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1、第1章 办公自动化概述,学习目的与要求,办公自动化（OA，OfficeAutomation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧的背景下，发展起来的一门综合性学科。目前办公自动化还没有一个严格统一的定义，其内涵通常是以电子计算机技术为核心，结合现代通讯技术，使部分或全部办公业务活动借助于各种现代设备并由这些设备和办公人员构成一个对文件处理、信息管理和日常事务等进行自动化管理的系统。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。通过学习本章，学生可以了解OA概念、OA的发展，从而较全面地了解OA系统。
2、,1.1办公自动化定义、特点及发展状况1.2办公自动化系统的要素、目标和技术核1.3办公自动化系统的功能1.4办公自动化系统的层次模型 本章小结作业题,第1章 办公自动化概述,1.1.1办公自动化定义、特点办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）。它是利用先进科学技术，如信息技术、系统科学和行为科学等为支柱的一门综合性的学科。它是通过借助于人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构建成服务于某种目标的人机信息处理系统，从而不断提高各种办公活动的自动化程度。其目的就是尽可能充分的利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，以达到目标。,1.1办公自动化定义、特点及发展状况,1.1.2
3、办公自动化的发展状况,我国的OA产业从七十年代末发展至今，已从最初的提供面向单机的辅助办公产品，发展到面向企业级应用的大型协同工作软件，其发展过程分为以下三个阶段：1以数据处理为中心的传统办公系统。2以工作流为中心的办公自动化系统。3以知识管理为核心的办公自动化系统,办公自动化在我国发展的第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文字排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了
4、文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。,1.2办公自动化系统的要素、目标和技术核心,1.2.1办公自动化系统的要素和目标,1要素：2目标：（1）提供电子邮件功能（2）支持协同工作和移动办公（3）完整的安全性控制功能（4）满足公文及会议程序（5）具有完善的党案管理功能（6）集成Internet（7）系统界面友好，使用方便,1.2.2办公自动化系统的技术核心,1、开发平台分类目前，流行的以数据为核心的网络办公自动化系统开发平台主要有以下三类：（1）基于数据库管理系统开发平台优点：数据处理能力强，访问速度快，开发工具适用范围广。缺点：数据库系统不提供工作流控制、用户权限和用户安全的管理，其实
5、现必须由软件工程师自己开发完成，不仅工作量大，而且实现和维护都非常困难；在通讯手段、广域网方面支持不够，系统的可伸缩性和扩展性较差；对非结构化数据的表示和处理先天不足，限制了办公自动化系统的功能扩展。,（2）基于Browser/Server结构和关系数据库结合的开发平台基于B/S（Browser/Server）结构和关系数据库结合的方式，利用CGI（通用网关接口）、ASP(活动服务器网页)等技术进行系统开发。优点：采用标准Internet技术，技术人员只需要开发和维护服务器端应用程序，而无需考虑客户端程序，大大降低了软件维护开销；该平台特别适合信息的查询和组织，用户只需熟悉浏览器操作，界面一致
6、简单。易于与Internet上的其他系统结合，客户端只需装有浏览器即可访问系统。缺点：开发手段和能力有限，对于复杂的工作流和权限设置等要求显得力不从心。,（3）基于群件的开发平台基于群件的开发平台是目前最流行的选择，主要的群件系统有Lotus公司的Domino/Notes和Microsoft公司的ExchangeServer。优点：系统提供了强大的安全和权限及工作流管理机制，开发工具完备，开发周期短，稳定可靠；完善的通讯手段和强大的非结构化数据支持能力，以及较好的系统可伸缩性和扩展性；程序和数据一般放在服务器上；对非结构化数据的表示和处理能力强大，特别是用于事务性处理。缺点：处理结构化数据能力
7、较弱，不擅长数据的计算、分析和统计，运行效率较低。,2以OA使用的技术分类 就现在开发OA的技术来说，主要集中分为三大类：基于C/S结构的应用程序开发，结合C/S结构和Web技术的复合应用程序，基于B/S结构的动态网页技术。C/S结构系统：是传统的开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加入中间件的三层或多层结构，在OA早期是标准的系统模式，但随着计算机技术的发展和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公，逐渐在被取代。C/S+Web技术：是为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取，但拥有一定局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无
8、法很好解决。B/S结构系统：是援用动态网页技术，加入OA的开发理念，完全适应网络办公和移动办公需求，也是现代办公自动化系统的首选技术。就B/S结构的开发，具体技术又有多种选择：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft.NETFramework，PHP+Apache，这些技术各有其特点：JSP技术：具有良好的跨平台性，加上J2EE的功能十分强大，但是J2EE的布置是开发成本显得略高，而且没有良好的安装界面。PHP技术：是早期动态网页技术中的强手，但随着JSP技术与ASP技术的不断更新，使得PHP技术稍微比较落后。,1.3办公自动化系统的功能,1.3.1 文字处理1编辑
