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1、工程物资管理制度1目的：确保物资从采购、保管、耗用到余料处理的全过程处于受控状态，以保证其符合规定的要求。2范围：用于规范工程物资的采购、标识、防护、耗用等工作，对业主供料和不合格物资的控制提出了明确要求。3术语1）物资：也称“材料”、“料具”，指用于我公司工程的除施工用机械设备、大型周转工具以外的工程建设物资。2）重要物资：对工程质量和交付影响大的物资。如三大材、地材、商品碎、外加剂、防水材料和装饰装修、安装工程主要材料等。3）一般物资：对工程质量和交付影响不大的物资。4）分包商采购物资：指工程劳务分包商为完成我公司工程所采购的物资。5）随货技术资料：合格证、质量证明书、出场试验报告、说明书
2、、保修书等用于证明物资合格或说明如何使用、维护物资的各种资料。6）质量证明号：合格证等证明物资合格的证件上的唯一性编号。4职责4.1 公司工程部：负责监督执行本制度，收集、保存全公司的合格供货方名册。4.2 区域公司（事业部）/专业公司：负责所属各项目的物资控制工作，按规定做好供货方评价、物资采购等方面的工作。4.3 项目部1）项目经理：负责本项目的物资控制工作，按规定做好材料计划、材料采购、不合格物资处理等方面的工作。2）项目材料员：按规定做好供货方评价、材料计划、材料采购、物资进场和验证、物资标识和防护、不合格物资处理等各项材料工作。3）项目主管工程师：为项目物资控制工作提供技术帮助，按规
3、定做好材料计划审核或审批、主持物资验证以及保存物资质量证明材料等工作。4）项目工长：负责控制物资消耗，按规定编制材料计划、配合材料员办理耗料手续。5）项目预算员：按规定编制材料计划、配合材料员办理耗料手续。6）项目质检员/安全员：按规定参与物资验证。7）项目试验员：负责物资取样、送检等试验方面的工作。5工作程序5.1 物资分类：按供应责任为三类：业主供料、自购物资和分包商采购物资。按对工程质量和工程交付的影响程度为两类：重要物资和一般物资。5.2 物资标识5.2.1物资标识牌（CL-08）有两种：料牌和料卡。露天存放的物资用料牌标识，仓库储存的物资用料卡标识。5.2.2物资标识牌的内容：物资名
4、称、规格型号、验证状态。验证状态有合格，不合格，待验和待定四种。5.2.3材料员负责物资标识牌的标注和放置。5.2.4为便于识别，对不同的物资：1）料牌上可增设一定的内容，如石材增设“花色”。2）对同一处、同品种的物资，部分项目的标识量较大时，可以用一个标识牌标识内容相同的项目，内容不同的项目用其它形式标识。如安装件的不同规格、石材的不同花色，可以用小料牌/卡标注，也可以用粉笔等直接标注在物资上，包装上标识内容易于辨识的则可直接利用。5.3对供货方的选择：自购物资和分包商采购物资的供货方，要在本公司合格供货方名册中选用。5.4对供货方的评价与重新评价5.4.1评价范围：自购物资和分包商采购物资
5、的供货方，必须评价。业主供料和一般物资中量少、价低的零星物资的供货方，可以不评价。5.4.2评价内容：供货方是否具备相应的生产经营资格、基本的生产经营条件，质量管理现状和服务能力是否能保证供给的物资为合格产品，并满足环境保护和职业安全卫生有关要求。5.4.3评价部门/人员：对供货方的评价由材料主管部门或项目材料员（简称评价组织者）负责组织，在采购前进行。参与供货方评价者不得少于3人；对重要物资供货方的评价，同级技术质量人员必须参加，对安全防护用品供货方的评价，同级安全管理人员必须参加。5.4.4评价权限：重要物资供货方的评价由各区域公司（事业部）、专业公司组织，一般物资供货方的评价谁采购谁组织
