流程1人员管理说明：部门副总主要职责安排档案管理员相关工作任务,档案管理员进行发派并且安排工作人员进行工作，并且每
24、月月底巡岗位一次，主要检查工作人员有无错误操作及工作进度。电子档案录入员主要负责档案的分类及录入电脑，每套档案以一正两副的模式分出，拿出来的文件做废弃处理，并且将剩下的文件按照要求录入到电脑里。打包员主要负责录入电子档案之后的文件打包打捆工作。2.管理流程对于档案文件分项目进行管理摆放，将各个货架分档案各个项目的摆放地点，投标文件只留一正两副招标文件全留,实施对档案入库出库管理。入库：(1)档案文件按投标文件只留一正两副进行保存，正本保存年限XX年，副本保存年限XX年。(2)档案按照项目完成进度划分已经完成项目和未完成项目，已经完成项目录入电子档案后打包，按照顺序码放货架，未完成项目暂时放在地
25、上，待结束后上架。(3)新档案入库的时候档案管理员进行分类登记。出库:(1)档案出库必须填写档案出库、销毁审批单，并经副总经理签字，档案管理员对出库文件进行登记。(2)档案销毁必须填写档案出库、销毁审批单，并经副总经理签字，档案管理员对销毁档案进行登记。四、档案安全保密与借阅查阅1.外来人员借阅查阅管理方案(1)凡查阅档案者，一般情况不准将档案带出档案室，如需要借出，必须有领导批准，查阅者必须按照规定查阅，与查阅无关的材料不得随意翻阅摘抄；(2)查阅党组，局长办公会议记录，纪检工作有关案卷和绝密数字时，需经上级批准，查阅一般档案资料时，档案管理员需做有关登记，经批准后方可查阅；(3)外单位查阅
26、档案时，必须持有介绍信，注明查阅人姓名，政治面貌，资历以及查阅内容范围；(4)借出的档案文件不得超过七天，如延期使用，需办理延期相关手续；(5)借出或还回文件，必须严格履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。2.安全隐患解决措施档案库房对于每个企业公司而言，是个保存文档的重要基地，非工作人员不准入内，档案库房内禁止吸烟，喧哗，动用电器及火相关的物品，严禁带入危险品入内。在工作人员上下班做到经常检查，严禁档案丢失或安全隐患事故发生。库房保持清洁卫生，有防火，防盗，防虫，防潮，防尘及防污染设施。3.档案保密措施如公司职员出现泄漏档案文件机密的情况，应先确定泄漏
27、的档案信息和数量，依照损程度追究责任落实到个人，情节严重者公司将予以开除处分，并移交司法部门追求其法律责任。如档案丢失或泄密，第一时间向上级相关部门反馈现状，报清丢失数量，丢失项目。4.归档职责(1)档案资料应为招投标过程中的全部文件，必须全面、完整。（2）档案资料主要包括归档资料文件（委托代理协议、项目立项审批文件、审批确认文件、公示公告文件、评审/评标、相关说明文件）、资格预审文件、资格预审申请文件、招标文件、标底/招标控制价文件、投标文件、合同文件以及相关电子版。（3）招标资料文件应分工程、分标段分别成册装订，且每部分间应用隔页纸分隔，册封上标明工程项目全称。（4）电子版应分标段独立包封，册封上标明工程项目全称、投标人名称、电子版份数。（5）如果档案资料文件中某文件的原件由政府部门留存，请用复卬件补齐。（6）如果某文件具有几份原件时，仅装订一份，其余以单件形式存档。（7）移交招标人或审计单位或其他项目单位的档案资料，交接手续应严谨，交接单一式二份。（8）本办法自下发之日起执行。（9）如本办法中附件内容的要求与招标人针对档案资料的要求有冲突时，以招标人的规定为准。