9、文档的功能。2文档版式编排的功能。3使用模板格式化文档。4表格的使用。5文档的智能检查功能。,1.3.2 数据处理1方便快捷的数据录入。通过制作一张电子表格，可以对数据进行快速的录入，而且在录入的过程中还可以灵活的插入数据行或列、对有规律的数据实现自动生成、根据函数生成特定的基于数据表的数据、自动计数等功能。2根据数据快速生成相关图形或表。为了更好的表达数据统计的结果，我们往往使用图形或者图表。对于一个录入完毕的电子表格，我们可以根据电子表格强大的内嵌功能进行图形或者图表的生成，可以自由的选择模板进行生成相关图形或图表，而且当表格中的数据发生变化时，图形或图表也会根据新的数据发生相应的变化，有
10、利于数据更新。3强大的数据统计功能。除了对数据表进行简单的统计外，电子表格中还专门针对企业的日常需要设计了各种统计数据的方法，通过使用这些统计方法，用户可以很方便的制作出工作使用的各种数据统计文件。,1.3.3 语音处理 语音处理技术是是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。OA里语音处理功能主要包括以下两个部分：1语音合成。语音合成技术是计算机模仿人的语音生成过程，使计算机控制音响设备合成人工语音。2语音识别。语音识别是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令、使计算机具备听觉功能的技术方法。语音识别技术可以通过发音方式，发音时的孤
11、立词、连结词或自然语言的连续语音等对语音进行识别。其可识别字符的范围分为大、中、小不同类型；适用对象，分为特定人和非特定人系统。,1.3.4 图形和图像处理1图形和图像的输入。图形和图像的输入功能是处理功能的基础。图形和图像输入的方式有很多种。最常见的图形输入方式有：鼠标器、数字化图形板、扫描仪等。常见的图像输入方式有：扫描仪、数码相机等。2图形和图像的存储和编辑。图形和图像的存储是把经过设备输入的图形或者图像存储到计算机的特殊位置，存储到计算机后就可以对图形或者图像进行编辑，编辑包括图像大小的剪裁、色调的调整、格式的转化等。3图形和图像的输出。把图形或者图像在计算机中经过一系列的处理，需要对
12、它们进行输出到终端，常见图形或图像的输出方式有打印机等。,1.3.5 通信功能 OA系统的通信功能够实现OA系统的各个部门真正的进行即时协同工作，和传统的办公系统相比，可以大大提高办公效率，OA的通信的功能主要包括以下几个方面：1即时提醒 2远程通信 3远程监控 4屏幕互换,1.3.6 文件处理在任何企事业单位文件处理都是一项重要工作，其特点是繁琐、工作量大而且对文件有不同的保密级别要求，责任重大。然而传统手工的文件处理效率低、耗材大并且占用工作人员大量的时间用于分发、追踪和催办等工作。随着办公自动化和远程办公的要求，传统方式已经远远满足不了工作的需要，OA系统的文件处理系统真正的实现数字化办
13、公，大大提高工作效率，主要功能有以下两个方面：1资源共享。利用OA系统的网络可以使内部成员方便的共享文件，经过授权的用户可以快速的访问网络资源来获取文件。2文件处理流程系统化。在传统的文件处理流程种，需要经过专门的人员去分发或崔办文件的处理，而在OA的文件处理系统中，可以通过基于OA网络的文件处理系统，真正实现网络化的流畅流程，大大缩减了文件处理的时间。,1.3.7 工作日程管理工作日程管理是单位或公司对某个部门或个人的工作规划，是一个企业和单位工作中的重要部分。OA中的日程管理主要包括：1部门日程管理2职员日程管理3工作进程管理4工作周报5工作月报,1.3.8 行文办理行文办理是办公自动化系
14、统的重要组成部分，在OA中通过采用计算机和网络大大提高了行文办理的效率，行文办理功能主要包括：1行文无纸流转。2实现行文自动转入和标引。3实现会议计划、通知等功能。4实现信息的采集功能。5实现事务督办流程。,1.4 办公自动化系统的层次模型,办公管理信息系统的层次可分为三级结构，即：事务型办公管理信息系统、管理型办公管理信息系统、决策型办公管理信息系统。,1.4.1 事务型OA系统 其中事务型办公管理信息系统又可分为单机系统和可以支持一个机构各办公室之间的基本办公事务处理活动，即以计算机和通信技术为中心的网络系统两种。事务型办公系统包括系统和机关行政事务处理系统两大部分。基本的办公事务处理包括
15、文字处理、日程安排、公文管理、信函处理、文件资料管理等方面的管理。机关行政事务处理包括人事、工资财务、资源等的管理。1.4.2 管理型OA系统 管理型办公系统除了具有事务型办公系统的全部功能外主要增加了管理信息系统（MIS）的功能。MIS主要是面向物质的信息流，即经济信息流或社会信息流的处理和加工，而在办公信息系统要处理的是抽象的公文类型的信息流。从整体来看经济信息与社会信息主要在操作层与管理层之间流动，公文信息则主要在管理与决策层之间流动。因此将两者结合起来完成信息的子弟曾至顶层的平滑流动。1.4.3 决策型OA系统 决策型办公管理信息系统（DSS）除了应具有前两种模式的功能外，还具备决策或
16、辅助决策功能。与决策支持密切相关的是建立各种模型，包括经验模型和数学模型。具有较高水平的决策支持系统除了以数据库为基础的管理信息之外，还应以数据仓库和决策工具为基础。,本章小结,本章介绍了办公自动化的定义、和发展特点，通过阐述办公自动化系统的要素、目标和技术核心，对办公自动化系统的功能以及办公自动化系统的层次模型，也做了较详细地阐明，使读者对办公自动化（OA）系统能够有一个较为全面的了解。,作业题,问答题1什么是办公自动化？2OA在我国的发展经历了哪几个阶段？各阶段的标志是什么？3办公自动化系统的层次模型有哪些？,返回本章目录,THANK YOU VERY MUCH！,本章到此结束，谢谢您的光临！,退 出,