6、。外地项目的供货方由项目部评价。公司提倡各区域公司（事业部）、专业公司统一组织各项目所有供货方的评价。5. 4.5评价方法有验证证明材料、现场考察、供货情况评价、样品观感和试用评价等。评价人员根据物资的性质适当选用。6. 4.6评价程序及要求1）评价组织者组织有关人员对供货方进行评价，收集、整理证明材料、填写供货方评价表（CL-01,简称评价表）并组织评价人员会签。2）评价组织者根据评价情况分析、比较后选择合格供货方、填写合格供货方名册（CL-02）o同种物资可选择多个合格供货方。3）合格供货方名册经材料主管部门负责人/项目主管材料员审核，报分管领导批准后发给本公司物资采购人员和自行采购物资的
7、劳务分包商。发放合格供货方名册要做好发放记录。4）每年的第一季度，评价组织者对在册合格供货方进行年度审核（即重新评价）。5）根据审核结果填写评价表（评价表上注明年度审核），并附证明材料或证明材料沿用说明。对经审核确认为不合格的供货方，取消合格供货方资格。6）年度审核后建立的合格供货方名册，用“年度”编号（如2003）后按5.4.63）的规定建立发放。7）需在两次年度审核期之间增加合格供货方时，除对补充名册用“顺序号一年度”编号（如012002）控制外，其它均按5.4.1至5.4.6执行。8）年度审核时，对年度合格供货方名册和补充名册中的供货方一起审核，经审核合格后一起编入新的年度合格供货方名册
8、。9）对供货时出现不合格的供货方，要重新评价，确认合格后方可再用。同一供货方三次供货出现不合格，要取消其合格供货方资格，但因本公司的原因造成的不合格不在此列（如计划变更）。10）评价组织者负责对已到期的证明材料及时更新，以保证证明有效。5 .4.7各单位的合格供货方名册要按时上报至公司工程部备案。年度合格供货方名册于4月10日前报送，补充名册于第2、3、4季度的季后5日内报送。6 .5采购文件的形式和内容：采购文件有材料采购计划、采购合同、质量保证协议等形式。采购文件应包括采购物资的信息，如：物资类别、规格型号；物资的质量要求、验收要求；物资价格、数量、交付等方面的要求。适当时，还可包括：对供
9、货方的物资、程序、过程、设备的要求；对供货方人员资格的要求；对供货方的质量管理体系的要求。5.6材料计划1）各项目部要及时编制材料计划。材料需用情况变更时，要及时变更材料计划。编制、审批材料计划时，工程技术人员应充分考虑、尽量采用绿色建材并合理控制物资数量。2）单位工程预算材料计划/备料计划：预算员负责编制单位工程预算材料计划。预算员不到位时，项目经理先指定主管工程师或工长编制单位工程备料计划。单位工程预算材料计划/备料计划要在项目开工后15日内提供给材料员。3）项目材料需用/采购计划：工长（或预算员）根据工程进度及时编制单位工程材料需用计划（CL-03）交材料员。项目材料需用/采购计划（CL
10、-03）,由材料员根据单位工程材料需用计划，结合库存、市场、资金等情况，按不同的供应方式（分业主供、上供、项目自购、分包商采购四种情况）分类编制，或由工长（或预算员）结合各种情况直接编制，经主管工程师审核、报项目经理审批后执行。单位工程材料需用月计划、当月补充计划，分别于每月23日、8日前交材料员。项目材料需用/采购月计划、当月补充计划，分别于每月25日、10日前确定。紧俏物资、外委加工物资等采购所需时间较长的物资，应提前编制材料需用计划。4）对业主供料，项目部按施工进度计划或材料计划及时通知业主，并保存记录（如经业主或其代表签收的计划或通知等）。5）因实行招标采购和集中供应需项目部上报材料计
11、划时，由区域公司（事业部）/专业公司对计划的上报要求做出规定。5.7物资采购合同1）所有自购物资的采购合同必须经评审并报单位领导审批后签订。2）物资采购合同评审谁签合同谁组织。评审人员至少3人。评审组织人员负责填制物资采购合同评审表（CL-04）、组织评审人员会签，并将评审表附在采购合同上保存。5.8对物资采购的其它规定5.8. 1物资采购招标（简称招标）：1）原则：公开、公平、公正和诚实信用。2）组织机构：各区域公司（事业部）、专业公司及项目部要成立招标工作小组（简称招标小组），以负责本单位/本区域的招标工作。招标小组人员名单由本单位材料部门/人员保存。3）资料管理：各招标小组负责记录、整理
12、、留存及上报招标活动有关资料。4）其它规定见材料采购招标规定。5.8.2项目比较集中、有条件统一采购供应物资的地区，应积极实行物资的统一采购供应（简称集中供应）。5.8.3分包商采购物资，按分包合同的约定采购。任何单位和个人不得擅自为分包商提供本企业的资信证明、印章、印件、购销合同书及联系信函等。5.9 物资验证1）进货检验和试验所有物资进场后，由项目材料员负责组织验证，认真核对物资的规格、型号、数量、标识，检查物资的外观质量和运输损耗情况，收集并验证随货技术资料。需要时，通知主管工程师和质检员参加。验证安全防护用品时，通知安全人员参加。按国家、行业或当地建设主管部门的规定必须进行进货试验的物
13、资的清单和取样要求，由主管工程师提供给材料员。对这类物资，材料员要及时通知试验员进行试验。试验员按有关规定取样，做好编号、标记和记录，及时送本企业实验室或当地主管部门认可的其它实验室进行试验，并将试验结果及时通知材料员。2）除量少且价低的零星物资外，形成工程实体的所有物资均应做好物资进场验证记录（CL-05）o业主供料，全部并单独做好物资进场验证记录。3）物资经验证合格后方可办理材料验收单（CL-06）,并据以登记料具保管帐（CL-11）o材料验收单上至少要由2名验收人签字。材料人员人数不足时，项目经理指定有关人员协助验收。随货技术资料交主管工程师保存。4）当业主要求参与物资验证时，项目部应协
14、助业主进行物资验证，但业主的验证不能代替本公司的验证。5）对分包商采购物资，项目材料员也应进行验证，并按5.92）的规定做好物资进场验证记录。5.10 物资搬运5.10.1对于易燃、易爆、易损、有毒和易腐蚀性物资：采购阶段，采购人员负责对供货方提出搬运要求，有采购合同的，把搬运要求明确在合同中。使用过程中，项目工长、主管工程师进行技术交底时，应交待有关注意事项（如人工搬运要轻拿轻放，机械吊装要稳起稳落，吊点、支点位置要准确等），并配备适当的搬运工具。5.10.2对供货方的环境行为要求：D对易燃、易爆、易损、有毒和易腐蚀性物资要明确搬运方法。必要时，采取适当措施防止发生火灾、爆炸、破损、遗洒、渗
15、漏、泄漏。如运送易燃物资进场要配备消防器材。2）运送砂、石、水泥、白灰等散装颗粒或粉状物资进场，运输车辆要有环卫部门办理的准运手续，物资进入现场要覆盖或包装良好，防止遗洒。3）车辆要车况良好，车容整洁，尾气、噪声和冲洗水符合国家、地方政府机动车的排放标准。4）车辆进入现场要减速慢行，不乱鸣喇叭，听从现场管理人员的指挥。5）运输、装卸、码放过程中，尽量减少噪音和粉尘，严禁野蛮装卸。6）车辆上若有泥浆、渣土等污物，应清洗后再退场。5.11 物资包装对易损、易变质、有毒、有害物资，必要时在采购合同中明确包装要求，防止物资因包装不当而损坏、变质和对环境造成污染。对供货方的环境行为要求：进入现场的油漆、
16、粘结剂等化学产品，必须包装、标识完好，防止遗洒、渗漏。5.12 对供货方提出环境行为要求的方式5.12.1自购物资，谁采购谁向供货方提出搬运、包装环境行为要求。1）合同订货的，有关要求在合同中约定。2）非合同订货的，将有关要求以书面形式（参见CLTO）通知供货方，并经对方签收。5.12.2业主供料或分包商采购的物资，由项目材料员负责参照5.12.12）的规定执行。5.13 对供货方环境行为的监控1）供货方违反环境行为要求时，项目材料人员负责督促供货方改正，并将有关情况反映给业主、劳务分包商或区域公司（事业部）物资采购部门和相应的供货方评价部门。因供货方违反供货合同有关条款而造成经济损失的，按有
17、关合同条款办理。2）供货方关于环境和职业安全卫生方面的合理抱怨，由项目经理负责答复并保存记录；如果答复不了，则向分公司经理反映，直至问题圆满解决。3）对于连续三次违反环境行为要求、经教育或处罚无明显改进的供货方，供货方评价部门/人员要取消其合格供货方资格。5.14 物资储存和保护D露天存放适用于钢材、木材、地材、构件等大宗和不易丢失、损坏的物资。其它物资应储存于仓库中。2）露天存放场地应平整、夯实、排水良好、道路畅通，必要时应采取适当措施防雨、防晒、防潮、防尘、防污染和防浪费。仓库内要通风、照明良好，清洁卫生，并符合防火、防雨、防潮、防盗等保管要求。3）物资进场后，由项目材料员负责根据施工现场
18、平面布置图和物资的特性确定储存地点和储存方式（如怕压物资控制码放高度，散装物资有拦挡措施，易燃、易爆、有毒物资分类存放并采取适当的隔离措施等等），将物资分类分规格码放整齐。有保存期限的物资，应以不同出厂日期的物资能方便地区分开为原则码放，确保先进先出。露天存放的物资，应堆放整齐，成垛成方，长形材料要一头齐。仓库内应设置适量货架，以提高空间利用率。4）材料员每月要对库存物资进行盘点，检查物资的规格型号、数量、质量等，发现问题要及时处理。业主供料丢失、损坏时，先由材料员填写业主供料丢失损坏报告单（CL-09）,经项目经理同意后报业主，并留存一份，然后由项目经理组织，与业主商定处理办法。材料员负责记
19、录处理情况并保存。5.15 物资消耗1）项目工长负责根据工程进度所需对物资的消耗情况进行控制，负责监督指导工人用料，确保用料准确并杜绝浪费。2）仓库储存的物资，由材料员凭工长签发的领料单（CL-07）发料。现场储存的物资，月末由工长、预算员配合材料员根据现场物资库存情况办理领料单耗料。已下料钢筋和构件难以盘点时，可根据施工进度按预算用量耗料，但项目部至少一个季度对钢筋半成品、构件盘点一次，以调整偏差。材料员要根据领料单及时登记料具保管帐。3）对于可周转使用的材料、工具，如电缆、电动工具等，新品一经领用，办理领料单的同时要及时登记在用周转料具保管帐（CLT2）。4）物资耗用要坚持先进先出的原则。
20、5）未验证或经验证确认为不合格的物资不得用在工程上。5.16 工程余料、废旧物资处理D对工程余料、废旧物资，要以公司整体利益为重及时利用、调剂和处理，能合理利用、内部调剂的不得对外处理，能及时处置的不得推诿拖延。2）报废物资及对外处理工程余料、废旧物资价值超过2万元的，要报公司工程部审批备案；2万元以下的，由各区域公司（事业部）、专业公司审批，各项目部不得擅自处理。3） 1）、2）中的“内”“外”，指区域公司（事业部）、专业公司以内、以外。3.17 不合格物资的控制D不合格物资主要有两种：进场验证时发现的不合格物资（包括因计划变更造成规格型号不符而形成的不合格物资）和储存、使用过程中发现的不合
21、格物资。2）不合格物资的评审和处置，按不合格品控制程序执行。3.18 记录的控制D除合格供货方名册（CL-02）的责任部门及人员应包括项目部材料员以外，记录的保存期限、责任部门及人员见公司管理体系程序文件103页第48至55项。2）记录的编号、书写、修改、保护、处理等，见管理体系程序文件第6、7页记录控制程序有关规定。6相关/支持性文件1）不合格品控制程序2）记录控制程序3）材料采购招标规定7记录表格1）供货方评价表（CL-Ol）2）合格供货方名册（CL-02）3）材料需用/采购计划（CL-03）4）物资采购合同评审表（CL-04）5）物资进场验证记录（CL-05）6）材料验收单（CL-06）
22、7）领料单（CL-07）8）标识牌（CL-08）9）业主供料丢失损坏报告单（CL-09）10）致供货方的信（CLTo）11）料具保管帐（CL-Il）12）在用周转料具保管帐（CLT2）供货方评价表（CL-Ol）编号：评价时间：年月口企业名称负责人姓名企业地址联系电话物资名称格号规型计量单位备注价格评价情况：评价结论：评价单位：（盖章）评价人员：（签字）注：1、应附供货方营业执照、经营许可证、资质、样品监测报告、试用结果、为本公司供货情况或其它单位使用情况等有效的评价支撑材料。2、根据需要，备注栏中可填生产厂家、品牌、花色等内容。单位：（盖章）年月日编号：第页序号企业名称企业地址联系电话负责人主
23、要产品审批:审核:制表:单位：（盖章）制表日期：年月日第页序号物资名称规格型号-量位一计单数量其它质量要求审批：审核：制表:物资采购合同评审表（CL-O4）编号：评审日期：年月日供货方名称工程名称物资名称规格型号计量单位单价数量金额合计评审部门及人员工程部门项目材料员技术质量部门*项目技术负责人合同预算部门项目预算员*财务部门项目会计*项目部有关人员单位领导审批：项目经理审批：年月日经办人：年月日注：参与评审部门/人员栏、审批栏中，斜体部分为项目部评审表项目，非斜体部分为区域公司（事业部）、专业公司评审表项目；注*的为非强制性要求的项目。物资进场验证记录(CL-05)年进场时间物资名称格号设计
24、量单位车号来源验证状态质1S:证明号计金器具及编号月El制表:材料验收单(CL-O6)收料单位：年月曰第号物资名称格号一规Iaj计量单位数量购入价质量证明节应收实收单价金额来源：验收时间：月日交验说明：材料负责人：验收人：经办人:IIlIllI说明：本单为3联单,包括“存根”、“会计”、“仓库”3联。领料单(CL-07)年月日领用单位：单位工程名称：物资名称规格型号计量单位签发数量实发数量备注签发：发料：领料:说明：本单为3联单,包括“会计”、“仓库”、“领料”3联标识牌格式（CL-08）一、现J为用料牌：物资名称：规格型号：验证状态：（其它）建议尺寸：40cm30cm二、仓库用料卡物资名称：
25、验证状态：规格型号：计量单位：时间进出存备注月日说明：本卡下方反映库存动态的部分，为建议性要求，各单位可根据自身情况灵活运用，制作料卡时允许删改；按月填制这部分内容的，可视为仓库物资月盘点记录业主提供物资丢失、损坏报告单(CL-09)编号:物资名称一格口一规I,计量单位丢失数量损坏数量备注处理意见：业主代表：年月日项目经理：材料员：项目安装负责人：专业工长：酒店物资采供管理制度酒店的物资供应是关系到各经营部门、生产部门能否正常工作运转的一个总要环节。各项物资的供应及管理是酒店经营管理的重要内容，建立先进科学的采供程序和管理规定对保证酒店正常经营，降低成本，减少资金占用，节约开支，堵塞漏洞，提高
26、经济效益具有十分重要的意义。全文目录第一节各类物资采购1一、物资采购归口部门1二、采供计划管理2三、采供程序3四、采购员工作规范5第二节库存物资管理71、要选派责任性强、工作细致72、库房收发存规定73、清仓制度94、仓库安全防火规定105、仓库管理员工作规范11第三节库房进发货及领用管理11一、物品的验收11二、入库存放12三、退换货规定12四、物资领用12五、新货物料样品鉴定规定13六、酒店餐饮库房领料制度14第四节库房盘点与记账16一、库房盘点16二、库房记账16第一节各类物资采购一、物资采购归口部门酒店所需的名贵设备、器材、物资种类多达几万种，它们的采购应实行归口管理，不可多头采购。采
27、购部是酒店各类物资采购供应的管理职能部门，凡酒店所需的设备、建材、零部件、维修材料、五金、工具、仪表、量具、针棉织品、低值易耗品、餐具、厨具、器皿、器具、家什家具、清洁化工用品、油料燃料、员工工装、行政办公用品、劳保用品、消防器材用品、米、面、油、酒、饮料、罐头、干杂货、鲜活原辅料、调料和蔬菜等均应由采供部组织供应。小卖部负责采购本部门所需销售商品；卫生绿化部负责花木、盆景、药品的采购供应；营销部负责制作对外宣传品和印刷品。二、采供计划管理采供部要按照经营业务的需要、订货周期、消耗定额，对所需物资分别编报年度、季度和月度计划。编报物资需用计划必须填明物资名称，规格、型号、数量、产地、价格（估价
28、）、技术（质量）要求等项目，一式三份。年度计划于上年十一月底上报，季度计划于季前10天上报，月计划于上月23日前上报。计划外需临时急用的物资，各部门需向采供部填报酒店临时急用物资申报单。编报各类计划的物资范围如下:计划类别物资类别范围年度计划设备配件类机器设备、家具设备、进口设备、地毯设备针棉织品类床单、被单（套）、枕芯（套）、棉被、褥子、毛巾（五巾）、窗帘布、餐巾、台布等低值易耗品被套（垫）、针线包、擦鞋纸、牙具、淋浴液、洗头液、浴帽、礼品袋、卫生袋、垃圾袋马桶封条、拖鞋、卫生纸、面巾纸、餐巾纸陈设品及用品类圆珠笔、纸夹笔、漱口杯、冷水杯、茶杯、水壶、壁挂画、服务夹、衣架、烟缸、卫生桶等化工
29、制品类玻璃清洁剂、地毯去污剂、瓷盘及瓷砖清洁齐IJ、柠檬油家具增光剂、洁厕剂、及时净、不锈钢光亮剂、地蜡水、静电水（去尘剂）、杀虫剂、消毒剂等餐具类各类餐瓷器、不锈钢餐具、玻璃器皿、筷子等石油制品类柴油、煤油、冷冻机油、锈化油、各类润滑油、液化气、酒精燃料等其他钢材、水泥、木材等建筑材料，消防用品、职员工装、印刷品、客房用信封、信纸、不干胶、标记等季度计划低值易耗品类小香皂、火柴、牙签、筷套等化工用品类洗衣粉、氟利昂、酒精等清洁用具类拖布、苕帚、水垢清洁剂、擦窗器、抹布等其他劳保用品、复印纸、电脑打印纸、生产用印刷品（经营性部门的各类表格）等月计划餐饮类I米、面、油、酒、饮料、罐头、干杂、佐料
30、等餐饮类鸡、鸭、鱼、肉、蛋等鲜活原辅料和蔬菜凡属采供部归口采供的物资，由采供部门汇总各部门所上报的物资需要用计划，根据库存物资情况，进行综合平衡后，编制采供计划，报总经理审批，按计划购置。归口其他部门采购的物资，由分管的酒店领导审核后报总经理批准后按计划购置。三、采供程序(一)采供1、采供部和有关部门按批准的采供计划组织货源，进行订货。订货前应将订货计划送财务部，落实资金，确定支付方式。订货事先要有报价、货比三家。凡订制品必须坚持先取样，征得使用部门同意后方可订货。2、对外签订合同，必须严格按照酒店关于对外签订合同暂行规定签订购货合同。订购合同坚持以销定进。价格合理、多渠道、少批量的原则，合同
31、应包括双方名称、货物名称、等级、规格、数量、价格、包装、交货日期、地点、货物验收、运输方式、结算方式、罚款细则、有效期限及订购人等内容。3、凡属特殊设备、配件、用品、服装等，有关使用部门有责任派懂行人员配合采供部一起采购货物，以确保需求。4、订货后于一周内汇总合同，分送财务部、酒店办各一份。采供部要制定负责人协助财务部办理承付、拒付手续。非归口部门越权采购或无计划采购，财务部有权拒付款，并追究当事人责任。5、食品原材料品种多，需要量多，价格波动较大，采购食品原材料和饮料品种必须对路，适用适销，质量必须优良可靠。鲜活商品、蔬菜、瓜果等新鲜不腐，干货易于保存，做到货真价实，出品率高，力求价格合理。
32、从网络参考当日价格，尽可能批量进货，降低成本。数量适当，既保证业务需要，又防止库存积压而腐烂变质。采购过程中要完善账务手续，每次进货的发票要及时交成本核算员和财务会计，准时入账，支票的领用保管要符合财务手续，采购酒类和饮料必须执行国家标准。酒和饮料的标签必须注明生产批号、配料表、净含量、厂址、生产日期、保质期。凡缺少任何一项均不得采购。（二）入库1、采供部、小卖部要指定专门的提运人员办理物资提运工作，提运人员必须认真填写提货记录，核对票据、提货单，查对所有物品的品种、规格、数量、包装是否与合同相符，有无损坏丢失。采购的所有物资必须全部入库，办理入库手续，并认真做好现场记录，负责与承运部门查询、
33、签证及索赔工作。仓库保管员必须严格验收。货物入库验收的内容包括：审查单据；验收数量做到准确无误；检查质量；检查包装物。坚持贵重易碎物品的多验，混装的物品全验。凡验收入库物料用品均做好登记，按库房分类填写入库登记表。四、采购员工作规范1、熟悉和掌握分管的各种物品的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供货单位。2、按照酒店审批的采购计划，及时进行采购，保证供应。采购人员必须严格按批准后的采购计划组织货源，确定厂家进行订货，订货前应将订货计划送财务部，落实资金，确定付款方式，订货事前要有报价，货比三家。凡定制品必须坚持先取样品，征得使用部门同意后方可订货。有关人员应遵纪守法，不索贿、受贿，在平等互利
34、的原则下进行业务活动。3、对外签订合同必须严格按照酒店关于对外签订合同暂行规定签订购货合同。凡特殊的设备配件、用品、服装的采购，有关使用部门有责任派懂行人员配合采供部一起采供订货，以确保要求。4、订货后应于一周内将签订的合同分送财务部、酒店办各一份，采供部要指定专人协助财务部办理承付、拒付手续等工作。5、要经常了解商业信息、市场行情，适时进行采购，提高资金的利用率，公共用品或长期需要的物资，根据核准的计划可向有关厂家、公司、商店签订长期的供货协议，以确保物品的质量、数量、品种规格和供货要求。6、计划外或临时少量急需品经总经理或酒店办批准授权后，采购人员立即采购，以保证使用部门的需求。7、配合仓
35、库保管员对采购的物资验收、入库。采购的物资无论是直拨还是入库，必须经仓管员验收，采购员应认真做好配合工作。8、采购员采购物资的付款，大宗的要经财务部经理和总会计审核，确认是都在计划和核算内，经确认批准后方可办理付款，付款方式按酒店财务制度办理。9、采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单经出纳审核是否批准或在计划预算内，经核准后方可报销。10、在核算内节约开支，对各类物资的质量，按要求保证供应。采购的物品到货后，如验同不符，出现数差、质差等由采购员负责按合同与对方办理索赔、退货或补差手续。11、定期到使用部门征求采购物品的使用意见和建议，以改进提高工作。在续签合同时，要将使用过程中发现的问
36、题转告厂商改进。第二节库存物资管理仓贮是物资管理的重要环节，凡有库房的部门要高度重视、认真管好。1、要选派责任性强、工作细致不徇舞弊、熟悉业务的员工担任仓库管理人员，建立明确的岗位责任制，坚决执行仓库管理规定。仓库管理人员要坚持相对稳定，不得频繁更换，人员调动要认真交接。仓库管理人员玩忽职守造成损失要追究责任。2、库房收发存规定各部门仓库要订出管理制度，堵塞漏洞，根据库存物资种类不同，分类设置库房。酒店分别设置设备备件库、针棉库、值耗品库、食品库、物品库（会议室）、杂物库等。食品库分设饮料库和物料用品库。（1）入库制度加强入库手续，所有物资入库必须验货清查，若发现物资的质量、数量与订单不符有权
37、拒绝接受，并报告酒店相关领导。（2）出库制度加强出库管理，认真核对出库单，领料单，仓库调拨单，然后出库发货，并做好登记，坚持“三先一不”原则，即先入库的先发出；易腐已变的先发出；失效期短的先出；损坏变质的不出。储存已久的食品原材料要及时通知经理和厨房，及时投入使用，加快物资周转，及时分类整理当天的领料单据，到库房领用物资必须持批准单，严格按领用单上的品名和数量发货，不得擅自更改、增加或使用白条。每月将领用单汇总，转交财务部门计核价额。（3）盘点制度所有库存物资进出存、调剂调拨、库存消耗都必须建立帐卡登记制度。来龙去脉必须一清二楚，各库房每月盘点一次，做好记录，分别按损耗、盈亏、调正、报废、事故
38、、损失、丢失等填报物资溢缺申报审批单上报部门经理、总经理，分送财务部及相关部门，切实做到账账相符、账物相等。（4）保管制度库房所有存放的物资必须分区存放，并分类、编号、挂牌，保证通道畅通。各种货物存放在固定的区域和货架上，防止食品原材料及半成品相互影响，坚持四隔离制度，即生熟食品隔离；成品和半成品隔离；食物和杂物、药物隔离；食品和天然水隔离。保证食品原材料的清洁卫生，根据不同货物对温度的要求将相近的物品存放在一起。根据库房需要分别采取密封、通风、降温及吸潮、晾晒、烘烤、遮光、洒水等保养措施。库房要经常清除垃圾、赃物、尘土，保持清洁、整齐。经常采取消毒、熏蒸、除虫、灭害措施，消灭老鼠、苍蝇、嶂螂
39、和有害微生物的孽生繁殖。冰箱、冰柜要保持温度，定期刮霜、冲洗。保持库房安全设施良好，防止物资丢失、损坏，并要有良好的通风，防止货物霉烂变质，严禁库房内吸烟，以防火灾。（5）报损制度凡库房物资报损必须填写报损报告单，写明报损物资名称、数量、金额，并说明原因，查明责任，报送财务等相关部门和分管领导，直至总经理，经批准后方可报损。(6)库房档案制度仓管员的仓管档案应包含验收单、领料单和实物账簿。财务会计的档案应设验收单、领料单、材料各细账、材料会计报表等，所有档案材料按月订存，妥善保管，调动工作时应列入移交。3、清仓制度各部门必须优先使用现存物资，凡库存已有物资不得另行购置。各库房要结合季度盘点，对
40、物资进行清理，对不适应的积压物资或报废物资需处理的，要登记造册，报分管酒店的领导批准。处理价值500元以上的固定资产要报总经理批准后，方可处理。所处理物资的数量必须全部交财务部，凡未经批准擅自报价处理的，追究相关责任人责任。4、仓库安全防火规定(1)严禁带火种进入仓库，保持通道畅通，仓容整洁。(2)仓库周围不得堆放易燃易爆物品，经常检查消防器材是否放置合理，注意器材使用期限。(3)保安人员要坚持夜间查库，防止被盗及电源起火等事故，发现可疑情况要立即报告处理。(4)仓库是商品和物资保管重地，除仓管人员和因业务工作需要的有关人员外，任何人未经批准不得进入仓库。(5)因业务工作需要而进入仓库的人员，
41、在进入仓库时经仓管人员陪同，但不得独自进入。凡进入仓库工作人员工作完毕后，应主动请仓管人员检查。(6)一切进出仓库人员不得携带挂包、手提袋等物品O(7)仓库范围(包括仓库办公室)不得会客，其他部门的员工也不得在仓库范围闲聊，不得带亲友到仓库范围参。(8)仓库范围内不得生火及使用电炉、电水器等。(9)仓库不得代私人保管物品，也不得擅自答应存放未经领导同意的其他单位或部门的物品。(10)任何人员不得把仓库商品挪出使用。(11)仓库管理员下班后要锁好门窗，防止偷盗。5、仓库管理员工作规范(1)仓库管理员对所负责的仓库物资的收发和保管负有重要责任。(2)熟悉所管物品的名称、商标、规格、品种、单价、用途和存放位置。(3)严格按酒店对商品物资的质量要求、规格要求实行验收制度。(4)对物资的收、发保管要做到手续完备，账目清楚，物卡相符、账账相符。(5)如库内常用物品，低值易耗品存放不多时要及时提醒采购人员按计划进行采购，保持供应，对积压物品要及时报告采供部经理进行处理。6、认真做好库房的安全防火、清洁卫生、安全防盗等工作，加强对库存物资管理，防止虫蛀、鼠咬、霉变，使库存物资安全有条理，不积压、不缺货。第三节库房进发货及领用管理一、物品的验收1、仓库管理员对采购员购回的物品无论大小、多少均要进行认真验收
